1 ТЕМА 1. Документационное обеспечение управления. Лекция 2. Задачи ДОУ. Организация службы ДОУ на предприятии. - презентация

1 1 ТЕМА 1. Документационное обеспечение управления. Лекция 2. Задачи ДОУ. Организация службы ДОУ на предприятии.

2 2 Понятие документа Документ (от documentum - «образец, свидетельство, доказательство») – материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве. Документ (от лат. documentum - «образец, свидетельство, доказательство») – материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве. Документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. Документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. ГОСТ Р ИСО «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

3 3 Документирование Документирование – это регламентированный процесс записи информации на носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование – это регламентированный процесс записи информации на носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Носитель – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе, в преобразованном виде. Носитель – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе, в преобразованном виде. Средства документирования: Средства документирования: простые орудия (ручки, карандаши); простые орудия (ручки, карандаши); механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника); механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника); средства автоматизации (компьютерная техника с соответствующим ПО). средства автоматизации (компьютерная техника с соответствующим ПО).

4 4 Характеристики документа Аутентичность. Документ является аутентичным, если он был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это, в то время, которое обозначено в документе. Документ является аутентичным, если он был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это, в то время, которое обозначено в документе. Достоверность. Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемой деятельности или фактов и которому можно доверять в последующей деятельности. Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемой деятельности или фактов и которому можно доверять в последующей деятельности. Целостность. Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью. Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью. Пригодность для использования. Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать. Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать.

5 5 Функции документа Общие функции документа: Общие функции документа: информационная; информационная; социальная; социальная; коммуникативная; коммуникативная; культурная. культурная. Специальные функции документа: Специальные функции документа: управленческая; управленческая; правовая; правовая; историческая. историческая.

6 6 Классификация документов по типу носителя – электронные, бумажные; по типу носителя – электронные, бумажные; по структуре – формализованные, неформализованные; по структуре – формализованные, неформализованные; по сфере деятельности – научные, конструкторские, технические, управленческие, производственные; по сфере деятельности – научные, конструкторские, технические, управленческие, производственные; по назначению – организационные, распорядительные, учетные, справочные и др.; по назначению – организационные, распорядительные, учетные, справочные и др.; по типу содержания – текстовые, графические, мультимедийные и др.; по типу содержания – текстовые, графические, мультимедийные и др.; по направлению передачи – входящие, исходящие, внутренние. по направлению передачи – входящие, исходящие, внутренние.

7 7 Системы документации Система документации – совокупность всех документов, взаимосвязанных по признакам: Система документации – совокупность всех документов, взаимосвязанных по признакам: происхождения, происхождения, назначения, назначения, вида, вида, сферы деятельности, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. единых требований к их оформлению. Системы документации предназначены для документирования той или иной управленческой функции. Системы документации предназначены для документирования той или иной управленческой функции.

8 8 Системы управленческой документации организационно-правовая документация; организационно-правовая документация; плановая; плановая; распорядительная; распорядительная; отчетная; отчетная; документация по обеспечению кадрами; документация по обеспечению кадрами; финансовая документация; финансовая документация; документация по материально-техническому обеспечению; документация по материально-техническому обеспечению; договорная документация; договорная документация; документация, отражающая основную деятельность организации или предприятия. документация, отражающая основную деятельность организации или предприятия.

9 9 Унифицированная система документации Унифицированная система документации (УСД) – это совокупность взаимосвязанных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. Унифицированная система документации (УСД) – это совокупность взаимосвязанных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. Цели создания УСД: Цели создания УСД: 1)Обеспечение экономической эффективности и гарантированного уровня качества информации на всех этапах обработки документов. 2)Совершенствование и уменьшение разнообразия содержания и форм документов.

10 10 Международная деятельность в области стандартизации документов ТК 46 «Документация» ТК 46 «Документация» ТК 97 «Вычислительные машины и обработка информации»; ТК 97 «Вычислительные машины и обработка информации»; ТК 154 «Документы и элементы информации в управлении, торговле и промышленности» ТК 154 «Документы и элементы информации в управлении, торговле и промышленности» В 2007 г. стартовал проект «Система менеджмента документов» (120 специалистов из 40 стран). Цель – «Предложить организациям стратегический подход к использованию информационных ресурсов в качестве деловых и коммерческих активов и хранилищ знаний».

11 11 Требования к УСД Документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС; Документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС; УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система; УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система; УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации; УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации; УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней; УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней; все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов. все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.

12 12 Направления унификации Унификация структуры Унификация содержания Унификация оформления наличие трех частей документа; наличие трех частей документа; общий состав реквизитов заголовочной и оформляющей частей; общий состав реквизитов заголовочной и оформляющей частей; стандартные размеры носителя и полей документа; стандартные размеры носителя и полей документа; расположение реквизитов документа. расположение реквизитов документа. использование стандартизованной профессиональной лексики; использование стандартизованной профессиональной лексики; соблюдение требований деловой стилистики; соблюдение требований деловой стилистики; соблюдение требований к идентификации документов и обеспечению их юридической силы. соблюдение требований к идентификации документов и обеспечению их юридической силы. эргономические характеристики документов; эргономические характеристики документов; информативность форм представления данных; информативность форм представления данных; единообразие оформления однотипных документов. единообразие оформления однотипных документов.

13 13 Структура унифицированного документа

14 14 Класс УСД Код ОКУД Организационно-распорядительная документация Первичная учетная документация Расчетно-денежная документация Финансовая, первичная, отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций Отчетно-статистическая документация Документация по ценообразованию Документация по материально-техническому снабжению Документация по торговле Документация по внешней торговле Проектная документация по капитальному строительству Единая система конструкторской документации (ЕСКД) Единая система технологической документации (ЕСТД) Единая система технической подготовки производства (ЕСТПП) Документация по социальному обеспечению Документация по изобретениям и открытиям

15 15 Унифицированная система организационно- распорядительной документации ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Система организационно- распорядительных документов. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Система организационно- распорядительных документов. Требования к оформлению документов» Постановление Правительства Российской Федерации от «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» и др. Постановление Правительства Российской Федерации от «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» и др. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от

16 16 Типовые организационно- распорядительные документы

17 17 Классы организационно- распорядительных документов Организационные документы – комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия. Организационные документы – комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия. К распорядительной относится документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности объекта управления. К распорядительной относится документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности объекта управления. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения.

18 18 Виды распорядительных документов с точки зрения принятия решений Документы, издаваемые коллегиально Документы, издаваемые единолично Типы документов Постановления, решения Приказ, распоряжение Уровень принятия решений Федеральное правительство, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления АО Федеральные министерства, администрации субъектов РФ, руководители предприятий Преимущест ва Повышается согласованность принимаемых решений Обеспечивается оперативность, повышается ответственность

19 19 Структура ОРД Формализованный документ Неформализованный документ Особенности типовой состав и расположение реквизитов; типовой состав и расположение реквизитов; стандартное оформление реквизитов; стандартное оформление реквизитов; использование бумаги стандартных размеров использование бумаги стандартных размеров малое количество типовых реквизитов; малое количество типовых реквизитов; многостраничные документы; многостраничные документы; наличие текстовой, табличной, графической информации. наличие текстовой, табличной, графической информации. Виды Все документы, закрепленные в УСД Обзоры, отчеты, рефераты

20 20 Состав реквизитов ОРД 01 Государственный герб РФ 02 Герб субъекта РФ 03 Эмблема организации или товарный знак 04 Код организации 05 Основной государственный регистрационный номер юр. лица (ОГРН) 06ИНН/КПП 07 Код формы документа 08 Наименование организации 09 Справочные данные об организации 10 Наименование вида документа 11 Дата документа 12 Регистрационный номер документа 13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа 14 Место составления или издания документа 15Адресат

21 21 Состав реквизитов ОРД 16 Гриф утверждения документа 17Резолюция 18 Заголовок к тексту 19 Отметка о контроле 20 Текст документа 21 Отметка о наличии приложения 22Подпись 23 Гриф согласования документа 24 Визы согласования документа 25 Оттиск печати 26 Отметка о заверении копии 27 Отметка об исполнителе 28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело 29 Отметка о поступлении документа в организацию 30 Идентификатор электронной копии документа

22 22 Заголовочная часть Содержательная часть Оформляющая часть

23 23 Задачи службы ДОУ Документирование принимаемых управленческих решений Документирование принимаемых управленческих решений Получение, сортировка и распределение потоков внешней и внутренней информации руководителям и исполнителям подразделений в соответствии с их полномочиями Получение, сортировка и распределение потоков внешней и внутренней информации руководителям и исполнителям подразделений в соответствии с их полномочиями Контроль исполнения документов, анализ качества и сроков исполнения Контроль исполнения документов, анализ качества и сроков исполнения Организация хранения, поиска и выдачи документов. Организация хранения, поиска и выдачи документов.

24 24 Объем документооборота в год Организационные формы службы ДОУ Тип предприятия, организации < документов Секретарь руководителя Малые предприятия, небольшие коммерческие фирмы – документов Отдел делопроизводства Предприятия и организации среднего размера – документов Общий отдел Министерства, крупные предприятия и организации > документов Управление делами Администрация Президента РФ, РБ, Правительство РФ, РБ 4 класс 3 класс 2 класс 1 класс

25 25 Перечень структурных подразделений службы ДОУ Подразделение по рационализации делопроизводства системы управления предприятием Подразделение по рационализации делопроизводства системы управления предприятием Подразделение по приему и отправке корреспонденции Подразделение по приему и отправке корреспонденции Подразделение по контролю исполнения Подразделение по контролю исполнения Архив Архив Машинное бюро с корректорской группой Машинное бюро с корректорской группой

26 26 Должностной состав службы ДОУ РуководителиСпециалисты Вспомогательно- технические работники Зав. службой ДОУ Зав. службой ДОУ Зав. протокольным сектором Зав. протокольным сектором Начальник секретариата Начальник секретариата Зав. архивом Зав. архивом Документовед Документовед Помощник руководителя Помощник руководителя Архивист Архивист Референт Референт Редактор Редактор Инспектор Инспектор Корректор Корректор Секретарь Секретарь Экспедитор Экспедитор Делопроизводитель Делопроизводитель Машинистка Машинистка Стенографистка Стенографистка Курьер Курьер Оператор оргтехники Оператор оргтехники

27 27 Нормативные документы для определения численности работников, исчисления затрат времени на выполнение конкретных заданий и определения объемов работ Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления.