Microsoft Enterprise Project Management Управления корпоративными проектами Михаил Козлов Консультант по бизнес решениям Microsoft mikhko@microsoft.com. - презентация

1 Microsoft Enterprise Project Management Управления корпоративными проектами Михаил Козлов Консультант по бизнес решениям Microsoft (095) июля 2003 г.

2 Содержание Цели, задачи и ценность управления проектами в организации Цели, задачи и ценность управления проектами в организации Состав решения Состав решения Обзор основных корпоративных возможностей Обзор основных корпоративных возможностей Преимущества для руководства, владельцев ресурсов (менеджеров) и участников проекта Преимущества для руководства, владельцев ресурсов (менеджеров) и участников проекта

3 Определение проекта Комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение конкретного результата в определенные сроки и в пределах выделенного бюджета (PMI) Комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение конкретного результата в определенные сроки и в пределах выделенного бюджета (PMI) Отличия от функциональной деятельности Отличия от функциональной деятельности Проект представляет собой уникальную комбинацию задач, сроков, ресурсов и рисков Проект представляет собой уникальную комбинацию задач, сроков, ресурсов и рисков Функции (закупки, производство, продажи, учет…) чаще всего опираются на относительно постоянные процессы (операции), сроки, риски и ресурсы Функции (закупки, производство, продажи, учет…) чаще всего опираются на относительно постоянные процессы (операции), сроки, риски и ресурсы

4 Разработка приложений Разработка аппаратного обеспечения Разработка ПО Бизнес-планирование Организационное развитие (управление изменениями) Инвестиции Маркетинговые исследования Представления продуктов Продажи Производственные проекты Исследовательские проекты Тестирование Настройка и поддержка Консультационные проекты Сопровождение Портфель проектов ИТ Стратегия и Финансы Продажи и маркетинг Исследования и разработка Сервис и поддержка Цель Microsoft EPM Проекты есть в каждой организации… Руководство Участники проекта Линейные менеджеры Менеджеры проектов Стратегия ВИДЕТЬ, ПОНИМАТЬ, КОНТРОЛИРОВАТЬ - необходимо руководству для управления портфелем проектов в рамках выбранной стратегии 74% of all IT projects fail, come in over budget or run past the original deadline. Every year, $75 billion is spent on failed IT projects in the U.S. Source: The Standish Group

5 ? Какие проекты сейчас идут в компании? Какие проекты сейчас идут в компании? Какой статус у важнейших проектов? Какой статус у важнейших проектов? Можно ли оптимизировать распределение ресурсов? Можно ли оптимизировать распределение ресурсов? Что произойдет с портфелем если: Что произойдет с портфелем если: Перераспределить ресурсы между проектами? Перераспределить ресурсы между проектами? Изменить сроки проекта? Изменить сроки проекта? Каким образом учитывается накопленный опыт? Каким образом учитывается накопленный опыт? Вопросы руководителю проектного офиса

6 ? Вопросы менеджерам проектов? До начала проекта: До начала проекта: Какие правила включения сотрудника в проект? Какие правила включения сотрудника в проект? Какие существуют требования к знаниям и навыкам сотрудников для данного проекта? Как они определяются? Какие существуют требования к знаниям и навыкам сотрудников для данного проекта? Как они определяются? Знаете ли вы кто что знает и умеет в организации? Знаете ли вы кто что знает и умеет в организации? Знаете ли вы загрузку ресурсов? В т.ч. в других департаментах и офисах? У подрядчиков? Знаете ли вы загрузку ресурсов? В т.ч. в других департаментах и офисах? У подрядчиков? Во время проекта: Во время проекта: Мотивированы ли сотрудники предоставлять данные по проекту и могут ли они вовремя сдавать проектную отчетность? Мотивированы ли сотрудники предоставлять данные по проекту и могут ли они вовремя сдавать проектную отчетность? Как изменятся сроки если мы уменьшим количество ресурсов на проекте? Как изменятся сроки если мы уменьшим количество ресурсов на проекте? Какие необходимы ресурсы что бы завершить проект к сроку Х? Какие необходимы ресурсы что бы завершить проект к сроку Х?

7 Проблемы проектной деятельности Фрагментарность знаний: Знания «заперты» внутри подразделений Знания «заперты» внутри подразделений Затруднен обмен сотрудниками/знаниями между подразделениями/проектами Затруднен обмен сотрудниками/знаниями между подразделениями/проектами Принятие решений имеет локальную поддержку Принятие решений имеет локальную поддержку Личные и корпоративные интересы не гармонизированы Личные и корпоративные интересы не гармонизированы Центр Офис A Офис Б Источник: V6

8 Проблемы проектной деятельности (2) Организация Организация Отсутствует положение о проектной деятельности в организации. Нет ясности, что относить к проектной деятельности Отсутствует положение о проектной деятельности в организации. Нет ясности, что относить к проектной деятельности Не определены процедуры инициализации проектов, их контроля и управления Не определены процедуры инициализации проектов, их контроля и управления Отсутствует нормативы, например: Отсутствует нормативы, например: по времени сотрудников, на которое их можно привлекать в проекты; по времени сотрудников, на которое их можно привлекать в проекты; требования к квалификации; требования к квалификации; ставки и нормы стоимости; ставки и нормы стоимости; по расходам времени и материалов… по расходам времени и материалов… Ответственность Ответственность Отсутствует позиция руководителя проекта, куратора проекта Отсутствует позиция руководителя проекта, куратора проекта Не определены полномочия и ответственности руководителя проекта и владельцев ресурсов Не определены полномочия и ответственности руководителя проекта и владельцев ресурсов

9 Проблемы проектной деятельности (3) Отчетность Отчетность Нет информации о том, какие программы и проекты идут в организации и в каком они находятся состоянии Нет информации о том, какие программы и проекты идут в организации и в каком они находятся состоянии Невозможно оценить использование ресурсов в различных проектах Невозможно оценить использование ресурсов в различных проектах Сложно принять решение о перераспределения ресурсов на приоритетные направления Сложно принять решение о перераспределения ресурсов на приоритетные направления Документы Документы Нет типовых шаблонов проектов Нет типовых шаблонов проектов Не определены общие свойства проектов Не определены общие свойства проектов Множественные хранилища документов по проектам Множественные хранилища документов по проектам Коммуникации Коммуникации Затруднен информационный обмен между участниками Затруднен информационный обмен между участниками Сбои в оповещении участников проекта о назначении/снятии проектных задач Сбои в оповещении участников проекта о назначении/снятии проектных задач Высокие затраты на подготовку консолидированных отчетов Высокие затраты на подготовку консолидированных отчетов

10 Связь корпоративной стратегии с портфелем проектов

11 Ценность EPM для управления предприятием Внедрение Microsoft EPM требует первоочередной концентрации внимания руководства на: Внедрение Microsoft EPM требует первоочередной концентрации внимания руководства на: Стратегии Стратегии Организации, Методиках и Процессах Организации, Методиках и Процессах Планировании Планировании Оценке производительности (качества) ресурсов Оценке производительности (качества) ресурсов Анализе рисков Анализе рисков Оперативном контроле (отчетность) и др. Оперативном контроле (отчетность) и др. Что прямо способствует повышению качества управления предприятием Что прямо способствует повышению качества управления предприятием

12 Интуитивное управление проектами Доступ к данным и совместная работа Платформа управления проектами Microsoft Enterprise Project Management Ведущее решение для управления портфелем корпоративных проектов Менеджеры проектов и ресурсов Проектные группы Руководство предприятия

13 Gartner Magic Quadrant: IS Project/Resource Management Gartner, Inc., 2002 Project/Resource Management Magic Quadrant, Matt Light, July 24, 2002, Note Number: M The Magic Quadrant is copyrighted July 2002 by Gartner, Inc. and is reused with permission. Gartners permission to print or reference its Magic Quadrant should not be deemed to be an endorsement of any company or product depicted in the quadrant. The Magic Quadrant is Gartners opinion and is an analytical representation of a marketplace at and for a specific time period. It measures vendors against Gartner-defined criteria for a marketplace. The positioning of vendors within a Magic Quadrant is based on the complex interplay of many factors. Gartner does not advise enterprises to select only those firms in the Leaders segment. In some situations, firms in the Visionary, Challenger, or Niche Player segments may be the right match for an enterprise's requirements. Well-informed vendor selection decisions should rely on more than a Magic Quadrant. Gartner research is intended to be one of many information sources including other published information and direct analyst interaction. Gartner expressly disclaims all warranties, express or implied of fitness of this research for a particular purpose.

14 Карта EPM решения для PMBoK процессов Таксономия процессов и действий (функций) адаптирована из: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOOK® Guide) 2000 Edition © 2000 Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newton Square, PA USA MSO = Microsoft Solution Offer РП = Решения партнеров Microsoft SPS = SharePoint Portal Service CMS = Content Management Server IE = Internet Explorer MS BSC = Microsoft Balanced Scorecard MSO = Microsoft Solution Offer РП = Решения партнеров Microsoft SPS = SharePoint Portal Service CMS = Content Management Server IE = Internet Explorer MS BSC = Microsoft Balanced Scorecard

15 Роли в проекте Исполнители Полный контроль над происходящим Project Web Access Руководство Интуитивное управление проектами Project Professional / Standard Совместная работа и динамическое планирование Project Web Access Менеджеры ресурсов Управление ресурсами на базе навыков Project Professional Менеджеры проектов

16 Рамки Enterprise Project Management (EPM) Управление портфелем Управление ресурсами Совместная работа над проектом Корпоративная стратегия Программы & инициативы Выбор приоритетов Выделение ресурсов Информационный обмен в реальном «проектном» времени Контроль и результаты

17 ВидетьПонимать Контроли- ровать Корпоративные возможности Центр ресурсов Мастер подстановки ресурсов Собрать команду из корп. пула ресурсов Корпоративный пул ресурсов Совместная работа над проектом Управление ресурсами Управление портфелем Библиотеки документов Учет проблем Доступ через Web Оповещения Табели времени Отчеты о выполнении Моделирование портфеля Анализ портфеля Корпоративные шаблоны Доп. Корпоративные поля Центр проектов Графики загрузки Интеграция с другими ИС (ERP, CRM, SCM…)

18 Управление портфелем проектов Централизованное представление проектов, задач и затрат: Централизованное представление проектов, задач и затрат: Анализ портфеля в соответствии с корпоративными целями и стратегией Анализ портфеля в соответствии с корпоративными целями и стратегией Консолидированное представление всей деятельности для оценки и расстановки приоритетов Консолидированное представление всей деятельности для оценки и расстановки приоритетов Минимизация общих затрат на проекты Минимизация общих затрат на проекты Повышение производительности за счет контроля всех календарных графиков и распределения ресурсов Повышение производительности за счет контроля всех календарных графиков и распределения ресурсов Управление портфелем проектов Управление ресурсами предприятия Управление проектами

19 Управление ресурсами (проектным персоналом) Решение Microsoft объединяет всю необходимую информацию о сотрудниках в одной системе: Максимизация использования доступных ресурсов Максимизация использования доступных ресурсов Оптимизация распределения ресурсов по проектам Оптимизация распределения ресурсов по проектам Учет наличия необходимых специалистов Учет наличия необходимых специалистов Планирование и управление персоналом Планирование и управление персоналом Управление портфелем проектов Управление проектами Управлениересурсамипредприятия Информация о персонале обычно необходима под разными углами зрения: Подразделения Региональные офисы Проекты Знания и навыки

20 Совместная работа над проектом Stakeholder Project Manager Team Lead Team Member Project Manager Team Lead Team Member Архив проектов Владельцыресурсов Участникипроекта Внешниепартнеры Руководителипроектов Членырабочейгруппы Лидерыкоманд Разделение знаний и информации: Улучшение процесса взаимодействия и принятия решений Улучшение процесса взаимодействия и принятия решений Избавление от повторного выполнения работы Избавление от повторного выполнения работы Использование предыдущего опыта Использование предыдущего опыта Управлениепроектами Управление ресурсами предприятия Управление портфелем проектов

21 Microsoft Project 2002 Professional Microsoft Project 2002 Server Microsoft Project Server Client Access License Решение Microsoft for Enterprise Project Management включает: Состав решения

22 Exchange Server Архитектура решения * Microsoft Project Web Access, the user interface of Microsoft Project Server, is available through acquiring Microsoft Project Server Client Access Licenses. SQL Server Участники проектов и руководство Менеджеры проектов и ресурсов * SharePoint Services / Portal Server Office XP

23 Типовые конфигурации Компьютер с Microsoft Project Server Компьютер с Microsoft Project Server Windows 2000 Server c последним Service Pack Windows 2000 Server c последним Service Pack SQL Server 2000 c последним Service Pack SQL Server 2000 c последним Service Pack Microsoft Project Server Microsoft Project Server SharePoint Portal Server (опционально) SharePoint Portal Server (опционально) Компьютер Менеджера проекта и Менеджера ресурсов Компьютер Менеджера проекта и Менеджера ресурсов Microsoft Project Professional 2002 Microsoft Project Professional 2002 Office XP рекомендуется Office XP рекомендуется Microsoft SQL Server CALs Microsoft SQL Server CALs SPS CALs (опционально) SPS CALs (опционально) Компьютер Руководителя и Участника проекта Компьютер Руководителя и Участника проекта Office XP рекомендуется Office XP рекомендуется Microsoft Project Server и SQL Server CALs Microsoft Project Server и SQL Server CALs SPS CALs (опционально) SPS CALs (опционально)

24 Подготовка к внедрению Организация Организация Отсутствует положение о проектной деятельности в организации. Нет ясности, что относить к проектной деятельности Отсутствует положение о проектной деятельности в организации. Нет ясности, что относить к проектной деятельности Ответственность Ответственность Не определены полномочия и ответственности руководителя проекта и владельцев ресурсов Не определены полномочия и ответственности руководителя проекта и владельцев ресурсов Делопроизводство Делопроизводство Отчетность Отчетность Коммуникации Коммуникации Фрагментарность знаний Фрагментарность знаний Центр Офис A Офис Б

25 Подготовка к внедрению Организация: Организация: Что является проектом, а что нет? Что является проектом, а что нет? Организационная структура Организационная структура Жизненный цикл проекта и управление качеством: Жизненный цикл проекта и управление качеством: Процессы планирования и анализа рисков Процессы планирования и анализа рисков Квалификация и другие требования к ресурсам Квалификация и другие требования к ресурсам Регламенты, наблюдения и контроль отклонений Регламенты, наблюдения и контроль отклонений Ответственность (права и обязанности): Ответственность (права и обязанности): Руководства Руководства Руководителей проектов Руководителей проектов Владельцев ресурсов и сотрудников Владельцев ресурсов и сотрудников Отчетность Отчетность Какая существует потребность в отчетности? Какая существует потребность в отчетности? Что должно содержаться в отчетах и как часто они должны предоставляться? Что должно содержаться в отчетах и как часто они должны предоставляться?

26 Вопросы перед началом (EIF) Проекты Какие будут основные этапы проекта(ов)? Какие будут основные этапы проекта(ов)? Какую необходимо хранить информацию о проекте? Какую необходимо хранить информацию о проекте? Как будет отслеживаться выполнение проектов? Как будет отслеживаться выполнение проектов?Ресурсы Какая информация необходима о ресурсах? Какая информация необходима о ресурсах? По какому расписанию работают сотрудники и как загружены ресурсы? По какому расписанию работают сотрудники и как загружены ресурсы? Каким образом ресурсы выделяются на проект(ы)? Каким образом ресурсы выделяются на проект(ы)?Задачи Какая информация необходима по задачам проекта? Какая информация необходима по задачам проекта? Что необходимо для отслеживания выполнения задач? Что необходимо для отслеживания выполнения задач?

27 Методы внедрения Формализация требований к методам и бизнес-процессам для управления портфелем проектов: Формализация требований к методам и бизнес-процессам для управления портфелем проектов: Microsoft Project Enterprise Implementation Framework (EIF) /TechNet/prodtechnol/project/project2002/reskit/toolbox/tbd ply.asp Microsoft Project Enterprise Implementation Framework (EIF) /TechNet/prodtechnol/project/project2002/reskit/toolbox/tbd ply.asp /TechNet/prodtechnol/project/project2002/reskit/toolbox/tbd ply.asp /TechNet/prodtechnol/project/project2002/reskit/toolbox/tbd ply.asp Управление проектом внедрения EPM: Управление проектом внедрения EPM: Enterprise Project Management Deployment Guide epm00.asp Enterprise Project Management Deployment Guide epm00.asp epm00.asp epm00.asp

28 Руководство по внедрению Enterprise Project Management Deployment Guide Enterprise Project Management Deployment Guide Описывает полный жизненный цикл проекта по внедрению EPM, включая участие партнера, MCS (Microsoft Consulting) и PSS (Product Service & Support). Описывает полный жизненный цикл проекта по внедрению EPM, включая участие партнера, MCS (Microsoft Consulting) и PSS (Product Service & Support). Процесс основывается на методах Microsoft Solutions Framework, расширяя методику Enterprise Implementation Framework. Процесс основывается на методах Microsoft Solutions Framework, расширяя методику Enterprise Implementation Framework. Основное внимание уделяется процессу определения бизнес требований (>50% общих затрат при внедрении) Основное внимание уделяется процессу определения бизнес требований (>50% общих затрат при внедрении)

29 Примеры внедрения в России Центральный Банк Центральный Банк Создание системы управления проектами в учреждении «Глобальные информационные системы» Банка России Создание системы управления проектами в учреждении «Глобальные информационные системы» Банка России Одна из крупнейших российских нефте-газовых компаний Одна из крупнейших российских нефте-газовых компаний Управление инвестиционными и строительными проектами Управление инвестиционными и строительными проектами Министерство Путей Сообщения Министерство Путей Сообщения Внедрение технологии планирования и контроля реализации отраслевого проекта создания единой корпоративной автоматизированной системы управления финансами и ресурсами Внедрение технологии планирования и контроля реализации отраслевого проекта создания единой корпоративной автоматизированной системы управления финансами и ресурсами

30 Основные преимущества УКП Быстрота реакции в бизнесе BUSINESS AGILITY Видение ключевых проектов и использования ресурсов во всей организации Понимание как проекты и ресурсы связаны с бизнес целями и как они влияют на общую производительность предприятия Контроль над проектами и ресурсами в изменяющихся условиях ведения бизнеса

31 Дополнительные ресурсы Российский веб-сервер компании Microsoft Российский веб-сервер компании Microsoft Microsoft TechNet Microsoft TechNet Microsoft Project Enterprise Implementation Framework (EIF) Microsoft Project Enterprise Implementation Framework (EIF) TechNet/prodtechnol/project/project2002/reskit/toolbox/tbdpl y.asp TechNet/prodtechnol/project/project2002/reskit/toolbox/tbdpl y.asp TechNet/prodtechnol/project/project2002/reskit/toolbox/tbdpl y.asp TechNet/prodtechnol/project/project2002/reskit/toolbox/tbdpl y.asp Enterprise Project Management Deployment Guide Enterprise Project Management Deployment Guide echnet/itsolutions/mso/epm/msoepm00.asp echnet/itsolutions/mso/epm/msoepm00.asp echnet/itsolutions/mso/epm/msoepm00.asp echnet/itsolutions/mso/epm/msoepm00.asp Microsoft Project MSDN Developer Center: Microsoft Project MSDN Developer Center:

32 Партнеры Ланит/A-Project: Ланит/A-Project: Валерий Васильев Валерий Васильев (095) (095) Поликом Про: Поликом Про: Елена Осипова Елена Осипова (812) (812) Текора Консалтинг: Текора Консалтинг: Юрий Трубицын Юрий Трубицын (095) (095)

33 Спасибо! Вопросы?

34 © 2003 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.