Интегрированная автоматизированная информационная система объединения архивов (ИАИС объединения архивов) Интегрированная автоматизированная информационная. - презентация

1 Интегрированная автоматизированная информационная система объединения архивов (ИАИС объединения архивов) Интегрированная автоматизированная информационная система объединения архивов (ИАИС объединения архивов)

2 ИАИС объединения архивов ИАИС объединения архивов предназначена для автоматизированного учета документов архивного фонда, ведения научно-справочного аппарата и создания электронного архива. В ее состав включены программные модули для федеральных, региональных, муниципальных и ведомственных архивов. Система обеспечивает работу с документами на бумажной основе, а также на специальных носителях - кино, фото, фоно, видео документами. ИАИС объединения архивов СУБД ORACLE ИАИС объединения архивов реализована с использованием технологий двухзвенной и трехзвенной архитектур средствами СУБД ORACLE. Благодаря разработке и внедрению технологии репликации данных в рамках данного программного продукта решена задача информационного взаимодействия между удаленными архивами. Сертификат соответствия РОСИ С0017. Программные средства интегрированной автоматизированной информационной системы объединения архивов имеют Сертификат соответствия РОСИ С0017. Общие сведения об ИАИС объединения архивов

3 ИАИС объединения архивов внедрена в промышленную эксплуатацию в 20 архивах города Москвы и в 3 архивах Воронежской области: Центральный архив общественно-политической истории Москвы (ЦАОПИМ) Центральный исторический архив г. Москвы (ЦИАМ) Центральный архив научно-технической документации г. Москвы (ЦАНТДМ) Центральный архив города Москвы (ЦАГМ) Центральный московский архив - музей личных собраний (ЦМАМЛС) Центральный архив аудиовизуальных документов г. Москвы (ЦААДМ) Центральный архив документов трудовой деятельности граждан Москвы (ЦАДТДГМ) Центральный объединенный архив Комитета здравоохранения г. Москвы (ЦОАКЗМ) Центральный объединенный архив учреждений системы образования г. Москвы Центр национальной славы России (ЦНСР) руководители архива сотрудники архива служба "одного окна" посетители читального зала Пользователи ИАИС объединения архивов

4 ИАИС объединения архивов представляет собой комплекс, состоящий из семи взаимосвязанных подсистем Структура ИАИС объединения архивов Подсистема «Учет архивного фонда и Научно-справочный аппарат для документов на спец. носителях» Подсистема «Учет архивного фонда» Подсистема «Администратор базы данных» Подсистема «Сводный паспорт» Подсистема «Межархивный поиск на уровне фондов и описей» Подсистема «Научно-справочный аппарат» Подсистема «Учет и контроль за деятельностью архивов организаций-источников комплектования»

5 Подсистема «Учет архивного фонда» Подсистема «Учет архивного фонда» - это автоматизированная технология ведения централизованного государственного учета как в архиве в целом, так и по каждому архивохранилищу. Подсистема «Учет архивного фонда» В рамках системы реализованы следующие задачи: Учет архивных фондов, описей, дел Учет движения документов Формирование и печать паспорта архива и архивохранилища Ведение страхового фонда и фонда пользования Поиск информации для всех уровней иерархии (фонд, опись, дело) Полный электронный документооборот

6 Учет архивных фондов, описей, дел Карточка фонда Карточка описи Карточка дела Описание фондов, описей, дел Учет фондов, описей, дел Поиск информации для всех уровней иерархии Привязка графических образов к описанному документу

7 Работа с актами и учетными документами Ведение учетных документов осуществляется на основе 24 актов

8 Учетные документы Автоматическое формирование 16 учетных документов

9 Паспорт для каждого архива объединения Паспорт архива Пояснительная записка к паспорту

10 Обеспечение возможности исполнения запросов сотрудников архива, граждан и организаций к архивному фонду объединения

11 Информационно-аналитическое обеспечение единой системы учета и контроля за деятельностью архивов-организаций источников комплектования Главархива Москвы Основным назначением системы является информационное обеспечение и комплексная автоматизация процессов, связанных с комплектованием документов в государственных архивах, входящих в состав Главархива Москвы, контролем за сроками исполнения подготовки и передачи документов организациями-источниками комплектования и ликвидированными организациями, ведением государственного учета документов архивного фонда. В рамках системы реализованы следующие функции: Ввод данных в карточки организаций-источников комплектования; Поиск и просмотр организаций-источников комплектования; Контроль за сроком исполнения резолюций по организациям-источникам комплектования; Контроль за выполнением работ по договорам.

12 Подсистема «Организации-источники комплектования» Данные по организации (название, отраслевая принадлежность, форма собственности, ФИО руководителя и т.д.) Учет данных по организации ИК (виды документов, сведения о передаче дел, паспорт) Согласованные документы между архивом и организацией Сведения об архиве организации

13 Документооборот Перечень документов: Карточка организации Паспорт организации Сводный список организаций- источников комплектования (по всем архивам объединение) Сводный список организаций- источников комплектования в разрезе Центральных архивов Список организаций-источников комплектования с основными показателями Сведения об упорядочении дел по виду документации Сведения об упорядочении дел в госархиве Сведения об архивохранилищах организаций

14 Подсистема «Протоколы центральной экспертно-проверочной комиссии» Перечень вопросов протокола (повестки) ЦЭПК Содержание вопроса ЦЭПК

15 Документооборот Перечень документов: Повестка дня ЦЭПК Протокол ЦЭПК Приложение к протоколу Выписка из протокола

16 Организация работы с источниками комплектования

17 Подсистема «Научно-справочный аппарат» для документов на бумажной основе Подсистема «Научно-справочный аппарат» Подсистема «Научно-справочный аппарат» для документов на бумажной основе предназначена для повышения эффективности работы сотрудников архива, работающих с разнообразными справочниками, картотеками, каталогами, указателями к документам архивного фонда. В рамках подсистемы реализованы следующие функции: Создание элементов НСА для документов на бумажной основе Многоаспектный поиск ретроспективной архивной информации Просмотр метаданных с электронной копии документа Комплекс работ по ведению элементов НСА Работа с журналом изменений Ведение единого классификатора документной информации архивного фонда РФ (ЕКДИ)

18 Многообразие элементов НСА к документам архивного фонда Систематический каталогЛицевые счета Книжный каталог Элементы НСА: Каталоги (систематический, географический, именной, книжных изданий) Описи Указатели (географический, именной, учреждений) Картотеки (административно-полицейских учреждений, Моссовета, Райсовета)

19 Картотека по решениям Райсовета Тематическая карточка Графический образ

20 Ведение единого классификатора документной информации (ЕКДИ) к систематическим каталогам ЕКДИ устанавливает и закрепляет единый для всех государственных и муниципальных архивов РФ систематизированный перечень наименований и кодов объектов классификации и классификационных группировок и перечень аспектов групп населения, аспектов места и общие определители аспекта.

21 Алфавитно-предметный указатель (АПУ) представляет собой систематизированный в алфавитном порядке перечень имеющихся в таблицах классификатора понятий с их кодами Алфавитно-предметный указатель к ЕКДИ

22 Подсистема «Учет архивного фонда документов на специальных носителях»

23 Режимы работы с подсистемой «Учет архивного фонда документов на специальных носителях»

24 Книга учета описания Описание аудиовизуальных документов Поиск книги

25 Комплектование фотодокументов Описание единицы хранения фотодокумента

26 Систематический каталог фотодокументов

27 Просмотр графических образов фонда пользования

28 Электронный документооборот по всем видам документов Перечень документов: Реестр книг учета и описания Книга учета и описания Книга учета поступлений Лист учета Список фондообразователей Статистика по составу документов архива и выбранного фонда архива Карточка учета технического состояния фонодокументов Этикетки фонодокументов Карточки фильмового каталога кино- и видео-документов Монтажный лист кино- и видео- документов Паспорт архива

29 Функции подсистемы: Создание пользователей Системы разграничения прав доступа к программным средствам и базам данных Управление объектами данных Сохранение и восстановление данных Обеспечение информационной поддержки всех подсистем, входящих в ИАИС объединения архивов Подсистема «Администратор»

30 Объединение баз данных в унифицированную открытую систему Учет особенностей структуры управления объединением архивов на различных уровнях иерархии Учет и НСА для цифрового видео и фото Интеграция подсистемы «Учет архивного фонда документов на специальных носителях» с видео-архивным комплексом Главархива Москвы Создание автоматизированных хранилищ электронных документов ИАИС объединения архивов в полной мере соответствует новым требованиям, предъявленным к современным средствам проектирования Перспективы разработки Перспективы данной разработки определяются следующими факторами:

31 Единая система электронных архивов

32 СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ