Социальный проект: Жизненный цикл проекта. Ирина Шестиперова Фонд Евразия Центральной Азии irina@ef-ca.org. - презентация

1 Социальный проект: Жизненный цикл проекта. Ирина Шестиперова Фонд Евразия Центральной Азии

2 МИССИЯ Фонд Евразия Центральной Азии мобилизует общественные и частные ресурсы, укрепляя местные сообщества и помогая гражданам активно участвовать в построении собственного будущего.

3 Osh ФЕЦА основан в 2005 году и является приемником Фонда Евразия.

4 НАПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Молодежь и образование Помощь уязвимым группам Развитие гражданского общества Развитие социального предпринимательства Развитие корпоративной социальной ответственности

5 ИСТОЧНИКИ ФИНАНСИРОВАНИЯ Гранты от корпораций Гранты институциональных доноров Доходоприносящая деятельность

6 ЧТО ТАКОЕ ПРОЕКТ?

7 Проект – это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов. Руководство к своду знаний по управлению проектами, PMBoK, 3 издание

8 ПРОЕКТ… Результат Стоимость Время

9 ЧТО ТАКОЕ ПРОГРАММА?

10 Программа – группа проектов, объединенных общей целью, которая не может быть достигнута выполнением каждого отдельного проекта. Программа – «зонтичная» структура, учрежденная для управления группой взаимосвязанных проектов.

11 В ЧЕМ РАЗНИЦА МЕЖДУ ПРОЕКТОМ И ОПЕРАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ?

12 ПРОЕКТНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ОПЕРАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ Имеет временный характер Разные проектные команды Деятельность направлена на получение уникального результата Постоянная/ регулярная деятельность Одни и те же сотрудники Деятельность направлена на обеспечение бесперебойной работы

13 Оценка потребностей Планирование проекта Осуществление проекта Мониторинг и оценка Закрытие ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ПРОЕКТА (1)

14 ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ПРОЕКТА (2) Процессы планирования Процессы исполнения Процессы инициации Процессы закрытия Процессы мониторинга и контроля

15 ГРУППА ПРОЦЕССОВ ИНИЦИАЦИИ Обзор ситуации, определение потребностей целевой группы Определение заинтересованных сторон Мозговой штурм идей Написание концепции/общей идеи проекта Поиск потенциальных доноров Переговоры/сбор информации о грантовом конкурсе ГРУППА ПРОЦЕССОВ ПЛАНИРОВАНИЯ Определение проектной команды Детальное изучение ситуации Определение целей и задач проекта, планирование мероприятий, продуктов и результатов Составление календарного графика проекта Анализ рисков План мониторинга и оценки Составление плана коммуникаций Составление детального бюджета Распределение обязанностей

16 ГРУППА ПРОЦЕССОВ ИСПОЛНЕНИЯ Выполнение мероприятий проекта Закуп необходимых материалов и оборудования Управление проектной командой (человеческими ресурсами) Решение возникающих проблем и конфликтов Управление коммуникациями Управление сроками Управление качеством Управление рисками Ведение документации проекта ГРУППА ПРОЦЕССОВ МОНИТОРИНГА И КОНТРОЛЯ Сбор информации о количестве благополучателей, степени их удовлетворенности Контроль распределения расходов в соответствии с бюджетом Контроль качества исполнения мероприятий проекта Контроль сроков Отчетность (промежуточная) Контроль коммуникаций Оценка результатов, воздействие

17 ГРУППА ПРОЦЕССОВ ЗАКРЫТИЯ Завершение контрактов, подписание актов выполненных работ Финальный отчет (программный, финансовый) Подведение итогов, составление списка «уроков проекта»

18 УЧАСТНИКИ ПРОЕКТА

19 Предоставляет информацию о потребностях Получает услуги, пользуется продуктами проекта ЦЕЛЕВАЯ ГРУППА Обозначает свое видение и потребности Анализирует и утверждает заявку Предоставляет финансирование Принимает результаты проекта ЗАКАЗЧИК ПРОЕКТА Общий контроль за деятельностью проектной команды «Защитник» проекта СПОНСОР ПРОЕКТА Исполнение проекта ПРОЕКТНАЯ КОМАНДА

20 Управляет всеми процессами в проекте Отвечает за качество, своевременность выполнение, соответствие затрат бюджету Является представителем проекта для внешнего окружения МЕНЕДЖЕР ПРОЕКТА Закупки по проекту Финансовые отчеты БУХГАЛТЕР/ ГРАНТ МЕНЕДЖЕР Пресс – мероприятия Маркетинговые материалы ПР МЕНЕДЖЕР Разработка методик Оказание услуг и т.п. УЗКИЕ СПЕЦИАЛИСТЫ/ ЭКСПЕРТЫ ПРОЕКТНАЯ КОМАНДА

21 ИНИЦИАЦИЯ ПРОЕКТА Обзор ситуации, определение потребностей Определение заинтересованных сторон Мозговой штурм идей Написание концепции/общей идеи проекта Поиск потенциальных доноров Переговоры/сбор информации о грантовых конкурсах

22 КОРПОРАТИВНЫЕ ДОНОРЫИНСТИТУЦИОНАЛЬНЫЕ ДОНОРЫ Письмо-просьба о спонсорской помощи Личная встреча Написание заявки Требования к заявке: 1.Нет конкурса, нет шаблонов/формы заявки 2.Краткость и конкретность 3.Акцент на мероприятия 4.Результаты в цифрах 5.Срок проекта – не более 1 года Обзор конкурсов Доработка идеи Написание заявки Требования к заявке: 1.Четкие требования и инструкции по оформлению заявки, доставке, срокам 2.Детальность 3.Описание проблемы на основе статистики, исследований 4.Поощряется партнерство и со- финансирование 5.Акцент на глобальные стратегии донора 6.Показать долгосрочное видение 7.Не бойтесь повторяться 8.Говорите словами донора

23 ПИСЬМО КОРПОРАТИВНОМУ ДОНОРУ 1 абзац – что нужно? 2 абзац – краткое обоснование, описание проблемы, ожидаемые результаты от вашей работы 3 абзац – что от этого получит донор/ признание организации 4 абзац – запрашиваемая сумма и контактное лицо

24 ГРАНТОВЫЕ КОНКУРСЫ Проектный подход гранты/ контракты выдаются в рамках проекта донора высокие требования низкая устойчивость возможность построения партнерства виды деятельности: исследования, услуги, тренинги разовые объявления конкурса Программный подход четко определены группы и общий формат деятельности регулярные объявления конкурса больше свободы для творчества важно – иметь опыт регулярное объявление конкурсов Определение приоритетов донор определяет тематические приоритеты (снижение бедности, развитие молодежи, здравоохранение, образование и т.п.) важно обосновать потребности регулярное объявление конкурсов «Открытые двери» широкая цель, ограниченность регионом возможность апробирования инноваций важно качественно написать заявку редко встречается

25 ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОЕКТА Закон Парето 80%/20% Сбор проектной команды Определение основных причин, по которым целевая группа находится в трудной ситуации (корней проблемы) Вовлечение экспертов, партнеров, целевой группы в планирование решения

26 ПОСТАНОВКА ПРОБЛЕМЫ Кто? Где? Когда? Что? Почему? Подтверждение проблемы (факты, статистика) Влияние на общество, в случае решения проблемы

27 ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕЛЕЙ И ЗАДАЧ Цель – это описание конечного результата, того изменения в жизни людей, в системе, которое вы желаете достичь. Цель - основное предназначение проекта, то, для чего планируется осуществить проект. Целью проекта может быть решение каких-либо существующих проблем или создание новых возможностей для развития.

28 Задачи – основные компоненты цели проекта используемые для систематизации и расстановки приоритетов проектной деятельности. Шаги на пути к цели…

29 ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕЛЕЙ И ЗАДАЧ Пример: Цель: Улучшить качество школьного образования в регионе Х. Задачи: а) Повысить профессиональные квалификации преподавателей; б) Улучшить управленческие навыки администрации школ; в) Улучшить техническое оснащение школ.

30 ЕЩЕ ПАРУ СЛОВ О ЦЕЛЯХ И ЗАДАЧАХ… Цели и задачи должны основываться на описании проблемы Цель – отражает миссию организации Задачи начинаются со слов: увеличить, снизить, развить, создать условия, предоставить возможности, предоставить доступ и т.п. Избегайте слишком специфических терминов Уровень достижения задач измеряется по окончанию проекта, уровень достижения цели определяется через 3-5 лет после окончания проекта

31 ПЛАНИРОВАНИЕ МЕРОПРИЯТИЙ Описание инструментов, методов и подходов План мероприятий Календарный план

32 ПЛАН МЕРОПРИЯТИЙ МЕРОПРИЯТИЕФОРМА РЕАЛИЗАЦИИ СРОКИОТВЕТСТВЕННЫЕНЕОБХОДИМЫЕ МАТЕРИАЛЫ Организация тренингов по компьютерной грамотности для учителей средних школ г.Атырау -написание программы тренинга -закуп необходимого оборудования - определение помещения - проведение тренинга … 2-4 мес. проекта Менеджер проекта Проектор Принтер Бумага Ручки Папки Блокноты Аренда зала Гонорар тренера

33 КАЛЕНДАРНЫЙ ПЛАН МЕРОПРИЯТИЕЯНВАРЬФЕВРАЛЬМАРТАПРЕЛЬМАЙИЮНЬ Пресс- конференция Х Разработка программы тренингов ХХ Проведение тренингов ХХХ Оценка тренинговХ Написание программного отчета Х Подготовка фин. Отчета Х

34 ПЛАНИРОВАНИЕ БЮДЖЕТА ПРОЕКТА Исходите из плана мероприятий Не пренебрегайте деталями Сделайте ценовой анализ Стандартный формат с «кратким бюджетом» Налоги! Учитывайте операционные расходы организации Покажите свой вклад

35 ПРИМЕР ДЕТАЛЬНОГО БЮДЖЕТА

36 ПРИМЕР КРАТКОГО БЮДЖЕТА

37 ПЛАНИРОВАНИЕ МОНИТОРИНГА И ОЦЕНКИ МОНИТОРИНГОЦЕНКА Систематический сбор информации о том, насколько успешно выполняется проект в целом и его компоненты, в какой мере достигаются поставленные задачи, как используются ресурсы. Как идут дела? В какой мере выполняются планы? Цель мониторинга: определить слабые стороны в проекте и своевременно принять меры (контроль качества, сроков, расходов). Систематический сбор информации о деятельности в рамках проекта, ее характеристиках и результатах, который проводится для того, чтобы вынести суждения о результативности проекта, повысить эффективность или разработать планы на будущее. Правильные ли вещи мы делаем? Правильно ли мы их делаем? Что у нас получается/не получается? Почему? Как можно улучшить?

38 Индикаторы - показатели, отражающие количественные и качественные параметры проекта, которые служат простым и надежным средством отслеживания процесса выполнения и измерения результатов проекта.

39 ПЛАН МОНИТОРИНГА И ОЦЕНКИ Продукт/ результат Индикатор Базовый уровень Планируемый уровень Источник информации Метод сбора информации СрокиОтветственные Задача 1. К 2015 году увеличить уровень компьютерных навыков 100 школьных учителей города Атырау на 50%. Обучен- ные учителя - Количество обученных учителей - Количество проведенных тренингов Учителя Тренер Списки Отчет тренера Кажд. 2 мес. Проектный менеджер Учителя применя- ют новые навыки в работе со школьни- ками - Количество новых методов, используе- мых учителями на занятиях - % учеников, отметивших интерес к изучаемому материалу 0 30% 5 90% Учителя Ученики Анкетирова- ние Интервью Два раза в год

40 ПЛАНИРОВАНИЕ КОММУНИКАЦИЙ ПРОЕКТА Внутренние коммуникации обеспечивают поддержку системы связи между участниками проекта, своевременный обмен достоверной информацией и способность быстрого реагирования на возникающие риски/проблемы. Внешние коммуникации это коммуникации с миром, находящимся за пределами вашей организации, это коммуникации между организацией/участниками проекта и внешней средой. Задача внешних коммуникаций удовлетворить информационные потребности организации/проектной команды, наладить связи с государственными органами, общественностью, поставщиками, клиентами.

41 ФОРМЫ И МЕТОДЫ КОММУНИКАЦИЙ Внутренние коммуникации: Формальные (собрания, письма, отчеты) и неформальные (напоминания) Письменные и устные Вертикальные и горизонтальные Внешних коммуникации: Коммуникации с использованием СМИ: статьи, выступления на телевидении, радио Личные встречи, собрания Издание публикаций и роликов Официальные письма

42 ПЛАН ВНЕШНИХ КОММУНИКАЦИЙ АудиторияСообщение Метод донесения информаций СрокиОтветственные Управление образования Атырауской области Умение пользоваться компьютером позволит учителям средних школ более эффективно обучать школьников. Проект «ХХХХ» позволит повысить компьютерные навыки учителей. Требуется поддержка со стороны УО. Официальные письма Встречи 1 месяц проектаПроектный менеджер

43 ОПРЕДЕЛЕНИЕ РИСКОВ ПРОЕКТА Риск проекта – это неопределенное событие или условие, которое в случае возникновения имеет позитивное или негативное воздействие, по меньшей мере, на одну из сфер исполнения проекта, например сроки, стоимость, содержание или качество.

44 ТАБЛИЦА ОПРЕДЕЛНИЯ РИСКОВ Риск Вероятность наступления Влияние на проект Способ минимизирования Отключение электроэнергии по время проведения занятий по компьютерной грамотности в школах г. Атырау НизкаяНе будет возможности проводить тренинги. Договориться о проведении тренингов в другой школе. Организовать проведение занятий в районом центре.

45 ИСПОЛНЕНИЕ ПРОЕКТА

46 МОНИТОРИНГ И КОНТРОЛЬ ПРОЕКТА

47 ЗАКРЫТИЕ ПРОЕКТА Закрытие контрактов Финальная отчетность по проекту Оценка работы команды Составление списка уроков проекта Празднование!

48