Www.ibs.ru Корпоративная Система управления документами на платформах Documentum и SAP ООО «Газпром трансгаз Уфа» Елена Мячина отделение документооборота. - презентация

1 Корпоративная Система управления документами на платформах Documentum и SAP ООО «Газпром трансгаз Уфа» Елена Мячина отделение документооборота ДКСУ ИБС Компания «Информационные Бизнес Системы» (IBS)

2 2 Содержание Портрет Заказчика Возможности Системы Обзор Системы Результаты внедрения и промышленной эксплуатации

3 3 Портрет Заказчика Основное направление деятельности ООО «Газпром трансгаз Уфа» (ранее ООО «Баштрансгаз») – дочернее предприятие ОАО «Газпром», одно из крупнейший предприятий ТЭК Республики Башкортастан, сложная разветвленная структура: 15 филиалов и подразделений. Надежное снабжение потребителей Российской Федерации и Республики Башкортостан газом и газовым конденсатом, обеспечение поставок газа в страны дальнего и ближнего зарубежья по межгосударственным и межправительственным соглашениям.

4 4 Задачи Компании в области управления документацией Управление договорными документами Управление нормативной и справочной документацией Управление технической и проектно-сметной документацией Управление организационно-распорядительной документацией Управление web- и медиа- содержанием

5 5 Содержание Портрет Заказчика Возможности Системы Обзор Системы Результаты внедрения и промышленной эксплуатации

6 6 Задачи, решаемые Системой Интеграция процессов документационного обеспечения в рамках корпоративной ИИУС Разграничение доступа к документам Ведение корпоративного хранилища электронных документов Автоматизация бизнес-процессов документационного обеспечения деятельности предприятия

7 7 Технологические возможности Системы Управление деловыми процессами и маршрутами движения документов Управление массовым вводом документов через устройства сканирования Интеграция с SAP ERP Управление содержанием Администрирование

8 8 Функциональные возможности Системы Автоматизация подготовки текстов документов по заданным шаблонам Автоматизация процессов согласования документов: Автоматизация процессов организации исполнения и контроля исполнения документов: Формирование отчетности: - определение маршрута согласования документа - определение сроков согласования на каждом из этапов согласования - возможность выбора и модификации типового маршрута - контроль сроков на каждом этапе согласования - рассылка шаблонов резолюций с документами, требующими обязательного рассмотрения и исполнения - рассылка уведомлений и напоминаний об истечении срока исполнения - журналы регистрации - статистика рассмотрения, исполнения - справки и сводки….. и др.

9 9 Содержание Портрет Заказчика Возможности Системы Обзор Система Результаты внедрения и промышленной эксплуатации

10 10 Виды документов, представленные в Системе Документы, для которых предусмотрена обработка в SAP Договор Дополнительное соглашение Спецификация к договору Акт закупки, акт приема-передачи выполненных работ/предоставления услуг, акт приема-передачи векселей и др., Контрагент Служебные записки об аннулировании, пролонгации, исполнении обязательств…. Документы, для которых НЕ предусмотрена обработка в SAP Входящая и исходящая корреспонденция Руководящие документы Приказы, распоряжения, служебные записки и другие внутренние документы Состав документов определяется потребностями бизнеса Заказчика

11 11 Управление деловыми процессами и документами Входящие документы; Исходящие документы; Договоры Внутренние документы: Приказы и распоряжения, Служебные записки, Протоколы, Руководящие документы Тип документа определяет технологический процесс Письмо; Служебная записка; Приказ; Договор и т.д. Вид документа определяет состав атрибутов РКК Тип договора: рамочный, условный, прямой… Вид договора: авторский, агентский, подряд… Рамочный: Z04; ZDGV; ZDGU… Значение SAP-атрибута определяет состав доп. атрибутов РКК Договор подряда на проектные и изыскательские работы –«ТИПОВОЙПодрядаЗаказчикиМыПроектирование.dot» –«ТИПОВОЙПодрядаЗаказчикиМыПроектирование_п1.dot» –«ТИПОВОЙПодрядаЗаказчикиМыПроектирование_п2.dot» Договор на водоснабжение –«ТИПОВОЙВодоснабжение.dot » Значение доп. атрибута определяет набор шаблонов

12 12 Управление деловыми процессами Documentum Administrator Documentum WebTop Documentum Application Builder Business Process Manager Инструменты Администратора Системы:

13 13 Управление деловыми процессами Папки и ящики Задания и уведомления Электронные карточки: закладки: «Реквизиты» «Согласование / Подписание» «Резолюции / Контроль исполнения» «Рассылка» «Ссылки» «Разрешения» «История» «Тех.процессы Отчеты Инструменты пользователя Системы:

14 14 Управление маршрутами документов Описание технологического процесса Определение свойств и разрешений маршрута Выбор или задание маршрута Мониторинг прохождения документа Маршрутизация документов

15 15 Подсистема корпоративной отчетности «Журналы» «Статистика» «Исполнительская дисциплина» «Договора» Состав отчетов дополняет служба технической поддержки Заказчика MS Word MS Excel Acrobat Reader Приложение для экспорта данных выбирает Пользователь

16 16 Управление содержанием Создание пакета договорных документов по шаблонам Сканирование документов Назначение жизненного цикла Обновление содержания после внесения изменений в карточку документа Хранение версий Управление доступом

17 17 Административное управление Делегирование прав Управление группами и ролями Переопределение разрешений Хранение истории и др.

18 18 Содержание Портрет Заказчика Возможности Системы Обзор Системы Результаты внедрения и промышленной эксплуатации

19 19 Эффекты от внедрения Системы получены Для Компании в целом Повышение прозрачности бизнеса за счет объединения структурированной и неструктурированной информации Обеспечение динамичности бизнеса за счет быстрого изменения отдельных бизнес-процессов без остановки системы в целом Сокращение затрат на поддержку сложной интегрированной информационной структуры и интеграция системы электронного документооборота в систему управления ресурсами SAP R/3 Обеспечения высокого уровня корпоративной безопасности Переход на безбумажную технологию работы с документами Создание единой системы электронного документооборота, создание единого информационного пространства Общества.

20 20 Эффекты от внедрения Системы получены Для руководителей структурных подразделений Оперативный доступ к оригиналам всех видов документов Оперативный контроль хода исполнения поручений и договорных обязательств Для юристов и финансистов Контроль содержания договора Ведение истории по договору, учет связей между документами, Доступ к содержанию документов из ERP системы, Поддержка процессов аннулирования и пролонгации первичных документов...

21 21 Эффекты от внедрения Системы получены Для службы документационного обеспечения Сокращение затрат на регистрацию документов, контроль сроков их исполнения Оптимизация использования производственных площадей за счет хранения документов в электронном виде Сокращение затрат на поиск бумажных документов Повышение сохранности документов Обеспечение режима конфиденциальности при работе с документами

22 тел.: +7 (495) факс:+7 (495) internet: , Москва, Дмитровское шоссе, 9Б Спасибо за внимание! Компания «Информационные Бизнес Системы» (IBS)