База данных Учебного центра Данилкина Ольга | Специалист по обучению | Москва | 04.06.2010. - презентация

1 База данных Учебного центра Данилкина Ольга | Специалист по обучению | Москва |

2 © profine group Seite 2 Содержание Задачи и элементы Базы данных Учебного центра Структура Базы данных Модуль плановых курсов Модуль выездных курсов Модуль статистики Кодировщик Календарь Образцы документов СпасибоСпасибо!

3 © profine group Seite 3 Задачи и элементы Базы данных Учебного центра Описание ситуации В настоящее время сотрудники Учебного центра затрачивают существенный временной ресурс на: Планирование тренерского ресурса «вручную» (таблица Excel); Формирование учебных групп через малофункциональную базу данных; Ведение статистических данных и формирование отчетов «вручную» (таблица Excel); Создание документов. Разработка функциональной базы освободит значительные ресурсы для проведения непосредственно учебных проектов, поскольку позволит: Принимать заявки на выездные и плановые курсы через интернет-ресурсы; Информировать менеджеров коммерческого департамента об активности клиентов в области обучения; Формировать учебные группы; Планировать использование тренерского ресурса; Формировать статистические отчеты; Создавать документы.

4 © profine group Seite 4 Задачи и элементы Базы данных/ Основные элементы Модуль плановых курсов - содержит информацию о заявках и курсах, проводимых в плановом формате. Модуль выездных курсов - содержит информацию о заявках и курсах, проводимых в выездном формате. Модуль статистики - позволяет формировать статистические отчеты о проведении всех типов учебных курсов. Календарь – отражает сведения о загрузке каждого из тренеров, позволяет планировать учебный график, содержит данные для формирования статистических отчетов, синхронизирован с базой. Заявка – заполненная и направленная клиентом через сайт форма, содержащая основную информацию о данном клиенте, и о его потребностях в плановом либо выездном обучении. Учебный курс – форма, содержащая информацию об учебном мероприятии и составе его участников. УК может быть выездным либо плановым. Плановый УК – курс, дата, тема и место проведения которого планируются заранее, и формируют учебный график. Выездной УК – курс, который проводится по заявке одного клиента, на его территории, в дополнение к основному учебному графику.

5 © profine group Seite 5 Структура Базы данных КАЛЕНДАРЬ СТАТУСЫ УЧАСТНИКОВ Акт вып. Работ Счет на участие в платн. тренинге Свидет-во о прохождении обучения Уведомление клиента, менеджера, тренера Данные в формате Excel Уведомление клиента о приеме заявки Сообщение менеджеру о новой заявке Отказ в участии Подтверждени е участия ПЛАНОВЫЕ КУРСЫ СТАТИСТИКА ВЫЕЗДНЫЕ КУРСЫ ПЕРЕЧЕНЬ ЗАЯВОК КАРТОЧКА ЗАЯВКИ ПЕРЕЧЕНЬ КУРСОВ КАРТОЧКА КУРСА КАРТОЧКА ЗАЯВКИ ПЕРЕЧЕНЬ ЗАЯВОК ПЕРЕЧЕНЬ КУРСОВ НАСТРОЙКА ДАННЫХ КОДИРОВЩИК СПИСОК УЧАСТНИКОВ СТАТУСЫ ЗАЯВОК ПЕРЕЧЕНЬ И МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ КУРСОВ СТАТУСЫ ЗАЯВОК ФОРМА ЗАЯВКИ ФОРМА ЗАЯВКИ ПРОЦЕДУРА ОБРАБОТКИ ПРОЦЕДУРА ОБРАБОТКИ

6 © profine group Seite 6 Плановые курсы/Форма заявки Учебный курс У.4/У.5 Город К.7 Дата У.3 Город З.4 З.7 ФИ участника З.8 Телефон З.6 ИНН/КПП З.10.3 Компания З.3 Контактное лицо (З.5, должность) Юридический адрес З.10.2 Официальное наименование З.10.1 Должность участника З.9 Сохранить / Отправить заявку РЕКВИЗИТЫ

7 © profine group Seite 7 Плановые курсы/Процедура обработки заявки Заявка заполняется клиентом на сайтах «профайн РУС», в партнерской зоне Extranet. Форма заявки содержит поля для внесения всей необходимой информации; при незаполнении одного из обязательных полей форма неактивна. После корректного заполнения и отправки заявки клиент получает уведомление о принятии заявки и присвоения ей номера. Нераспознанная заявка корректируется в ручном режиме через форму подачи заявки. Распознанная заявка автоматически направляется на подтверждение менеджеру, о чем он получает сообщение на электронный адрес. Пройдя по ссылке, менеджер подтверждает/отказывает заявку. На каждом этапе обработке заявке присваивается определенный статус.

8 © profine group Seite 8 Плановые курсы/Перечень заявок Включить в курс Добавить/ Изменить Удалить 9 … 1 … 2 Учебный курс У.4/5 Компания З.3 Статус З.11 Не распознана На согласовании менеджера Отказ менеджера Подтверждена менеджером Включена в курс Учебный курс У.4/5 Компания З.3 ABC

9 © profine group Seite 9 Плановые курсы/Статусы заявок Не распознана - включена в базу, присвоен номер, но не закреплена за конкретным клиентом. Для дальнейшей работы с данной заявкой требуется редактирование через форму заявки. На согласовании менеджера – успешно распознана, автоматически направлена менеджеру на подтверждение. Отказ менеджера – менеджер отказывает данную заявку для дальнейшего включения в курс. Статус может быть изменен через опцию «Включить в курс». Подтверждена менеджером – пройдя по ссылке менеджер подтверждает возможность включения заявки в курс. Включена в курс – добавляет информацию из заявки в карточку учебного курса, позволяет совершать операции с участниками. Участник приобретает статус «Заявлен».

10 © profine group Seite 10 Плановые курсы/Заявка ДобавитьИзменить Включить в курс Удалить Участники Фамилия Имя Должность З.8-З.9 Фамилия Имя Должность ….. Заявка З.12 Статус З.11 Учебный курс У.4/5 Дата У.3 Город К.7 Компания З.3 Город З.4 Контактное лицо З.5 Телефон З.6 З.7

11 © profine group Seite 11 Плановые курсы/Перечень курсов ИзменитьДобавитьУдалить Дата У.З Наименование курса У.4/5 Город К.7 Кол-во уч-ков в группе У.9 Тренер К.9 ….. Дата У.З Наименование курса У.4/5 Город К.7 Кол-во уч-ков в группе У.9 Тренер К.9 ABC

12 © profine group Seite 12 Карточка курса Тип курса У.1/2 Название У.4/5 Дата У.3 Город К.7 Тренер К.9 Заявлено участников: 00 У.6 Затраты: Д.4.1:Д.4.6 Участников в группе: 00 У.9 Участников факт.: 00 У.8 1Фамилия Имя З.8 Компания З.3 Должность З.9 Статус участника У.10 ДобавитьУдалить Отправить подтверждение Сделать документ Отправить отказ 16 Заявлен Включен в группу Отправлено приглашение Отправлен отказ Явка Неявка Фамилия Имя З.8 Компания З.3 Должность З.9 Статус участника У.10 НеявкаЯвка

13 © profine group Seite 13 Карточка курса/Статус участника Заявлен – сотрудник заявлен в группу как потенциальный участник Включен в группу – сотрудник внесен в состав группы, формирует кол-во участников в группе Отправлено приглашение – участнику направлено приглашение Отправлен отказ – участнику направлен отказ Явка – участник принял участие в обучении Неявка - участник не принял участие в обучении

14 © profine group Seite 14 Выездные курсы/Форма заявки Город проведения курса К.7 Заказчик (компания) З.3 Тема курса У.4/5 Целевая аудитория Место проведения (помещение) Кто предоставляет Возможные сроки проведения (период) Марка профиля Планируемое количество участников Сохранить / Отправить заявку Телефон (с кодом города) З.6 З.7 Фамилия, имя З.5 ДАННЫЕ контактного лица со стороны заказчика Должность Цели курса Примечания

15 © profine group Seite 15 Выездные курсы/Процедура обработки заявки Заявка заполняется клиентом на сайтах «профайн РУС», в партнерской зоне Extranet. Форма заявки содержит поля для внесения всей необходимой информации; при незаполнении одного из обязательных полей она неактивна. Нераспознанная заявка корректируется в ручном режиме через форму подачи заявки. Распознанная заявка автоматически направляется специалисту по обучению. Через календарь она планируется в графике, после чего уведомление о возможной дате направляется клиенту, менеджеру и тренеру. При согласии с предложенными вариантом, специалист по обучению включает заявку в график.

16 © profine group Seite 16 Выездные курсы/Перечень заявок Отправить уведомление Включить в график Удалить 9 … 1 … 2 Учебный курс У.4/5 Город К.7 Компания З.3 Статус Не распознана Новая заявка Направлено уведомление Включена в график Добавить/ Изменить Учебный курс У.4/5 Город К.7 Компания З.3 ABC

17 © profine group Seite 17 Выездные курсы/Статусы заявок Не распознана - включена в базу, присвоен номер, но не закреплена за конкретным клиентом. Для дальнейшей работы с данной заявкой требуется редактирование через форму заявки. Новая заявка – заявка успешно идентифицирована. Направлено уведомление – клиенту/заказчику, менеджеру и тренеру направляется уведомление с возможными вариантами исполнения заявки Включена в график – за заявкой в календаре бронируются тренер, дата, город.

18 © profine group Seite 18 Выездные курсы/Карточка заявки ДобавитьИзменить Включить в курс Удалить Участники Фамилия Имя Должность З.8-З.9 Фамилия Имя Должность ….. Заявка _ З.12 Статус З.11 Учебный курс У.4/5 Дата У.3 Город К.7 Компания З.3 Город З.4 Контактное лицо З.5 Телефон З.6 З.7

19 © profine group Seite 19 Выездные курсы/Перечень курсов ИзменитьДобавитьУдалить Дата У.З Наименование курса У.4/5 Город К.7 Клиент З.3 Тренер К.9 ….. Дата У.З Наименование курса У.4/5 Город К.7 Клиент З.3 Тренер К.9

20 © profine group Seite 20 Статистика/Участники обучения … 001 Фамилия Имя З.8 Компания З.3 Учебный курс У.4/5-У.1/2 Дата У.3 Город К.7 Статус У.10 (ABC ) Фамилия Имя З.8 Компания З.3 Учебный курс У.4/5-У.1/2 Дата У.3 Город К.7 Статус У.10

21 © profine group Seite 21 Статистика/Кодировщик

22 © profine group Seite 22 Статистика/Настройка данных Сформировать отчет в Excel Параметры настройки Параметры настройки Параметры настройки Параметры настройки Параметры настройки ЗАДАТЬ ПЕРИОД

23 © profine group Seite 23 Статистика/Настройка данных/Перечень и место проведения учебных курсов Перечень учебных курсов: Блок ТЕХНОЛОГИИ Производство СПК. КБЕ Монтаж СПК Профилактика рекламаций Блок ПРОДАЖИ Эффективная аргументация. КБЕ Эффективная аргументация. TROCAL Технология продаж частному клиенту Результативный телефонный звонок Специфика продаж при замере Инструменты продаж оконным дилерам Эффективная работа с возражениями Управление отделом продаж Решение конфликтных ситуаций при общении с клиентом Площадки проведения плановых курсов: Москва Новосибирск Ростов-на-Дону Самара Регионы проведения курсов: Дальневосточный Московский Северозападный Сибирский Приволжский Уральский Центральный Южный Казахстан Беларусь

24 © profine group Seite 24 Календарь Календарь является инструментом формирования графика проведения учебных курсов, как плановых, так и выездных, и позволяет планировать загруженность тренеров. Календарь наглядно отображает количество дней в месяце (даты и дни недели). Основным параметром является деление по месту пребывания тренеров (нахождение в регионах: тренинг-день, наблюдение, переговоры или нахождение вне рабочего места: отпуск, отгул, обучение, больничный). Данные виды пребывания отмечаются вручную. В календаре указывается регион, город проведения курса, тема курса, наименование клиента, запланированный тренер, наглядно отображается тип курса, например, выездной - курсивом. Для внесения данных о занятости тренера формируется наглядная выборка по данному тренеру. Также предусмотрена функция профилактики ошибочного планирования одного тренера на одну дату. Количество рабочих дней (рабочие дни за вычетом отпуска, отгула, обучения, больничного) и количество тренинг-дней подсчитываются автоматически и используются для формирования стат.отчетов. Предусмотрена возможность наглядной выборки по региону, количество тренинг-дней подсчитывается автоматически, данные используются для формирования стат.отчетов. При клике на учебном курсе открывается окно с информацией: кол-во уч-ков в группе (для непроведенных курсов (У.9) либо кол-во уч-ков фактическое (для проведенных курсов (У.8), контактные данные (для выездных курсов (З.3-З.7).

25 © profine group Seite 25 Образцы документов/ Подтверждение участия _плановый курс

26 © profine group Seite 26 Образцы документов/ Отказ участия_плановый курс

27 © profine group Seite 27 Образцы документов/ Запрос менеджеру_плановый курс

28 © profine group Seite 28 Образцы документов/ Уведомление о сроках _выездной курс

29 © profine group Seite 29 Образцы документов/ Уведомление о получении заявки_плановый курс

30 © profine group Seite 30 Образцы документов (З.8) (У.4/5) (З.10.1) (З.10.3) (З.10.12) (З.10.1)

31 © profine group Seite 31 Рады начать сотрудничество!