© Six Sigma Online. ru Выбор процесса Получение проектов раздаточных материалов от преподавателей Проведение учебного занятия Подготовка рабочей тетради. - презентация

1 © Six Sigma Online. ru Выбор процесса Получение проектов раздаточных материалов от преподавателей Проведение учебного занятия Подготовка рабочей тетради слушателя Получены материалы в разных форматах Печать, прошивание, укладка в рабочую тетрадь с промо мат. Подготовка пакета документов в формате школы Контроль качества рабочей тетради Использование на занятии

2 © Six Sigma Online. ru Описание процесса 2 Объектом исследования является процесс подготовки рабочей тетради слушателя. К очередной тематической неделе требуется подготовить около 60 папок участников из, примерно, 15 различных тем, в каждой от 3 до 6 тем. В процессе участвуют 5 сотрудников: оператор печати и формирования папки, менеджер групп, консультант направления, методист и руководитель направления. Работы проводятся в 5 кабинетах. Методист получает от преподавателей тематические материалы (старается сразу поучить в формате школы, но иногда требуется отправить на доработку, согласовать отклонения или сложные вопросы с руководителем направления). Этот шаг начинается за 4- 2 недели до начала занятий, должен закончится в пятницу накануне тематической недели. Полученные материалы раскладываются по папкам преподавателей на сервере, готовятся программы обучения для каждого участника. 1-й кабинет 2-й этаж Параллельно, консультант направления формируется списки групп, итоговые анкеты, список сокурсников. 2-й кабинет 2-й этаж В пятницу в 12-00, оператор по спискам участников распечатывает их программы обучения, в соответствии с ними печатает тематические материалы и формирует индивидуальные папки участника. 3-й кабинет 1-й этаж. Менеджер групп по запросу оператора приносит со склада листы и папки, от консультанта часть распечатанных материалов. Основное место работы 2-й каб. 2 –й этаж, склад в подвале 4-й кабинет. Готовые материалы расставляют в специальном шкафу в аудитории, 2-й этаж 5-й кабинет. Процесс проходит неоправданно долго, «печатно-расфасовочная часть» длится от 3-х дней до 7. Почти при каждом запуск выявляются единичные недостатки в сформированной папке, которые исправляются в ходе процесса обучения

3 © Six Sigma Online. ru БЛАНК РЕГИСТРАЦИИ ПОТЕРЬ 3 TIMWOODS 1 За день до регламентного времени распечатывания материалов оператор проверяет наличие списков участников, программ обучения и готовность тематических материалов для печати. Списки готовы с 95% уверенностью (3 человека не гарантированно, что придут учится), программы не готовы для печати (есть только вид для рассылки слушателям), тематические материалы готовы на 80%, но отмечена готовность только 25%, так как по регламенту предоставить их надо только через день. Оператор согласовывает готовность 2-м этаже в 2-х кабинетах. Из-за раннего начала было сделано минимум 2 дополнительных итерации согласования * * * 2 На высоком стеллаже лежат запасы фирменных обложек для папок (4*25) 100 штук + в нише еще 4* штук. Т.е всего 250 штук при потребности для очередной недели 60 штук. *** 3Половину принесли со склада (этажом ниже) перед началом работы.* 4распечатанные листы отдельных тематических дней лежат до суток, пока не будет готов комплект на полную программу * 5 25 пустых папок из коробки заполнены закладками и расставляются на полу. Нет места для более удобной расстановки папок (к понедельнику надо 22) ** ** 6каждый вид тематических материалов разыскивается в папке преподавателя (в 13 разных папках на сервере) * * 7программы обучения лежат в отдельной папке * 8распечатанные листы отдельных тематических дней лежат до суток, пока не будет готов комплект на полную программу * 9 На печать запускается по примерно листов. Т.е. при среднем размере тематического материала 40 листов и количестве участников на данном дне 12 человек, на печать отдельного дня уходит два запуска. Всего получается вместо 15 запусков на пеать - примерно 30. После 1-2-х запусков принтер открывается и проветривается минут. Иначе принтер перегревается, начинает захватывать по несколько листов и затревать в механизме печати. ** * * 10 Примерно на 10 запуске принтер начал "мазать". Потребовалось пригласить менеджера, открыть, вынуть картридж, вынуть валие. Оператор печати счистит валик. Затем менеджер ставит обратно элементы принтера. Такая операция при подготовке была проведена дважды. ** * 11 Некоторые стопки с распечатанным тематическим днем лежат на труднодоступных коробках под столом (все 15 видов не помещаются на столе). Требуются движения положить под стол, достать из под стола * 12 К концу дня регламентной подготовки материалов готовы только программы, которые начинаются в понедельник (35% от того, что требуется на неделю) и то не полностью: нет 1-го тематического материала, которой не предоставлен преподавателем и не сделано 3 папки "коротких" программ, поскольку для удобства оператор готовил наиболее крупную часть материалов (6-ти дневные). Т.е. часть материалов будет допечатываться, раскладываться, переноситься и проверяться дополнительно. * ** 13Подготовленные материалы переносятся в аудиторию* 14 Подготовленные материалы проверяются консультантом на соответствие требованиям, и будут проверяться повторно утром перед запуском руководителем направления ** 15 Итоговые анкеты и списки сокурсников печатаются консультантами в другом месте, приносятся оператору для вложения в папку отдельно * * 16 Анкеты, списки, рекламные материалы и прочая информация для процесса - лежат в примерно 7 разных папках и требуют для работы 4-5 видов программного обеспечения * * - Для устранения в ходе данного кайдзен мероприятия выбраны потери 1, 6, 8, 16. Устранение других потерь вызвало серьезное сопротивление руководителей или нежелательные побочные эффекты.

4 © Six Sigma Online. ru Kaizen-лист мероприятий 4 ПроблемаКорректирующие действияОтветственныйДата% выполнения 1 Поиск оператором материалов для печати примерно в 20 папках на сервере. - Внести в регламент подготовки папки участника изменение: 1. все материалы для печати кладутся в единую папку оператора печати. 2. Тематические материалы раскладываются по папкам преподавателей ПОСЛЕ распечатывания. - Провести инструктаж участников процесса Владелец процесса «Подготовка учебных материалов» регламент инструктаж %50% 100%75% 2 Начало процесса подготовки материалов за сутки до регламентного срока заставляет делать 1-2 дополнительных итерации согласования готовности и ожидание части подготовленных материалов до суток. Провести инструктаж всех участников процесса, озвучить оценку потерь по этой причине (выявленные в ходе посещения гемба) и возможные санкции (устный выговор) за нарушение регламента без разрешения руководства. Владелец процесса «Подготовка учебных материалов» %50% 100%75%

5 Проблема: Поиск оператором материалов для печати примерно в 20 папках на сервере, минимум в 3-х программах Результаты: оценка по эксперименту Стандартизация: Проект новой версии регламента сформирован 03.08, инструктаж пилотный запуск 10.08, в эксплуатацию с Фото: Принятые меры: Создание единой папки для «для печати» на сервере, внесение изменений в регламент по формированию папки «для печати» и размещении в архивы после печати Лидер: Тютюнов К. Члены команды: Субботин В. Матвеева И. KAIZEN : Упрощение поиска материалов для печати __________________Дата: ДоПосле ПоказательДоПосле% Время поиска для проверки готовности 30 мин10 мин-66% Время поиска материалов для печати 30 мин10 мин-66% Время поиска анкет, списков, программ 10 мин2 мин-90% З/пл. на поиск, руб % С/стоим. пакета уч. Материалов, руб ,5% 1Поиск списка участников (2 списка, на 5-муровне вложенности папок). Поиск и печать программы по отдельному курсу. Их 18 на этой неделе. Еще 1 уровень вложенности от списков. 2Поиск в календаре занятий (в ERP системе школы) общего количества участников на теме, ФИО преподавателя, отметки готовности материалов. 3Поиск учебного материала в архиве преподавателя (5 уровень вложенности на сервере, всего около 200 папок архивов, по 5-10 материалов в папке). Всего 15 материалов на неделе. 4Поиск и печать анкет участников (в ERP системе школы) по 18 курсам этой недели в 2-х обр. направлениях. Каждое действие поиска повторяется в соответствии с количеством списков (2), программ(18), тем обучения(15). Для печати поиск проводится 1 раз, для проверки готовности 2-3 раза шаги 2 и 3. 1Поиск списка участников (2 списка, на 5-муровне вложенности папок). Поиск и печать программы по отдельному курсу. Их 18 на этой неделе. Еще 1 уровень вложенности от списков. 2Поиск в календаре занятий (в ERP системе школы) общего количества участников на теме, ФИО преподавателя, отметки готовности материалов. 3Поиск учебного материала в папке «для печати». 4Поиск и печать анкет участников (в ERP системе школы) по 18 курсам этой недели в 2-х обр. направлениях. Основной эффект сокращения поисков достигается за счет расположения в одном месте всех тематических материалов недели (не надо искать 15 папок в архиве из 200 папок по 5-10 материалов в каждом).

6 Проблема: Начало процесса подготовки материалов за сутки до регламентного срока Результаты: «прогноз» Стандартизация: инструктаж аудит Фото: Принятые меры: Проведена оценка потерь от данного явления, запланирован инструктаж участников перед очередным запуском процесса Лидер: Тютюнов К. KAIZEN : Исключение запуска процесса печати до пятницы___________________Дата: До После ПоказательДоПосле% Количество итераций согласования готовности 53-40% Время на согласование готовности60 мин 30 мин -50% З/п на согласование, руб % С/стоим. пакета уч. материалов, руб ,5% Внеплановые сверки до назначенного по регламенту срока. Первая итерация каждое согласование увеличила в 3 раза, вечером того же дня была попытка согласовать повторно.