© 2005 СП ЗАО Международный деловой альянс Методология внедрения Электронного Документооборота Сергей Сергиеня Минск 2005 г. - презентация

1

2 © 2005 СП ЗАО Международный деловой альянс Методология внедрения Электронного Документооборота Сергей Сергиеня Минск 2005 г.

3 © 2005 СП ЗАО Международный деловой альянс Особенности внедрения систем документооборота Совокупная стоимость владения. Человеческий фактор. Критерии оценки О том, что непосредственно влияет на результат Сравнение: "Делопроизводство" и "КАНЦЛЕР" Архитектура. Функции. Маркетинг О том, чем отличаются две системы разного поколения Методология внедрения Рабочая группа. Формализация процессов внедрения О том, как можно управлять результатом Содержание

4 © 2005 СП ЗАО Международный деловой альянс Человеческий фактор Нет системы, более зависимой от человеческого фактора, нежели системы электронного документооборота… Если есть устройство, которое можно разобрать, а потом неправильно собрать, то обязательно найдется человек, который так и поступит... (мудрость)

5 © 2005 СП ЗАО Международный деловой альянс Человеческий фактор Много разнородных пользователей В единой системе единовременно объединяется огромное количество различных людей по возрасту, должности, вкусам, образованию и т.д. Не ставь себя в неловкое положение - доверься людям, они все сделают сами Нормативные документы Отсутствие регламента для пользователей с досконально описанной нормативной базой создает дополнительные риски при внедрении Люди свято законы и библейские заповеди, но поступают по своему разумению Обучение пользователей Масштабное обучение пользователей системы - необходимое условие успешного внедрения Человек, эксплуатирующий любое высокотехнологичное оборудование, не глупее того, кто его сконструировал

6 © 2005 СП ЗАО Международный деловой альянс Основные Заблуждения Готовое решение Не существует готовых решений. Есть только готовые продукты. Готовое решение - это достигнутый результат. От начала внедрения ЭД и до эффекта от его использования проходит время. Нельзя купить избавление от голода. Можно купить еду и насытиться Цена и Совокупная стоимость владения Система электронного документооборота обходится не в цену приобретенного продукта. Она выше в РАЗЫ, если не порядки. Необходимо учитывать затраты времени, стоимость внедрения, развития и т.д. Целесообразность внедрения электронного документооборота необходимо рассчитывать не столько по достигнутому эффекту, сколько по экономии на проблемах, которых удастся избежать Быстро, Качественно и Недорого Выберите любые два сочетания. Совместить три составляющие воедино при внедрении электронного документооборота невозможно Нельзя объять необъятное

7 © 2005 СП ЗАО Международный деловой альянс Выбор продукта Оценить различные программные продукты не специалисту практически невозможно. Все системы, представленные на рынке, имеют схожие характеристики, суть различий которых при эксплуатации не существенна. Т.е. по техническим характеристикам продукта спрогнозировать результат внедрения нельзя Выбирать необходимо партнера Самостоятельность Заказчики переоценивают свои возможности самостоятельно внедрить, а тем более разработать систему электронного документооборота Основные ошибки

8 © 2005 СП ЗАО Международный деловой альянс Дом можно построить самому, но лучше, чтобы это сделал профессиональный строитель, посадить дерево лучше доверить профессиональному садовнику... а ребенка лучше самому... Начать... и попробовать Отсутствие воли, измеримых целей, задач и четких планов гарантирует провал. Отсутствие внимания руководства является причиной 20% всех провальных проектов Или делать, или пытаться Основные ошибки

9 © 2005 СП ЗАО Международный деловой альянс Основные критерии Выбор партнера Экономическая безопасность - надежность, масштаб, гарантии, компетентность, подтверждения качества, полнота услуг. ОТЕЧЕСТВЕННЫЙ ПРОИЗВОДИТЕЛЬ Партнер должен быть в состоянии решить все Ваши проблемы, даже те, о которых Вы еще не подозреваете Соответствие Концепции IT Внедрение и последующее развитие системы электронного документооборота невозможно без учета концепции развития всей информационной системы, т.к. является неотъемлемой интегрированной ее частью Автоматизация беспорядка приводит к большему беспорядку Оценки свойств (но не функций) продукта Преимущества ППП "Делопроизводство" и ППП "Канцлер" наглядно демонстрируют, что при полном соответствии единого набора функций качество продукта отличается. Функции у разных продуктов разных производителей реализованы идентично, но свойства продукта разные: и запорожец, и мерседес автомобили и они оба ездят…

10 © 2005 СП ЗАО Международный деловой альянс Сравнение Архитектур Состав Компонент Единое Ядро в Канцлере Зависимость Компонент В Канцлере компоненты подключаются только к Ядру Единые библиотеки, наследование кода Связи между Компонентами В Канцлере процесс обеспечения связей управляемый, в Делопроизводстве статичный Аппаратные требования В Канцлере, надо признать, они выше СУБД Канцлер работает с Lotus 6x и выше, Делопроизводство с 4х и выше, но эффективность за Канцлером Пользовательский интерфейс В Канцлере три точки входа и настраиваемый интерфейс, против двух в Делопроизводстве

11 © 2005 СП ЗАО Международный деловой альянс Сравнение Архитектур Настройки В Канцлере больше степеней свободы при настройках (кнопки, функции, маршруты) Установка Инсталлятор, позволяющий устанавливать Канцлер и протокол инсталляции Двухуровневое протоколирование Двухуровневое в обоих продуктах, но в Канцлере еще и отправка администратору сообщений "Открытость" системы Канцлер открыт для создание ЛЮБЫХ систем электронного документооборота Распределенная схема XML-протоколы в Делопроизводстве фиксированы, в Канцлере - конфигурируются

12 © 2005 СП ЗАО Международный деловой альянс Сравнение Функций « Маршрутизатор создание маршрутов, графическое представление, возможность корректировки Конфигурация структуры регистрационного номера Настройка реквизитов РКК в Канцлере есть возможность корректировки реквизитов РКК Адаптивность отображения реквизитов РКК Пользователь видит набор реквизитов, соответствующий состоянию документа ЭЦП существует единый для пользователя интерфейс работы с ЭЦП. ЭЦП может быть подключена любая

13 © 2005 СП ЗАО Международный деловой альянс Сравнение Функций Группировка пользователей Три логические группы пользователей Механизм замещения В Делопроизводстве был ограничен. В Канцлере автоматический и для любого пользователя Архивное делопроизводство в Канцлере полный цикл, в Делопроизводстве только привязка к справочнику номенклатуры дел Версионность документов В Канцлере ведется учет Личная папка для результатов поиска Есть в обоих продуктах, в Канцлере есть возможность передачи в отчет

14 © 2005 СП ЗАО Международный деловой альянс Сравнение Функций Отчетность В Делопроизводстве - статичные формы, В Канцлере - Excel- генератор Шаблоны вложений В Канцлере: Подготовка файл - шаблонов MS Word с использованием информационных меток для печати документов в соответствии с ГОСТами Уровни вложенности подразделений в Канцлере 32, в Делопроизводстве 11 Соответствие Нормативной базе В Канцлере предусмотрены возможности адаптировать все формы и представления документов изменениям нормативной базы без доработок системы - только настройками

15 © 2005 СП ЗАО Международный деловой альянс Архитектура Архитектура направлена на предоставление максимальных возможностей по конфигурации и адаптации системы. При этом обеспечивается независимость пользователей от разработчиков в конфигурации и развитии системы. Сервисы архитектуры не просто достаточны, но не избыточны Функции Сохранение всех традиционных функций делопроизводства и возможность их расширения до полноценного документооборота Система гибко развивается от простой до очень сложной, что важно на этапе первоначального внедрения Документооборот и делопроизводство не одно и то же Маркетинг В продукте изначально учтены базовые факторы, влияющие на результативность внедрения - обязательное обучение, инсталляция... Если хочешь сделать что-то хорошо - делай это сам Свойства КАНЦЛЕРА

16 © 2005 СП ЗАО Международный деловой альянс Факторы успеха Объективные Наличие Hardware, Функциональность продукта, инфраструктура объекта автоматизации, инвестиционный климат, Outsource Для внедрения системы электронного документооборота должны быть выполнены необходимые условия Субъективные Соответствие целей и задач, человеческий фактор, своевременность Необходимо выполнение достаточных условий для внедрения. Главные Отсутствие иллюзий и готовность организационной структуры к внедрению. Успех зависит от воли руководства

17 © 2005 СП ЗАО Международный деловой альянс Идеальное внедрение Обследование Заказчика Анализ процессов Заказчика Определение специальных требований Разработка Технического Задания Выбор среды реализации Организационные мероприятия в структуре Заказчика Реализация программного решения Что потом ? Гарантийное обслуживание Обновления и консультации Дальнейшее развитие системы Внедрение программного решения Опытная эксплуатация Опытно-промышленная эксплуатация Промышленная эксплуатация Обучение

18 © 2005 СП ЗАО Международный деловой альянс Направления работ Предметная область Компоненты решения - Функциональность компонент - Инфраструктура объектов автоматизации - Пользователи Основа - нормативная база, вовлечение пользователях на ранних стадиях работ Инфраструктура IT Существующая структура, планы, перспективы, цели и задачи, - Существующий уровень автоматизации - сеть, оснащенность, культура IT заказчика - Квалификация персонала Основа - Концепция IT Руководство Наличие воли руководителя -- желание внедрять - Понимание и четкие требования к СЭД - Внимание к процессу внедрения Успех зависит от воли руководства

19 © 2005 СП ЗАО Международный деловой альянс Групповая работа Создание рабочей группы на предприятии Заказчика Компания, осуществляющая внедрение IT-специалисты Заказчика Представители профильных служб - объектов автоматизации Руководство Цели, задачи, полномочия рабочей группы Формулировка требований к реализации (20%) Планирование, распределение ответственности (20%) Регулирование административного ресурса Заказчика Контроль проведения работ, внесение корректирующих изменений Прием результатов и оценка их соответствия задачам Оперативное разрешение критических ситуаций Форма работы Формализация событий проекта - планы, протоколы, отчеты Плановый Контроль - milestones Нормативная база

20 © 2005 СП ЗАО Международный деловой альянс Назначение Канцлера Платформа для создания электронного документооборота ТРИ варианта решений в рамках одного продукта. Ядро Канцлера и основа разработки заказных решений, и возможность использования продуктовой линейки готовых изделий, и широчайшие возможности адаптации под любую специфику Если нельзя одновременно быть сразу в двух местах, надо задуматься, и... попасть сразу в два места Партнеры и возможности своего развития Канцлер предоставляет полный набор сервисов для квалифицированного специалиста по развитию системы, включая возможность подключения собственных конечных приложений к Ядру системы Важно: в настоящий момент возможность подключения своих компонент отключена Цель проекта Канцлер Главные задачи: удовлетворение Заказчика и построение долгосрочных отношений, минимизация цены и полнота представленных услуг Нам есть что предложить и помимо Канцлера

21 © 2005 СП ЗАО Международный деловой альянс Спасибо за внимание ! Республика Беларусь, Минск, ул.М.Богдановича, 155 Телефон: / Факс: /