Обеспечение сохранности документов специалист, работающий с документами, обязательно столкнется с проблемой Что хранить? Как хранить? Где хранить? - презентация

1 обеспечение сохранности документов специалист, работающий с документами, обязательно столкнется с проблемой Что хранить? Как хранить? Где хранить?

2 ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

3 «старение документов» весьма сложный, еще недостаточно изученный процесс, зависящий от многих факторов физико-химические изменения, происходящие с носителем – бумагой Зависят от: –вида и химического состава используемых для изготовления основы документа материалов; –проклеивающих, наполняющих и окрашивающих веществ; –присутствия кислот, солей, металлов и других компонентов изменения, происходящие с типографской и штемпельной красками, чернилами, тушью условия хранения: температура и влажность воздуха, степень его загрязненности и содержание в нем примесей различных газов и т.д. активное использование документов небрежное оформление дел при подготовке к передаче на хранение объективные субъективные

4 цель всех архивов (государственных, ведомственных, частных) комплекс мероприятий, исключающих хищение и утрату документов и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии,

5 обеспечение сохранности документов комплекс мер по созданию оптимальных условий для хранения документов (создание МТБ) комплекс мер по созданию оптимальных условий для хранения документов (создание МТБ) комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных режимов хранения документов комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных режимов хранения документов световой санитарно- гигиенический санитарно- гигиенический охранный температурно - влажностный температурно - влажностный здание (помещение) средства хранения размещение документов и их топографирование комплекс мер по надлежащей организации хранения комплекс мер по надлежащей организации хранения средства пожаротушения, охраны и сигнализации соблюдение порядка выдачи дел соблюдение порядка выдачи дел учет документов, проверка наличия и состояния документов учет документов, проверка наличия и состояния документов

6 оптимальные условия хранения документов

7 оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством (реконструкцией, ремонтом) зданий архивов оборудованием зданий и архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны и сигнализации применением специальных средств хранения и перемещения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.) другие

8 требования к помещениям и оборудованию специально построенные (приспособленные) здания (помещения здания) приспособленные помещения должны пройти экспертизу (пожарные, охранные, санитарные и другие службы) на пригодность помещения (2 степень огнестойкости, категория пожароопасности "В", прочность конструкций, техническая укрепленность, наличие отопительных и вентиляционных систем) не допускается : * ветхие, сырые, не отапливаемые помещения * вблизи служб общественного питания и организаций, хранящих пожароопасные вещества * наличие магистральных тепло-, водо-, газо-, электрокоммуникаций помещения хранилищ должны иметь запасной выход электропроводка в хранилищах - скрытая, штепсельные розетки – герметичные, рубильники располагают вне помещений хранилищ

9 СРЕДСТВА ХРАНЕНИЯ расстояние между : рядами стеллажей (главный проход) -120 см (проход) между стеллажами - 75 см наружной стеной и стеллажами, параллельными стене, - 75 см стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 45 см полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см документы в картонных коробках, папках, в связках бумажные документы в картонных коробках, папках, в связках микрофильмы и фотодокументы на пленочных носителях - в конвертах и кассетах и хранят в коробках, папках, другой упаковке по ГОСТ стационарные (передвижные) металлические стеллажи вспомогательные средств хранения (металлические шкафы, сейфы, шкафы- стеллажи и т.п.) первичных защитных средств хранения (коробки, папки, специальные футляры, пакеты и т.п.) первичных защитных средств хранения (коробки, папки, специальные футляры, пакеты и т.п.)

10 организация хранения документов

11 требования к размещению документов P.S. размещение секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по работе с секретными материалами не допускается размещение документов на полу, подоконниках в неразобранных кипах не допускается размещение документов на полу, подоконниках в неразобранных кипах размещаются в порядке, обеспечивающем их: o комплексное хранение в соответствии с учетными документами o оперативный поиск размещаются в порядке, обеспечивающем их: o комплексное хранение в соответствии с учетными документами o оперативный поиск размещаются на стеллажах горизонтально или вертикально в коробках, папках, футлярах с учетом жесткости переплета

12 порядок выдачи дел

13 дела выдаются из хранилищ для использования работниками организации для использования гражданами в читальном зале во временное пользование для других организаций для проведения архивных работ с документами сроки выдачи дел 1 месяц для использования работниками организации 1 месяц для использования документов в читальном зале 3 месяца во временное пользование для других организаций 6 месяцев для экспонирования документов органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения выдача оформляется документами заказами (требованиями) на выдачу дел в читальный зал и сотрудникам организации актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям

14 до 1 месяца - пользователям в читальный зал и работникам архива (кроме ОЦД, выдаваемых на срок не более двух недель) до 3 месяцев – фондообразователям до 6 месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки P.S. продление сроков выдачи – с разрешения руководства архива ПРАВИЛА (2007)

15 при возврате проверить состояние дел в присутствии лица, возвращающего документы при обнаружении недостачи дел (листов), повреждений дел и документов составить акт в 2-х экземплярах

16 нормативные режимы хранения документов

17 охранный режим наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры на доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются) хранилища в рабочее время закрыты на ключ право доступа в хранилище - сотрудники архива, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении P.S. вынос документов из архива ограничен обеспечивается: - выбором места размещения архива в здании - техническими средствами защиты - организацией системы охраны (сигнализации) - соблюдением мер пропускного режима и порядка доступа в хранилище - опечатыванием помещений обеспечивается: - выбором места размещения архива в здании - техническими средствами защиты - организацией системы охраны (сигнализации) - соблюдением мер пропускного режима и порядка доступа в хранилище - опечатыванием помещений

18 температурно-влажностный режим климат не регулируется => мероприятия по оптимизации климатических условий (рациональное отопление и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха) регулярное измерения параметров воздуха: * в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, * в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, * при нарушениях режима хранения – ежедневно контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем !!! показания ОБЯЗАТЕЛЬНО фиксировать в регистрационном журнале должен быть оптимальный без резких колебаний с учетом видов документов * для бумажных документов – T 17-19°С, ОВВ 50-55%; * для пленочных материалов - черно-белых (15°С и 40-55%) и цветных (2-5°С и 40-55%); * для документов на магнитных лентах и дисковых носителях °С и 50-65% должен быть оптимальный без резких колебаний с учетом видов документов * для бумажных документов – T 17-19°С, ОВВ 50-55%; * для пленочных материалов - черно-белых (15°С и 40-55%) и цветных (2-5°С и 40-55%); * для документов на магнитных лентах и дисковых носителях °С и 50-65%

19 световой режим постоянное хранение документов осуществляется в темноте, а работы с документами проводятся при ограниченных уровнях освещения естественное искусственное применение на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол для защиты документов - хранение в папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге применение ламп накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью допускаются люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ (коэффициент разрушения 0,4, но 0,15 – лампы накаливания) допускаются люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ (коэффициент разрушения 0,4, но 0,15 – лампы накаливания)

20 санитарно-гигиенический режим должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха открывающиеся окна, вентиляционные отверстия в стенах, потолках защищены сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение влажная уборка + не реже одного раза в год обеспыливание стеллажей и средств хранения полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатывать водными растворами антисептиков (2% формалин, 5% катамин АБ и т.п.) в начале (по окончании) отопительного сезона документы (выборочно) обследовать для выявления насекомых и плесневых грибов - при обнаружении - срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещения архива должны содержатся в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли

21 ПРЕДОТВРАЩЕНИЕ Х И Щ Е Н И Й наличие системы контроля за движением документов выдача документов из хранилища только для ограниченных целей и на строго определенный срок + обязательная фиксация в специальных учетных документах (акты, книги) на место выданного дела кладется карта-заместитель, где указывается архивный шифр дела и кому оно выдано, дата возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело проверять возвращенные дела в присутствии пользователя – есть повреждения акт, который будет основанием для привлечения к дисциплинарной, административной и уголовной ответственности проведение проверки наличия (состояния) архивных документов