Галкина Е.И. Архивное агентство красноярского края. - презентация

1 Галкина Е.И. Архивное агентство красноярского края

2 качественно заполнены паспорта с полными пояснительными записками Березовский Курагинский Минусинский Новоселовский Рыбинский Шарыповский районный Абанский Казачинский Красноярский Назаровский Нижнеингашский Партизанский Пировский Таймырский качественно заполнены паспорта, но не представлены пояснительные записки

3 раздел 3 «Состав и объем научно- справочного аппарата к архивным документам» в части каталогизация дел в графе 4 указывается только количество просмотренных дел -по документам которых составлены каталожные карточки степень загруженности – ОБЯЗАТЕЛЬНО указывать с учетом нормативной расстановки стеллажного оборудования оснащенность зданий сигнализацией – ОБЯЗАТЕЛЬНО указывать в процентах от общей площади архивохранилищ символы «+» или «х», цифры «1» и т.п. не проставляются раздел 5 «Условия хранения документов» в части

4 3.1. Описи, каталоги, базы данных ПоказателиКод строки закаталогизировано Кол-во фондов Кол-во Ед.хр. Ед.уч Кол-во составленных карточек всегоиз них включенных в каталоги АБ3456 Документы на бумажной основе, в том числе: * Итого :312 *

5 ведение ПК «Архивный фонд»

6

7 поле, которое предлагается заполнять на основании заданного программой списка, НЕЛЬЗЯ заполнять вручную !!! формулировки, введенные вручную, ПРОГРАММА НЕ ВИДИТ и рассматривает как ошибки поле «Персоналии», «Географические сведения», «Тематика» - на строке ТОЛЬКО ОДИН термин при заполнении поля «Даты документов» необходимо вводить годы самого раннего и самого позднего документов !!! если документы за один год, то в оба поля вводится один и тот же год

8 РАЗДЕЛ «ФОНД» поля «Источник поступления», «Основание поступления» и т.п. должны заполняться только из предложенного программой списка, через меню клавишей F5 поле «Движение» - только в случае движения всего фонда - передачи, присоединения, выделения к уничтожению и т.д. => ОБЯЗАТЕЛЬНО заполняйте поле «Справка по движению» - т.е. сведения об актах, на основании которых произошло движение сведения об акте оформляются только одним способом: 1 от другие варианты будут признаны программой как ошибка если отсутствуют сведений об акте - запись следующего содержания: 0 от

9 РАЗДЕЛ «ДЕЛО» поле «Заголовок дела» заголовок ТОЛЬКО полностью - «то же» - в программе недопустимо