Управление интеграцией проекта Лекция 3. Что такое управление интеграцией? Управление интеграцией проекта включает в себя процессы и действия, необходимые. - презентация

1 Управление интеграцией проекта Лекция 3

2 Что такое управление интеграцией? Управление интеграцией проекта включает в себя процессы и действия, необходимые для определения, уточнения, комбинирования, объединения и координации различных процессов и действий по управлению проектом в рамках групп процессов управления проектами. В контексте управления проектами интеграция включает в себя такие характеристики как объединение, консолидация, сочленение и интегративные действия, являющиеся ключевыми для завершения проекта, успешного управления ожиданиями заинтересованных сторон проекта и выполнения требований. Управление интеграцией проекта охватывает принятие решений относительно распределения ресурсов, поиск компромиссов между конфликтующими целями и альтернативами, а также управление взаимозависимостями между областями знаний по управлению проектами.

3 Процессы, входящие в область знаний «Управление интеграцией» Разработка Устава проекта Разработка плана управления проектом Руководство и управление исполнением проекта Мониторинг и управление работами проекта Осуществление общего управления изменениями Завершение проекта или фазы

4 Разработка Устава проекта Разработка Устава проекта – это процесс разработки документа, который формально санкционирует проект или фазу, и документирования первоначальных требований, удовлетворяющих потребностям и ожиданиям заинтересованных сторон проекта. Утвержденный Устав проекта формально инициирует проект. Менеджер проекта определяется или назначается сразу, как только это становится возможным, предпочтительно во время разработки Устава проекта и обязательно до начала планирования. Рекомендуется, чтобы менеджер проекта участвовал в разработке Устава проекта, так как данный документ наделяет менеджера проекта полномочиями использовать ресурсы для выполнения проекта. Санкционирование проектов производится внешним по отношению к проекту лицом или лицами. Уровень этих лиц должен быть достаточным для финансирования проекта.

5 Разработка устава проекта: входы Описание работ (Statement of work, SOW) Экономическое обоснование Контракт Факторы среды предприятия Активы процессов организации

6 Описание работ по проекту Описание работ (Statement of work, SOW) – это словесное описание продуктов или услуг, которые должен произвести проект. Для внутренних проектов инициатор или спонсор проекта предоставляет описание работ на основании бизнес-потребностей, требований к продукту или услуге. Для внешних проектов описание работ может быть получено от заказчика как часть документации по предложениям, например запроса предложения, запроса информации, запроса заявок, или как часть контракта. Перечень работ отражает: Бизнес-потребность Описание содержания продукта Стратегический план

7 Разработка Устава проекта: инструменты и методы Экспертные оценки часто используются для оценивания входов, применяемых для разработки Устава проекта. Подобные оценки и экспертизы в данном процессе применяются в отношении любых технических и управленческих деталей. Такие экспертизы проводятся любым лицом или группой лиц, обладающих специальными знаниями или подготовкой, и доступны из множества источников, включая следующие: другие подразделения в рамках организации; консультанты; заинтересованные стороны проекта, в том числе заказчики или спонсоры; профессиональные и технические ассоциации; отраслевые объединения; эксперты по отдельным вопросам; офис управления проектами (Project management office).

8 Разработка Устава проекта: выходы Устав проекта документирует бизнес-потребности, текущее понимание потребностей заказчика, а также новый продукт, услугу или результат, который планируется создать, например: назначение или обоснование проекта; измеримые цели проекта и соответствующие критерии успеха; требования высокого уровня; описание проекта высокого уровня; риски высокого уровня; сводное расписание контрольных событий; сводный бюджет; требования к одобрению проекта (что составляет успех проекта, кто решает, что проект оказался успешным, и кто подписывает проект); назначенный менеджер проекта, уровень ответственности и полномочий; имя и полномочия спонсора или другого лица (лиц), утверждающего Устав проекта.

9 Разработка плана управления проектом Разработка плана управления проектом – это процесс документирования действий, необходимых для определения, подготовки, интеграции и координации всех вспомогательных планов. План управления проектом определяет, как будет исполняться проект, как будет проводиться его мониторинг, контроль и закрытие. Содержание плана управления проектом различается в зависимости от прикладной области и сложности проекта. План управления проектом разрабатывается в рамках серии интегрированных процессов до завершения проекта.

10 Разработка плана управления проектом: входы Устав проекта Выходы процессов планирования Факторы среды предприятия Активы процессов организации

11 Выходы процессов планирования Любые базовые и вспомогательные планы управления, являющиеся выходами других процессов планирования, являются входами для данного процесса. Кроме того, обновления данных документов могут привести к корректировке плана управления проектом.

12 Факторы среды предприятия Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на процесс разработки плана управления проектом, включают в себя среди прочего: государственные и промышленные стандарты; информационные системы управления проектами (например, автоматизированные средства, такие как программное обеспечение для управления расписанием, система управления конфигурацией, система сбора и распределения информации или веб-интерфейсы к другим автоматизированным системам, работающим в режиме онлайн); организационную структуру и культуру; инфраструктуру (например, существующие сооружения и капитальное оборудование); управление персоналом (например, директивы по найму и увольнению, оценки эффективности работы сотрудников и документы об обучении).

13 Активы процессов организации типовые руководящие указания, рабочие инструкции, критерии оценки предложений и критерии измерения исполнения; шаблон плана управления проектом – элементы плана управления проектом, которые могут быть обновлены, включают среди прочего: - руководящие указания и критерии для адаптации набора стандартных процессов организации с целью удовлетворения конкретных потребностей проекта; - руководящие указания или требования к закрытию проекта, например, критерии подтверждения и приемки продуктов; процедуры управления изменениями, а также порядок одобрения и подтверждения любых изменений; архивы по прошлым проектам (например, базовые планы по содержанию, стоимости, расписанию и измерению исполнения и т.п. историческую информацию и базу усвоенных уроков; базу знаний по управлению конфигурацией, содержащую версии и базовые планы по всем официальным стандартам компании, политикам, процедурам и любым документам проекта

14 Разработка плана управления проектом: инструменты и методы Экспертные оценки При разработке плана управления проектом экспертные оценки используются для: адаптации процесса для удовлетворения требований проекта; разработки технических и управленческих деталей, которые будут включены в план управления проектом; определения ресурсов и уровней развития навыков, необходимых для выполнения работ по проекту; определения уровня управления конфигурацией, который будет применяться в проекте; определения того, какие документы проекта будут подвержены процессу формального управления изменениями.

15 Разработка плана управления проектом: выходы План управления проектом План управления проектом интегрирует и консолидирует все вспомогательные планы управления и базовые планы, полученные в результате процессов планирования. Вспомогательные планы включают в себя среди прочего: план управления содержанием план управления требованиями план управления расписанием план управления стоимостью план управления качеством план усовершенствования процессов план управления человеческими ресурсами план управления коммуникациями план управления рисками план управления закупками

16 Базовые планы проекта Базовые планы проекта включают в себя среди прочего: базовое расписание; базовый план по стоимости; базовый план по содержанию. Часто базовые планы по содержанию, расписанию и стоимости объединяют в базовый план исполнения, используемый в качестве общего базового плана проекта, с которым может сравниваться общее исполнение.

17 Руководство и управление исполнением проекта Руководство и управление исполнением проекта – это процесс исполнения работ, определенных в плане управления проектом, для достижения целей проекта. Данные операции включают в себя среди прочего: осуществление действий для выполнения требований проекта; создание результатов проекта; подбор, подготовка и управление членами команды, назначенными на проект; получение, управление и использование ресурсов, включая материалы, инструменты, оборудование и сооружения; выработка данных проекта, таких как стоимость, расписание, техническое или качественное исполнение и статус, для облегчения прогнозирования; выпуск запросов на изменение и адаптация одобренных изменений к содержанию, планам и среде проекта; управление рисками и выполнение действий по реагированию на риски;

18 Руководство и управление исполнением проекта: входы План управления проектом Одобренные запросы на изменение Факторы среды предприятия Активы процессов организации

19 Одобренные запросы на изменение Являясь частью процесса осуществления общего управления изменениями, обновление статуса контроля изменений показывает, что некоторые изменения одобрены, а другие нет. Для одобренных запросов на изменение команда проекта составляет расписание реализации. Одобренные запросы на изменение – это документированные, санкционированные изменения, расширяющие или сокращающие содержание проекта. Одобренные запросы на изменение также могут изменять правила, план управления проектом, процедуры, затраты или бюджеты либо изменять расписания. Одобренные запросы на изменение могут потребовать выполнения предупреждающих или корректирующих действий.

20 Руководство и управление исполнением проекта: инструменты и методы Экспертные оценки Информационная система управления проектами Информационная система управления проектами, будучи одним из факторов среды предприятия, предоставляет доступ к автоматизированным средствам, таким как программное обеспечение для управления расписанием, система управления конфигурацией, система сбора и распределения информации или веб-интерфейсы прочих автоматизированных систем, работающих в режиме онлайн, используемых во время работ по руководству и управлению исполнением проекта.

21 Руководство и управление исполнением проекта: выходы Результаты Информация о выполненных работах Запросы на изменение Обновления плана управления проектом Обновления документов проекта

22 Результаты Одобренный результат – это любой уникальный и поддающийся проверке продукт, результат или способность осуществить услугу, который должен быть произведен для завершения процесса, фазы или проекта.

23 Информация о выполненных работах По мере продвижения проекта регулярно собирается информация о его операциях. Такая информация может относиться к различным результатам исполнения, включая среди прочего: статус результата; ход выполнения расписания; понесенные затраты.

24 Запросы на изменение Если при выполнении работ по проекту возникают проблемы, выпускаются запросы на изменение, которые могут менять правила или процедуры проекта, его содержание, стоимость или бюджет, расписание проекта или его качество. Прочие запросы на изменение включают предупреждающие или корректирующие действия, позволяющие предотвратить негативное влияние на проект в будущем. Запросы на изменение могут быть прямыми или косвенными, инициированными извне или изнутри, необязательными или обязательными по закону или контракту,

25 Запросы на изменение включают Корректирующее воздействие. Документированное указание для исполнения работ с целью приведения в соответствие ожидаемого будущего исполнения работ по проекту с планом управления проектом. Предупреждающее действие. Документированное указание осуществить действие, которое может снизить вероятность негативных последствий, связанных с рисками проекта. Исправление дефекта. Формально документированное выявление дефекта в элементе проекта, содержащее рекомендации либо об исправлении дефекта, либо о полной замене элемента. Обновления. Изменения в формально контролируемой документации, планах и т.д., отражающие модифицированные либо дополнительные идеи или содержание.

26 Обновления плана управления проектом Элементы плана управления проектом, которые могут быть обновлены, включают в себя среди прочего: план управления требованиями; план управления расписанием; план управления стоимостью; план управления качеством; план управления человеческими ресурсами; план управления коммуникациями; план управления рисками; план управления закупками; базовые планы проекта.

27 Обновления документов проекта Документы проекта, которые могут быть обновлены, включают в себя среди прочего: документацию по требованиям; журналы проекта (проблем, предположений и т.д.); реестр рисков; Реестр заинтересованных сторон проекта.

28 Мониторинг и управление работами проекта Мониторинг и управление работами проекта – это процесс отслеживания, проверки и регулирования исполнения для достижения целей исполнения, определенных в плане управления проектом. Мониторинг – это аспект управления проектом, осуществляемый на протяжении всего проекта. Мониторинг включает в себя сбор, измерение и распределение информации об исполнении, а также оценку измерений и тенденций для оказания влияния на улучшение процесса. Постоянный мониторинг дает команде управления проектом возможность понимать общее состояние проекта и определять, на какие области следует обратить особое внимание. Управление включает в себя определение корректирующих или предупреждающих действий, либо повторное планирование и отслеживание планов с целью определить, удалось ли решить проблему с помощью предпринятых действий.

29 Мониторинг и управление работами проекта: входы План управления проектом Отчеты об исполнении Факторы среды предприятия Активы процессов организации

30 Отчеты об исполнении Отчеты, составляемые командой проекта, должны содержать детальное описание работ, достижений, контрольных событий, выявленных вопросов и проблем. Отчеты об исполнении могут использоваться для сообщения ключевой информации, включающей в себя среди прочего: текущий статус; существенные достижения за указанный период времени; внесенные в расписание операции; прогнозы; проблемы.

31 Мониторинг и управление работами проекта: инструменты и методы Экспертные оценки Экспертные оценки используются командой управления проекта для интерпретации информации, получаемой в результате процессов мониторинга и управления. Менеджер проекта совместно с командой определяет действия, необходимые для обеспечения того, чтобы исполнение проекта соответствовало ожиданиям.

32 Мониторинг и управление работами проекта: выходы Запросы на изменение Обновления плана управления проектом Обновления документов проекта

33 Осуществление общего управления изменениями Осуществление общего управления изменениями – это процесс проверки всех запросов на изменение, их утверждения и управления изменениями результатов, активов процессов организации, документов проекта и плана управления проектом. Процесс осуществления общего управления изменениями проводится с самого начала проекта и вплоть до его завершения. План управления проектом, описание содержания проекта и прочие результаты поддерживаются путем проведения тщательного и постоянного управления изменениями – отклонения или одобрения изменений, что позволяет гарантировать, что в пересмотренный базовый план включаются только одобренные изменения.

34 Действия по управлению изменениями оказание влияния на факторы, которые могут обойти общее управление изменениями, с тем, чтобы приводились в исполнение только одобренные изменения; своевременный обзор, анализ и одобрение запросов на изменение, что представляет исключительную важность, так как медленные решения могут негативно повлиять на сроки, стоимость или выполнимость изменения; управление одобренными изменениями; поддержание целостности базовых планов путем включения в план управления проектом и документы проекта только одобренных изменений; анализ, одобрение или отклонение всех рекомендованных корректирующих и предупреждающих действий; координация изменений всего проекта (например, предложенное изменение расписания чаще всего влияет также и на стоимость, риски, качество и обеспечение персоналом); документирование полного воздействия запросов на изменение.

35 Отличия управления изменениями от управления конфигурацией Система управления конфигурацией с общим управлением изменениями предоставляет стандартизированный, эффективный и действенный способ централизованного управления одобренными изменениями и базовыми планами в рамках проекта. Управление конфигурацией сконцентрировано на детализации результатов и процессов, тогда как управление изменениями сосредоточено на выявлении, документировании и контролировании изменений проекта и базовых планов продукта. Управление конфигурацией является одной из частей управления изменениями

36 Действия по управлению конфигурацией Определение конфигурации. Выбор и определение элементов конфигурации предоставляет базис, исходя из которого определяется и подтверждается конфигурация продукта, маркируются продукты и документы, осуществляется управление изменениями, и поддерживается подотчетность. Отчетность по статусу конфигурации. При необходимости предоставления соответствующих данных об элементе конфигурации информация документируется, и по ней составляется отчет. Такая информация включает список одобренных идентификаций конфигурации, статус предложенных изменений конфигурации и статус реализации одобренных изменений. Подтверждение и проверка конфигурации. Подтверждение и проверки конфигурации позволяют убедиться, что структура элементов конфигурации проекта является верной, а соответствующие изменения зарегистрированы, оценены, одобрены, отслежены и надлежащим образом реализованы. Это гарантирует соблюдение функциональных требований, определенных в документации по конфигурации.

37 Осуществление общего управления изменениями: входы План управления проектом Информация о выполненных работах Запросы на изменения Факторы среды предприятия Активы процессов организации

38 Осуществление общего управления изменениями: инструменты и методы Экспертные оценки Совет по управлению изменениями Совет по управлению изменениями отвечает за организацию собраний и рассмотрение запросов на изменение, а также за одобрение или отклонение данных запросов. Роли и обязанности таких советов четко определяются и согласуются с соответствующими заинтересованными сторонами проекта. Все решения совета по управлению изменениями документируются и сообщаются заинтересованным сторонам проекта для информации и последующих действий.

39 Осуществление общего управления изменениями: выходы Обновления статусов запросов на изменение Обновления плана управления проектом Обновления документов проекта

40 Завершение проекта или фазы Завершение проекта или фазы – это процесс завершения всех операций всех групп процессов управления проектом в целях формального завершения проекта или фазы. При закрытии проекта менеджер проекта рассматривает всю предыдущую информацию, полученную во время закрытия предыдущих фаз, позволяющую удостовериться в том, что все работы по проекту завершены, и проект достиг своих целей. Так как содержание проекта определяется планом управления проектом, менеджер проекта производит анализ данного документа, чтобы удостовериться, что проект фактически завершен, перед тем, как формально констатировать это. Процесс завершения проекта или фазы также устанавливает процедуры, исследующие и документирующие причины предпринятых действий, если проект прекращен до завершения.

41 Завершение проекта или фазы: входы План управления проектом Принятые результаты Активы процессов организации

42 Завершение проекта или фазы: инструменты и методы Экспертные оценки Экспертные оценки применяются при проведении действий по административному закрытию. Эти эксперты подтверждают, что закрытие проекта или фазы производится в соответствии с необходимыми стандартами.

43 Завершение проекта или фазы: выходы Передача конечного продукта, услуги или результата Обновления активов процессов организации –Архивы проекта –Документы завершения проекта или фазы –Историческая информация