23 марта 2005 Семинар " Создание электронного документооборота в Министерстве транспорта Московской области" 1 Совершенствование документооборота в Министерстве. - презентация

1 23 марта 2005 Семинар " Создание электронного документооборота в Министерстве транспорта Московской области" 1 Совершенствование документооборота в Министерстве транспорта Московской области Храмцовская Наталья Александровна ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

2 23 марта 2005Семинар " Создание электронного документооборота в Министерстве транспорта Московской области"2 Текущее состояние дел: заложен хороший фундамент Руководство понимает необходимость внедрения электронного документооборота Руководство понимает необходимость внедрения электронного документооборота Специалисты Управления информатизации Министерства готовы взаимодействовать со службой ДОУ при внедрении электронного документооборота Специалисты Управления информатизации Министерства готовы взаимодействовать со службой ДОУ при внедрении электронного документооборота Специалисты организационно-контрольного отдела уже освоили и активно работают в системе «Дело» Специалисты организационно-контрольного отдела уже освоили и активно работают в системе «Дело»

3 23 марта 2005Семинар " Создание электронного документооборота в Министерстве транспорта Московской области"3 Текущее состояние дел: заложен хороший фундамент Хорошо налажен бумажный документооборот Хорошо налажен бумажный документооборот

4 23 марта 2005Семинар " Создание электронного документооборота в Министерстве транспорта Московской области"4 Текущее состояние дел: заложен хороший фундамент Установлена система «Дело», налажена регистрация документов Установлена система «Дело», налажена регистрация документов

5 23 марта 2005Семинар " Создание электронного документооборота в Министерстве транспорта Московской области"5 Преимущества электронного движения документов Облегчение поиска нужной информации и документов Облегчение поиска нужной информации и документов Ускорение согласования документов Ускорение согласования документов Ускорение и удешевление рассылки документов (в виде электронных копий) в подведомственные организации Ускорение и удешевление рассылки документов (в виде электронных копий) в подведомственные организации Обеспечение большей безопасности подлинников документов Обеспечение большей безопасности подлинников документов Обеспечение сохранности важнейших документов в случае чрезвычайных ситуаций Обеспечение сохранности важнейших документов в случае чрезвычайных ситуаций

6 23 марта 2005Семинар " Создание электронного документооборота в Министерстве транспорта Московской области"6 Наши предложения: Перейти на работу с образами электронных документов, используя для этого функцию поточного сканирования. Перейти на работу с образами электронных документов, используя для этого функцию поточного сканирования. Определить те виды документов, которые наиболее востребованы в работе, и при регистрации их образы прикреплять к карточке документа. Определить те виды документов, которые наиболее востребованы в работе, и при регистрации их образы прикреплять к карточке документа. Подлинник документа остается в организационно-контрольном отделе и в оперативной работе не используется. Подлинник документа остается в организационно-контрольном отделе и в оперативной работе не используется. Определить те виды документов с которыми можно работать только в электронном виде Определить те виды документов с которыми можно работать только в электронном виде

7 23 марта 2005Семинар " Создание электронного документооборота в Министерстве транспорта Московской области"7 Наши предложения: Поэтапное внедрение системы «Дело» в деловых подразделениях министерства 1 этап – внедрение системы на рабочих местах специалистов, отвечающих за делопроизводство в подразделениях, 2 этап – внедрение системы на рабочих местах руководителей и исполнителей. Поэтапное внедрение системы «Дело» в деловых подразделениях министерства 1 этап – внедрение системы на рабочих местах специалистов, отвечающих за делопроизводство в подразделениях, 2 этап – внедрение системы на рабочих местах руководителей и исполнителей.

8 23 марта 2005Семинар " Создание электронного документооборота в Министерстве транспорта Московской области"8 Система «Дело» позволяет руководителю: Иметь оперативную информацию об исполнении документов, контролировать ход исполнения, Иметь оперативную информацию об исполнении документов, контролировать ход исполнения, Оперативно получать всю информацию, необходимую для принятия управленческих решений, - не обращаясь к архиву бумажных документов, Оперативно получать всю информацию, необходимую для принятия управленческих решений, - не обращаясь к архиву бумажных документов, Применять в работе современные методы управления Применять в работе современные методы управления

9 23 марта 2005Семинар " Создание электронного документооборота в Министерстве транспорта Московской области"9 Автоматизация архивной работы: Подсистема «Архивное дело» Получает данные из системы «Дело» Получает данные из системы «Дело» Позволяет сформировать номенклатуру дел Позволяет сформировать номенклатуру дел Составляются внутренние описи дел и описи документов постоянного хранения Составляются внутренние описи дел и описи документов постоянного хранения Позволяет проводить экспертизу ценности документов Позволяет проводить экспертизу ценности документов

10 23 марта 2005Семинар " Создание электронного документооборота в Министерстве транспорта Московской области"10 Создание электронного архива Министерства Централизованное хранение электронных документов и материалов Централизованное хранение электронных документов и материалов Гибкая рубрикация и полнотекстовой поиск Гибкая рубрикация и полнотекстовой поиск Возможность удаленного доступа Возможность удаленного доступа Возможность коллективной работы с документам Возможность коллективной работы с документам Управление правами доступа Управление правами доступа

11 23 марта 2005Семинар " Создание электронного документооборота в Министерстве транспорта Московской области"11 Проблемы внедрения: Необходимо разработать нормативные документы, которые будут учитывать особенности работы с электронными документами в организации. Необходимо разработать нормативные документы, которые будут учитывать особенности работы с электронными документами в организации. Возможно, потребуется изменить технологию работы с некоторыми видами документов Возможно, потребуется изменить технологию работы с некоторыми видами документов Возможно, потребуется частичное обновление и расширение «машинного парка» организации Возможно, потребуется частичное обновление и расширение «машинного парка» организации

12 23 марта 2005Семинар " Создание электронного документооборота в Министерстве транспорта Московской области"12 Общероссийские проблемы внедрения электронного документооборота: Единообразное управление электронными и бумажными документами. Единообразное управление электронными и бумажными документами. Проведение экспертизы ценности и контролируемое уничтожение электронных документов с истекшими сроками хранения. Проведение экспертизы ценности и контролируемое уничтожение электронных документов с истекшими сроками хранения.

13 23 марта 2005Семинар " Создание электронного документооборота в Министерстве транспорта Московской области"13 Компания «Электронные Офисные Системы» надеется на плодотворное сотрудничество

14 23 марта 2005Семинар " Создание электронного документооборота в Министерстве транспорта Московской области"14 Вопросы?