Моделирование деятельности органов исполнительной власти как инструмент административной реформы Учебное пособие для государственных служащих. - презентация

1 Моделирование деятельности органов исполнительной власти как инструмент административной реформы Учебное пособие для государственных служащих

2 2 СТРУКТУРА СЕМИНАРА (ПЕРВЫЙ ДЕНЬ) Тема 1. Моделирование деятельности органов власти в контексте административной реформы. Обзор нормативно-правовых актов об административной реформе, направления применения моделирования в практике ОИВ. Использование моделирования деятельности как инструмента оптимизации системы управления организацией. Обзор методологий моделирования и электронных средств моделирования процессов и деятельности организаций в целом. Инструменты моделирования для государственного сектора: –Программный продукт ГОС-Мастер (построение модели деятельности) –ГОС-Мастер-Графикс – приложение для описания процессов. Тема 2. Построение организационно-функциональной модели ОИВ и модели процессов. Составные элементы электронной модели деятельности ОИВ (классификаторы: органы власти, подразделения, сотрудники, функции, процессы, ресурсы). Управленческий смысл внесения в модель связей между классификаторами (проекций). Источники информации, используемые при формировании электронной модели деятельности ОИВ.

3 3 Базовая терминология Организационная модель - формальное описание знаний об организации (существенных черт устройства и процессов), пригодное для непосредственной интерпретации средствами электронной вычислительной техники, в том числе в целях представления в различных непосредственно воспринимаемых человеком графических, табличных и текстовых формах, а также для непосредственного машинного исполнения. Административная модель - организационная модель органа власти и/или государственного аппарата в целом как системы органов власти. Частная организационная/административная модель – модель, отражающая какие-либо зависящие от цели использования отдельные представления об организации/госаппарате (например, организационную структуру или процессы, или знания и факты о какой-либо отдельной части организации). Полная организационная/административная модель - модель, содержащая (интегрирующая) в себе все частные модели. Организационное моделирование - создание и различные виды использования организационных моделей (анализ дублирования функций, информатизация, согласование процессов в разных организациях, оптимизация организационной структуры, получение организационных регламентов и электронных регламентов и т.д.) Административное моделирование – организационное моделирование для органов власти и государственного аппарата в целом как системы органов власти.

4 4 Обзор нормативно-правовых актов об административной реформе, направления применения моделирования в практике ОИВ Ключевые направления использования моделирования в рамках реализации Концепции административной реформы в Российской федерации на годы: Регламентация деятельности органов власти Оптимизации структуры и функций органов власти Внедрение механизмов управления по результатам Повышение прозрачности деятельности органов власти

5 5 1. Регламент федерального органа исполнительной власти 2. Административные регламенты исполнения государственных функций 3. Административные регламенты предоставления государственных услуг 4. Должностные регламенты ФЗ «О государственной гражданской службе» Постановление Правительства от 19 января 2005 г. 30 О Типовом регламенте взаимодействия ОИВ Постановления Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. # 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» Постановления Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 г. # 679 О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг НПА АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ФОИВ Моделирование в рамках задачи регламентации Электронные административные регламенты Публикация моделей процессов для граждан Переход к оказанию государственных услуг с использованием ИКТ ….При разработке административных регламентов для органов исполнительной власти должна быть сформирована единая функционально-процессная модель организации их деятельности с учетом возможностей современных информационно-коммуникационных технологий... (Концепция адмреформы в РФ на гг.)

6 6 Моделирование в рамках задачи оптимизации структуры и функций Необходимость анализа значительного количества государственных функций (примеры) Необходимость связи структуры, функций органов, функций структурных подразделений Необходимость классификаций функций по значительно большему количеству признаков (не только по смыслу Указа 314) для содержательного анализа Содержательный анализ связи организационных структур и функций

7 7 Моделирование в рамках задачи управления по результатам Связь показателей различного уровня со структурой, мероприятиями, задачами, функциями Непротиворечивый учет базовых документов (Доклады о результатах и основных направлениях деятельности, стратегии, концепции, бюджет) Анализ программной и проектной деятельности (ФЦП, ВЦП, проекты, для субъектов РФ – ОЦП) Связь служебных контрактов государственных служащих с системой целей, задач и показателей органа

8 8 Требования к системе моделирования для государства Создание инструментов (методики, правовых актов, поддерживающего программного обеспечения) для решения задач оптимизации деятельности органа в целом Определение объектов анализа (функции, структура, показатели, процессы, проекты и т.д.) для их формального описания в модели Создание и поддержка в актуальном состоянии моделей органов власти. Использование моделей для оптимизации деятельности, публикации информации для граждан, переходу к электронным регламентам, стандартизированным формам отчетности

9 9 Моделирование в рамках задачи управления по результатам Связь показателей различного уровня со структурой, мероприятиями, задачами, функциями Непротиворечивый учет базовых документов (Доклады о результатах и основных направлениях деятельности, стратегии, концепции, бюджет) Анализ программной и проектной деятельности (ФЦП, ВЦП, проекты, для субъектов РФ – ОЦП) Связь служебных контрактов государственных служащих с системой целей, задач и показателей органа

10 10 Работы в сфере моделирования в 2004 – 2007 гг. (Минэкономразвития) Цель: создание инструментария для анализа и оптимизации деятельности органов власти в рамках административной реформы 2004 год: Определение методологии и электронных средств моделирования для описания и оптимизации административных процессов и создания административных и должностных регламентов 2005 год: Концепция моделирования деятельности органов власти Стандарты описания деятельности органов власти, состав предметных областей, формы представления информации о процессах, структурах, функциях и т.д. для различных типов потребителей информации (графика, таблицы, тексты) Программное средство, иллюстрирующее положения Концепции и разработанных стандартов (открытые исходные коды, свободно распространяемый продукт) 2006: Полнофункциональное программное средство моделирования деятельности (открытые исходные коды, свободно распространяемый продукт) Проекты правовых актов, регулирующих создание, актуализацию и публикацию электронных моделей органов власти Эскизный проект организационной модели государственного аппарата в целом Концепция центра компетенций по организационному моделированию в государстве Методические рекомендации по моделированию. Обучение административному моделированию групп экспертов (ФОИВ, субъекты, консультанты) 2007 (план): Развертывание и наращивание масштаба функционирования центра компетенций (обучение, консалтинг, накопление опыта и «лучшей практики»). Совершенствование методологии, программных средств и референтных моделей по результатам апробации. Широкая апробация методик и программного средства в ходе поддержки административной реформы и проектов информатизации. Экспертные системы для анализа деятельности ОИВ.

11 11 Использование моделирования деятельности как инструмента оптимизации системы управления организацией

12 12 Предпосылки и цели моделирования «Мысленный образ мира, окружающего нас, есть модель. Человек не несет в себе полных образов процесса, организации или страны. Он только отбирает концепции и взаимосвязи, которые затем использует, чтобы представить себе реальную систему. Мысленный образ – это модель. Все наши решения и действия определяются моделями. Вопрос заключается не в том, использовать или игнорировать модели, а состоит только в выборе между альтернативными моделями» [1][1] [1] Форрестер Дж. «Мировая динамика», М. Наука Под моделью же обычно понимается мысленно представляемая или материально реализованная система, которая, отображая и воспроизводя объект, способна замещать его так, что ее изучение дает нам новую информацию об этом объекте[1].[1] Выделяют вещественные (отображающие пространственные особенности) и мысленные (математические) типы моделей. Среди последних можно выделить: образно-графические (схемы, диаграммы, чертежи, рисунки и т. п.); знаковые модели (пример, формула алгебраического уравнения, семантические сети и т.п.); Выбор модели подсказывается практическими соображениями, а именно, модель, как аналогичная система за поведением которой мы собираемся наблюдать, должна быть проще исходной во всех своих аспектах, за исключением тех, которые определяют выполнение выбранного отношения эквивалентности[2].[2] [1][1] Штофф В. А. "Моделирование и философия" М.: Наука, 1966 [2][2] Месарович М.Д. Общая теория систем, М. Радио и Связь, 1966

13 13 A A A - A Примеры моделей технических и органических объектов

14 14 Виды и уровни моделей систем Уровень описания АвтомобильЧеловекОрганизация общий видавтомобиль в целомчеловек в целоморганизация в целом отдельные узлы системы чертеж двигателя, коробки передач автомобиля головы, руки у человека управление экономикой, социальной сферой, инфраструктурой, информацией и связью различные аспекты системы электрическая схема, механическая схема кровеносная система, скелет человека цели, функции, структура, финансы организации сочетание различных аспектов системы электромеханическа я схема двигателя автомобиля кровеносная система на фоне скелета распределение ответственности за исполнение функций система в эксплуатации процесс включения автомобиля процесс переваривания пищи у человека административные процессы

15 15 Инжиниринговый подход, как метод оптимизации систем Система «как есть» Описание «как надо» Описание «как есть» Реализация программы действий Разработка программы действий Управление изменениями Модель «как есть» Модель «как надо» Система «как надо» Результативность 1 Эффективность 1 Результативность 2 Эффективность 2 При оптимизации «организационных систем» модель заменяет «чертеж» в технических системах

16 16 Оргмодель Управление организационными документами Постоянное совершенствование процессов Реструктуризация и реинжиниринг Некоторые задачи решаемые с помощью моделирования деятельности организации Регуляризация управления Внедрение и сопровождение ERP-систем Прояснение ситуации: что делается, кто - за что отвечает? Описание отдельных процессов Постановка Системы Менеджмента Качества

17 17 ОТЛИЧИЯ ПРОЦЕССОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ ОТ БИЗНЕС - ПРОЦЕССОВ КОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЙ Низкая доля воспроизводимых процессов в деятельности органов власти (в классификации: процессы, проекты, поручения) – необходимость смещение акцентов на описание функционала и моделей полномочий Неприменимость стоимостного подхода для связи стратегической и операционной (процессы, проекты и т.д.) моделей, что не позволяет использовать многие принципы оптимизации процессов бизнес-систем; Сложность регулярной оптимизации процессов по причине громоздкого процесса внесения изменений в нормативно-правовые акты; Конструкции процессов, сами процессы, структуры формируются по принципу «максимизирующего бюрократа», а также зачастую под конкретных людей Хотя аналогия «государство = корпорация» и плодотворна в части переноса ряда методов и средств управления, но полного тождества нет. Эта специфика также должна быть учтена при выборе методов и средств моделирования

18 18 Ключевые направления использования моделирования в рамках реализации Концепции административной реформы Повышение прозрачности деятельности органов власти Регламентация деятельности органов власти Оптимизации структуры и функций органов власти Внедрение механизмов управления по результатам

19 19 Моделирование административных процессов в 1858 году

20 20 Управление системой регламентов Технологии бизнес-моделирования являются новым способом решения задачи формирования и поддержания в актуальном состоянии организационных регламентов. Описав в электронной модели деятельность организации (на функциональном и процессном уровнях) и распределение ответственности за ее реализацию между подразделениями и сотрудниками можно получать регламенты как отчеты из модели. Модель деятельности Система документов Описание Ввод в компьютерную модель Генерация документов

21 21 Сложноеуправлениедокументами Более простое управлениемоделью «Менеджмент модели» вместо «Менеджмента документов». Модель требует усилий на сопровождение, но делать это значительно легче, чем поддерживать систему документов. Кроме того, благодаря получению документов из единой системы они не будут противоречить друг другу

22 22 Множество взглядов на организацию или «каждому – свое» Для каждого уровня управления организацией (руководителей, начальников подразделений, рядовых сотрудников) из единой модели могут быть сформированы свои регламенты, отражающие интересующие их аспект и уровень деятельности

23 23 Движущие силы оптимизации деятельности Организационное развитие Непрерывное совершенствован ие Небольшие проекты по совершенствованию Радикальные проекты по совершенствованию Время Уровень эффективности Анализ деятельности и реформы «сверху» Предложения по внутренним изменениям «снизу»

24 24 Управление реструктуризацией ПРОДУКТЫ (сегодня) ПРОДУКТЫ (завтра) СТРАТЕГИЯ (сегодня) СТРАТЕГИЯ (завтра) ПРОГРАММА РЕСТРУКТУРИЗАЦИИ ФУНКЦИИ ЗВЕНЬЯ СТРУКТУРА (сегодня) СТРУКТУРА (завтра) Общая схема реструктуризации Реструктуризация - процесс модификации внутренней структуры системы (появление и удаление объектов и связей между ними)

25 25 Управление эффективностью административных процессов Управление структурой процессов: описание (формализация), анализ, оптимизация Было Стало

26 26 три типа критериев неоптимальности «Конструкция процесса» На основании статического анализа модели (последовательности операций) процесса. Например, проверка наличия четких критериев принятия решений во всех «развилках» и т.п. Проводится (без статистики о потоках). На основании информации о характере протекания процесса. Недостаточно статической модели процесса, а необходимо проанализировать информацию о потоках документов, времени, затратах по каждой операции. Необходима накопленная статистика о параметрах процесса. Например, информация о возникающих узких местах («пробках»). Проводится динамический анализ (потоки). «Эффективность протекания процесса» «Адекватность процесса» Анализ процесса существующим целям, задачам компании а также его соответствия принципам, принятой идеологии. С помощью критериев данной группы оцениваются процессы в целом. Вполне возможна ситуация при которой оптимальный с точки зрения конструкции процесс, в котором нет «перекосов» приводит к результатам, противоположным целям организации. В данном блоке анализируется институциональное соответствие процесса организации, ее общей системе целей, организационной структуре и т.д.

27 27 Оптимизация, как искусство задавать вопросы Всему процессу или его отдельному этапу предлагается задавать определенный набор систематизированных вопросов Английский вопросРусский вопросКомментарий What?Что? Что именно делается в этом процессе или на этой операции? Why?Зачем? Зачем это делается? Можно ли этого не делать? Where?Где? Где это делается? Не лучше ли делать это в другом месте? When?Когда? Когда это делается? Может быть лучше делать это раньше, или позже? Who?Кто? Кто это делает? Не стоит ли поручить это дело другим людям? How?Как? Как это делается? Всё ли рационально? Нет ли лишних движений?

28 28 10 принципов работы по эффективной реорганизации процессов 1.Переходите от неформальных методов управления к документированным 2.Анализируйте возможность применить «лучшие решения» 3.Применяйте «вертикальное и горизонтальное сжатие» процесса 4.Поручайте, если возможно, выполнение процесса тому, кто использует его результат 5.Помещайте точку принятия решения туда, где делается работа, встраивайте контроль в процесс 6.Связывайте параллельные работы вместо интеграции их результатов 7.Фиксируйте информацию один раз – у источника 8.Включайте информацию в реальную работу, как только она появилась 9.При анализе мероприятий ориентируйтесь на конечный результат 10.Всегда учитывайте, что оптимизация это итерационный процесс

29 29 Инструменты моделирования 1.3. Обзор методологий моделирования и электронных средств моделирования процессов и деятельности организаций в целом Инструменты моделирования для государственного сектора: Программный продукт ГОС-Мастер (построение модели деятельности) ГОС-Мастер-Графикс – приложение для описания процессов

30 30 Система вопросов – система моделей Зачем: стратегическая модель, в которой зафиксированы цели организации; Что – Где – Кто: организационно-функциональная модель, представляющая собой матрицу – проекцию, закрепления направлений деятельности и функционала компании (что) за структурными звеньями (где) и сотрудниками; Как – Когда – Кому: процессная модель, определяющая способ реализации (как) и последовательность действий (когда – кому); В каком виде: информационная модель, определяющая состав и структуры различных документов, учетных регистров, отчетов и т.п., а также их представления в базах данных информационных систем. С какой эффективностью: финансовая модель, которая позволяет перейти к количественной оценке ресурсов, потребляемых предприятием в ходе своей деятельности. Последовательное наращивание модели (сверху – вниз) позволяет сделать знание о деятельности организации все более полным

31 31 Базовая матрица функциональной ответственности ФУНКЦИИ Структурное направление Функциональная область ОРГЗВЕНЬЯ x x x x x x x x x x x

32 32 Функциональный блок – основа описания процесса Модель организации Нормативные акты, Внешние стандарты деятельности Информация из внешней среды Ресурсы на входе Инфраструктура, оборудование, программы Подразделения и сотрудники компании Продукция и услуги Информация во внешнюю среду Как представить в модели знание о деятельности?

33 33 Композиция и декомпозиция блоков

34 34 Более сложные модели функционирования

35 35 ЦЕЛИ создания модели (процессов) Создание единого подхода к формализованному описанию деятельности органов исполнительной власти и подведомственных организаций с целью решения следующих задач Оптимизация (реинжиниринг и постоянное совершенствование) административных процессов Повышение прозрачности административных процессов для граждан и организаций, вступающих во взаимодействие с государством, через создание простого для восприятия формата представления информации о процессах Повышение исполнительской дисциплины через четкое закрепление ответственности государственных служащих, участвующих в административных процессах, а также возможность контроля со стороны вышестоящего звена Постановка задач для ИТ-решений в рамках подготовки создания электронных административных регламентов

36 36 ПОТРЕБИТЕЛИ РЕЗУЛЬТАТОВ ФОРМАЛИЗАЦИИ ПРОЦЕССОВ Единая модель деятельности (база знаний) Оптимизация (реинжиниринг и совершенствование) административных процессов Повышение исполнительской дисциплины: Руководители: возможность контроля; Исполнители: возможность однозначной трактовки требований к административным действиям Повышения прозрачности административных процессов для граждан и организаций, вступающих во взаимодействие с государством Постановка задач для ИТ-решений в рамках подготовки создания электронных административных регламентов Государственные служащие Граждане и организацииЭксперты Специалисты по IT Графическое представление процессов в различных нотациях Матрицы ответственности по процессу, организационная аналитика. Процесс в общей системе органа власти (организационной, функциональной, etc структурах) Административный регламент процесса (текст и графика), Должностные регламенты (в операциональной части) Графическое представление процесса в удобном для восприятия виде. Стандарты взаимодействия (регламент процесса, отражающий только точки взаимодействия) Стандартные нотации представления процессов (IDEF0, IDEF3, DFD, ЛФС и т.д.)

37 37 Эволюция задач и систем моделирования В своей эволюции средства бизнес-моделирования и анализа развивались от средств визуального описания небольших участков бизнеса к средствам описания архитектуры организации.. В дальнейшем ожидается развитие возможностей визуального представления архитектуры организации, способов сбора и анализа информации, причем наиболее перспективным направлением представляется все более полная интеграция систем бизнес-моделирования и анализа с системами управления организацией

38 38 Операционное (линейное) управление Корпоративное управление Ценности и ожидания Права и полномочия Стратегические ориентиры Стратегическое управление и развитие Карта стратегий, стратегические цели и показатели Виденье и Деловое кредо Цели развития. Система стратегических проектов и программ Операционная модель Организационное управление (оргдизайн) Материальные ресурсы Финансы Информация Персонал Внешние ресурсы Как устроена система? Продукция Информация Архитектура человеческих ресурсов Техническая архитектура ИТ-архитектура Финансовая архитектура Архитектура знаний Бизнес- и Функциональные стратегии: система целей и показателей (до процессов), принципы реализации Цели улучшений и система проектов совершенствования операционной деятельности Система политик и процессов Бизнес - процессы Обеспечивающие процессы Процессы управления Проекты развития Оргструктура Бизнес- обеспечение (внутренние ресурсы) Финансы

39 39 Требования к методам и средств моделирования Непротиворечивость частных моделей организации в различных нотациях Практическая реализуемость сложных взаимосвязанных моделей Требование к квалификация и количеству специалистов, занятых созданием и актуализацией модели * - Граждане и организации, Эксперты, Специалисты по ИТ, Руководители и Исполнители Требования конечных пользователей*: Необходимость получения информации в различных нотациях (форматах) в зависимости от типа потребителя и задач описания Открытость и адаптируемость к моделированию любых типов организаций, учета специфики государственного управления Требования разработчиков моделей:

40 40 AllFusion Modeling Suite (BPWin, ERWin …) Business Studio (фирма БАЙТ, г. Самара) ЕМ-Tool (Ориент-Софт, Минск) ИСО Ратник (Украина) DocsVision (Digital Design, Санкт-Петербург) CASE IDEF0/Doctor ОРГ-МАСТЕР® … ИНСТРУМЕНТАЛЬНЫЕ СРЕДСТВА ARIS Toolset (ARIS Easy Design) CASEWISE Corporate Modeler Enterprise Architecture Modeling Tools

41 41 АНАЛИЗ СИСТЕМ МОДЕЛИРОВАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ И ПРАКТИКИ ИХ ПРИМЕНЕНИЯ ДЛЯ ОПИСАНИЯ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕССОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ X4X1X2X3X5 Требования к методам и системам моделирования Существующие методы и средств моделирования Анализ соответствия системы моделирования поставленным требованиям Оценка методов и систем моделирования Направления анализа и оценки Выводы по результатам анализа: Стандартные средства моделирования были созданы под конкретные задачи, прежде всего под – задача информатизации отдельных процессов Низкое распространение средств организационного моделирования – задачи системного управления на основе модели встали сравнительно недавно Отсутствие специализированных средств моделирования для государственного сектора Графические методы создания единой модели упираются в эффект масштаба, который становится критическим фактором реализуемости проекта, а главное, возможности сопровождения Резюме: Необходимы новые подходы, позволяющие эффективно сочетать в единой взаимосвязанной модели требования различных классов пользователей Специалисты отмечают, что в областях со слабо-структурированной информацией, каковой является любая организационная структура, моделирование «в лоб» практически не приносит эффекта - бессистемное моделирование вносит еще большую энтропию в процессы управления

42 42 Управление сложностью комплексной модели 1. Модель как коллекция диаграмм Состоит из моделей-диаграмм всех объектов и их взаимосвязей процессов. в различных нотациях. Формат хранения и представления информации фактически не отличаются. 1.а. Неструктурированная коллекция / Произвольно структурированная 1.б. Структурированная коллекция 2. Модель как описание первичных объектов и связей между ними Единая модель, представляющая собой Базу знаний. Диаграммы и организационные документы-регламенты являются отчетами из единой модели.

43 43 Построение модели на основе базы организационных знаний … DFD EIDEF0 IDEF0 Единая модель Деятельности (база знаний) Иерархический справочник Функций, в котором можно выделить следующие разделы: Основные (связанные с задачами по реализации Государственных услуг, Внешних процессов и Поручений), Управленческие (внутреннее управление) и Обеспечивающие (внутреннее обеспечение) Псевдографика Простая графика Ввод информации в модельВывод отчетов- диаграмм, регламентов Текст Ключевая концепция (Core concept) – разделение языков внешнего и внутреннего представления Внутреннее представление Результат: Создание модели деятельности, а не моделей отдельных административных процессов; Создание модели деятельности как базы знаний различных аспектов деятельности ОИВ, связанных между собой; Создание необходимых отчетов в нужной нотации из одной модели

44 Программно-методический комплекс ГОС -Мастер (Система моделирования деятельности организации)

45 45 Работа со знаниями в среде ГОС-Мастер «ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ» Работы с БАЗОЙ ЗНАНИЙ Извлечение и ВВОД информации в модель ВЫВОД отчетов- диаграмм, регламентов Формализация, Интеграция Языки концептуализации знаний Инструменты эскизного моделирования ГРАФИКС, ММ Частные Модели организации Инструменты проектирования (инженерии) методологий моделирования / Инструменты метамоделирования Методологии моделирования Языки моделирования Инструменты формального моделирования ГОС-Мастер Общая модель организации Инструменты проектирования (инженерии) методологий моделирования / Инструменты метамоделирования Языки представления Инструменты представления (Е-Мастер, Порталы) Отчеты из Модели организации Инструменты извлечения и концептуализации знаний

46 46 Теоретические предпосылки Разработка моделей и методов ОНТОлогического ИНЖиниринга (ОНТОЛИНЖ) Грант РФФИ N Цель проекта ОНТОЛИНЖ: разработка методологии и технологии онтологического инжиниринга для последующего проектирования баз знаний интеллектуальных систем и корпоративных систем управления знаниями. Руководитель: Гаврилова Т.А. Организация: Санкт-Петербургский Государственный Политехнический Университет Управление знаниями: теория и технология разработки интегрированных интеллектуальных систем (УЗОР) Грант РФФИ N Руководитель: Гаврилова Т.А. Организация: Санкт-Петербургский Государственный Политехнический Университет В развитых странах произошли серьезные трансформации в подходе к управлению активами государства. Как утверждают аналитики Всемирного банка [ВБ, 2005], национальное богатство развитых государств только на 5% составляют природные ресурсы, на 18% - материальный, произведенный капитал, а основное место – порядка 77% - составляют знания и умение ими распорядиться. То же самое относится и к организациям и компаниям

47 47 Онтология – центральное понятие инженерии знаний Онтология – эксплицитная спецификация (концептуализация) определенной темы. Онтология – это базы знаний специального типа, которые могут читаться и пониматься, отчуждаться от разработчика и/или физически разделяться их пользователями Формальная онтология – универсальная модель знания - представляет собой систему понятий (объектов) предметной области, свойств этих объектов, отношений между этими объектами и утверждений, построенных из этих объектов, их свойств и отношений между ними. «Онтосистема» – интеллектуальная информационная система (sofware), состоящая из БЗ и машины вывода. БЗ онтологической системы состоит из предметной онтологии, онтологии задач и метаонтологии Онтологическая модель организации (ОМО) служит двойным методическим базисом: - во-первых, как некий стандарт для описания моделей более низкого уровня; -во-вторых, как универсальный язык, понятный и наглядный на всех уровнях и в любых подразделениях организации.

48 48 ОБЩАЯ МОДЕЛЬ ОРГАНИЗАЦИИ Внутренняя модель строится настолько сложной, насколько это требует ее применение для решения практических задач Основные группы предметных областей: Назначение и Цели Показатели Действия Оргструктура Инфраструктура Внешняя среда ФинансыПерсонал Информация Надсистема (Государство)

49 49 Примерный состав предметных областей, описывающих деятельность ОИВ 1.Надсистема (государственного управления, в части компонент связанных с деятельностью ОИВ) 2.Внешняя среда (подведомственные области и объекты управления) 3.Назначение (Миссия) и цели ОИВ (характеризующие роль ОИВ в общей системе государственного управления) 4.Показатели (как стратегические, характеризующие результативность в достижении поставленных целей, так и операционные, связанные с эффективность реализации деятельности) 5.Действия (функциональный потенциал и административные действия, реализуемые в форме процессов, проектов и «поручений») 6.Оргструктура (административно-штатная и ролевая) 7.Персонал (содержащий классификаторы специфицирующие требования, права и полномочия, а также персональный состав сотрудников) 8.Инфраструктура (позволяющие реализовать административные действия – оборудование, средства коммуникаций, программные продукты и т.п.) 9.Информация (описание информационных объектов, обеспечивающих принятую модель управления – причем как электронных, так и «бумажных») 10.Финансы (описание структур бюджетов, объектов управленческого учета и центров финансовой ответственности)

50 50 Классификаторы: Процессы Проекты Функции Матричные проекции: Процессы - Функции Матричные проекции: Процессы - Сотрудники - Оргзвенья Проекты - Сотрудники - Оргзвенья Функции - Оргзвенья Внутренняя структура : связь понятий разных уровней Предметные области и связи между ними описываются с помощью первичных объектов – классификаторов и проекций..

51 51 1. Ролевая структура 1.1. Комитеты и комиссии Комиссия Правительства по законопроектной деятельности Коллегия, Совет по законопроектной деятельности Министерства Комиссии, рабочие группы органов системы управления Министерства 1.2. Функциональные роли Аппарат Правительства РФ Министерство Министерство юстиции РФ ФА и ФС Другие ФОИВ Органы государственной власти субъектов РФ (по предметам совместного ведения) Хозяйствующие субъекты рынка, ассоциации, Структуры гражданского общества 1.3. Процессные роли Клиент процесса Владелец процесса Ответственный исполнитель Участник процесса Аудитор процесса Два основных инструмента внутреннего представления знаний 1. «Классификаторы» – иерархические модели-онтологии предметных областей 2. «Проекции» - модели парных и «тройных» отношений между классификаторами Предлагаемый подход не ограничивает число первичных сущностей (классификаторов и проекций) используемых для полного и точного описания деятельности ОИВ, но надо попытаться сделать это наиболее рационально

52 52 Полная административная модель (пример)

53 53 1. Ролевая структура 1.1. Комитеты и комиссии Комиссия Правительства по законопроектной деятельности Коллегия, Совет по законопроектной деятельности Министерства Комиссии, рабочие группы органов системы управления Министерства 1.2. Функциональные роли Аппарат Правительства РФ Министерство Министерство юстиции РФ ФА и ФС Другие ФОИВ Органы государственной власти субъектов РФ (по предметам совместного ведения) Хозяйствующие субъекты рынка, ассоциации, Структуры гражданского общества 1.3. Процессные роли Клиент процесса Владелец процесса Ответственный исполнитель Участник процесса Аудитор процесса Генератор отчетов для внешнего представления знаний 1. «Классификаторы» – иерархические модели-онтологии предметных областей 2. «Проекции» - модели парных и «тройных» отношений между классификаторами Генератор отчетов + ПРАВИЛА юридической, лингвистической обработки

54 54 Потребители получают информацию в форме отчетов в выбранном формате Графическое представление процесса Матрицы ответственности по процессу. Процесс в общей системе органа (организационной, функциональной, etc) Графическое представление процесса в удобном для восприятия виде. Стандарты взаимодействия (регламент процесса, отражающий только точки взаимодействия) Государственные служащие Граждане и организацииЭксперты Специалисты по IT Эл-ты классификаторов проекция Кл_Кл Проекция Кл_Кл_Кл ФОРМАТ 1 ФОРМАТ 2 ФОРМАТ 4 ФОРМАТ 3 База знаний о деятельности Стандартные нотации представления процессов (IDEF0, IDEF3, DFD, ЛФС и т.д.) Административный регламент процесса (текст), Должностные регламенты (в операциональной части)

55 55 СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ДЛЯ РЕАЛИЗАЦИИ КОНЦЕПЦИИ Система стандартов, заданная техническим заданиемНазначение Стандартная нотация, синтаксические правила составления описаний Внутреннее представление Стандарт представления организационно-функциональных структур органов государственного управления, учитывающий особенности форм подчинения, соподчинения, юрисдикции, контроля и иных способов организации отношений ведомств, государственных учреждений, иных субъектов отношений, связанных с государственным регулированием. Внешнее представление Стандарт представления информационных обменов и иных взаимодействий внутри организационных структур органов государственного управления. Стандарты информационных обменов Стандарт представления информационных обменов и иных взаимодействий нескольких органов государственного управления, вовлечённых в единый АУП. Стандарт представления информационных обменов и иных взаимодействий между органами государственного управления и иными субъектами отношений, связанных с государственным регулированием Стандарт представления взаимодействия с системами электронного административного учёта и документооборота, используемыми в АУП Стандарт взаимодействия с другими системами Стандарт раскрытия моделей АУП, позволяющий обеспечивать взаимодействие с ведомством или организацией, поддерживающей АУП, а также позволяющий проведение независимого информационного аудита содержания моделей АУП и его выполнения органами государственной власти и управления Стандарт раскрытия информации

56 56 IDEF0 EIDEF0 DFD DFD2 ЛФС Текст Таблица Х-грамма Формы представления информации, формируемые из модели Определенные форматы визуализации могут быть различными применительно к конкретному процессу. Кроме того, диаграммы процессов не являются единственным эффективным способом представления информации, регламентирующей деятельность

57 57 Потребитель - Человек Потребитель - Машина Модель организации Контролирующие и сертифицирующие организации Специалисты по IT Партнеры и контрагенты Сотрудники Аналитики Инф1Инф2Инф3Инф4 Инф5 Высшее руководство Инф6 Исполнительные Системы (Engine) Semantic Portals (Corporate Semantic Web) Другие инструменты моделирования Инф9Инф7Инф8

58 Программно-методический комплекс ГОС-Мастер ®ГРАФИКС (Графический конструктор моделей процессов и структур предприятия )

59 59 Задачи ГОС-МАСТЕР®ГРАФИКС 1.Сбор информации и первичное описание процессов 2.Поддержка изменений отдельных процессов 3.Представление информации для различных категорий пользователей

60 60 Анкета Традиционные методы сбора информации Традиционная схема описания Организационно-Функциональной модели предприятия Традиционные методы детального сбора информации по процессам Сбор информации и первичное описание процессов

61 61 Таблица Сбор информации и первичное описание процессов

62 62 Оперограмма Сбор информации и первичное описание процессов

63 63 Система обозначений на диаграммах процессов Условный пример

64 64 Для ускорения и распараллеливания работ по описанию процессов может применяться ГОС-МАСТЕР®ГРАФИКС Первичная информация для описания процессов передается из ГОС-МАСТЕР в ГРАФИКС. После чего, владельцы процессов могут самостоятельно детально описывать процесс, добавляя при необходимости нужные элементы Далее, специалистами по моделированию осуществляется импорт информации в единую модель ГОС-МАСТЕР

65 65 Современная схема создания интегрированной модели С ГОС-МАСТЕР работают специалисты по моделированию, а в Графиксе владельцы процессов. Каждый может описать свой процесс. Рассмотрим схему поэтапно ГОС-Мастер® Создание обобщенной Организационно- Функциональной модели (ОФМ) Детальное описание процесса Детальное описание процесса Детальное описание процесса Создание интегрированной Процессно-Функциональной модели Распараллеливание описания процессов: исходные данные по системе процессов и функционалу ГОС-Мастер ® Графикс ГОС-Мастер ® Графикс ГОС-Мастер ® Графикс ГОС-Мастер® Сбор процессов

66 Составные элементы электронной модели деятельности ОИВ (классификаторы: органы власти, подразделения, сотрудники, функции, процессы, ресурсы). Управленческий смысл внесения в модель связей между классификаторами (проекций).

67 67 ОБЩАЯ МОДЕЛЬ ОРГАНИЗАЦИИ Основные группы предметных областей: Назначение и Цели Показатели Действия Оргструктура Инфраструктура Внешняя среда ФинансыПерсонал Информация Надсистема (Государство)

68 68 Исходная спецификация структуры модели Отчет о научно-исследовательской работе по теме: «Разработка методических рекомендаций по описанию и оптимизации процессов в органах исполнительной власти в рамках подготовки внедрения ЭАР» Проекты стандартов формального представления АУП. СТАНДАРТ ЭЛРОС-001.1/ Электронная модель деятельности органов государственного управления. Общие требования. Структура модели. Элементы внутреннего представления модели деятельности. (Стандартная нотация, синтаксические правила составления описаний), 2005, Москва. Таблица 1. Перечень основных объектов (классификаторов) модели НаименованиеХарактеристикаПредметная область Классификаторы модели: ………… Проекции модели: ………… Внутренняя модель строится настолько сложной, насколько это требует ее применение для решения практических задач

69 69 Модели для решения текущих и перспективных практических задач Текущие Организационно-функциональная модель Модель процессов Перспективные Модель результативности (ДРОНДы) Информационная архитектура (АЭГ)

70 70 Организационно-функциональная модель Классификаторы Проекции

71 71 Модель процессов

72 72 Пример проекции: Действия – Ролевая структура

73 73 Модель результативности (ДРОНДы)

74 74 Информационная архитектура (АЭГ) и Государственный учет

75 75 Точка интеграции моделей Модель субъекта РФ или Ведомственная модель Федеральная модель

76 Источники информации, используемые при формировании электронной модели деятельности органов власти

77 77 Основные проблемы наполнения модели Проблема сбора информации (документирована / не документирована, собирается через обследования, экспертные мнения) Проблема связи различных классификаторов (документированные связи / экспертное мнение) Пример 1: для формирования регламента (модели) административно- управленческих процессов (регламенты исполнения государственных функций (предоставления услуг) средний уровень документированных характеристик, действий составляет менее 25% (по практике, для ФОИВ). Остальная информация собирается у экспертов (исполнителей по процессам). Пример 2: определение связи между подразделениями полностью определено административно-штатной структурой. Связь между целями органа власти и целями страны определены приложением к Докладу о результатах (ДРОНД). При этом связь между функциями органа власти и функциями отдельных структурных подразделений не документирована и сейчас может определяться только экспертно.

78 78 Предметная область Наименование классификатора Описываемые понятия Установивший термин нормативный правовой акт Источник значений (наполнения) Цели и показатели деятельности ОВГМО Цели и задачиГлавная цель страны Методические рекомендации по подготовке Докладов о результатах и основных направлениях деятельности субъектов бюджетного планирования на годы Цели и показатели деятельности ОВГМО Цели и задачиЦель СБП Методические рекомендации по подготовке Докладов о результатах и основных направлениях деятельности субъектов бюджетного планирования на годы Доклад о результатах и основных направлениях деятельности (ДРОНД) Цели и показатели деятельности ОВГМО Цели и задачиЗадача Методические рекомендации по подготовке Докладов о результатах и основных направлениях деятельности субъектов бюджетного планирования на годы Доклад о результатах и основных направлениях деятельности (ДРОНД) Административн ые действия (Государственн ые) Функции Указ Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 года 314 О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти Положение о ФОИВ Административн ые действия Федеральные целевые программы Постановление Правительства РФ от "О реализации федерального закона "О поставках продукции для федеральных государственных нужд" ФЗ «О Федеральном бюджете на.. год» Примеры документированной информации

79 79 Предметная область Наименование классификатора Описываемы е понятия Установивший термин нормативный правовой акт Источник значений (наполнения) Административн ые действия Административ ные процедуры Постановления Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 г. # 679 О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг Преимущественно экспертное мнение, обследование процессов «как есть», опрос исполнителей, частичное использование отраслевых правовых актов, локальных актов органа власти (до утверждения регламента) Административн ые действия Поручения ОтсутствуетСистема электронного документооборота, журнал регистрации входящих- исходящих Инфраструктура ОВГМО Инфраструктур а и ресурсы Программное обеспечение ОтсутствуетОбследования, экспертное мнение Примеры экспертного заполнения

80 СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ