ЭФФЕКТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ www.itpro.kz. ГРУППОВАЯ РАБОТА 2 TeamWox – система групповой работы, предназначенная для организации эффективного взаимодействия. - презентация

1 ЭФФЕКТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ

2 ГРУППОВАЯ РАБОТА 2 TeamWox – система групповой работы, предназначенная для организации эффективного взаимодействия сотрудников Вашей компании. В состав TeamWox входят: 1.Отдел кадровОтдел кадров 2.ЗаданияЗадания 3.ДокументооборотДокументооборот 4.ПочтаПочта 5.КлиентыКлиенты 6.ФорумФорум 7.Поисковая системаПоисковая система 8.Система отчетовСистема отчетов 9.ЧатЧат 10.СервисдескСервисдеск 11.РасчетыРасчеты

3 ОТДЕЛ КАДРОВ 3 В этом модуле отображается вся информация о Ваших сотрудниках. Здесь Вы найдете персональные данные, адреса, контакты и информацию о работе человека в компании. Для каждого сотрудника можно прямо в системе сохранять все документы, связанные с ним: договор о трудоустройстве, отсканированные копии паспорта, медицинскую книжку и прочее. Здесь же ведется учет рабочего времени Ваших сотрудников. Теперь Вы сможете без особых усилий определить, сколько времени они проводят на рабочем месте.

4 ОТДЕЛ КАДРОВ 4 Отдел кадров в TeamWox – это простой и быстрый способ ознакомиться с персональными данными сотрудников и структурой компании, а также проконтролировать посещаемость подчиненных.

5 ЗАДАНИЯ 5 Задания в TeamWox – новый, более удобный и функциональный способ организации различных процессов. При возникновении проблемы Вы ставите задание по её решению, назначаете ответственных сотрудников и следите за его выполнением. Раньше Вы использовали телефоны, факсы, сообщения электронной почты и интернет-мессенджеров? История распоряжений была разрознена и напоминала хаос? Контроль за исполнением поручений был поставлен из рук вон плохо?

6 ЗАДАНИЯ 6 Забудьте о хаосе и офисной бюрократии! Задания в TeamWox позволяют быстро известить подчиненных о новой проблеме и контролировать ход её решения. Кроме того, Задания сохраняются в системе, и при необходимости Вы всегда сможете найти их в истории. Контроль за исполнением конкретных заданий – это лишь верхушка айсберга. С помощью встроенных отчетов Вы сможете контролировать производительность сотрудников Вашей компании. TeamWox автоматически ведет учет работы с заданиями каждого сотрудника. Кто лучше всех выполняет задания, того премируем. Лентяев же - простимулируем.

7 ДОКУМЕНТООБОРОТ 7 Именно в этой области мы больше всего ощущаем влияние бюрократии. Множество договоров, десятки других документов и проектов, сотни и тысячи листов бумаги и куча исправлений в каждой бумаге – всё это делает работу с документами просто подвигом. Долгим, рутинным, неэффективным и затратным подвигом.

8 ДОКУМЕНТООБОРОТ 8 Представьте, что у Вас есть простой и удобный способ групповой работы с документами. Представьте, что все сотрудники всегда имеют последнюю версию документа и вносят исправления именно в нее, а не в предыдущую. Представьте, что всё это намного быстрее, чем работать с кипой бумаг. Представьте, что Вы перестали терять время и деньги из-за этой рутины. С TeamWox Вы можете перестать мечтать и начать эффективно работать!

9 ДОКУМЕНТООБОРОТ 9 Теперь у Вас есть простая и понятная структура хранения документов. Вы можете закачивать на сервер абсолютно любые файлы и работать с ними. Поддержка версионности позволит работать с документами сразу всем Вашим сотрудникам и забыть о проблеме это не последняя версия. Разумеется, завершив работу, Вы сможете отправить документ в архив и по необходимости всегда найти его там. TeamWox также позволяет работать с документами прямо на сервере. Для исправления Вам больше не понадобится скачивать файлы на свой компьютер и закачивать их обратно. Вы можете подключить раздел «Документы» как сетевой диск на своем компьютере и начать работать по- новому – без кучи копий на своем компьютере.

10 ПОЧТА 10 К электронной почте все привыкли, и она стала просто незаменимой. Зачастую это наиболее популярный способ связи с клиентами, поставщиками, коллегами и другими людьми. В TeamWox Вы также найдете почтовый модуль, но теперь он связан со всей системой! При совместном решении производственных задач – это совсем не лишнее свойство.

11 ПОЧТА 11 Итак, от клиента Вам приходит письмо с проблемой, а Вы не можете решить ее самостоятельно. В обычной ситуации Вам приходится отсылать копии этого письма специалистам и вступать с ними в переписку. В результате одно письмо клиента рождает десятки сообщений между Вами и Вашими коллегами. Получив такое сложное письмо, в TeamWox Вы назначаете его компетентным сотрудникам. Они видят письмо в папке Назначенные и ведут дискуссию в ней, как на форуме. После выработки единого мнения Вы отсылаете ответное письмо клиенту. Это существенно сокращает время ответа - больше не нужно ждать и согласовывать комментарии от разных специалистов. Хаос, возникающий в результате пересылки множества писем, исчезает.

12 ПОЧТА 12 Кроме того, переписка по электронной почте с клиентом или его представителем автоматически сохраняется в TeamWox. Помимо прочего информация о клиенте или контакте содержит теперь и историю взаимоотношения с данным клиентом. Даже если прошло уже три года, Вы всегда быстро отыщите свою переписку с респондентом!

13 КЛИЕНТЫ 13 Как Вы ведете дела со своими клиентами? За договора с ними отвечает один отдел, за поддержку – другой, за продажи - третий? И каждый отдел имеет свою базу данных клиентов, свою историю взаимоотношений с ними и свои отчеты? Левая рука Вашей компании не знает, что делает правая? Забудьте об этом!

14 КЛИЕНТЫ 14 TeamWox – это возможность сконцентрировать информацию о клиентах в одном месте. Больше не будет множества различных баз данных и непоследовательной политики по отношению к клиенту. Теперь вы сможете получать единые, более полные отчеты по клиентской базе. С TeamWox эта информация - всегда под рукой. Здесь Вы сможете хранить контактную информацию, договора, историю взаимоотношений и любые другие материалы, связанные с клиентами. Время на поиск нужной информации сократится в разы. А сотрудники, отвечающие за работу с клиентами, будут обладать большей информацией о нем. Это позволит быстрее и качественнее обслуживать клиентов.

15 КЛИЕНТЫ 15 Автоматические отчеты по клиентам позволят Вам мгновенно узнать о текущем положении дел. Вы всегда сможете быстро узнать, сколько новых клиентов у Вас появилось в этом месяце, кто из Ваших менеджеров привел больше всего клиентов, какие клиенты решили отказаться от Ваших услуг и кто из Ваших сотрудников это допустил. Для сбора всей этой информации больше не понадобится обращаться в отделы, терпеть задержки и саботаж сотрудников. Все будет происходить автоматически и появляться мгновенно на Вашем экране!

16 ФОРУМ 16 Форум - это полезный инструмент для организации обсуждений и публикации сообщений, предназначенных для большого количества пользователей. На Форуме TeamWox удобно размещать сообщения следующей тематики: события внутри компании (изменения в штатном расписании, график праздничных и выходных дней, день рождения компании, информация о важных достижениях); полезная информация (описание имеющегося опыта, рекомендации по работе с клиентами и прочее); дискуссионные вопросы (темы для "мозгового штурма» - название нового продукта, обсуждение способов/методов решения задачи и прочее).

17 ФОРУМ 17 С Форумом TeamWox Вы перестанете беспокоиться за безопасность Ваших данных: сотрудники перестанут обмениваться конфиденциальной информацией посредством сторонних почтовых сервисов, интернет- мессенджеров и телефонов. Теперь они смогут быстро и безопасно поучаствовать в дискуссии, чтобы найти оптимальное решение вопроса!

18 ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА 18 Быстрый поиск и доступ к информации – одно из важнейших условий успешной работы для любой компании. К примеру, чтобы ознакомиться с договором годовалой давности, надо дать поручение сотруднику. Он зароется в архивах на полдня и, даст бог, к вечеру Вы получите документ. Задачи разумного хранения и быстрого поиска информации всегда были важны. Поэтому данная проблема привела к появлению корпоративных поисковых систем, которые стоят тысячи долларов.

19 ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА 19 В TeamWox также имеется подобная система, позволяющая искать информацию по всем разделам: 1.в документах 2.в электронной почте 3.в заданиях 4.на форуме 5.в базе клиентов и контактов 6.в отделе кадров. Кроме того, в этой системе реализована функция морфологического поиска. То есть Вы вводите одно слово, а система сама ищет все его вариации. Например, по слову «рынок» система начнет поиск по словам «рыночный», «рынки» и так далее.

20 ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА 20 Имеется в TeamWox и расширенный поиск. Вы можете задать различные временные рамки для поиска, искать по автору документа или сообщения, а также по назначенным сотрудникам. Подобная система фильтрации позволит резко сузить результаты поиска и сэкономить Ваше время. C TeamWox Вы сможете быстро отыскать любую потребовавшуюся Вам информацию. При этом Вам не понадобится отвлекать от работы коллег и подчиненных. Еще одно важное преимущество TeamWox заключается в том, что Вам не придется покупать отдельную корпоративную поисковую систему. Столь же мощная система поиска уже входит в состав TeamWox. Следовательно, покупая TeamWox, Вы получаете мощнейший модуль поиска бесплатно.

21 СИСТЕМА ОТЧЕТОВ 21 Управление любой компанией невозможно без точных и достоверных данных о текущем состоянии дел. Вся эта информация поставляется руководству в виде отчетов. Обычно, чтобы получить какой-либо отчет, Вы даете поручение, и ваш сотрудник тратит некоторое время на его подготовку. Его коллега из соседнего отдела также теряет время для подготовки другого отчета. И часто бывает, что отчеты разных отделов просто несравнимы и не позволяют легко представить общую картину.

22 СИСТЕМА ОТЧЕТОВ 22 К счастью, это не относится к отчетам в TeamWox: 1.Они автоматические, и для их получения Вам не придется отрывать подчиненного от работы. 2.Являясь частью одной системы, они хорошо взаимосвязаны. 3.Сконцентрировав всю информацию в одной системе, Вы сможете получить общий отчет по всей компании. 4.Благодаря автоматизации отчет в TeamWox всегда актуален. Когда бы Вы ни открыли отчет, он покажет самую свежую и достоверную информацию. В TeamWox Вы найдете множество разнообразных отчетов, начиная с посещаемости сотрудников и заканчивая их производительностью при работе с клиентами. Кроме того, имеются отчеты по клиентской базе, которые можно использовать в маркетинговых целях и планировании.

23 ЧАТ 23 Во многих компаниях доступ к внешним интернет-мессенджерам сотрудникам заказан. Как из соображений безопасности, так и из желания руководства направить энергию персонала в нужное русло. С помощью чата TeamWox cотрудники компании смогут безопасно общаться между собой, а конфиденциальная информация не покинет пределы компании. Чат вдобавок ко всему может выполнять функции онлайн- консультанта и обеспечивать связь с внешними организациями..

24 СЕРВИСДЕСК 24 Этот инструмент предназначен для решения различных проблем. Схема работы в нем напоминает модуль Задания, однако имеет ряд существенных отличий: работа осуществляется по жестко заданным группам обслуживания, используются различные категории заявок, все заявки жестко контролируются их автором. Кроме того, модуль Сервисдеск можно интегрировать с сайтом и получить дополнительное средство поддержки клиентов. Сервисдеск - отличное место для решения и контроля различных проблем!

25 РАСЧЕТЫ 25 Довольно часто руководитель хочет ознакомиться с денежными потоками своего предприятия, не вдаваясь в финансовую заумь и чересчур подробную бухгалтерию. Модуль «Расчёты» создан именно для этого. Данная система для выставления счетов и регистрации их оплаты является верным помощником руководителя в финансовых вопросах. Её можно назвать учетом с человеческим лицом. Она предназначена для ведения информации по всем денежным операциям компании. Благодаря функциональным возможностям «Расчётов» у руководителя появляется возможность следить за финансовыми потоками компании в режиме онлайн. Это обеспечивает его полной и оперативной информацией обо всем, что происходит в финансовой жизни компании.

26 TEAMWOX – ЭТО ЭФФЕКТИВНО! 26 Использование системы TeamWox позволит Вам значительно снизить «бюрократические» проблемы, поднять производительность труда сотрудников и снизить затраты. Ваша компания станет эффективнее, а ее конкурентоспособность повысится. Качественно иным станет и уровень контроля - Вы сможете получать отчеты о производительности сотрудников, о степени достижения поставленных целей, о работе с клиентами. С TeamWox Вы добьётесь прозрачности решения производственных задач и внесёте ясность в реальное положение дел в Вашей компании!

27 Телефон: +7 (727) Факс: +7 (727) Веб-сайт: По вопросам приобретения и внедрения системы TeamWox обращайтесь к нам: «IT pro» ТОО