Интеграция библиотечных и архивных информационных систем Антопольский А.Б. (НП ЭЛБИ) Маркарова Т.С. (ГНПБ им К.Д. Ушинского) - презентация

1 Интеграция библиотечных и архивных информационных систем Антопольский А.Б. (НП ЭЛБИ) Маркарова Т.С. (ГНПБ им К.Д. Ушинского)

2 Исходные данные для разработки Единая тематическая область Организационное единство Общность пользователей Опыт автоматизации каталога библиотеки Отсутствие опыта автоматизации в архиве Различия в организации фондов, моделях данных, типологии документов, лингвистических средствах,

3 Постановка задачи Разработка информационной системы, интегрирующей электронный каталог (ЭК) ГНПБ им К.Д. Ушинского и Справочно-поисковый аппарат Научного архива РАО

4 Цели интегрированной системы Ввести в активный научный оборот ценные материалы Научного архива РАО; Повысить эффективность информационного обслуживания пользователей архива и библиотеки; Автоматизировать процессы справочного информационного обслуживания в Научном архиве РАО; Производить поиск по одному запросу одновременно в СПА и ЭК; Заложить основы для создания единой автоматизированной технологии комплектования и информационного обслуживания в библиотеке и архиве; Автоматизировать подготовку статистической отчетности по Научному архиву РАО

5 Задачи разработки Создать единое лингвистическое обеспечение интегрированной системы на основе тезауруса ГНПБ Разработать структуру БД для СПА, совместимой с БД ЭК на основе АБИС «Ирбис» Разработать технологию ввода существующих данных СПА в БД (ретроспективная оцифровка описей) Разработать технологию дальнейшего ведения БД СПА при пополнении Научного архива и автоматизированного составления новых описей в БД СПА Разработать технологию дополнительного индексирования СПА Разработать технологию поиска в СПА Разработать технологию сквозного поиска в БД ЭК и БД СПА Разработать технологию ведения объединенного лингвистического обеспечения ЭК и СПА

6 Содержание фондов Научного архива РАО Научный архив РАО является уникальным собранием по истории отечественной педагогики и народного образования, начиная с 18-го века и до наших дней. Он содержит разнообразные материалы, характеризующие деятельность образовательных и научных учреждений, личные фонды крупнейших ученых в сфере педагогики и психологи, материалы съездов и конференций, а также фонд диссертаций, защищенных в научных учреждениях АПН и РАО

7 Структура архива Научный архив РАО включает около 140 фондов. Фонды состоят из дел, всего в совокупности во всех фондах содержится св. 100 тыс. дел Фонды имеют 3 разновидности, отличающиеся по источнику комплектования, составу документов и по структуре СПА: Фонды организаций, в которых выделяются два подтипа – документы организаций и персональные данные. Личные фонды Архивные коллекции Для каждого фонда составлена одна или несколько описей, в зависимости от однородности дел в фонде. Некоторые новые фонды не имеют описей. Особая структура у диссертационного фонда (около 6 тыс. диссертаций). Опись отсутствует, но имеется ручная картотека, включающая минимум библиографических сведений (автор, наименование, место защиты, дата).

8 Справочно-поисковый аппарат СПА реализован в виде описей. Для каждого фонда (кроме фонда диссертаций) составлена опись, иногда описей для одного фонда несколько. Всего СПА включает до 200 описей. Каждая опись включает; Титульный лист, содержащий номер и наименование фонда, номер описи и дате составления. Пояснительную записку (предисловие), в которой в свободной форме описывается содержание фонда, история его формирования, для личных фондов – приводятся биографические сведения о фондообразователе и другая информация. Может быть несколько отдельных предисловий. Оглавление, в котором перечисляются разделы описи, иногда снабженные цифровыми индексами с указанием первой страницы раздела описи или диапазона страниц.

9 Структура описи дела Индекс дела Заголовок дела Дата Количество листов Примечание

10 Классификации в СПА Классификации дел могут иметь вид: Систематической классификации Хронологической Алфавитной (только для персональных данных) Систематическая классификация используется для каждого фонда своя. Для фондов организаций характерными являются рубрики, именующие структурные подразделения организаций, для коллекций - содержание классификаций уникальное.

11 Общие принципы интегрированной системы 1.БД ЭК остается в неизменном виде, в соответствии с АБИС «ИРБИС» 2.Для СПА создается отдельная БД в «ИРБИС», состоящая из 2 связанных файлов: Фонды и описи Дела 3.Библиографические описания диссертаций вводятся в общий ЭК ГНПБ по стандартным правилам каталогизации. 4.Поиск в БД СПА отдельный, исходя из структуры данной БД. 5.При просмотре описания фонда выдаются идентификаторы всех дел фонда, при просмотре дела – описание фонда.

12 Сквозной поиск в БД ЭК и СПА Сквозной поиск для БД СПА организуется по полю «Наименование дела» и «Рубрика» - лексический поиск по ненормированной лексике ; по наименованию организации - по нормированному словарю и (фасету тезауруса), но на первом этапе - просто показывая пользователю значения, имеющиеся в БД; по виду документов - по нормированному словарю по ФИО - показывая пользователю значения, имеющиеся в БД по тематической классификации (ББК) – поиск только фонда целиком по дескрипторам тезауруса – основной рекомендуемый режим предметного и тематического поиска

13 Лингвистическое обеспечение интегрированной системы Основной инструмент сквозного поиска – тезаурус по педагогике и психологии Рубрики систематических классификаций включаются в тезаурус 1) в виде дескрипторов, если рубрики дескриптороспособны 2) в виде аскрипторов, заиндексированных дескрипторами – существующими или новыми Дополнительно формируются фасеты тезауруса 1)Виды архивных документов, объединенный со словарем видов документов из ЭК 2)Хронологический 3)наименования организаций со специальной парадигматикой, указывающей переименования, слияния и проч.. 4)Словарь личных имен, объединенный с словарем значений полей «Автор» из ЭК.

14 Основные технологические операции создания БД СПА Оцифровка описей и ввод их в БД, Обработка систематических классификаций описей, и пополнение тезауруса ГНПБ Индексирование рубрик и ввод ПОДа в БД Создание формализованных описаний фондов и описей, Интеллектуальная обработка наименований дел, включая выделение корпоративных и личных имен, и определение вида документов дела,

15 Перспективы Представление тезауруса и нормированных словарей средствами OWL, т.е. создание единой онтологии по педагогике и психологии Представление форматов СПА и ЭК средствами DC XML Создание единой системы метаданных по тематической области в семантическом вебе