Электронный документооборот как инструмент управленческой деятельности АППАРАТ ПРАВИТЕЛЬСТВА ПЕРМСКОГО КРАЯ, АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА ПЕРМСКОГО КРАЯ, - презентация

1 Электронный документооборот как инструмент управленческой деятельности АППАРАТ ПРАВИТЕЛЬСТВА ПЕРМСКОГО КРАЯ, АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА ПЕРМСКОГО КРАЯ, ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ОРГАНЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ПЕРМСКОГО КРАЯ

2 Цели и задачи Системы электронного документооборота Задачи, решаемые системой электронного документооборота: Поддержка процессов создания, обработки и согласования документов на всех стадиях жизненного цикла. Выдача заданий, поручений в электронном виде и автоматический контроль их исполнения. Рассылка документов в электронном виде и контроль их местонахождения. Создание оперативного и долговременного архивов бумажных и электронных документов Поиск документов по содержанию и реквизитам. Формирование отчетов по исполнительской дисциплине Ведение единой базы организаций и контактных лиц. Обеспечение территориально-распределенного обмена данными между сотрудниками в ОГВ. Декабрь 2005 г. – начало работы по проекту Издано распоряжение губернатора Пермской области от р «О реализации проекта «Внедрение системы электронного документооборота в администрации и исполнительных органах государственной власти области» Цель: Создание юридически значимого электронного документооборота в органах государственной власти Пермского края 2006 г. – обследование, разработка регламентов процессов 2007 – 2008 г. – опытная эксплуатация системы С 13 апреля 2009 г. – промышленная эксплуатация системы

3 СЭД-процессно-ориентированная система 1.Подготовка правовых актов губернатора Пермского края 2.Подготовка правовых актов Правительства и председателя Правительства Пермского края 3.Подготовка приказа руководителя 4.Подготовка исходящего документа 5.Подготовка внутреннего документа 6.Регистрация входящего документа 7.Прикрепление приложения к входящему документу 8.Прямое поручение губернатора 9.Контроль исполнения нормативных правовых и распорядительных документов 10.Контроль планирования и исполнения работ 11.Исполнение документа, резолюции или поручения 12.Продление срока 13.Поручение 14.Подготовка договора 15.Работа с письменными и устными обращениями граждан Регламенты процессов

4 Структура документооборота в СЭД с начала промышленной эксплуатации системы Создано по процессам в СЭД документа

5 Количество пользователей СЭД Аппарат Правительства, Администрация губернатора, исполнительные органы государственной власти Пермского края – 1623 человека Администрация г. Перми – 1791 человек Администрация г.Березники - 50 человек Планируется: в 2010 году – 1389 человек в 2011 году – 957 человек

6 Развитие СЭД Внедрение СЭД в муниципальных образованиях края Повышение эффективности применения СЭД посредством модернизации системы Модернизация функциональных возможностей СЭД Модернизация инфраструктуры и программного обеспечения СЭД

7 ЭТАПЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЯХ Правовое обеспечение Техническое обеспечение Организационное обеспечение

8 ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ Соглашение об участии в СЭД Распорядительный документ главы города о внедрении СЭД ЭТАПЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЯХ

9 ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ Установка СЭД на рабочих местах Получение сертификатов ключей подписей в Удостоверяющем центре Настройка ЭЦП на рабочих местах ЭТАПЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЯХ

10 ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ Создание организационной структуры в СЭД Включение пользователей в реестр СЭД Обучение сотрудников Дистанционное обучение (система корпоративного обучения) Очное обучение Обучение руководителей Организация опытной эксплуатации СЭД ЭТАПЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЯХ

11 Система корпоративного обучения

12 ПЕРЕЧЕНЬ УРОКОВ В СКО

13 Ускорение работы с документами 1. Уменьшаются сроки согласования документов (возможность параллельного согласования) 2. Уменьшается время на передачу документов между подразделениями 1. Уменьшаются сроки согласования документов (возможность параллельного согласования) 2. Уменьшается время на передачу документов между подразделениями Прозрачность движения документов 1.Сотрудник видит все документы и поручения, с которыми работает в данный момент. 2. Руководитель на экране видит ход выполнения процесса. 1.Сотрудник видит все документы и поручения, с которыми работает в данный момент. 2. Руководитель на экране видит ход выполнения процесса. Контроль исполнения 1.Формирование единых отчетных форм. 2.Наличие полной информации о местонахождении документа на всех этапах 1.Формирование единых отчетных форм. 2.Наличие полной информации о местонахождении документа на всех этапах Преимущества использования СЭД

14 Быстрый поиск документов За счет хранения в единой базе. Унификация и соблюдение требований к оформлению. Преимущества использования СЭД Введение единой технологии работы с документами Единое информационное пространство

15 Повышение эффективности труда отдела по организации работы со служебной корреспонденцией в процессе внедрения СЭД Отдел по организации работы со служебной корреспонденцией 2007 г.2009 г. Количество сотрудников отдела 8 чел.6 чел. Количество обработанных документов Количество обработанных документов (в расчёте на 1 чел. в год)

16 Сроки рассмотрения документов и подготовки ответов на документы (*) Этапы обработки документов дни прием, регистрация, предварительное рассмотрение и распределение документов 1 подготовка, утверждение и отправка резолюции на исполнение 1 подготовка проекта письма-ответа 1 согласование проекта письма-ответа 3 подписание документа 1 Служебные документы подлежат исполнению в 10-дневный срок. (*) Распоряжение губернатора Пермского края от р «Об утверждении Порядка рассмотрения входящей корреспонденции, поступающей на имя губернатора Пермского края, руководителя Администрации губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края, заместителей председателя Правительства Пермского края, руководителя Аппарата Правительства Пермского края»

17 Изменение показателей нарушения исполнительской дисциплины с момента ввода в промышленную эксплуатацию всех процессов СЭД Январь 2010 г.: Нарушение исполнительской дисциплины по служебным письмам составляет 0,31%

18 Электронный документооборот как инструмент управленческой деятельности Прозрачность документационных процессов Руководители имеют возможность видеть в режиме реального времени ход исполнения документа, согласования проекта документа Электронный документооборот как средство улучшения исполнительской дисциплины Ведение единых отчетных и аналитических форм позволило перевести систему контроля исполнения документов на другой уровень Формирование поручения и контроль его исполнения руководителем

19 Спасибо за внимание! Хабарова Эльвира Асхатовна, начальник управления документационного обеспечения Аппарата Правительства Пермского края Т ел. (342)