Автоматизация деятельности архивной отрасли Система «АРХИВНЫЙ ФОНД» (версия 4.1) Управление государственной архивной службы Новосибирской области 2010. - презентация

1 Автоматизация деятельности архивной отрасли Система «АРХИВНЫЙ ФОНД» (версия 4.1) Управление государственной архивной службы Новосибирской области 2010

2 ЗАПУСК ПК «АРХИВНЫЙ ФОНД» Щелкните на кнопке Пуск и выберите меню Программы. В открывшемся списке выберите пункт Архивный фонд, содержащий команду запуска программного комплекса. Выберите команду Архивный фонд. На экране появится окно входа в программный комплекс. Введите в соответствующие поля имя (логин) и пароль, щелкните на кнопке Ввод или нажмите клавишу Enter. Если имя и/или пароль введено неверно, на экране появляется сообщение Щелкните на кнопке ОК или нажмите клавишу Enter, а затем повторите ввод имени и пароля.

3 ЗАПУСК ПК «АРХИВНЫЙ ФОНД». Если имя и пароль введены правильно, откроется начальное окно ПК «Архивный фонд», содержащее кнопки перехода к различным задачам комплекса, к процедуре смены пароля, а также кнопку вызова справочной информации и кнопку завершения работы с ПК «Архивный фонд». Чтобы перейти к работе с той или иной задачей, щелкните на ее наименовании. Откроется окно выбранной задачи.

4 РАБОТА В ПК «АРХИВНЫЙ ФОНД» Для того чтобы начать введение данных в базу ПК «Архивный фонд» необходимо: Выбрать значок Ведение БД Архив является самой крупной единицей учета. В рамках ПК «АРХИВНЫЙ ФОНД» можно учитывать один архив. Архив в ПК «АРХИВНЫЙ ФОНД» описывается с помощью справочника Архив.

5 У Ч Е Т Ф О Н Д О В Для просмотра списка фондов архива – находясь в главном окне ПК «АФ», щелкните кнопку Ведение БД. Откроется окно Раздел ФОНД. Каждому фонду соответствует одна строка таблицы.

6 Создание карточки описания фонда Находясь в окне со списком фондов, щелкните кнопку (Создать фонд) на панели инструментов. Откроется окно карточки фонда.

7 Создание карточки описания фонда Введите необходимые сведения о фонде. Обязательными для заполнения являются поля: Среднее поле Номер Сокращенное название фонда Вид Хар-ка секретности Доступ Категория Тип фонда Тип документов Тип носителей Срок хранения Движение Значение среднего поля Номер должно быть уникальным Щелкните кнопку (Сохранить фонд). Описание будет сохранено. Для возврата к списку фондов закройте описание фонда.

8 Закладка Объем: трад.носители Закладка содержит количественные характеристики документов фонда на традиционных носителях. Закладка недоступна, если на закладке Общие сведения не установлен флаг Тип носителей документации – традиционный. Данные в эти поля могут вводиться вручную и рассчитываться автоматически посредством функции «Пересчет реквизитов фонда». Все поля, в которых агрегируется информация (Всего, Всего на бумажной основе и т.д.), неактивны для ввода – они рассчитываются автоматически посредством функции «Пересчет реквизитов фонда».

9 Закладка Объем: эл.носители Закладка содержит количественные характеристики документов фонда на электронных носителях. Эта закладка недоступна, если на закладке Общие сведения не установлен флажок Тип носителей документации – электронный. На закладке заполняются сведения только по тем типам документации, которые заданы на закладке Общие сведения.

10 Закладка НСА 1 Закладка предназначена для хранения следующих данных: аннотации, исторической справки, вспомогательного НСА, а также для размещения и работы с прикрепленными файлами. Расположенные в секции Файлы кнопки позволяют: Прикреплять файл (кнопка Добавить файл) Редактировать файл в ассоциированном приложении (кнопка Редактировать файл) Удалять файл (кнопка Удалить файл). Просмотреть файл в ассоциированном приложении (кнопкаПросмотреть файл) Выгрузить файл в указываемое пользователем место (кнопка Сохранить файл на диске)

11 Закладка НСА 2 Закладка показывает, какой научно- справочный аппарат на бумажном носителе существует для текущего фонда. Каждая из секций окна заполняется выбором из справочника Бумажный НСА фонда. Каждая секция снабжена двумя кнопками: Открыть справочник – для выбора из справочника Удалить – для удаления значения из секции. В поле Число перечней указывается количество перечней текущего фонда.

12 Закладка АНСА В секции Межфондовый АНСА указывается, к каким рубрикам классификаторов относится фонд. В секции Внутрифондовый НСА указывается, какие классификаторы будут использоваться для классификации объектов внутри фонда. Здесь выбираются только вершины первого уровня внутрифондового классификатора. Работа с функцией «АНСА», прикрепление объектов к рубрикам классификаторов – описаны в п. «Прикрепление объектов к рубрике классификатора».

13 Закладка Доп. инф. Закладка содержит информацию о: Переименованиях фонда – указываются прошлые (уже несуществующие) названия и номера фонда. Незадокументированн ых периодах в фонде – указываются периоды, за которые отсутствуют дела. Фондовых включениях – указываются включения в фонд объектов учета от неродного фондообразователя. Библиографии фонда – указываются издания, в которых упоминается текущий фонд. Издания выбираются из справочника Издания.

14 Закладка ОАФ Закладка содержит сведения, характеризующие текущий объединенный архивный фонд. Закладка становится доступной, если на закладке Общие сведения в поле Вид установлено значение «ОАФ (объединенный архивный фонд)» или «архивная коллекция».

15 Закладка Физ. состояние Закладка содержит информацию о состоянии фонда и актах проверки наличия и состояния единиц хранения. Состояние фонда описывается с помощью реквизитов. Все указанные реквизиты могут как вводиться вручную, так и рассчитываться автоматически посредством функции «Пересчет реквизитов фонда».

16 Действия с карточкой описания фонда Находясь в окне списка фондов, можно выполнить следующие действия с выделенным фондом: Просмотреть информацию о фонде (кнопка Просмотреть фонд) Удалить фонд (кнопка Удалить фонд) Отредактировать информацию о фонде (кнопкаРедактировать фонд) Скопировать описание фонда в буфер обмена (кнопкаКопировать) Удалить описание фонда с помещением его в буфер обмена (кнопка Вырезать) Вставить описание фонда, помещенное в буфер обмена, в текущий список (кнопка Вставить) Изменить положение описания в списке (кнопки Переместить вверх и Переместить вниз) Пересчитать реквизиты фонда (кнопка (Пересчитать реквизиты)). При этом открывается окно, в котором задаются параметры пересчета. Необходимо установить параметры и щелкнуть кнопку Пересчитать.

17 У Ч Е Т О П И С Е Й Для просмотра списка описей фонда – находясь в главном окне ПК «АФ», щелкните кнопку Ведение БД, выберите нужный фонд и щелкните кнопку Содержимое. Откроется окно Раздел ОПИСЬ.

18 Создание карточки описания описи Находясь в окне со списком описей, щелкните кнопку (Создать опись) на панели инструментов. Откроется окно карточки описи. Введите необходимые сведения об описи. Обязательными для заполнения являются поля: Первое поле Номер Категория (заполняется по умолчанию) Срок хранения (заполняется по умолчанию) Тип описи (заполняется по умолчанию) Тип документов (заполняется по умолчанию в соответствии с заполнением поля Тип описи) Тип носителей документов (заполняется по умолчанию) Движение (заполняется по умолчанию) Доступ (заполняется по умолчанию) Хар-ка секретности (заполняется по умолчанию). Сочетание значений полей Номер и Том должно быть уникальным.

19 Закладка Объем: трад.носители Закладка содержит количественные характеристики всех документов описи и документов на традиционных носителях. Закладка недоступна, если на закладке Общие сведения не установлен флаг Тип носителей документации – традиционный. На закладке заполняются сведения только по тем типам документации, которые заданы на закладке Общие сведения. Общее количество единиц хранения описи не учитывается при пересчете реквизитов фонда, содержащего опись. Для учета при пересчете фонда следует расписать в описи общее количество ед.хр. по отдельным видам документов на традиционных и электронных носителях. То есть, для каждого вида документа в его строке в столбце Всего ед.хранения нужно указать количество.

20 Закладка Объем: элект. носители Закладка содержит количественные характеристики документов описи на электронных носителях. Эта закладка недоступна, если на закладке Общие сведения не установлен флажок Тип носителей документации – электронный.

21 Закладка НСА 1 Закладка предназначена для указания: Аннотации Вспомогательного НСА Прикрепленных файлов. Расположенные в секции Файлы кнопки позволяют: Прикреплять файл (кнопка Добавить файл) Редактировать файл в ассоциированном приложении (кнопка Редактировать файл) Удалять файл (кнопка Удалить файл) Просмотреть файл в ассоциированном приложении (кнопка Просмотреть файл) Выгрузить файл в указываемое пользователем место (кнопка Сохранить файл на диске)

22 Закладка НСА 2 Закладка показывает, какой автоматизированный научно- справочный аппарат, а также научно-справочный аппарат на бумажном носителе существует для текущей описи. В секции Межфондовый АНСА указывается, к каким рубрикам классификаторов относится текущая опись. В секции Внутрифондовый АНСА указывается, какие классификаторы будут использоваться для классификации объектов внутри описи. Секция АНСА в рамках описи заполняется выбором из Классификатора внутри описи. Секция Бумажный НСА описи заполняется выбором из справочника Бумажный НСА фонда.

23 Закладка Физ. состояние Закладка содержит информацию о состоянии описи и актах проверки наличия и состояния единиц хранения. Сверху отображается список актов, у которых реквизит Тип акта имеет значение «Акт проверки наличия и состояния документов» и которые ссылаются на единицы хранения данной описи. При нажатии на кнопку открывается окно для просмотра информации об акте. Секция Требуемые виды работ с описью заполняется путем множественного выбора из справочника Требуемые виды работ с описью. Секция Работы, проводимые с документами описи предназначена для ввода текстового описания проводимых работ.

24 Закладка Акты и топографирование На закладке выполняется прикрепление объектов к актам и топографирование описи. Топографирование описи не отражается на карточках ее содержимого.

25 Действия с карточкой описания описи Находясь в окне списка описей, можно выполнить следующие действия с выделенной описью: Просмотреть информацию об описи (кнопка Просмотреть опись) Удалить опись (кнопка Удалить опись) Отредактировать информацию об описи (кнопкаРедактировать опись) Скопировать описание в буфер обмена (кнопка Копировать) Удалить описание с помещением его в буфер обмена (кнопкаВырезать) Вставить описание описи, помещенную в буфер обмена, в текущий список (кнопка Вставить). Изменить положение описания в списке (кнопки Переместить вверх и Переместить вниз) Пересчитать реквизиты описи (кнопка Пересчитать реквизиты). При этом открывается окно, в котором задаются параметры пересчета. Необходимо установить параметры и щелкнуть кнопку Пересчитать.

26 Создание структуры описи Чтобы создать структуру описи 1. Находясь в окне со списком описей, выберите нужную опись. 2. Щелкните кнопку Содержимое. 3. Из меню Правка выберите команду Редактировать структуру описи. Откроется окно Структура описи. 4. Чтобы создать раздел описи, щелкните кнопку Добавить элемент структуры описи. 5. В открывшемся окне введите необходимые сведения о разделе. Поле Наименование является обязательным для заполнения. 6. Чтобы завершить создание раздела – щелкните кнопку Записать.

27 Создание подчиненного раздела 1. Находясь в окне Структура описи, выделите раздел, внутри которого следует создать подчиненный раздел. 2. Щелкните кнопку Добавить элемент структуры описи. Откроется окно Элемент описи. С выделенными в правой части окна разделами описи могут быть произведены следующие действия: Просмотр сведений (кнопка Просмотр) Удаление (кнопка Удалить) Редактирование сведений (кнопка Редактировать) Скопировать в буфер обмена (кнопка Копировать) Удалить с помещением в буфер обмена (кнопка Вырезать) Вставить разделы описи, помещенные в буфер обмена, в текущий раздел (кнопка Вставить) Изменить положение в списке (кнопки Переместить вверх и Переместить вниз)

28 У Ч Е Т Е Д И Н И Ц Х Р А Н Е Н И Я И Е Д И Н И Ц У Ч Е Т А Для просмотра списка единиц хранения или единиц учета –находясь в главном окне ПК «АФ», щелкните кнопку Ведение БД, выберите нужный фонд и щелкните кнопку Содержимое. Затем выберите нужную опись и еще раз щелкните кнопку Содержимое. Откроется окно Раздел ЕД.ХР./ЕД.УЧ. Справа из раскрывающегося меню выберите вид списка: «Единицы хранения» или «Единицы учета». Слева отображается структура описи, а справа – единицы хранения/ учета, относящиеся к выбранному в левой части разделу описи.

29 Создание карточки описания единицы хранения Находясь в окне Раздел ЕД.ХР./ЕД./УЧ на панели инструментов необходимо нажать кнопку Создать единицу хранения. Откроется окно карточки описания единицы хранения. Обязательным для заполнения являются поля: Первое поле Номер Заголовок Тип документов (заполняется по умолчанию) Тип носителя (заполняется по умолчанию) Доступ (заполняется по умолчанию) Хар-ка секретности (заполняется по умолчанию) Раздел описи (может заполняться по умолчанию) Начальная дата Конечная дата Сочетание значений полей Номер и Том должно быть уникальным.

30 Закладка НСА Закладка показывает, какой автоматизированный научно- справочный аппарат, а также вспомогательный научно- справочный аппарат на бумажном носителе существует для текущей единицы хранения. Также на закладке присутствует поле Аннотация и секция Файлы, предназначенная для работы с прикрепляемыми к карточке файлами.

31 Закладка Физ. состояние Закладка содержит информацию о состоянии единицы хранения, требуемых и проводимых с ней работах. В каждой из секций закладки записи могут быть добавлены, отредактированы, удалены.

32 Закладка Фотодокументы Закладка присутствует в карточке описания, если тип документации – «фотодокументы», а тип носителя – «традиционный». На закладке заполняются следующие реквизиты: Место съемки Автор съемки Цветность Размер Видовой состав Внешние особенности Количество негативов Количество позитивов Количество фотоотпечатков Количество дубль- негативов (контратипов) Количество слайдов (диапозитивов) Количество страховых копий

33 Закладка Электронные документы Закладка доступна, если тип носителя – электронный, а тип документации – фотодокументы, кинодокументы, фонодокументы, НТД. На закладке заполняются следующие реквизиты: Количество ед. Учета Формат данных Емкость Характеристики Носителя Сопроводительная документация

34 Закладка НТД Закладка присутствует в карточке, если тип документации – «научно- техническая документация», а тип носителя – традиционный. На закладке заполняются следующие реквизиты: Номер комплекса Стадия (этап) разработки Автор, руководитель, ответственный исполнитель Организация, разработчик, Соисполнители Вид документации Дата подачи заявки Номер патента Номер заявки Номер авторского свидетельства

35 У Ч Е Т Д О К У М Е Н Т О В Единицы хранения следующих типов могут иметь в своем составе документы: управленческая документация, документы по личному составу, документы личного происхождения, НТД (тип носителя – традиционный). Для просмотра списка документов, принадлежащих единице хранения, – находясь в главном окне ПК «АФ», щелкните кнопку Ведение БД, выберите нужный фонд и щелкните кнопку Содержимое. Затем выберите нужную опись, еще раз щелкните кнопку Содержимое и выберите нужную единицу хранения. Щелкните кнопку Содержимое. Откроется окно Раздел ДОКУМЕНТ.

36 Создание карточки описания документа Находясь в окне Раздел ДОКУМЕНТ, щелкните кнопку (Создать документ) на панели инструментов. Откроется окно регистрационной карточки. Обязательными для заполнения являются поля: Номер Заголовок Лист с Лист по Хар-ка секретности Закладка НСА Данные закладки показывают, к каким рубрикам схем классификации относится текущий документ. Также закладка предназначена для прикрепления и работы с прикрепленными файлами.

37 Т О П О Г Р А Ф И Р О В А Н И Е Для решения задач топографирования в ПК «АФ» предусмотрена функция «Топографический указатель». Выделяется 2 типа топографических указателей: пофондовые (описывают расположение единиц хранения в рамках одного фонда) постеллажные (описывают расположение единиц хранения в рамках архива) Функция «Топографический указатель» может открываться в окне Раздел ФОНД (здесь будет доступен постеллажный указатель) и в окне Раздел ОПИСЬ определенного фонда (в этом случае будет доступен пофондовый указатель). Функция «Топографический указатель» обеспечивает: Прикрепление одной или нескольких единиц хранения к рубрике топографического указателя; Исключение одной или нескольких единиц хранения из рубрики топографического указателя. Единица хранения может принадлежать только одной рубрике топографического указателя.

38 Д В И Ж Е Н И Е И Н Ф О Р М А Ц И И Под движением информации понимаются какие-либо виды работ-действий над объектами учета: описями, единицами учета, единицами хранения и документами. В результате произведенных действий объекты учета могут: поступать (например, если действие – прием) выбывать (например, если действие – выделение к уничтожению) оставаться без изменения в количественном плане, но изменяться в качественном плане (например, если действие – переработка описи).

39 О Т Ч Е Т Ы В ПК «АФ» предусмотрено формирование начительного числа отчетов, вызываемых из различных окон системы и представляющих собой установленные стандартные формы получения информации об объектах системы. Для вызова отчета откройте меню Отчеты и выберите команду Выбрать отчет. Откроется окно со списком отчетов. Выберите в нем нужный отчет и щелкните кнопку Печать. Отчеты формируются в виде документов MS Word в. Средствами MS Word можно отредактировать полученный отчет и вывести его на печать.

40 П Е Р Е С Ч Е Т Р Е К В И З И Т О В П О А Р Х И В У В ПК «АФ» существует возможность автоматического пакетного пересчета реквизитов всех фондов и всех описей, содержащихся в архиве. Для пересчета реквизитов на уровне фондов в окне со списком фондов выполните команды Сервис Пересчитать все фонды. Для пересчета реквизитов на уровне описей в окне со списком фондов выполните команды Сервис Пересчитать все описи. При пересчете реквизитов описи при включенном флаге Всего единиц хранения в соответствие с разделом «Движение документов», учитываются акты с типом движения «Поступление» и «Выбытие». Причем не исключается возможность получения отрицательных результатов. Для групповой установки флажков на соответствующие реквизиты нажмите кнопку над соответствующей группой реквизитов. Перед запуском процесса пересчета реквизитов система выдает предупреждающее сообщение:

41 П Р О Т О К О Л И Р О В А Н И Е Протоколирование – это процесс фиксирования действий пользователя по изменению содержащейся в системе информации. Результаты протоколирования записываются в протокол. В ПК «АФ» ведется 2 протокола: Протокол задачи «Ведение БД» Протокол задачи «Администрирование»

42 Спасибо за внимание! Спасибо за внимание!