Определение ключевых проблем при решении кейсов То, как мы определяем проблемы, влияет на наши способности решать их. - презентация

1 Определение ключевых проблем при решении кейсов То, как мы определяем проблемы, влияет на наши способности решать их

2 2 Определение Анализ проблем – это упорядоченный метод для перевода изложенной в кейсе информации в набор логически связанных вопросов, требующих четких ответов. Анализ проблем – это итеративный процесс, который постоянно детализируется в процессе решения кейса Это всегда первый и возможно самый важный этап в процессе решения кейса Результат Основа для гипотез Схема, по которой строится план решения кейса Позволяет команде сформировать единый взгляд на проблему Снижает объем работ по поиску и анализу ненужной информации, и позволяет сфокусироваться на важнейших проблемах кейсах Основные определения

3 3 Анализ проблем дает отправную точку для всего процесса решения кейса Устанавливает системный подход к решению стратегических проблем Описывает общую методику для решения кейса Формирует методологию и основу для применения конкретных приемов (следующие этапы решения кейса) Анализ ситуации и выявление возможных проблем Разбивка проблем Формулировка гипотез Этапы анализа проблем

4 4 Ключевые проблемы Анализ проблем – это итеративный процесс, который проводится на протяжении всего решения Ситуационный анализ Итерации Находка Проблемы Подпроблемы Заключение Структурирование проблем Формирова ние гипотез Сбор фактов и доказательств Разработка находок и заключений Рекомен дации Гипотезы Факт Находка Рекомендации Анализ проблем Заключение

5 5 Анализ проблем можно использовать на каждом этапе решения кейса В процессе предложения –Определение проблем и подпроблем –Обсуждение второстепенных проблем с командой –Обсуждение приоритетов с командой и написание предложения Структурирование задач и систематизация процесса анализа на протяжении всего процесса решения Определение приоритета работы команды и последующее распределение индивидуальных ролей и обязанностей Использование

6 6 На входеНа выходе Методика проведению анализа проблем 1 Анализ ситуации 2 Мозговой штурм и разбивка проблем 3 Формулирование гипотез 4 Создание плана решения кейса Общее понимание проблем внутри команды Структура для построения анализа Определение ролей внутри команды Информация кейса Опросы экспертов Отчеты аналитиков Отраслевые отчеты Подборка публикаций в прессе Изучение кейса и его отрасли для понимания ситуации Поиск общего понимание ситуации в команде Определение сложностей ситуации путем всестороннего анализа Определение ключевой проблемы Мозговой штурм по выяснению всех возможных проблем, а также недопущение ограничения анализа проблем какими-либо границами. Определение проблем и подпроблем Удостовериться, что ответы на вопросы решают основную проблему Достижение согласия внутри команды Обеспечение каждой проблемы и подпроблемы ответом, который можно было бы проверить, используя «решение, принятое на основе всей доступной информации объяснениями»/ «Best educated guess» Определение объема анализа, необходимого для проверки гипотез. Определение обязанностей по решению кейса Итерации (Проект)

7 7 Основные характеристики проблем Содержание проблемы. Описание содержания проблемы (низкая эффективность, растущие издержки, нехватка квалифицированных кадров). Следует определить, с чем все это сравнивается и на каком основании. (Почему мы говорим, что эффективность низкая? Низкая по сравнению с каким стандартом?) Необходимо описать также симптомы проблемы. Организационное и физическое местонахождение. В каких организационных подразделениях (участках, отделах, филиалах) и физических объектах (заводы, склады, офисы) была выявлена проблема? Какие другие подразделения она возможно затронула? Насколько широко она распространена по организации. «Владение проблемой». Какие люди (владельцы, менеджеры, специалисты, рабочие) затронуты проблемой и больше всего заинтересованы в ее решении? Является ли проблема «закрытой» или «открытой»? Абсолютная и относительная величина. Насколько важна проблема в абсолютных величинах (например, объем потерянного рабочего времени или денег; объем неиспользуемых производственных мощностей; потенциальная экономия)? Насколько она важна в относительном выражении? Как она влияет на подразделение, в котором обнаружена, и на людей, которые «владеют» ею? Насколько она важна для организации в целом, как она соотносится по важности с другими проблемами? Что получит организация от ее решения? Временная перспектива. Давно ли существует данная проблема? Наблюдалась ли она один раз, несколько раз или возникает постоянно? Как часто она возникает? Какова тенденция: проблема стабилизировалась, усиливается или ослабевает? Какие прогнозы относительно ее эволюции в будущем?

8 8 Правильный и неправильный путь формулирования проблем Правильный путь Должны ли мы развивать наш бизнес через поглощение XYZ? Неправильный путь Какой должна быть наша стратегия? Направляет работу по решению кейса Можно ответить конкретно «Да» или «Нет» Требует постановки вопросов другого уровня Открытый вопрос, подразумевающий множество ответов, не каждый из которых будет связан с ситуацией, описанной в кейсе Правильный путь Должны ли мы развивать наш бизнес через поглощение XYZ?

9 9 Распространенные ошибки в процессе определения проблем Принятие симптомов за проблему – наиболее распространенная ошибка. На некоторые очень явные вопросы, смотрят как на проблемы, хотя они всего лишь симптомы более глубоких проблем. Предвзятое мнение о причинах проблем – Определение проблем, исходя из того «какими они должны быть», без трудоемкого процесса анализа фактов. Взгляд на проблему лишь с одной технической точки зрения. Не учитывается многосторонний характер управленческих проблем. Игнорирование того, как проблема воспринимается на разных уровнях организации. Например, можно принять определение проблемы, принятое высшим руководством, не выяснив, как смотрят на нее другие сотрудники. Незавершенный диагноз проблемы. По многим причинам анализ проблем может быть прекращен раньше времени, что в конечном счете приведет к большой потере времени.

10 10 Из ключевого вопроса кейса выводятся основные проблемы и подпроблемы Проблемы и подпроблемы должны быть МЕСЕ (взаимно исключающими и всесторонне- охваченными) Проблемы – это вопросы Да/Нет На верхнем уровне анализ проблем очень важен для организации работы команды и процесса сбора доказательств По вертикали, проблемы должны дробиться пока это возможно По горизонтали, ответы на все вопросы должны давать ответ на вопрос верхнего уровня Ответы на проблемы и подпроблемы, должны приводить к гипотезам Правила по структурированию проблем Проблемы можно вывести из осложнений Начните с мозгового штурма, а потом уже зафиксируйте проблемы Желательно чтобы подпроблем было не больше 3 Практические советы Анализ проблем и формирование гипотез для проекта по объединению активов нефтегазовой компании Nordic в Северном море в одну бизнес-единицу Как следует клиенту структуризировать свои активы в Северном море для оптимизации своей деятельности в регионе? Следует ли полностью интегрировать бизнес клиента в Северном море? Проводит ли клиент сейчас собственные разработки по использованию потенциала Северного моря? Хорошо ли клиент позиционирует себя в сейсмической разведке в Северном море? Проблема 1Проблема 2 Проблема 3 Ключевой вопрос

11 11 Гипотезы – это возможные ответы на вопросы, возникающие во время структурирования проблем Процесс решения кейса нацелен на определение степени достоверности гипотез Гипотезы базируются на «лучших догадках» и, если правильно сформулированы, –Дают ответ на конкретную задачу На практике хорошие гипотезы –Выводится непосредственно из соответствующих проблем –Подсказывают, где искать доказательства –Предоставляют исходную информацию для решения кейса –Дают основу для построения заключений Результатом этого процесса будут заключения и рекомендации, которые решают проблемы кейса, а также отражают мышление на конкретном этапе

12 12 Гипотезы формулируются только на основе конкретных проблем Частная гипотеза дает ответ на конкретную подпроблему Гипотеза - это не просто положительное или отрицательное утверждение, она должна быть обоснована. Гипотезе исследуется и после этого принимается или отвергается Гипотезы формируют структуру плана всего решения Проблема 1: Хорошо ли клиент позиционирует себя в производстве сейсмического оборудования на Северном море? Is the seismic market expected to develop rapidly in the North Sea? Will the oil companies use the same exploration methodologies to develop seismic data in the future? Will the industry´s business system change with respect to seismic acquisition and sales? No. The seismic market is expected to develop slowly in the North Sea market. Yes. For the short to medium term the exploration technologies will not change dramatically. No. Despite a shift in the industrys competitive arena, the business system will remain the same. ПодпроблемыГипотезыАнализИсточникОтветственныйСрокиПроблемы Хорошо ли клиент позициониру ет себя в производстве сейсмическог о оборудовани я на Северном море?

13 13 Анализ проблем проще в теории, чем на практике Используйте Анализ проблем для группировки, структурирования и определения приоритетов в проблемах кейса Будьте готовы к разногласиям между участниками команды Возможно придется корректировать Анализ проблем несколько раз (м.б. много) И помните: Здесь нет единственно правильного ответа, но сам процесс имеет исключительно важное значение для решения кейса

14 14 Заключение Ключевые моменты Источники Плюсы Динамичный/итеративный метод, который необходимо использовать на протяжении всего решения кейса Мозговой штурм – основной шаг в раскрытии проблем Должен быть первой ступенью в решении кейса Полезен на многих этапах решения кейса –Определение ключевых проблем во время подготовки предложения –Структурирование задач –Определение ролей в команде –Определение приоритетов в проблемах кейса Minto, B. (1987); The Pyramid Principle - Logic in Writing and Thinking Ohmae, K. (1976); The Mind of the Strategist - The Art of Japanese Business