Автоматизация бизнес-процессов документы & контент согласование документов; контроль исполнительской дисциплины; формирование и учёт документов; регистрация. - презентация

1

2 Автоматизация бизнес-процессов документы & контент согласование документов; контроль исполнительской дисциплины; формирование и учёт документов; регистрация документов; учёт и обработка заявок; электронный архив; центральное файловое хранилище. согласование документов; контроль исполнительской дисциплины; формирование и учёт документов; регистрация документов; учёт и обработка заявок; электронный архив; центральное файловое хранилище.

3

4 Задачи, решаемые при внедрении EOS for SharePoint

5 Примеры внедрений EOS for SharePoint в коммерческих организациях Строительные и управляющие компании Коммерческие банки Вузы Предприятия нефтегазовой отрасли Гос. сектор Производственные предприятия и др.

6 Типовой портрет компании-заказчика (коммерческий сектор) Средний и крупный бизнес Территориально-распределённая структура Большое количество документов, требующих согласования Сложные процессы согласования документов Большие сроки согласования документов Отсутствие должного контроля исполнительской дисциплины

7 Проекты: Администрация Президента и Правительство Республики Бурятия

8 Одна из старейших фармацевтических компаний Санкт- Петербурга. Основное направление - оптовая торговля лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения. Входит в десятку крупнейших фармацевтических дистрибьюторов России и занимает одно из лидирующих мест по поставке лекарственных средств в Северо- Западном округе. Проект: Фармацевтическая компания ЗАО «Империя-Фарма»

9 Большой объём документов Территориально-распределённая структура Множество типов договоров (договора поставки, закупки, оказания услуг и др.) Большие сроки согласования документов Сложный процесс согласования договоров Проект: Фармацевтическая компания ЗАО «Империя-Фарма»

10 Большой объём документов Автоматизировать процессы работы с договорами подготовка согласование утверждение Повысить скорость прохождения договоров Сделать процесс прохождения договоров более прозрачным Реализовать проект в кратчайшие сроки Проект: Фармацевтическая компания ЗАО «Империя-Фарма»

11 Корпоративный портал Обследование бизнес-процессов, по итогам которого создана модель подпроцессов, описана архитектура и интерфейс портала, зафиксированы способы доступа к документам различных категорий пользователей Согласование договоров по универсальным маршрутам, которые гибко подстраиваются под то, куда проект договора должен пойти. Проект: Фармацевтическая компания ЗАО «Империя-Фарма»

12 Максимально использованы стандартные возможности решения EOS for SharePoint (интерфейс системы, конструктор рабочих процессов, справочники) Дополнительно сделаны несколько кастомизированных разработок: Дополнительный сбор данных по договорам Вывод информации из системы на печать в пользовательском шаблоне Отчеты Проект реализован в короткие сроки На момент сдачи в промышленную эксплуатацию в системе уже было 80 пользователей Проект: Фармацевтическая компания ЗАО «Империя-Фарма»

13 Актуальная информация по статусу прохождения проектов документов/Отчётность. Система контролирует исполнение сроков согласования и регулярно рассылает напоминания. Процесс согласования стал более прозрачным, что позволило исключить потерю документов, уменьшить сроки согласования, увеличить ответственность сотрудников. Проект: Фармацевтическая компания ЗАО «Империя-Фарма»

14 Актуальная информация по статусу прохождения проектов документов/Отчётность. Повысилась скорость прохождения договоров Процессы работы с договорами были регламентированы и оптимизированы На данный момент в системе работают 200 пользователей в том числе и в филиалах ОАО «Империя- Фарма» Сейчас реализуется проект автоматизации работы с остальными видами документов Проект: Фармацевтическая компания ЗАО «Империя-Фарма»

15 «Порт Усть-Луга один из самых крупных в России инфраструктурных проектов европейского масштаба». Путин В.В. ОАО «Усть-Лужская проектно-инжиниринговая компания» (УЛПИК) было создано несколько лет назад для реализации программы комплексного социально-экономического развития территории, прилегающей к морскому торговому порту Усть-Луга (г.Санкт-Петербург). Особенности: компания имеет территориально-распределенную структуру; деятельность компании подразумевает ведение различных проектов. Проект: ОАО «Усть-Лужская проектно- инжиниринговая компания»

16 Проекты по строительству, реализуемые УЛПИК, связаны с наличием огромного и постоянно растущего объема документов. С увеличением потока документов всё больше времени требовалось на процессы согласования, рассмотрения и совместной работы, и в начале 2010 г. руководство УЛПИК приняло решение об автоматизации документооборота. Компания имеет территориально распределенную структуру, из-за чего своевременный обмен и управление документами, а также доступ к ним значительно усложняются. Проект: ОАО «Усть-Лужская проектно- инжиниринговая компания»

17 Повышение эффективности работы Компании с растущими объемами документов. Обеспечение централизованного хранения и управления всеми корпоративными информационными ресурсами. Обеспечение контроля исполнения документов и поручений. Проект: ОАО «Усть-Лужская проектно- инжиниринговая компания»

18 Создание единого информационного рабочего пространства Компании. Создание централизованного хранилища документов. Создание эффективного механизма поиска информации. Обеспечение Web-доступ к информационным ресурсам Компании. Автоматизация процессов документооборота: Входящие документы (Входящие письма, Внешние протоколы совещаний); Исходящие документы (Исходящие письма, Отчеты, Акты, Накладные); Внутренние документы (Доверенности, Приказы, Распоряжения, Служебные записки, Внутренние протоколы совещаний, Регламентирующие документы) Автоматизации процессов контроля исполнения документов и поручений. Проект: ОАО «Усть-Лужская проектно- инжиниринговая компания»

19

20 На первом этапе проекта была выбрана платформа Microsoft Office SharePoint Server 2007 как более испытанная и надежная система, по сравнению с только что вышедшей на тот момент версией SharePoint Server В августе 2010 года стартовали работы по реализации системы автоматизации документооборота, включая создание единого пространства документов (базы знаний) с возможностью совместной работы сотрудников, планирования совещаний, планерок и других мероприятий. Проект был закончен уже в ноябре 2010 г., и система была введена в промышленную эксплуатацию. Все работы по проекту осуществляет также компания «Офис- Док» (Санкт-Петербург), партнер ЭОС. Проект: ОАО «Усть-Лужская проектно- инжиниринговая компания»

21 Автоматизация классических функций документооборота. Корпоративный портал, поддерживающий совместную работу проектных команд (команды в компании формируются по каждому проекту) с документами. Автоматизация процессов согласования документов, контроля и мониторинга исполнения поручений. Процессы планирования мероприятий и автоматического своевременного информирования участников. Единая точка доступа к ключевым данным и элементам документооборота.

22 ГК «МонАрх» – одна из ведущих организаций столичного стройкомплекса, специализирующаяся на индивидуальном монолитном домостроении. Группа берется за самые сложные объекты и возводит их в кратчайшие сроки, зарекомендовав себя на рынке как надежный партнер. За 16-летнюю историю она накопила колоссальный опыт строительства и заслужила высокую репутацию ответственного генподрядчика. Проекты: Концерн «Монарх»

23 В работе строительная компания сталкивается с большим количеством документов, требующих согласования. В связи с этим руководство ГК «МонАрх» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. Проекты: Концерн «Монарх»

24 В рамках первого этапа внедрения СЭД была автоматизирована деятельность двух компаний холдинга в части согласования следующих видов документов: договоры займа, купли-продажи, договоры возмездного оказания услуг, договоры аренды, договоры ипотеки, поставки, доверительного управления и т.д.; госконтракты; кредитные, банковского счета; приказы, служебные записки и т.д. + + Настроен корпоративный портал. Проекты: Концерн «Монарх»

25 Основная особенность проекта заключалась в сложных маршрутах согласования документов, зависящих от ряда условий, для чего была произведена соответствующая настройка групп документов и их маршрутов. В ходе внедрения также был настроен механизм импорта данных из других бизнес-систем путём импорта Excel-файлов (данные по сотрудникам, подразделениям и контрагентам в соответствующие справочники). После завершения внедрения СЭД была проведена настройка корпоративного портала, в том числе настроен интерфейс системы в соответствии с фирменным стилем организации. Проекты: Концерн «Монарх»

26 В 2007 году произошла реструктуризация бизнеса НАЦИОНАЛЬНОГО БАНКА РАЗВИТИЯ и перепрофилирование его деятельности на работу с состоятельными клиентами, и переименование его в ОАО «М2М Прайвет Банк». Сохранив лучшие традиции банковского обслуживания, накопленные в результате деятельности Банка на рынке финансовых услуг с 1991 года, а также используя опыт и знания приглашенных из ведущих российских банков в М2М PRIVATE BANK специалистов в области управления крупным частным капиталом, сформировался продуктовый ряд и процедуры по работе с частными клиентами категории VIP. Проекты: М2М Прайвет Банк

27 На первом этапе состоялся пилотный запуск проекта по действующей акции компании ЭОС «Быстрый Старт». Настройка основного ряда процессов заняла всего 3 рабочих дня. По результатам пилотного проекта, руководством компании было принято решение о полнофункциональном внедрении Проекты: М2М Прайвет Банк

28 В ходе проекта были автоматизированы процессы: согласование договоров, как хозяйственной деятельности, так и договоров с клиентами; счета, приказы, служебные записки, нормативные документы; настроены гибкие правила оповещения сотрудников по задачам; настроена работа с поручениями по документам, так и поручения, не связанные с документами; настроена регистрация входящей и исходящей корреспонденции; настроена работа с нормативной документацией, её хранение с гибкими правами доступа; настроены индивидуально личные сайты пользователей; интерфейс системы выполнен в фирменном стиле компании. Проекты: М2М Прайвет Банк

29 Процесс согласования стал более прозрачным, что позволило исключить потерю документов, уменьшить сроки согласования, увеличить ответственность сотрудников. Внедрение СЭД позволило банку повысить прозрачность процесса согласования документов, их обработку, учёт и поиск.

30 КБ «СДМ-БАНК» (ОАО) был создан 9 декабря 1991 года. По данным РБК.Рейтинг СДМ-БАНК входит в ТОР 200 банков по чистым активам. По данным РБК.Рейтинг СДМ-БАНК входит также в ТОР 100: в число московских банков по чистым активам; самых прибыльных банков России; самых филиальных банков России; СДМ-БАНК занял 41 место среди банков России по объему выданных кредитов малому и среднему бизнесу в 2010 году. Проекты: СДМ Банк

31 Развитая структура НСИ (много связанных справочников) Большое количество прописанных маршрутов согласования, ознакомления и рассмотрения Перенос базы действующих нормативных актов (НПА) Публикация НПА из СЭД в библиотеку SharePoint для ознакомления сотрудников Совещания: формирование поручений по мероприятиям Календаря Заявки на выдачу прав доступа к инф. системам Банка ЭЦП и шифрование (2 этап)

32 Проекты: СДМ Банк Документооборот Обработка входящих-исходящих запросов Подготовка и согласование внутренних организационно- распорядительных документов Контроль исполнения поручений Хранилище НПА Хранение файлов с текстами нормативно-правовых актов (НПА), регламентирующих деятельность банка Публикация файлов из СЭД в хранилище НПА

33 Проекты: СДМ Банк Корпоративный портал Новости и информационные панели Контакты сотрудников банка База VIP-клиентов банка Совещания Календарь совещаний – планирование деловых мероприятий Выдача и исполнение поручений Ведение поручений т.н. «нарастающим итогом» – по периодическим совещаниям Контроль исполнения поручений Подготовка и согласование протоколов совещаний Заявки Бронирование переговорных, пропусков, курьеров и др.

34 В рамках проекта автоматизировано 200 рабочих мест Процесс согласования стал более прозрачным, что позволило исключить потерю документов, уменьшить сроки согласования, увеличить ответственность сотрудников. Организовано хранилище нормативно-правовых актов (НПА), регламентирующих деятельность банка Внедрение СЭД позволило банку повысить прозрачность процесса согласования документов, их обработку, учёт и поиск. Проекты: СДМ Банк

35 футбольный клуб, выступающий в чемпионате России. Обладатель Кубка УЕФА. Входит в десятку самых популярных клубов Европы. Проекты: Футбольный клуб

36 Как и любая организация футбольный клуб столкнулся с проблемой согласования документов: договоров-подряда, кадровых договоров, счетов, организационно-распределительной документации. Проекты: Футбольный клуб

37 регистрация, контроль исполнительской дисциплины, согласование договоров, счетов и организационно- распорядительных документов интеграция с ERP Microsoft настройка интерфейса решения под корпоративный стиль компании Проекты: Футбольный клуб

38 регистрация, контроль исполнительской дисциплины, согласование договоров, счетов и организационно- распорядительных документов интеграция с ERP Microsoft настройка интерфейса решения под корпоративный стиль компании Проекты: Футбольный клуб + + В планах клуба стоит вопрос согласования командировок всей команды. Предполагается реализация задачами силами собственного ИТ-отдела.

39 Результаты внедрения EOS for SharePoint

40 Спасибо за внимание! ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ Москва, ул. Шумкина, д. 20, стр.1 Телефон/факс: (495) – Осипов Александр