Подготовка и организация научных конференций. Опыт «Гуманитарных чтений» в РГГУ Перлов А.М., доцент ВШЕК РГГУ, координатор по подготовке «Гуманитарных. - презентация

1 Подготовка и организация научных конференций. Опыт «Гуманитарных чтений» в РГГУ Перлов А.М., доцент ВШЕК РГГУ, координатор по подготовке «Гуманитарных чтений РГГУ»

2 План Ресурсы: d= d= «Идеология» организации конференций 2. Технология подготовки и проведения конференции 3. «Гуманитарные чтения РГГУ» - удобная площадка для участия филиалов в научной работе университета

3 Полезные ресурсы: Адреса: Научная деятельность в РГГУ - Прием заявок на финансовую поддержку научных командировок и мероприятий (конференций) на 2009 год (с формами заявок) Конференции и постоянно действующие научные семинары РГГУ Гуманитарные чтения РГГУ - Файлы (обратите внимание, файлы являются немного устаревшими – 2006 г.) Порядок подготовки и проведения научных мероприятий в Российском государственном гуманитарном университете (с формами приложений – приказа, инфописьма и т.п.) Организационная схема проведения конференции (полный вариант) Эта презентация

4 Список полезных электронных адресов Анонсы конференций (в области гуманитарных и социальных наук, Москва преобладает): (сайт РАН, видимо Далее в строку поиска на сайте можно ввести «календарь научных событий» сайт «Русской Антропологической Школы» (РГГУ) с довольно оперативным обновлением о ближайших конференциях и заседаниях научных семинаров. - самый удачный известный мне список адресов русскоязычных анонсов научных событий. Филологические: В РГГУ: - Конференции и постоянно действующие научные семинары - сайт "Вестника гуманитарной науки" РГГУ, в том числе с разделами "Хроника" (научной жизни) и "Научные встречи". Об организации конференций из блогов: Косилова Е. (МГУ). Как организовать конференцию А вот что важно для IT-специалистов -

5 I. «Идеология» организации конференций 1. Главное – расстановка приоритетов (отчитаться, провести учебное мероприятие с целью что-то рассказать студентам, провести учебное мероприятие с целью спросить со студентов, устроить смотр научной деятельности сотрудников, стимулировать научную работу сотрудников в конкретном направлении (под грант, сборник и т.п.), поставить научную работу сотрудников в более широкий контекст и т.п.) Решить: для чего нужна конференция? Например, если сотрудники – в первую очередь, преподаватели, то конференцию можно сделать учебно- методической, пусть расскажут про свое преподавание.

6 2. Если конференция не нужна (= проводится, чтобы отчитаться), варианты поведения: 2.1. – не проводить. В РГГУ и в стране масса пустой показухи. Мастерство начальника – понять, чего можно не делать – назвать конференцией что-то другое: круглый стол, предзащиту дипломных или курсовых работ студентов, заседание кафедры – решить, что раз формат все-таки есть и можно воспользоваться административным ресурсом (сверху приказано), использовать его максимально полезным образом. См. п. 1.: Для чего нужна конференция? Представить результаты (научной) работы сотрудников или подразделений; Стратегическая перспектива – использовать обязанность участвовать в конференции для того, чтобы заставить себя сделать что-то, до чего раньше руки не доходили, но абсолютно необходимое; Привлечь к своей работе внимание коллег. Однако это предполагает ответственность и взаимность: готовность интересоваться результатами их работы. 3. Главное: представить себе людей, целевую аудиторию конференции (студенты?, докладчики?, слушатели?) и все остальное продумывать под их потребности.

7 4. Организаторы Оптимально: чтобы среди них был человек, которому эта конференция нужна, и который понимает в теме. Молодой специалист + опытный организатор (кто- то из них статусный) + технический секретарь. Привлечение дополнительных людей – нормально (и для чтения тезисов, и для поиска докладчиков, и для сидения на регистрации, и для модерирования секций). Вариант: опытный специалист / организатор + молодой специалист / секретарь. Очень желательно: чтобы сайт конференции вел человек, хорошо разбирающийся в теме (да и программу верстал). Освободить время. Организаторов, возможно и слушателей (преподавателей, студентов).

8 5. Стратегические вопросы: 1. Формат докладов и круг докладчиков. 2. Открытая или закрытая. 3. Название. 4. PR-концепция 5.1. Формат докладов. Стратегически – см. п. 1. Технически – учитывать (ср. Косилова): Чем больше конференция, тем на нее приедет половина заявившихся участников В регламент надо закладывать время, равное 2/3 от реально ожидаемого Обязательно – от докладчиков предварительные материалы (тезисы, abstracts, полные тексты)! Обсуждается только, какие Если конференция открытая (докладчиком может стать любой желающий, приславший заявочные материалы удовлетворительного уровня) – рассчитать дедлайны. От рассылки информационного письма до тезисов – две недели, от тезисов до конференции – месяц. Поправки на иногородних, международных и высокостатусных (договариваться сильно заранее) участников Название. И конференции, и конкретных секций – всегда (до определенного предела) можно изменить. Конкретные и общие («гуманитарные чтения») названия. По возможности, разумный подзаголовок задним числом PR-концепция. Откуда возьмутся слушатели, как будет происходить оповещение «широкой» общественности, что будем делать с материалами. Лучше, если PR-концепция есть, существенно влияет на сроки.

9 II. Технология подготовки и проведения конференции Предуведомление: больше будет говориться о содержательной стороне подготовки конференции, не о финансах и не о PR, хотя очень тесно переплетено. И очень немного - о технике и обедах.

10 1. Составление (своей) оргсхемы Бланк – см. на сайте Всегда: срок, исполнитель, временной запас (желаемое время и дедлайн) СрокИсполн итель Примеч ания 9.Сбор материалов Заявки для программы … 26Составление отчета для УКВПП РГГУ

11 2. Информационное письмо Надо диверсифицировать: докладчикам, участникам, представителям общественности (СМИ). Ключевым докладчикам целесообразно посылать индивидуальное приглашение, после того как достигнута (относительно статусным лицом) предварительная договоренность. Информационное письмо открытой конференции может сопровождаться бланком и / или образцом заявки. Обязательно надо указывать, кто оплачивает иногородним участникам дорогу, проживание и трансфер. Будет ли публикация материалов и за чьи деньги. Есть ли организационный взнос, сбор денег на фуршет или на культурную программу. Если конференция монтируется в систему студенческой или, допустим, кафедральной отчетности, об этом тоже надо дать понять. Как писать информационное письмо? 1. Представляйте в качестве адресата письма конкретного / типового человека, и что Вы хотите от него добиться. 2. Лучше, если информационное письмо будет содержательным. Однако не стремитесь выразить все и не пишите дольше часа. Совершенства все равно не достичь, а суть будет выражена.

12 То, без чего нельзя или очень нежелательно: 3. PR-концепция. Необходимый (участники и слушатели) и желательный PR. Если конференция закрытая, то без дополнительных усилий никто не придет (даже тем более студенты). У любой конференции, выходящей за пределы заседания кафедры или предзащиты, должен быть сайт. На нем поясняются условия участия в (открытой) конференции, документируются и редактируются материалы, размещается оперативная программа. Сайт функционирует как средство связи с организаторами. В близкой перспективе – поголовный переход конференций на онлайн регистрацию. Обязательно должны указываться оперативные контакты – чей- то мобильный телефон (и, конечно, почта). 4. Подготовка приказа.

13 5. Обращение с докладчиками («активными участниками») Всегда требуйте от докладчиков тезисов и сильно заранее. Для отбора и допуска на открытую конференцию, для того, чтобы докладчик хоть что-то сделал, а не просто пришел со своей вечнозеленой темой (за которую его, по правде, и позвали) на закрытую. Активная динамика отношений. На любое письмо – подтверждение получения и благодарность. В конце любого письма – просьба о подтверждении. Зато возможность напомнить о контексте отношений: «как мы с Вами говорили 11 ноября… » (большинство поверит, что Вы об этом и договаривались). Все документировать – чтобы всегда было где посмотреть требования и не мог ссылаться, что потерял. Еще и сигнал серьезности Вашего отношения к делу. Если есть хоть малейшая ненадежность, обязательно подтверждайте письма звонками (когда лично, когда секретарь). И обзванивайте накануне мероприятия, чтобы уменьшить количество неприятных неожиданностей.

14 6. Нюансы переговоров 6.1. Стремитесь к тому, чтобы людям и структурам было выгодно. Три варианта. 1. Зримее всего – если материально. 2. С точки зрения отчетности, возможность одним мероприятием отчитаться по нескольким линиям. 3. Хотя, казалось бы, выступление с докладом это самореализация, но про это люди, особенно взрослые, предпочитают решать сами. Или на автопилоте несут излюбленный готовый топик (что иногда тоже очень уместно). Поэтому 4 – очень важно подхватывать местные инициативы Принципиально уметь слушать, особенно если Вы облечены властью, но не абсолютной. С чем, например, сталкиваюсь я: в РГГУ люди редко говорят «нет». Они говорят «да» и не делают или делают в последний момент и очень плохо. Поэтому очень важно понять, что человек или кафедра реально будут делать. Получить обещание и оставить в покое вплоть до дедлайна – никак нельзя.

15 7. Главный продукт конференции – программа (сборник тезисов) В тесной связке с сайтом – объемные материалы (в т.ч. изображения и записи, дополнительные материалы), оперативное обновление. Тем более, это очень просто. В крайнем случае, не заморачивайтесь с версткой файлов, а просто пишите: «Все материалы приводятся в авторской редакции». Главная страница – просто сверстанный в Word список гиперссылок. Но обязательно! Очень желательно, чтобы бумажной и электронной версткой программы занимался человек, хорошо разбирающийся в теме. Несколько версий и (ежедневные) листочки с самыми последними изменениями – нормально. Должна быть продумана навигация (если бумажное издание большое – алфавитный указатель авторов, тематические блоки). Предусматривать ли резерв времени и выражать ли это в программе?

16 8. Предварительно обеспечивать: Визовая поддержка, общежития, встречи (трансфер) Аудитории Людей Финансы (в т.ч. вознаграждения) Технику Запись Документацию Пропуска Факультативно: Питание? Сувенирка Культурная программа Публикация (если на сайте, то предупреждать) Возможность взноса с участников – но это вопрос пиара и маркетинга

17 9. Конференция начинается Не забыть про регистрацию (минимум, час + командировочные). Будущая база адресов. Ключевые фигуры конференции – модераторы. Типология: 1. Антимодератор: говорит сам, долго и плохо. 2. Нулевой модератор: ничего не делает или говорит то, что нужно между чужими докладами, но долго. 3. Плохой модератор: делает то, без чего можно было бы обойтись. Говорит, если это не обязательно. Следит за регламентом, но привлекая к себе внимание. 4. Хороший модератор: следит за регламентом жестко, но незаметно (записки на половине выступления, за 3 минуты, и в добавленное время; умелое сворачивание дискуссии вышедшего за регламент доклада; накопление вопросов и замечаний для каждого участника и для секции). Говорит то, что связывает разные доклады и дискуссию воедино и задает слушателям оптику, как видеть секцию в единстве. Трудность: модератором может быть не просто любой подходящий человек, а кто-то, обладающий определенным авторитетом. Статусных модераторов нужно готовить.

18 10. Конференция идет… Обязательно – должен быть доступный связной с указанием двух телефонов, стационарного и мобильного. Кулуары – чем лучше и серьезнее конференция, тем важнее организация кулуарного общения (у физиков и компьютерщиков – стенды). У гуманитариев серьезное кулуарное общение только на школах и в выездных конференциях – проблема уровня в сообществе. Хорошие доклады запомнят только хорошие участники. Столовую в пятнадцати минутах ходьбы по улице, неработающий ксерокс, опоздавшего на двадцать минут техника – все. Помешанные. Среди гостей конференции – лучше игнорировать (качественный модератор сумеет или не дать слова, или, выслушав, сразу передать слово на формальных основаниях для следующей реплики. Не вступать в дискуссию!). Хуже, когда зло идет от начальников конференции 1. Хозяева, пренебрегающие регламентом и не слушающие приглашенных гостей. 2. Пренебрежение «низкостатусными» участниками, особенно студентами (например, все время в секции ушло на «титулованных» докладчиков, и студенческие или аспирантские доклады отменяют). И еще: всегда будет форс-мажор. Это нормально. Нужно учитывать при планировании времени.

19 III. Можно и нужно организовывать конференции. Но можно и присоединяться к проходящим, и участвовать в них коллективно. Выездные и совместные конференции. Региональные программы развития образования – проявляйте активность, и Москва будет готова помочь, как научными работниками, так и подписями. О конференциях – см. электронные адреса на слайде 4 Далее – только о Гуманитарных чтениях, потому что предполагается, что это такое регулирование научной жизни РГГУ, в котором должны найти свое место и филиалы. Зарезервировать неделю на рубеже марта и апреля для того, чтобы проводить мероприятия у себя, приезжать или присылать сотрудников и студентов для участия в мероприятиях на московских площадках.

20 Проект календаря Гуманитарных чтений РГГУ – 2010 (Дни науки в РГГУ) Заседание Наблюдательного совета Гуманитарных чтений РГГУ 29 марта, понедельник (Теория и методология гуманитарного знания) – Открытие Чтений – «История понятий». Пленарное заседание – «История понятий». Круглый стол. 30 марта, вторник (Гуманитарные и социальные науки и современное российское общество) – «Современное знание о современной России: проблемы исследования, преподавания, уточнения понятийного аппарата» (Россиеведение) – «Новые явления в общественном сознании и социальной практике России» (Общественные функции гуманитарных и социальных наук) – «Современные категории образовательного процесса: технологии развития студенческих компетенций» (Гуманитарное знание и образование). 31 марта, среда День локальных мероприятий и презентаций в рамках Гуманитарных чтений РГГУ – апреля, четверг – Конференции и круглые столы студентов, магистрантов, аспирантов и молодых ученых РГГУ Подведение итогов работы секций. Закрытие Чтений

21 Контакты: Управление по координации вузовских проектов и программ РГГУ тел.: (495) , Координатор от УКВПП по подготовке Гуманитарных чтений Перлов Аркадий Марксович, тел.: (963)