Информационные технологии в решении проблем в работе с архивами документов Компания «Триал электроникс ПЛС» Докладчики: Вербицкий Н.Ф. Директор по развитию. - презентация

1 Информационные технологии в решении проблем в работе с архивами документов Компания «Триал электроникс ПЛС» Докладчики: Вербицкий Н.Ф. Директор по развитию бизнеса Лободаев А.В. Руководитель проектов

2 Блок проблем архивного дела Комплектование архивного фонда, Обеспечение сохранности и учёта архивного фонда, Использование архивной информации, Создание научно-справочного аппарата, Централизованный государственный учёт. Компания «Триал электроникс ПЛС»

3 Решение проблем Разработка и внедрение технологии работы с бумажными и электронными документами при использовании АИС «Электронный архив». Создание, внедрение и использование в архивном деле интегрированных АИС ЭА с возможностью удалённого доступа к электронным документам. Разработка и использование регламентов взаимодействия между субъектами архивного делопроизводства. Техническое сопровождение АИС ЭА. Авторский надзор со стороны РАЗРАБОТЧИКА за соблюдение технологий работы с бумажными и электронными документами. Компания «Триал электроникс ПЛС»

4 Цель создания АИС «Электронный архив» - это разработка необходимых организационно- правовых и информационно-технологических механизмов информатизации архивного процесса и его интеграции в научно-образовательные, культурные и общественно-политические процессы. Компания «Триал электроникс ПЛС»

5 Достижение цели Формирование нормативно-методической базы создания и использования АИС ЭА, Разработка типовых технологий архивных процессов, Разработка технологии предоставления различных видов архивных информационных услуг различным категориям пользователей, Разработка технологии мониторинга состояния архивной системы. Внедрение разработанных технологий в государственных, муниципальных и ведомственных архивах. Создание эффективного механизма координации субъектов архивного процесса, Интеграция существующих информационных ресурсов архивного процесса, Решение вопросов стандартизации и технологической согласованности информационных ресурсов субъектов архивного процесса. Компания «Триал электроникс ПЛС»

6 Информационные технологии в работе с архивами документов Компания «Триал электроникс ПЛС»

7 Подсистема ввода документов Компания «Триал электроникс ПЛС» Совместное решение: Триал Электроникс ПЛС, ПИРИТ, ABBYY Software House

8 Потоковый ввод документов Регистрация документов + нанесение штрих-кода+ считывание Сканирование документов + (распознавание) Автоматическая привязка электронного образа документа к РКД Размещение документов в хранилище Компания «Триал электроникс ПЛС» C-Pen 10

9 9 Сканеры средней производительности Kodak i250 Цветной Формат А3 Скорость 50 страниц в минуту Односторонний существует двухсторонний аналог – Kodak i260 Ёмкость автоподатчика 100 листов Опциональный планшет Интерфейс FireWire Компания «Триал электроникс ПЛС»

10 10 Книжный сканер KODAK Filemaster+ Маскировка теней и отпечатков пальцев оператора Автоматическая и ручная настройка экспозиции Автоматическое центрирование документов Удаление чёрной границы на отсканированных документах Формат – A2 Разрешение 200, 300, 400 и 600 dpi Возможность создания PDF-файлов (помимо TIFF G3, G4) Опции Угловой держатель книги Опциональная плата 256 оттенков серого Программное обеспечение POWERBOOK:

11 Подсистема Управления Архивными Фондами Документов Компания «Триал электроникс ПЛС» Совместное решение: Триал Электроникс ПЛС Фирма «АС».

12 12 ПО «АС-Архив» ( клиент ) ПО «АС-Архив. Локальный » ПО «АС- Архив. Реестр» БД (MS SQL) Хранилище документной информации (атрибутов) и служебной информации In-out Хранилище документов (FS) Сервер приложения Документ- сервер Сервер аутентификации In-out MS Windows Индекс- сервер Полнофункциональное клиент-серверное приложение для центрального архива Локальные приложения для комплектования описания и просмотра документации Подсистема Управления Архивными Фондами Документов Компания «Триал электроникс ПЛС»

13 Управление комплектованием архивных фондов, Государственный учёт документов архива, Учёт сохранности документов архива, Создание и ведение научно-справочного аппарата, Учёт и контроль исполнения социально-правовых запросов, Учёт использования архивных фондов, Управление архивным процессом – мониторинг, Представление архивных ресурсов в Интернет. Подсистема Управления Архивными Фондами Документов Функциональные модули ПУАФД: Компания «Триал электроникс ПЛС»

14 Ведение данных об источниках комплектования (организации и физические лица). Ведение наблюдательных дел. Обеспечение процессов экспертизы ценности. Контроль организации делопроизводства ведомственных архивов по наблюдательным делам. Контроль состояния ведомственных архивов (ВА). Учет состава и количества единиц хранения в ВА и переданных на хранение в государственные архивы. Генерация отчетов. ПУАФД Управление комплектованием архивного фонда Компания «Триал электроникс ПЛС»

15 Учет поступлений документов в архив и выбытия из архива. Учет изменений количества документов архива в результате проведения работ. Ведение данных о незадокументированных периодах. Ведение данных о переименованиях. Учет особо ценных документов, секретных и рассекреченных единиц хранения. Учет документов, принятых на временное, в том числе депозитарное хранение. Учет страхового фонда и фонда пользования. Генерация основных и вспомогательных учетных документов. Генерация паспорта архива и архивохранилища. ПУАФД Государственный учёт архива документов Компания «Триал электроникс ПЛС»

16 Ведение системы топографических указателей. Оперативный поиск местонахождения фонда, единицы хранения в хранилищах архива. Учет движения единиц хранения (выдача и возврат). Учет движения описей. Ведение данных о перемещениях единиц хранения в архивохранилищах. Прием на хранение. Прием заказов. Учет физического состояния фондов. Учет проверок наличия и состояния дел. Генерация и печать журналов выдачи и возврата дел. Генерация и печать книги учета выдачи фотодокументов. Ведение паспорта архивохранилища. ПУАФД Учёт сохранности документов архива Компания «Триал электроникс ПЛС»

17 Создание элементов НСА для документов на бумажной основе и специальных видах носителей. Ведение элементов НСА (ввод карточек, корректировка введенных записей, удаление карточек для снятых с учета документов). Ведение журнала изменений. Ведение книги учета и описания фотодокументов. Ведение журнала использования систематического каталога. Систематизация дел внутри фондов: по разделам описи, внутри разделов по подразделам. Систематизация карточек фотокаталога. Составление списка сокращений. Составление акта НТО. ПУАФД Создание и ведение научно-справочного аппарата Компания «Триал электроникс ПЛС»

18 Регистрация запросов. Определение приоритета и сроков исполнения запроса. Исполнение социально- правового запроса с использованием тематических картотек и межфондовых указателей. Учет ответов на запрос. Формирование и вывод на печать отчетов и выходных форм. ПУАФД Учёт и контроль социально-правовых запросов Компания «Триал электроникс ПЛС»

19 Ведение данных о пользователях архивных фондов. Ведение данных об использовании архивных фондов. Поиск архивной информации по исполненным тематическим запросам. Вычисление статистики использования фондов. Получение списка фондов для создания фонда пользования. ПУАФД Учёт использования архивных фондов

20 Перспективное и оперативное планирование архивного процесса. Периодический учет и контроль основных показателей работы архивов. Анализ динамики развития архивной службы. Ресурсное обеспечение архивной службы. Выработка управляющих воздействий на архивный процесс. Ведение каталога архивных фондов. Ведение данных об источниках комплектования для архивной инспекции. Информационное обеспечение работы ЭПК архивного управления. ПУАФД Управление архивным процессом-мониторинг.

21 Обеспечение для различных групп пользователей многопользовательского доступа к БД «Электронный Архив». Поиск информации по любым параметрам и их сочетаниям для всех уровней иерархии (фонд, опись, дело, документ). Сбор статистики. Отправки сообщений. Поддержка новостей. Ведение гостевой книги. Администрирование пользователей. Распределенное администрирование сайтов. ПУАФД Представление архивных ресурсов в Internet. Компания «Триал электроникс ПЛС»

22 Подсистема хранения документов Компания «Триал электроникс ПЛС» Решение: Триал Электроникс ПЛС, Kubota Comps

23 Подсистема хранения документов Компания «Триал электроникс ПЛС» Роботизированные CD/DVD-библиотеки Низкая стоимость хранения 1 Гб. Информации. Долговечность хранение данных на носителях до 100 лет. Высокая надёжность устройств чтения/записи. Стойкость к магнитным и электромагнитным воздействиям. Отсутствие механического износа носителя при операциях чтения/записи. Идентификация носителя по метке, записанной на носителе. Произвольный доступ к данным на носителе.

24 Серия представлена моделями: BA145-4M, BA165-4, BA180-2M, BA200-1, BA200-2 Носители:двусторонние DVD Ёмкость:1.88 Тбайт Количество дисков:200 Количество приводов:2 Монтируемая в стойку DVD-библиотека BA-200 Подсистема хранения документов Компания «Триал электроникс ПЛС»

25 Монтируемая в стойку PDD-библиотека VDC60 Механизм библиотеки VDC60 Исполнение корпуса (7U) позволяет использовать библиотеку как в промышленных 19" стойках, так и в настольном варианте. До четырех приводов для ускорения резервирования и дублирования данных. Наличие устройства оперативной смены диска ( mail-slot ) для организации "offline" архива и удаленного хранения наиболее важной информации. Ёмкость: до 1.56 (3.35*) Тб Скорость записи: до 9 (18*) Мб/с на привод. * При использовании PDD дисков ёмкостью 50 ГБ Подсистема хранения документов Компания «Триал электроникс ПЛС»

26 Большая модульная PDD библиотека VDC2100 Масштабирование без дополнительных дорогостоящих механизмов транспортирования носителей между модулями. До 8 приводов для ускорения резервирования и дублирования данных Ёмкость: до 49,5 (107*) Тбайт Скорость записи: до 9 (18*) Мб/с на привод. Единственная модульная PDD библиотека, позволяющая наращивать ёмкость свыше 100* Тбайт. * При использовании PDD дисков ёмкостью 50 ГБ Подсистема хранения документов Компания «Триал электроникс ПЛС»

27 Основные мероприятия по внедрению План работ по вводу системы в эксплуатацию: Разработка организационного обеспечения проекта, Анализ существующей технологии работы с документами, Разработка Технического проекта АИС «Электронный архив», Инсталляция программного обеспечения на сервер и рабочие места, Установка, монтаж и настройка оборудования подсистем ввода и хранения документов (сканеры и DVD-библиотеки), Адаптация программного обеспечения по специфику деятельности заказчика, Внедрение «пилотной» версии электронного архива. Организация работы пользователей в СЭА. Обучение пользователей. Разработка инструкций по работе с системой. Разработка и запуск технологии перевода документов архивного фонда в электронный вид – «пилотный» проект по оцифровке. Определение направлений дальнейшего развития СЭА. Гарантийное и послегарантийное обслуживание: Гарантийное сопровождение, Послегарантийное сопровождение и авторская поддержка. Компания «Триал электроникс ПЛС»

28 Спасибо за внимание! Контактная информация Тел. (095) , Компания «Триал электроникс ПЛС»