Повышение эффективности и качества финансовой отчетности при переводе бухгалтерии на обслуживание в ОЦО Москва, 27 сентября 2012. - презентация

1 Повышение эффективности и качества финансовой отчетности при переводе бухгалтерии на обслуживание в ОЦО Москва, 27 сентября 2012

2 Общая информация о компании Теле2 Tele2 - ведущий альтернативный телекоммуникационный оператор в Европе Миссия компании - предоставлять лучшее соотношение цены и качества услуг на всех рынках Tele2 (The Best Deal) Абонентская база Группы Tele2 насчитывает более 30 миллионов абонентов в 11 странах: Норвегии, Швеции, Хорватии, Эстонии, Латвии, Литве, Казахстане, Австрии, Голландии, Германии и России В Европе компания предлагает своим абонентам услуги как мобильной, так и фиксированной телефонии, а также широкополосного доступа и передачи данных С 1996 года акции Tele2 котируются на Стокгольмской бирже – OMX Nordic Exchange Stockholm

3 2011 год – Получение лицензий в 6 регионах ( более 20 млн абонентов) Особенности структуры компаний Теле2-Россия Быстрый рост компании: Необходимость унификации Необходимость унификации Регионы Tele2 находятся в различных стадиях развития – Defenders, Challengers, Newcomers, Greenfield и распределены по 7 макро-регионам Юридическая структура компании в России: 19 юридических лиц, 24 филиала и 10 Представительств иностранной компании 43 пакета управленческой и МСФО отчетности, закрываемых ежемесячно 2006 год - Переход на единую учетную систему (РСБУ учет) год – Создание Единой методологии учета 2009 год – Централизация и интеграция в единую учетную систему IFRS 2010 – проектный период ОЦО 2011 – миграция компаний на обслуживание в ОЦО год – Приобретение активов в 20 регионах РФ (более 6 млн. абонентов) год – Получение лицензий в 17 регионах + приобретение активов в 3 регионах (более 10 млн. абонентов) 2009 год – активная региональная экспансия, инвестиции в строительство и запуск сети (более 14 млн. абонентов) 2010 год – распределение бизнеса по макрорегионам (более 18 млн абонентов)

4 Предпосылки создания ОЦО IFRS - централизация IFRS закрытия; - жесткие сроки закрытия (но при этом избыток контрольных процедур и коммуникаций); - несимметричность корректировок РСБУ - сложность контроля соблюдения Методологии; - разницы в финансовой отчётности - сложность дальнейшей автоматизации, - сложность поддержки аудита 1. Неэффективность процессов учета и отчетности: 2. Низкая эффективность финансовой функции по затратам: В компании периодически проводится бенчмаркинг всех процессов, который выявил низкую эффективность финансовой функции по показателю косвенных расходов финансового департамента к общей сумме косвенных расходов компании и сравнение со средним показателем отрасли

5 Стандартизация систем и процессов Эффективная система для аналитики и принятия решений Упрощение интеграции новых регионов Повышение эффективности бизнес- процессов Сокращение времени на рутинные процессы Оперативное обновление информации по всем предприятиям Сокращение количества ошибок, повышение качества информации для принятия решений Более быстрое обучение новых сотрудников Создание единого информационного пространства Стратегия/StrategyКачество/QualityСкорость/SpeedЗатраты/Costs Цели создания ОЦО Создание ОЦО позволяет достичь следующих преимуществ: Сокращение затрат на рутинные операции за счет роста производительности Сокращение затрат на персонал Проект Фев – Окт Пилот Окт – Дек Миграция Янв – Авг Стабилизация Авг – Дек Оптимизация Янв – н.в. Этапы создания ОЦО:

6 Этапы создания и развития ОЦО Теlе2 / Stage of SSC Tele 2 launching and development Проектный этап. Изменения в бизнес- процессах и документирование. В рамках проекта была произведена стандартизация бизнес- процессов и документооборота на предприятиях. Изменения затрагивали как бухгалтерскую и финансовые службы, так и прочие профильные подразделения. В целях снижения рисков внедрения ОЦО утвержден подход перехода на целевые бизнес-процессы предприятиями Группы до миграции в ОЦО Для облегчения миграции предприятия на целевые бизнес- процессы проектной группой разработаны следующие материалы: регламент документооборота, описывающий все документы, которые используются совместно бухгалтерией и профильными подразделениями описание бизнес-процессов по документообороту и учету, детализирующих действия как бухгалтерии/ОЦО, так и профильных департаментов дополнительные инструкции, облегчающие переход на новые бизнес- процессы контрольный отчет изменений бизнес-процессов (check-list)

7 7 Обновить слайд За выполнение каждого шага бизнес- процесса несет ответственность четко определенный отдел предприятия Группы ТЕЛЕ2, которым может выступать: отдел регионального предприятия отдел ОЦО отдел/департамент корпоративного центра

8 Организация поддержки функций в процессе предоставления/оформления первичных документов 8 Справочная информация для сотрудников функций о документообороте компании с гиперссылками на типы документов, образцы заполнения, сроки предоставления.

9 Организация документооборота. Системное решение. Количество пользователей системы Количество документов Количество площадок -регионов Высокая скорость работы Обмен документами с ОЦО. Электронный архив. Пакетное сканирование файлов с распознаванием и загрузкой в систему Стандартный функционал (безопасность, согласования-визирования, отчеты, уведомления, группировка, управление учетными записями и правами доступа, оперативный доступ к данным) Гибкий атрибутивный поиск документов Возможность интеграции с другими ИС Компании Интеграция с внешними Информационными системами Возможность постоянного увеличения объёмов хранимых документов и количества пользователей Возможность создавать новые процессы и отчеты без привлечения интегратора Наличие гибкого пользовательского интерфейса в Системе (возможность его изменения без дополнительного программирования) Параметры Функционал Гибкость

10 Фаза 1: Организация передачи и хранения документов в ОЦО. Пакетное сканирование документов Создание системы визирования Миграция данных из старой системы в новую Создание электронного архива для абонентской и юридической службы Регистрация сканирования документов с возможностью принять/вернуть на доработку Создание потомков для автоматизации процесса создания документа Фаза 3: Интеграция с другими системами Фаза 2: Переход на новую систему визирования и расширение архива: Интеграция с системой учета компании Расширение функционала визирования

11 Эффективность коммуникаций SSC-Regions Уровень эффективности внутренних контролей Уровень автоматизации процессов и контролей Соблюдение сроков и качества первичных документов Эффективность смежных внешних систем Составляющие эффективности процесса формирования отчетности Работоспособность систем. Уровень квалификации персонала Эффективность Соответствие процессов бизнесу

12 4.Изменение KPI и уточнение SLA 3.Анализ ошибок. Внесение корректировок в инструкции, регламенты 2.Анализ эффективности контрольных процедур. Внесение корректировок 1.Анализ эффективности процессов (внутренних, внешних). Внесение корректировок Принципы работы системы Система постоянного контроля качества Внутренний аудит качества контролей учета ; Анкетирование регионов ; Введение чек листов на этапах формирования отчетности Введение показателей качества Создание базы ошибок ; Система постоянного анализа и принятия решений по устранению причин ошибок; Внедрение показателей продуктивности и качества; Детализация параметров SLA; Анализ эффективности процессов учета ; Целевые показатели продуктивности Регламенты внутреннего взаимодействия направлений транзакционного центра ОЦО

13 Показатели продуктивности и качества: Инструменты для оперативного мониторинга данных показателей Система постоянного мониторинга эффективности ОЦО KPI как факторы повышения эффективности процессов Показатели : Остаток необработанных документов на конец дня/периода; Количество обработанных документов; Количество заявок на корректировку; Количество просроченных активностей; % заявок выполненных без возвратов на доработку; % заявок в разрезе уровней оценок; Уровень СSI

14 Внутренние процессы ОЦО: Оптимизация организационной структуры; Внедрение системы менеджмента качества ИСО 9001 Переход на суммированный учет рабочего времени; Внедрение системы мотивации персонала Оптимизация процессов внутри компании: Передачи части контролей и транзакций процесса формирования IFRS отчетности в ОЦО; Организация электронного обмена сч/фактурами с контрагентами; Разработка системы быстрого закрытия; Интеграция учетной системы в систему бюджетирования Доработка IT приложений: Автоматизация контролей и отчетности Дальнейшая интеграция системы электронного документооборота с системами компании Рост эффективности отчетности Следующие шаги в направлении роста эффективности

15 Спасибо за внимание

16 Этапы создания и развития ОЦО Теlе2 / Stage of SSC Tele 2 launching and development Изменения в бизнес-процессах.

17 Процедура создания IFRS отчетности Бухгалтерия Предварительное закрытие Западная база Центральный аналитик Локальный Аналитик Target costs Корректность Аккрулов Контрольные процедуры Cognos Управленческая отчетность Accruals Проверка РБУ Формирование ОСВ, ММР, Импорт…

18 Based on RAP data in Scala + accruals Based on RAP data in Scala + accruals Each company individually Each company individually Macro-regional structure of reporting department Macro-regional structure of reporting department 2 company per 1 analyst 2 company per 1 analyst IFRS/Cognos reporting process