Online архив – новое решение проблем архивирования Борисов Дмитрий Вячеславович Руководитель проектов, к.т.н. - презентация

1 Online архив – новое решение проблем архивирования Борисов Дмитрий Вячеславович Руководитель проектов, к.т.н.

2 Online архив Назначение Решение предназначено для организаций и предприятий различного масштаба, принадлежности, сфер деятельности. Предоставляется услуга удаленного электронного архива документов с Online доступом и сопутствующими услугами: перевод традиционных документов (бумажные, кино-, фото- и др.) в электронно-цифровую форму, удаленное традиционное хранение оригиналов и копий на любых носителях и их доставка.

3 Структура Online архив Система управления электронным архивом Электронное хранилище Центр обработки документов Интернет АРМ массового электронного ввода Клиент Хранилище оригиналов и копий на любых носителях

4 Online архив Состав Online архив: 1.Программное обеспечение доступа и управления электронным архивом 2.Дата-центр 3.Центр хранения и обработки документов Комплексная услуга на основе трехстороннего партнерского соглашения компаний

5 Online архив Описание работы Клиенты через Интернет имеют доступ к Системе управления электронным архивом, которая позволяет создавать рабочую информацию об электронных документах, оперировать с ней и взаимодействовать с Электронным хранилищем как местом хранения электронных документов. Первоначальное наполнение или ввод текущего большого массива накопленных электронных документов осуществляется с использованием АРМа массового электронного ввода. Перевод документов в электронно-цифровую форму (тип – электронный документ) осуществляется Центром обработки документов. Бумажные документы и физические носители документов (кино-, фото- и др.), находящиеся у Клиентов или созданные Центром обработки документов, могут помещаться в Хранилище оригиналов и копий на любых носителях. Информация о местоположении оригиналов и копий на физических носителях отражается в Системе управления электронным архивом.

6 Online архив Функциональность Система управления электронным архивом: Online доступ по технологии «тонкого клиента» Аутентификация клиентов Администрирование ролей, прав на рубрикаторы и документы Классификация (рубрикация) документов (структурирование архива) Регистрация документов Работа со справочниками, словарями Версионность документов Управление электронными документами в различных форматах Формирование отчетности Поиск документов по различным критериям (рубрики, поля регистрационной карточки, контекст, морфология) Просмотр документов, печать Привязка к номенклатуре дел Контроль сроков хранения Указание местоположения оригиналов, копий Логирование событий в системе Неограниченный режим работы

7 Online архив Программное обеспечение

8 Online архив Программное обеспечение

9 Online архив Дата-центр Электронное хранилище: Архивное хранение информации (большой объем, надежность, безопасность, резервирование) Разделение на отдельные клиентские электронные хранилища Наполнение и извлечения информации в реальном масштабе времени Неограниченный режим работы АРМ массового электронного ввода: Пакетный ввод (Интернет/Интранет) информации в выбранный классификатор (рубрикатор) Автоматическое заполнение основных полей регистрационной карточки Средства коммуникации: Бесперебойность доступа в реальном масштабе времени Неограниченный режим работы Защита информации (защита каналов, контроль пользователей в сети, фильтры от нежелательных ресурсов, защита от вирусов, шифрование)

10 Online архив Центр хранения и обработки документов Центр обработки документов: Массовый перевод документов (бумажных, кино-, фото- и др.) в электронно-цифровую форму (сканирование, распознавание, индексация) Обработка расшитых и не расшитых бумажных документов Массовый перевод документов на электронные и другие носители Хранилище оригиналов и копий на любых носителях: Подготовка документов к передаче на хранение Хранение документов на любых носителях (бумажные, магнитные, специальные) Обслуживание запросов клиентов по доступу к архивным документам

11 Online архив Технические характеристики Программное обеспечение Система управления электронным архивом: Платформа – J2EE Технология – «IRP Technology» (WEB сервер Apache Tomcat, сервер приложений JBoss) Продукт – «IRP Framedoc Electronic Archive» «Тонкий клиент» - WEB-браузер Количество клиентов – без ограничений Режим работы – 7х24 Место расположения - Data центр

12 Online архив Технические характеристики Дата-центр Электронное хранилище: Серверы Raid массивы Специализированное ПО для Storage Объем хранения – без ограничений Источники бесперебойного питания Физическая и информационная безопасность Быстродействие (запись/чтение) – определяется быстродействием серверов и Raid массивов Режим работы – 7х24 Место расположения - Data центр АРМ массового электронного ввода: Автоматизированное рабочее место (АРМ) Продукт – «IRP Framedoc Electronic Archive» Место расположения - Data центр (Клиент – индивидуально) Режим работы – 7х24

13 Online архив Технические характеристики Центр хранения и обработки документов Средства коммуникации: VPN FireWall Антивирусный пакет Сертифицированная система криптозащиты Режим работы – 7х24 Центр обработки документов: Промышленные поточные сканеры Промышленные книжные сканеры Промышленные сканеры микрофильмов/микрофиш Место расположения – Хранилище оригиналов и копий Хранилище оригиналов и копий на любых носителях: Специализированное архивное помещение Система безопасности Система пожаротушения Система доставки документов

14 Online архив Условия Аренда программного приложения: система управления Online архивом предоставляется клиентам на условиях ASP-модели (Application Service Providing). В базовую стоимость услуг входит: серверная лицензия (с возможностью установки АРМа массового электронного ввода) на систему управления (неограниченное количество пользователей – бонус клиентам, заключившим договор в 2005 году), неограниченный объем хранения информации, тренинг по использованию, документация на систему, техническая поддержка в режиме 7х24, поддержка новых версий Минимальный срок заключения договора – 1 год Оплата производится помесячно (поквартально)

15 Online архив Условия Дополнительные услуги: (в договоре ASP) с оплатой по прайс-листу из расчета стоимости специалистов в человеко/днях Кастомизация типового решения системы под конкретного клиента (структурирование архива, настройка регистрационной карточки, отчетов, администрирование ролей и прав, и др.) Оплата специалистов (например, администраторов системы, при передаче данной роли на аутсорсинг) Массовый ввод электронных документов (при передаче данной работы на аутсорсинг) (массовый ввод через АРМ в Data центре специалистами Клиента производится бесплатно) Выполнение работ Центром обработки документов, в том числе хранение оригиналов и копий на различных носителях, оплачивается по отдельному договору по прайс-листу

16 Online архив Условия Клиенту до заключения договора представляется право в течение 1 месяца бесплатно познакомиться с системой (типовое решение, не более 3-х пользователей, объем хранения не более 50 ГГБ) Бонус клиентам, заключившим договор в 2005 году Взаимодействия с клиентом осуществляется по системе «одного окна». Обращение клиента в «одно окно» гарантирует консультации по комплексному решению, консультации по дополнительным услугам, оформление договора по ASP-модели, оформление дополнительных услуг и договоров «Одно окно» функционирует в режиме 5х8

17 Online архив Результаты Наведение порядка в бумажном архиве и получение бизнес-модели совместного архивирования электронных и бумажных документов Использование удаленного, надежного и безопасного Online архива по технологии «тонкого клиента» Дополнительные услуги по обработке, сортировке, доставке и хранению бумажных документов

18 Online архив Преимущества Высвобождение временных, людских, финансовых и офисных ресурсов за счет: Высвобождение сотрудников архива для других нужд организации Расширение офисных площадей за счет вывода бумажного архива за пределы офиса Снижение затрат: экономия на непроизводственных затратах содержания и ведения архива, закупке и эксплуатации мощных серверов и сканеров для электронного каталога и архива. Передача на аутсорсинг процессов текущего и массового ввода документов архива, сканирования и индексирования. Ускорение поиска и принятия решения по документам архива.

19 Online архив Организатор Компания «IRP Technology». Немецкая компания. Год образования – Специализация – разработка и продвижение на мировом и российском рынках новейших информационных технологий и продуктов: интеграционные платформы (в том числе собственная – «IRP ProcessFrame») мониторинг бизнес-активности («IRP ProcessIntelligence») электронный документооборот, электронный архив («IRP FrameDoc») консультации

20 Online архив Решения Решения IRP Technology: Система управления качеством Ситуационный центр Корпоративное казначейство Единый реестр клиентов и справочной информации Финансовый мониторинг клиентов банка Управление организационно-распорядительной документацией Документарное обеспечение управления Корпоративный документооборот Управление контактами с клиентами Электронный архив ONLINE архив Электронный каталог Управление базами знаний

21 Online архив Организатор закономерный этап реализации немецкой компанией Rechner Und Peripherie Vertriebs GMBH стратегии перспективного развития в сфере новейших информационных технологий Создание международного концерна

22 Online архив Организатор Стратегическим партнером IRP Technology в сфере информационных технологий является ВО «Автопромимпорт» Два года совместной работы на российском рынке – более 15 успешных проектов. Заказчики: Внешторгбанк, Газпромбанк, Инг Банк Евразия (ING), компания «E-stock», ММВБ, ОАО «Мотовилихинские заводы», Объединенная Финансовая Группа (UFG), ФГУП концерн «Росэнергоатом» и др.

23 IRP Technology Контакты Россия, , Москва, ул. Пятницкая, д. 50/2 Тел. (095) Факс (095)