О проекте Предпосылки проекта Особенности Платформа DIRECTUM Бизнес цели Ожидаемый эффект от проекта Детали проекта Архитектура Анализ выполнения Проблемы. - презентация

1

2 О проекте Предпосылки проекта Особенности Платформа DIRECTUM Бизнес цели Ожидаемый эффект от проекта Детали проекта Архитектура Анализ выполнения Проблемы - рекомендации

3 Крупная компания с разветвленной трехуровневой холдинговой структурой Проект затрагивает: 20 дочерних обществ в России и в Украине 2000 пользователей договоров за 2007 год Автоматизируются процессы: Согласование договоров Контроль исполнения договоров Подготовка и проведение договорных комиссий, ведение единой информационной базы данных Формирование отчетности по договорной работе

4 Количеством контролируемых предприятий и их территориальной распределенностью Большой объемом документооборота Бумажный документоооброт Множеством уровней согласования (в том числе в Корпоративном Центре Компании) Ручными контрольными процедурами при значительном количестве контролируемых параметров Неоднозначной трактовкой корпоративных регулирующих документов Сложностью требуемой аналитики, отчетности по договорной работе Значительные трудозатраты и сложность контроля, связанные с:

5 Разнообразие видов договоров (реализация, закупка, подряды, аренда, импорт/экспорт, благотворительность и т.д.) Распределенность участников договорных процесс ов Большое количество ежедневно заключаемых договорных документов (договоров, доп. согл. и приложений Необходимость оценки риск ов и управления ими в процессе договорной работы Сложная система корпоративных стандартов, определяющих порядок и принципы контрактования

6 DIRECTUM – стандарт компании для автоматизации документооборота Завершено несколько внедрений автоматизации договорной работы на платформе DIRECTUM в отдельных дочерних обществах Базируясь на полученных результатах предыдущих внедрений, для повышения эффективности процессов документооборота и обеспечения необходимого уровня контроля было принято решение разработать единое Шаблонное Решение для всех дочерних обществ блока

7 унификация договорных процессов минимизация ручных контролей существенное сокращение трудозатрат, в том числе и методологической поддержки сотрудников повышение операционной прозрачности процессов возможность их дальнейшей оптимизации Четкие маршруты Автоматические проверки Единая база информации Аналитика, отчетность Интеграция с учетными системами

8 Уровня прозрачности, подотчетности Затрат на обеспечение контроля, прозрачности, подотчетности Повышение эффективности корпоративного управления крупной компании при сокращении затрат на функционирование его механизмов

9 ОперацияНа момент старта проекта Цель Сроки согласования договора10-15 дней5 дней Сроки подтверждения договоров в КЦ5-40 днейне более 20 дней Сроки подготовки протоколов и повесток Тендерных Комиссий днейне более 20 дней Сроки формирования консолидированной ежеквартальной отчетности 80 дней6 дней

10 Задачи проекта: Разработать единое Шаблонное Решение Реализовать шаблонное решение на платформе DIRECTUM Реализовать интеграцию DIRECTUM - SAP R3 Провести пилотное тестирование на одном дочернем обществе (170 мест) Разработать процесс тиражирования в остальных предприятиях Выгоды: Единообразный подход к работе с договорами на всех предприятиях, соблюдение корпоративных правил Единая отчетность для контроля в корпоративном центре Единая поддержка шаблонного решения одной командой Быстрое тиражирование

11 Москва SAP Ростов Navision MS1 1C СЭД локально Екатеринбург 1C СЭД локально DMS Москва КЦ Синхронизация СЭД локально СЭД локально

12 Сроки проекта: Планировалось: Сентябрь 2007 – Июль 2008 Фактически:Сентябрь 2007 – Октябрь 2008 Отклонение:3 месяца (28%) Превышение бюджета составило 10% Значительное увеличение внутренних затрат на проект

13 Решение надо «продавать» конечным пользователям Чем жестче шаблон, тем сильнее сопротивление при внедрении. Необходимо оставить возможность незначительной модификации шаблона под местные особенности Корпоративные процедуры выполняются на местах с локальными нюансами. При автоматизации необходимо проводить аудит бизнес процессов и реорганизацию в случае необходимости При переводе процесса из разрозненных файлов в систему значительные ресурсы уходят на выверку данных. Исторические данные необходимо начинать готовить одновременно с началом разработки системы «DIRECTUM без SAP»– деньги на ветер.» Больший эффект от автоматизации системы контрактования приносит интеграция с учетной системой Обучение работе с процессом контрактования в новой системе важно. Необходимо разрабатывать программу обучения на основе реальных бизнес процессов, знакомых пользователям Выделить ключевых участников, представляющих все группы будущих пользователей. Включить в работу в проекте на ранней стадии.

14 Спасибо за внимание Мохова Татьяна – управление проектами

15