Общие положения проекта Основные задачи, которые должны быть решены в процессе внедрения: Создание единой системы прохождения заказа на рекламу от проведения. - презентация

1

2 Общие положения проекта Основные задачи, которые должны быть решены в процессе внедрения: Создание единой системы прохождения заказа на рекламу от проведения предварительных переговоров до фактического размещения. Этот процесс затрагивает как подразделения центрального офиса ИМГ (отдел рекламы, отдел размещения рекламы, финансовый отдел, дирекция по телегидам), так и региональные компании. Создание единого информационного пространства на базе системы «Монитор CRM» и интеграции ее с существующими информационными ресурсами компании Заказчика. Устранение дублирования документов и повторного ввода информации. В единое информационное пространство будут входить: –База данных контрагентов (клиентов, посредников, подрядчиков) со всеми значимыми параметрами и историей взаимоотношений; –Первичные и отчетные документы; –Плановые и фактические показатели финансово-хозяйственной деятельности; –Маркетинговая информация о деятельности конкурентов и значимых рыночных показателях. Обеспечение технологического обмена данными между компанией Заказчика и региональными компаниями. Технологический обмен осуществляется методом периодической репликации данных по заданному регламенту. Внедрение эффективной системы отчетности и анализа по всему массиву информации на базе аналитического модуля «Монитор CRM». Цели и задачи внедрения программного комплекса «Монитор CRM» Основные цели, которые должны быть достигнуты в процессе внедрения: Сокращение временных затрат на осуществление основных бизнес-процессов. Повышение эффективности работы с контрагентами. Снижение количества ошибок и коллизий, связанных с «человеческим фактором» и ошибками в данных. Повышение управляемости.

3 Отдел РекламыОтдел Размещения Ответственный за документооборотБухгалтерия Заявка на размещение Подтвержденная Заявка на размещение Распечатка Счета Счет Размещение Распечатка Акта, Счета фактуры Акт

4 Требования к серверу 1-5 пользователей: Частота процессора не менее 2000 MHz, оперативная память не менее 512 Mb, Операционная система не ранее Windows XP (подходит версия Windows XP Home), возможно использование MSDE/SQL 2005 Express Edition в качестве SQL сервера 6-10 пользователей: Частота процессора не менее 2500 MHz, оперативная память не менее 1000 Mb, Операционная система не ранее Windows XP, версия Windows XP Home и MSDE не подходят из-за ограничения количества одновременных подключений, возможно использование SQL 2005 Express Edition пользователей: Двухядерный процессор с частотой ядра не менее 2000 MHz, оперативная память не менее 2000 Mb, Операционная система Windows Server 2000 или Windows Server пользователей: Двухпроцессорный сервер, оперативная память не менее 4000 Mb, Операционная система Windows Server 2000 или Windows Server Более 50 пользователей требует индивидуальной оценки конфигурации сервера, по причине отсутствия достаточного количества внедрений программы. При успешном внедрении программы на 50 и выше рабочих мест, необходимо узнать у клиента конфигурацию сервера.

5 Создание Заявки на размещение 1 В ежедневнике нажать на левую клавишу мышки на закладку «Заявка на размещение», потом в появившемся белом окне при нажатии правой клавиши мышки выбираем «Добавить». Создание «Заявки на размещение».

6 Создание Заявки на размещение В появившемся окошке «Добавление (заявки на размещение)» необходимо заполнить поля выделенные «красным». На следующем слайде расписаны действия. Заполнение «Заявки на размещение». 6

7 Создание Заявки на размещение Контрагенты – выбрать клиента 2. Вид документов – выбрать «Заявка на размещение» 3. Плательщик – Юр. Лицо 4. Бренд – бренд 5. договора – если не известен, ставится «-» 6. После заполнения данных полей, необходимо нажать на кнопку «Обработка» «Прайс-лист» и выбрать «Добавить» Заполнение «Заявки на размещение». 6

8 Создание Заявки на размещение В открывшемся окне «Ввод по прайс- листу» необходимо заполнить следующие поля: 1. Виды цен – выбирается прайс-лист. 2. Виды цен (себестоимость) - относится только к «ИМГ Москва». В других случаях не нужна. 3. Размер – размер модуля. 4. Цвет – цветность (цвет/чб). 5. После заполнения выше перечисленных полей, в белом поле «Товары и услуги» при нажатии правой клавиши мышки выбираем «Добавить» Ввод цены на рекламу по прайс-листу.

9 Создание Заявки на размещение В открывшемся окне «Товары и услуги» путем перетаскивания или нажатия двойным щелчком на левую клавишу мышки: 1. Групп или Товаров (2) 3. Переносим в левое белое поле «Выбрано» выделенные группы или товары. 4. Затем нажимаем кнопку «ОК» Выбор рекламы в городе.

10 Создание Заявки на размещение По выбранным товарам автоматически проставляется цена. 1. Затем нажимаем кнопку «ОК». 4 1 Ввод цены на рекламу по прайс-листу.

11 Создание Заявки на размещение 4. После добавления скидки нажимаем кнопку «ОК». Товары с ценами переносятся в заявку. 1. Далее если необходимо указать скидку, то выбираем способ добавления скидки – В данном случае выбираем «Общая скидка на документ: справочник». 2. В появившемся белом окне при нажатии правой клавиши мышки выбираем «Добавить». 3. Выводится весь список скидок – двойным щелчком мыши выбираем скидки последовательно Ввод скидок в Заявку на размещение

12 Подтверждение Заявки на размещение 1. В реестрах и журналах выбираем «Заявка на размещение». 1 Подтверждение «Заявки на размещение».

13 Подтверждение Заявки на размещение В появившемся окне необходимо поставить фильтр на документы. (данная операция сохраняется и в дальнейшем не потребуется). 1. Нажимаем на кнопку «Виды документов – [Выбор]». 2. В появившемся списке выбираем «Заявка на размещение» Выбор «Заявки на размещение».

14 Подтверждение Заявки на размещение При выборе необходимого документа – он отобразится в списке. 1. Появившееся заявки необходимо «Изменить» нажатием на нее правой клавишей мышки. !Эта операция необходима для подтверждения заявки!. 1 Изменение «Заявки на размещение».

15 Подтверждение Заявки на размещение 3. В появившемся окошке нажать на кнопку выбора «Издания по городам». В открывшейся заявке необходимо сделать следующие изменения: 1. Проставить каждому из товаров издание. 2. Для проставления издания товару необходимо на товаре выбрать «Изменить». 1 3 Выбор в номера для бронирования рекламы.

16 Подтверждение Заявки на размещение 4. В списке «Издания по городам» выбираем необходимый номер издания двумя щелчками мыши. 5. Появляется окно с надписью «Продажа рекламы» - на эту строчку также необходимо нажать два раза, после чего издание сопоставится в товару. 6. Проверить и при необходимости изменить цены (!закупочные для городов исключений!). 4 5 Выбор в номера для бронирования рекламы.

17 Подтверждение Заявки на размещение 2 Последние действие перед подтверждением заявки, необходимо: 1. Нажать на кнопку выбора «Виды документов» 2. Выбрать из списка «Подтвержденная заявка на размещение» 3. После добавления скидки нажимаем кнопку «ОК». 1 Подтверждение «Заявки на размещение».

18 Выставление Счета на основании Заявки на размещение 1. В реестрах и журналах выбираем «Заявка на размещение». Выставление Счета на основании подтвержденной «Заявки на размещение».

19 В появившемся окне необходимо поставить фильтр на документы. (данная операция сохраняется и в дальнейшем не потребуется). 1. Нажимаем на кнопку «Виды документов – [Выбор]». 2. В появившемся списке выбираем «Подтвержденная Заявка на размещение» 1 2 Выставление Счета на основании Заявки на размещение Выбор подтвержденной «Заявки на размещение».

20 При выборе необходимого документа – он отобразится в списке. 1. Появившееся подтвержденные заявки необходимо «Изменить» нажатием на нее правой клавишей мышки. !Эта операция необходима для выписки счета!. 1 Выставление Счета на основании Заявки на размещение Выбор подтвержденной «Заявки на размещение».

21 В появившемся окошке необходимо изменить следующие поля: Выставление Счета на основании Заявки на размещение Изменение подтвержденной «Заявки на размещение».

22 договора – внести номер договора и приложения 2. Вид документов – выбрать «Счет» Выставление Счета на основании Заявки на размещение Изменение подтвержденной «Заявки на размещение».

23 Далее необходимо нажать на кнопку «Пометить документ для экспорта в учетную систему» Выставление Счета на основании Заявки на размещение Импорт Счета в 1С

24 Для того, чтобы сформировать счет необходимо: 1. Нажать на кнопку Печать/ 2. В списке выбрать необходимую печатную форму (Счет). После чего Счет будет распечатан. 1 Выставление Счета на основании Заявки на размещение Вывод Счета на печать

25 Фактическое размещение рекламы в номере Создание документа «размещение» Для добавления нового размещения с помощью уже имеющейся заявок необходимо: 1. нажать на кнопку «Добавить с помощью» и выбрать «Заявка на размещение»

26 Фактическое размещение рекламы в номере Создание документа «размещение» на основании заявки на размещение 1. В появившемся окне необходимо выбрать заявку, рекламу которой вы хотите разместить. 2. После выбора необходимой заявоки, нажать «ОК»

27 Сформированный в Excel счет необходимо отредактировать: 1. Рассчитать сумму без НДС (= итого - НДС) Выбор заявки на размещение Фактическое размещение рекламы в номере

28 Вывод размещения на печать и импорт Счета в 1С Перед подтверждением размещения, необходимо: 1. Нажать на кнопку выбора «Виды документов». 2. Выбрать из списка «Акт ИМГ» После чего данный документ можно экспортировать в 1С, нажав кнопку «Пометить документ для экспорта в учетную систему». 4. И вывести документ на печать, нажав кнопку «Печать» Фактическое размещение рекламы в номере

29 Установка системы Для установки программы Monitor CRM запустите исполняемый файл (setup35.exe) на компакт-диске, входящем в комплект поставки. После стандартного окна приглашения программа установки спросит Ваше имя и название Вашей организации. В дальнейшем эта информация будет отобраться на окне «О программе». Серийный номер программы находится на конверте компакт-диска и подходит только к Вашей копии программы. Нажмите кнопку «Далее». Выберите каталог для установки программы. Если программа устанавливается в режиме административной установки на сервер, то следует учесть, что для запуска программы по сети к каталогу программы будет необходимо открыть общий доступ с полными правами. Нажмите кнопку «Далее». Укажите компоненты для установки, а также ваш вариант лицензии (Monitor CRM Pilot или Monitor CRM SQL). Каждый дистрибутив программы включает оба варианта установки, но запуск системы будет возможен только в том случае, если установленная копия будет соответствовать приобретенной лицензии. Нажмите кнопку «Далее».Измените, если необходимо, название программной группы в меню «Пуск» или отключите ее создание совсем. Программа готова к установке! Процесс установки будет сопровождаться индикатором копирования. Нажмите «Готово» для выхода из программы установки.

30 Запуск системы Запуск программы осуществляется ярлыком Monitor CRM на рабочем столе или из меню «Пуск». Если ярлыка нет (например, была произведена установка на сервер), его необходимо создать, указав путь к файлу monitor.exe и к рабочему каталогу программы. При первом запуске программа запросит регистрационный код. Этот код находится на конфигурационной карте или сообщается Вам специалистом, производящим установку, и содержит информацию о лицензиях на модули и рабочие места. После ввода правильного кода программа автоматически перезапускается. Работа с базами Окно «Информационные базы» содержит список баз данных. Каждая запись связана с каким-либо каталогом, содержащим файлы базы данным Monitor CRM. Кнопка «Добавить» добавляет базу данных в список. Окно добавления базы данных выглядит следующим образом – Рис. 1 Название базы – строка символов, которая будет отображаться в списке баз данных. Имя базы в SQL (только для SQL-версии) – имя базы данных, с которым она будет зарегистрирована на SQL-сервере. Если установлен флажок «создать новую», то базы с таким именем на сервере не должно существовать. Путь к базе – имя каталога, содержащего базу данных (в версии Pilot) или настройки подключения к SQL-серверу (версия SQL). Если такой каталог не существует, он будет создан. Нажмите кнопку ОК. Для версии SQL будет открыта дополнительное окно, содержащее параметры подключения к SQL-серверу – Рис. 2. Тут следует указать имя сервера, а также Пользователя и Пароль для доступа на сервер. При первом запуске возможно появление еще одно окно для авторизации на SQL-сервере (Рис. 3). В нем необходимо ввести те же параметры, что и в предыдущем окне. Если параметры подключения были указаны верно, будет создана пустая база данных. Нажмите ОК. Рис. 1 Рис. 2 Рис. 3

31 Настройка параметров экспорта данных из 1С в Монитор CRM В форме «Настройка экспорта данных» нажмите кнопку «Настройка» Укажите путь к базе данных программы «Монитор» с помощью кнопки «Обзор». Если база не существует добавить новую базу данных. При снятом флажке «Автоматический импорт из промежуточных файлов» при экспорте за выбранный период данные будут только выгружены в промежуточные файлы. Снятие флажка «Очищать промежуточные файлы после импорта» имеет смысл только в случае, когда импорт данных происходит в несколько баз программы «Монитор». Нажатием кнопки «По умолчанию» можно сбросить все сделанные изменения и применить настройку на одну из предлагаемых типовых конфигураций. (Рис 1.) Экспорт данных выполняется на основе настроек реквизитов и параметров документов. Для настройки документов в соответствии с вашей конфигурацией и учетной политикой нажмите на кнопку «Документы». Для добавления нового документа нажмите кнопку «Добавить», для изменения уже существующего – кнопку «Изменить». Название документа выбирается из выпадающего списка. Выберите из выпадающего списка тип документа. В соответствии со значением реквизита Товар и.т.п в реестрах базы данных программы «Монитор» будет заполнено поле «Продукт» и.т.п и соответствующий справочник. (Рис 2.) В соответствии со значением реквизита Товар и.т.п в реестрах базы данных программы «Монитор» будет заполнено поле «Продукт» и.т.п и соответствующий справочник. Для экспорта документов с операциями возвратов, необходимо установить флажок «С минусом». Для документов, не имеющих табличной части флаг «Экспортировать табличную часть» должен быть снят. (Рис 3.) Рис. 1 Рис. 2 Рис. 3