Реквизит «адресат» является одним из важных реквизитов документа. Он характеризует географическое и иерархическое положение документа. Адресат - это получатель. - презентация

1

2 Реквизит «адресат» является одним из важных реквизитов документа. Он характеризует географическое и иерархическое положение документа. Адресат - это получатель документа (в отличие от адресанта - отправителя документа). Данный реквизит указывает, кому предназначена заключенная в документе информация. Обозначение адресата на документе необходимо экспедиционной службе организации для отправки (доставки) корреспонденции по назначению. РЕКВИЗИТ «АДРЕСАТ»: ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

3 Для адресата на документе отведено место в правом верхнем углу. При угловом варианте расположения реквизитов бланка адресат начинают печатать на уровне первой строки бланковых надписей, а при продольном - сразу под надписями бланка (в письмах - на уровне реквизитов «дата документа» и «регистрационный индекс», в других документах, при подготовке которых используется общий бланк, - на уровне реквизита «заголовок к тексту документа»). Печатается адресат от 4-го положения табулятора - после 32 печатных знаков при оформлении документа на пишущей машинке или 80 мм при оформлении на компьютере. ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

4 В состав реквизита «адресат» могут включаться: -наименование учреждения -наименование структурного -подразделения -Должность -фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ -почтовый адрес. Каждая из составных частей адресата печатается с новой строки. Знаки препинания между ними не ставятся, но сохраняются в середине строк. ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

5 Государственное учреждение «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» Документ может адресоваться: - организации в целом; - структурному подразделению организации; - руководителю организации; - должностному лицу, не являющемуся руководителем; - частному лицу; - группе однородных учреждений (должностных лиц). В зависимости от того, кому адресуется документ, адресат оформляется по-разному. Если документ адресован организации в целом, то наименование этой организации указывается в именительном падеже. Пример или: Документ может адресоваться: - организации в целом; - структурному подразделению организации; - руководителю организации; - должностному лицу, не являющемуся руководителем; - частному лицу; - группе однородных учреждений (должностных лиц). В зависимости от того, кому адресуется документ, адресат оформляется по-разному. Если документ адресован организации в целом, то наименование этой организации указывается в именительном падеже. Пример Этот способ адресования применяется, как правило, в том случае, если автору неизвестно, какому конкретному должностному лицу или структурному подразделению отправляемый документ должен поступить на рассмотрение (исполнение). ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ Государственное учреждение «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» Министерство статистики и анализа Республики Беларусь

6 Государственный таможенный комитет Республики Беларусь Управление делопроизводства и контроля Документ может быть адресован структурному подразделению организации (управлению, отделу, сектору и т.п.). Это ускоряет обработку документа при его получении и доведении до конкретного исполнителя. В этом случае в адресате в именительном падеже указывается наименование организации и ниже - соответствующего структурного подразделения. Пример или: Документ может быть адресован структурному подразделению организации (управлению, отделу, сектору и т.п.). Это ускоряет обработку документа при его получении и доведении до конкретного исполнителя. В этом случае в адресате в именительном падеже указывается наименование организации и ниже - соответствующего структурного подразделения. Пример ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ Государственный таможенный комитет Республики Беларусь Управление делопроизводства и контроля Министерство статистики и анализа Республики Беларусь Общий отдел

7 Если документ адресован конкретному должностному лицу, то наименование должности, включающее наименование структурного подразделения, и фамилия получателя указываются в дательном падеже, а перед ними в именительном - наименование организации. Пример Государственный таможенный комитет Республики Беларусь Начальнику управления делопроизводства и контроля г-ну Линнику П.А. В адресате фамилия всегда предшествует инициалам, обращение «господину» (сокращенно - «г-ну») допускается не указывать. ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

8 На одном документе разрешается указывать не более 4 адресатов, которые располагают один под другим. В случае когда письмо одного содержания направляется нескольким адресатам и является ответным, то первым пишется адресат - автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов. Слово «копия» перед 2, 3 и 4-м адресатами не указывают. При конвертировании экземпляров документа подчеркивается конкретный адресат. Не допускается указывать нескольких адресатов на документе при направлении его в вышестоящий орган, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа. Если документ направляется более чем в 4 адреса, то на каждом экземпляре проставляется только один адресат, а полный перечень адресатов включается в список на рассылку. Список на рассылку подписывается исполнителем документа и оформляется следующим образом: Список на рассылку письма _________ от _______ __________ Наименов ание организации, куда направляется документ Наименов ание должности, кому направляется документ Почтовый адрес Количеств о экземпляров Примечан ие 12345

9 После отправки экземпляров документа список на рассылку помещается в дело вместе с экземпляром, оставшимся в организации-отправителе, что избавляет организацию- отправителя от необходимости оформлять и сохранять копию каждого отправленного экземпляра с указанием конкретного адресата на ней. Список на рассылку составляется также при отправке экземпляров распорядительных документов (постановлений, приказов, распоряжений, указаний и др.), на которых адресат не указывается. Указание на каждом экземпляре конкретного адресата при рассылке документа более чем в 4 адреса - достаточно трудоемкий процесс, занимающий немало времени. Для того чтобы сократить время на подготовку экземпляров рассылаемого документа, адресат можно обозначить обобщенно. Это допускается, если документ адресуется нескольким однородным организациям. Пример: Республиканские органы государственного управления, иные государственные организации, подчиненные Правительству Республики Беларусь

10 Список на рассылку допускается не составлять лишь в том случае, если документ адресуется всем без исключения организациям, обозначенным в адресате обобщенно, а сама сеть этих организаций имеется в осуществляющей рассылку экспедиционной службе организации- отправителя. При направлении документа частному лицу адресат оформляется следующим образом: вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес. Столярову Э.Н. ул.П.Глебки, д.15, кв п/о Логоза Логойского р-на Минской области ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

11 Почтовый адрес в реквизите «адресат» не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или организациям своей системы. В соответствии с этими правилами определяется также необходимость указания почтового адреса в списке на рассылку. При написании почтового адреса допускают сокращения: п.я. (почтовый ящик), в.ч. (войсковая часть), обл. (область), г. (город), с. (село), р-н (район), ул. (улица), пер. (переулок), п/о (почтовое отделение), пр. (проспект), корп. (корпус), кв. (квартира). В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак «» не ставится, при литерном написании буква пишется слитно с цифрой (например, 22 а). ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

12 Как выглядели адресаты в старое время

13