Тренинг тайм-менеджмент "Как превращать время в результаты"! - презентация

1 Как превращать время в результаты СЕРГЕЙ ВЛАСОВ, БИЗНЕС –ТРЕНЕР ВИДЕО ФБ ВК Инстаграмм Твиттер

2 За 4 минуты можно пробежать 2 километра Время - ценный ресурс Количество часов в сутках нельзя ни прибавить, ни убавить Время невозможно произвести, поэтому он так высоко ценится Время необратимо ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

3 Самоменеджмент Начинайте улучшения с себя самого! Все будет проще, реалистичнее и успешнее, если Вы не будете убеждать других в преимуществах Ваших мероприятий и методов, а станете сами работать лучше и результативнее. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

4 Инвентаризация времени Измерение расхода времени 1 Определение источников временных потерь 2 Определение поглотителей времени 3 Лист «Деятельность и расход времени» Лист «Дневные помехи» Лист - памятка «Причины моей не эффективности» Лист памятка «Кто и что съедает время» ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

5 Контроль Постановка целей Реализация, организация, мотивация Принятие решений Планирование Информация, коммуникация Основные функции процесса управления

6 Формули- ровка целей Нахождение целей Генерация целей Выполнимость Что я хочу? Что я могу? План действий Сильные и слабые стороны (SWOT анализ) ЦЕЛИ

7 Критерии: что есть цель S pecific - конкретные M easurable - измеримые A ttainable - достижимые R elevant - важные T ime bound - ограниченные по времени ЦЕЛИ

8 Миссия «Производитель грузовиков высочайшего мирового качества» Ford Motor Company Мы верим, что наша основная и первая обязанность - дать все необходимое сестрам, пациентам, матерям, детям и всем другим, кто пользуется нашей продукцией и сервисом Johnson & Johnson ЦЕЛИ

9 Произвести и сделать доступным для российского потребителя весь ассортимент нашей продукции, в буквальном смысле довести до каждого дома, до каждой семьи Миссия ЦЕЛИ

10 Анализ ситуации W SO T ЦЕЛИ

11 ПЛАНИРОВАНИЕ Выигрыш во времени Затраты времени на планирование Недостаточное планирование Чрезмерное планирование Затраты на планирование

12 ПЛАНИРОВАНИЕ План Планируемое время 60% 20% Непредвиденные обстоятельства Спонтанная деятельность (поглотители времени) 20% Правило планирования времени

13 ПЛАНИРОВАНИЕ Пирамида планов Корректировка планов Квартальные планы Квартальный итог Месячный итог Недельный итог Месячные планы Недельные планы Итоги дня Дневные планы Сравнение план - факт Корректировка планов

14 ПЛАНИРОВАНИЕ Древо планирования Миссия. Ценности Главная цель Задачи Этапы Действия

15 ПЛАНИРОВАНИЕ План Ключевые события Дата Событие, задача, действие

16 ПЛАНИРОВАНИЕ План Сетевой график Начало 1.01 Конец 9.01 А 3 дня Г 3 дня Б 5 дней В 4 дня Д 5 дней

17 ПЛАНИРОВАНИЕ План Диаграмма Ганта

18 ПЛАНИРОВАНИЕ План - это... Что Когда Кто Что необходимо (ресурсы) Ожидаемый эффект (цель)

19 ПЛАНИРОВАНИЕ Метод планирования времени АЛЬПА Составление перечня заданий Оценка длительности мероприятий Резервирование времени (в соотношении 60:40) Принятие решений по приоритетам и перепоручению Контроль (учёт несделанного)

20 ПЛАНИРОВАНИЕ Гибкость планирования Планируйте на основе надежной информации Знайте где есть дополнительные ресурсы (оборудование, люди...) Не планируйте много важных действий одновременно Имейте резерв времени для ключевых этапов

21 Условия принятия правильного решения Качество решения Выбирайте лучшее, если не знаете, то проконсультируйтесь Принятие сотрудниками От понимания сотрудниками и коллегами будет зависеть их производительность Наиболее легкое Чем меньше шагов, тем меньше подводных камней ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ

22 Принцип Парето (соотношение 80:20) Затраты Результаты 80% затраченного времени (решение многочисленных второстепенных проблем) 20 % итогового результата 20% затраченного времени 80 % итогового результата (немногие «жизненно важные» проблемы) ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ

23 Анализ АБВ (установление приоритетов) Планируйте время в соответствии со значением и важностью задач, а не с их удельным весом в общем количестве дел ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ

24 Важность Планирование Профилактика Обучение Работа с персоналом Планировать выполнение «Горящие» вопросы Сбои Кризисы Выполнять САМОМУ без промедления «Текучка» Совещания Звонки Корреспонденция ДЕЛЕГИРОВАТЬ или игнорировать Срочность Принцип Эйзенхауэра ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ

25 Организация работы планирование встречи и собрания телефонное общение координация деятельности работа с документами ВЫПОЛНЕНИЕ

26 Ритмы работоспособность % 150 % 50% время суток ВЫПОЛНЕНИЕ

27 Как уменьшить свою нагрузку Знать свои цели Знать свои обязанности Устанавливать приоритеты Планировать работу Следовать принципу «Удовлетворительное выполнение» Делегировать (разгрузить себя) ВЫПОЛНЕНИЕ

28 Поглотители времени Телефонные звонки Заглядывающие к нам люди Плохо организованный обмен информацией между подразделениями Проблемы с компьютерами Изменения в очерёдности работ, навязываемые коллегами Недостаток организационного планирования Недостаток умения слушать других Неудовлетворительная организационная структура Неразбериха в документообороте Исправление ошибок, которых можно было избежать Нерешительность Плохо организованные и скоординированные собрания Отвлекающие факторы на рабочем месте Чрезмерная офисная бюрократия Бесполезные дискуссии относительно своей работы и работы других ВЫПОЛНЕНИЕ

29 Организация работы с документами Система Переноса вперёд Лотки для документов Архив документов Блокнот Гениальная мысль Листы передвижений (журнал учёта местных командировок) ВЫПОЛНЕНИЕ

30 Обработка почты Выберите наиболее подходящее время в течение дня для разбора почты и вскрывайте её только в это время. Даже важные письма могут подождать несколько часов. Вскрыв почту, сразу приступайте к её обработке. Не просматривайте почту! Если у Вас в руках документ, требующий сравнительно оперативного действия (например, продиктовать ответ или позвонить), сделайте это сразу же. Если такой возможности нет, поместите его в систему Переноса вперёд. Если по какому-то вопросу вы можете предпринять действие, но оно будет неполным – осуществите его первую часть, после чего поместите документ в систему Переноса вперёд или отметьте в списке отсроченных дел срок его исполнения. Если документ предназначен только для ознакомления и не превышает 1 листа А4, прочтите его сразу и выбросите! Если объём документа больше 1 листа А4, выделите в списке отсроченных дел время на его прочтение, но только если вы уверены, что вообще сможете его прочесть! Если это мусор – не мешкая, отправляйте его в корзину! Не храните никаких бумаг, кроме тех, которые вам абсолютно необходимы. ВЫПОЛНЕНИЕ

31 Рациональное чтение Во время чтения Перед чтением После чтения отбор материала для чтения совершенствование метода чтения техника быстрого чтения пометки выписки SQ3R - метод ВЫПОЛНЕНИЕ

32 Метод SQ3R S - survey - обзор Q - question - постановка вопросов R - read - чтение R - recite - обобщение R - review - повторение ВЫПОЛНЕНИЕ

33 Цена совещания «Самое лучшее совещание то, которое вообще проводить не надо!» Сколько стоит совещание? издержки на подготовку: ваше время ___ время привлеченных помощников ___ расходные материалы ___ заработок участников ___ индивидуальные расходы командировочные ___ неучитываемые затраты___ отложенные дела ___ ___ ВЫПОЛНЕНИЕ

34 Причины неэффективности совещаний Неясные или ложные цели Неподготовленность Необязательность присутствия Отсутствие повестки дня Избыточное число участников Неэффективное общение Слабое руководство Плохая тактика Отсутствие или несоблюдение регламента Отсутствие протокола Отсутствие контроля за исполнением ВЫПОЛНЕНИЕ

35 Парадокс телефона Телефон, будучи одним из самых эффективных средств экономии времени, является одним из самых распространённых поглотителей времени ВЫПОЛНЕНИЕ

36 Входящие звонки Отгорожение Разговор Перенос разговора Секретарь Автоответчик ВЫПОЛНЕНИЕ

37 Телефонные блоки Подготовка Ведение разговора Исходящие звонки Список телефонов Бланк телефонного разговора ВЫПОЛНЕНИЕ

38 Заключение 99% мероприятий обречены на неудачу, потому, что их просто не начнут выполнять