Информация и коммуникации. Что такое информация? - презентация

1 Информация и коммуникации

2 Что такое информация?

3 Термин информация происходит от латинского information – разъяснение, изложение. Первоначальное значение этого термина – сведения, передаваемые людьми устным, письменным или иным способом. В середине XX века термин информация превратился в общенаучное понятие, означающее обмен сведениями между людьми, между человеком и автоматом, между автоматами, а так же обмен сигналами в животном и растительном мире. В широком смысле информация – это сведения, знания, сообщения, являющиеся объектом хранения, преобразования, передачи и помогающие решать поставленную задачу.

4 Какие виды информации вы можете назвать?

5 Классификация информации: 1)по типу отражаемых отношений экономическая, социальная, технико-технологическая, политическая; 2) по масштабам отражаемого объекта общегосударственная, региональная, местная; 3) по отраслям народного хозяйства; 4) по структурированности систематизированная (по показателям, адресности и т. п.) и несистематизированная; 5) по отношению к конкретной системе (организации) и органу управления внешняя, внутренняя, организационно-распорядительная, отчетная и др.; 6) по характеру носителя информации документированная и вербальная.

6 Что такое коммуникация?

7 Понятие коммуникации Происходит от латинского «communis» - общее Любой обмен информацией между людьми или группами независимо от того, приводит она к взаимопониманию или нет Передача не просто информации, а значения и смысла с помощью символов

8 Коммуникация - это процесс обмена информацией, включающий субъекты коммуникации (отправителя и получателя), способ коммуникации и объект коммуникации (передаваемую информацию).

9 Типы коммуникаций Виды коммуникаций Форма коммуникаций Средства коммуникаций Вертикальная это обмен информацией между руководителем и подчиненными; Горизонтальная представляет собой процесс передачи информации между сотрудниками одного уровня; Вербальная процесс общения с целью передачи информации при помощи слов; Невербальная общение с помощью мимики, жестов, взглядов; Формальная Неформальная Межличностная Эмфатическая Интеллектуальная Письменная Устная Видео Электронная Эмоциональная Документы Речь Знаковые системы Электронные средства связи Видео- и телекоммуникации Элементы структуры физиологической системы человека

10 КОММУНИКАЦИИ Внешнеорганизационные Внутриорганизационные Вертикальные Горизонтальные Восходящие Нисходящие Неформальные Формальные На различных этапах Руководитель- руководитель Руководитель- группа Руководитель- подчиненный Между руководителями Между группами Между исполнителями Прием на работу АдаптацияЗрелое функционирование Контроль Оценка Слухи

11 ПРОЦЕСС КОММУНИКАЦИИ Структурный аспект Отправитель Получатель Сообщение Канал коммуникации Обратная связь «Шум» Коррекция Процессуальный аспект Формулировка идеи Кодирование и выбор канала передачи Передача Декодирование

12 Коммуникативный процесс Информация, накопленный опыт Лицо, генерирующее идею - отправитель Кодирует Вербальные или невербальные символы- сообщение Речь, электр. средства связи - канал Отбирает Декодирует и правильно или неправильно понимает - получатель Передает сообщение Кодирует Отклик в адрес отправителя - сообщение Отбирает Канал Передача сообщения Генератор идеи декодирует отклик ШУМ Обратная связь

13 Типы сообщений побудительные информативные убеждение, внушение приказ, просьба передача сведений эмоциональные переживания установление и поддержание контакта фатические экспрессивные

14 Каково значение коммуникации в организации?

15 Значение коммуникации в организации: Коммуникация основное условие существования и развития организации. Коммуникация осуществляет взаимодействие с внешней средой, определяя уровень и качество принятия управленческих решений. Коммуникации характеризуют состояние внутренней среды организации путем обеспечения функционирования и взаимодействия людей, структуры, целей, технологии и задач организации. Коммуникация создает неформальную структуру в процессе функционирования организации и способствует сближению с ней формальной структуры.

16 Сети коммуникаций Сеть коммуникации – соединение определенным образом коммуникантов в процессе коммуникации с помощью информационных потоков. Структура сети коммуникаций влияет на точность посланий, на функционирование группы, на чувство удовлетворенности ее членов.

17 Сети коммуникаций «КРУГ» Члены группы могут коммуницировать только с теми, кто расположен рядом с ними. Сеть активная, без лидера, неорганизованная, неустойчивая Скорость низкая Точность низкая Удовлетворенность высокая

18 Сети коммуникаций «КОЛЕСО» Характеризуется формальной, централизованной иерархией власти, при которой подчиненные коммуницируют друг с другом через своего начальника. Скорость высокая Точность высокая Удовлетворенность низкая

19 Сети коммуникаций «Y» Такие сети называются централизованными и могут быть эффективны, если решаются простые проблемы. Скорость средняя Точность высокая Удовлетворенность средняя

20 Сети коммуникаций «Цепь» Решение передается с одного конца на другой, становится известным всем исполнителям и всеми обсуждается. В данном типе иерархии появляются горизонтальные связи – элемент децентрализации. Скорость средняя Точность высокая Удовлетворенность средняя

21 Сети коммуникаций «Всеканальная» Полностью децентрализованные группы. Используется в том случае, когда необходимо участие всех в решении сложных проблем. Это тип открытых коммуникаций. Скорость высокая Точность средняя Удовлетворенность высокая

22 Проблемы коммуникации.

23 Основная проблема коммуникаций обусловлена наличием преград, или барьеров, мешающих обмену информацией. Эффективная коммуникация предполагает, что получатель понял все, что намеревался сообщить ему отправитель, однако это происходит достаточно редко, так как адресат интерпретирует получаемую информацию со своей точки зрения. Кроме того, слова не могут полностью передать чувства или эмоции. Никто не может быть уверен, что отправленное сообщение тождественно полученному, так как на пути информации в каждом звене цепочки коммуникации встречаются микро- и макро барьеры

24 Преграды межличностных коммуникаций ( микробарьеры). Содержание сообщения отправителя Предвзятость взглядов отправителя и получателя относительно друг друга. Выбор неэффективного носителя сообщения Наличие помех (технических) Различное восприятие Семантические барьеры Неумение слушать Невербальные преграды Плохая обратная связь

25 Правила эффективных коммуникаций Проясните свои идеи перед началом их передачи Постоянная готовность к непониманию Конкретность сообщения Контроль за невербальными сигналами Учет особенностей коммуникантов Правило «собственной неправоты» Правило «места и времени» Открытость и готовность к пересмотру своей точки зрения Активное и конструктивное слушание Эффективная обратная связь Стратегическое использование неформальной организации

26 Советы по эффективному слушанию: 1) перестаньте говорить, не перебивайте говорящего; 2) создайте говорящему непринужденную атмосферу, находите интересные темы; 3) покажите говорящему, что вы готовы слушать; 4) будьте терпеливы, отзывчивы; 5) задавайте вопросы, поддерживайте в собеседнике интерес; 6) не допускайте споров и критики, оценивайте суть, а не слова.

27 Пути улучшения системы коммуникации Управленческое регулирование Совершенствование системы обратной связи Совершенствование системы сбора информации Создание каналов информационных сообщений Внедрение современных информационных технологий