Суслова Елена Владимировна, генеральный директор Организация эффективной работы со сканированными документами www.aiteh.ru г. Пермь (8 342) 221-90-33 ait@aiteh.ru. - презентация

1 Суслова Елена Владимировна, генеральный директор Организация эффективной работы со сканированными документами г. Пермь (8 342)

2 «Архивный фонд» «Учет обращений граждан и организаций» Решения для упорядочивания потоков образования электронных документов сканирование Плановое сканиро- вание импорт Внепла- новое сканир. конвертация Тематич. базы данных частичная конвертация ПК «АФ» «Веб-архив» «Электронный каталог» «Фотокаталог»

3 Программа «Фотокаталог» Позволяет: создавать, обрабатывать и хранить электронные копии документов, упорядочить ранее отсканированные документы, использовать фондовый или нефондовый учет, эффективно использовать эти документы в работе архивистов и посетителей читальных залов.

4 Сканирование документов из программы Встроенное средство сканирования позволяет отказаться от создания промежуточных файлов и связанных с этим хлопот. Изображение со сканера попадает прямо в базу данных, где и хранится в специальном формате. Для сканирования используется упрощенный интерфейс с необходимым минимумом настроек, но можно использовать и драйвер сканера для более детальной настройки.

5 Заполнение образами 1.Сканированием. 2.Присоединением образа к описанию. 3.Импорт, в том числе и из папки, если имя файлов имеет вид: Ф.23.Оп.1.Д.45. Церковь Преображения Программа сама заполнит соответствующие поля в карточке.

6 Просмотр изображений При просмотре вы сможете: изменять масштаб, сохранить его в виде файла любого графич. формата, добавить фото в подборку, переходить к другим изображениям, запустить просмотр в автоматическом режиме (слайд-шоу). Два режима работы: просмотр и редактирование.

7 Создание подборок документов В программе можно создавать любое количество подборок и сохранять их. Из подборки фотографии можно вывести на печать, в текстовый редактор или скопировать в папку. На основе подборки можно создать электронную выставку, используя при этом предлагаемые пошаговые инструкции.

8 Развитие программы «Фотокаталог» Уже в следующей версии вы сможете: присоединять электронные копии любых видов документов, использовать для описания рубрикатор ЕКДИ, осуществлять связь с программами «Архивный фонд», «Веб-архив». Она будет называться «Электронный каталог».

9 Электронные каталоги онлайн Специалисты компании имеют опыт создания каталогов в Интернете с 2007 г. o ГКУ «Государственный архив Пермского края» o ГКУ «Пермский архив новейшей истории» o МУ «Архив города Перми» Эти каталоги имеют следующие особенности: o База данных формируется конвертацией из программы «АФ» o Обладают быстрым поиском, в том числе и через поисковые системы o После проверки наличия документов на сайте можно составить обращение в архив и проследить за его исполнением o Пока не имеют электронных образов документов, эта возможность будет реализована в программе «Bеб-архив»

10 Поиск по каталогу на сайте архива

11 Результат поиска в Google на 2-м месте, слово найдено в переименованиях фонда 5, ПермГАНИ Таким образом, любой гражданин через поисковик найдет в какой архив ему обращаться за справкой, т.к. поиск ведется и по переименованиям организаций

12 Результат поиска в Яндекс: на 1-м месте ПермГАНИ, на 3-м месте ГАПК, с указанием заголовка дела

13 Пример электронного тематического каталога «Картотека военнопленных» на сайте архива

14 Результат поиска в Google 1 место Привычный поиск через поисковые системы позволяет найти информацию по конкретному человеку, если она имеется в каталоге

15 Результат поиска по Яндексу

16 Проект «Веб-архив» Web-приложение, являющееся развитием программ «Фотокаталог» и «Электронный каталог онлайн»: o Работает на уровне архива и региона o Имеет возможность размещения и просмотра электронных образов документов в виде миниатюры, защищенной копии или открытого для копирования образа o Позволяет формировать подборки, просматривать образы, осуществлять поиск с помощью фильтров и рубрикаторов o Можно оформить обращение в архив и присоединить к нему подборку o Существует возможность проверки через сайт состояния исполнения обращения o Подборки хранятся в своем «кабинете», там же можно записывать выявленную при исследовании (просмотре) информацию о деле или документе, которая впоследствии будет доступна другим посетителям ресурса

17 Проект «Веб-архив» (в разработке)

18 Проект «Веб-архив» (в разработке)

19 Спасибо за внимание! Приглашаем на наш сайт: г де вы сможете: - познакомится и скачать демо-версии всех наших программ, в том числе: «Учет обращений граждан и организаций», «Календарь памятных дат», «Библиотека справочно-информационного фонда», «Организации-источники комплектования». - обсудить проблемы информатизации в блоге «Архивные будни». Телефон: 8(342) Электронная почта: