Корпоративная система управления документами и бизнес-процессами Корпоративная система управления документами и бизнес-процессами - презентация

1 Корпоративная система управления документами и бизнес-процессами Корпоративная система управления документами и бизнес-процессами

2 Функциональности системы учет и регистрация входящих и исходящих документов согласование, утверждение, рецензирование документов управление договорами, ОРД, платежными документами контроль исполнения документов и задач ведение, учет, контроль исполнения платежей создание резолюций ознакомление с документами автоматические рассылки уведомлений ведение полной истории работы с документами формирование сложных форм документов и отчетов календарное планирование структурирование бизнес-процессов контроль исполнения и мониторинг бизнес-процессов формирование отчетов в различных форматах поддержка коллективной работы сотрудников управление кейсами – наборами задач, поручений, дискуссий контроль сроков исполнения задач и поручений поддержка форумов формирование отчетов о проделанной работе проведение согласования документов и мнений, голосований и опросов управление взаимоотношениями с клиентами и контрагентами создание корпоративного файлового архива обеспечение безопасного web-доступа пользователей к архиву как извне, так и изнутри локальной сети встраивание файлового каталога в корпоративный сайт для просмотра документов, фотографий, видео через web Управление совместной работой Управление документами Управление бизнес-процессами Управление файловым каталогом Все функциональности системы могут использоваться независимо друг от друга

3 Конкурентные преимущества системы PayDox Удобство и простота работы для пользователя Простота обслуживания системы Обслуживание филиалов и представительств Не требуется установка системы на компьютеры пользователей. Пользователи могут работать с документами, бизнес-процессами, файлами и задачами, используя различные web-браузеры и платформы, в том числе на планшетах iPad и Android. Вся функциональность системы доступна на различных web-браузерах и платформах Система устанавливается только на сервере, установка и последующее обслуживание системы на компьютерах пользователей не требуется. Открытый код и среда разработки позволяют разработчикам и пользователям оптимизировать ПО с учетом потребностей компании Одна инсталляция системы может обслуживать неограниченное количество территориально распределенных филиалов и представительств, а также юридических лиц (компаний, связанных общим бизнесом) Высокая масштабируемостьБыстрые сроки внедрения и обучения пользователей Высокая производительность При необходимости повысить производительность нужно лишь увеличить мощность компьютерного оборудования для web-сервера и базы данных системы. Изменений в программном обеспечении не требуется Стандартный проект по внедрению PayDox занимает 2-5 месяцев. Обычно достаточно 2-х недель, чтобы запустить систему в опытную эксплуатацию. Пользователям достаточно 1–го дня, чтобы научиться работать с системой. Мы гарантируем 100% успех проекта по внедрению системы Одна инсталляция системы на одном сервере может обслуживать более 1000 географически распределенных пользователей Интеграция с корпоративными приложениями Безопасность информации в системе Простое управление бизнес-процессами Система легко интегрируется с работающими на предприятии корпоративными приложениями, ERP-системами, MS Office, OpenOffice, почтовыми программами Использование электронно-цифровой подписи документов и защита канала передачи данных по протоколу SSL Использование современной нотации BPMN для описания бизнес-процессов. Возможность создания собственных стандартных элементов (activities) бизнес-процессов

4 Обслуживание филиалов и представительств Одна инсталляция системы может обслуживать неограниченное количество территориально распределенных филиалов и представительств Одна инсталляция системы может обслуживать неограниченное количество юридических лиц (компаний, связанных общим бизнесом) Система поддерживает разные языковые интерфейсы и позволяет пользователям переключаться между языками в процессе работы. В настоящее время существуют интерфейсы системы на русском, украинском, английском, чешском и венгерском языках Удаленные пользователи или сотрудники филиалов могут работать с системой как через Интернет, так и, в случае повышенных требований к безопасности, через модемную связь с корпоративным сервером или просто по , также возможно дублирование отправляемых системой и пользователями уведомлений в формате SMS

5 Интеграция с корпоративными приложениями Открытая архитектура системы позволяет адаптировать систему практически к любым потребностям заказчика Использование стандартных средств работы с базами данных позволяет интегрировать систему с корпоративными приложениями и ERP-системами Использование стандартных средств работы с web-сервером и электронной почтой позволяет интегрировать систему с корпоративным web-сервером и корпоративными почтовыми приложениями

6 Трехуровневая архитектура системы Гибкая системная архитектура может использоваться для интеграции корпоративной информации и существующих в организации приложений Среда пользователя Сервер приложений Сервер базы данных

7 Защита канала передачи данных по протоколу SSL Возможность работы по защищенному протоколу HTTPS. Для большей надежности возможно настроить VPN Разграничение доступа пользователей к документам по уровню конфиденциальности, подразделению, виду деятельности, налоговому или управленческому документообороту и др. Предоставление пользователю автоматически контролируемого доступа к документам на заданный период Хранение всех электронных документов на центральном сервере системы, а не на компьютерах пользователей Применение электронно-цифровой подписи документов и файлов Создание контролируемых копий документов, основное назначение которых – не допустить бесконтрольное распространение (утечку) информации (в системе сохраняется информация о том, кто и когда получил контролируемую копию) Безопасность информации в системе Используемые технологии защиты не усложняют работу пользователя и не отягощают сложными процедурами

8 ВерсииPayDox Enterprise Полнофункциональный вариант системы PayDox Light Полнофункциональный вариант системы PayDox Team Бесплатный* полнофункциональный вариант системы Пользователи Позволяет обслуживать более тысячи одновременно работающих пользователей, используя для этого один компьютерный сервер Позволяет обслуживать небольшие рабочие группы (10-30) одновременно работающих пользователей или индивидуальных пользователей, работающих вне офиса В системе могут работать 5 пользователей с расширенными правами и неограниченное количество пользователей с общедоступными правами СУБД MS SQL ServerMS Access** ОС Сервер MS Windows Server 2003/2008/2012, Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows 8 Рабочие места могут быть под любой ОС: Windows, Linux, iOS, Mac OS, Android OS Браузеры Работа с документами Системные требования Internet Explorer Mozilla Firefox Google Chrome Apple Safari Microsoft OfficeOpen Office *можно скачать с сайта **установка MS Access не требуется

9 Полнофункциональная работа с PayDox на iPad Вы можете использовать ваш iPad для работы с PayDox

10 Успешные внедрения системы PayDox Система электронного документооборота PayDox успешно работает на более чем 300 предприятиях. Среди наших клиентов:

11 Интерфейс входа в систему Admin Admin

12 Конфигурации системы Использование конфигураций позволяет сформировать необходимый функционал для различных задач или групп пользователей Вы можете выбрать конфигурацию в зависимости от стоящих перед Вами задач и легко переключаться между ними в процессе работы

13 Конфигурация «Канцелярия» Функциональные возможности конфигурации: Конфигурацию удобно использовать для работы сотрудников, которые занимаются регистрацией входящей и исходящей документации Учет и регистрация входящих и исходящих документов Контроль утверждения и исполнения документов Создание и контроль резолюций по документам Создание карточек документов Поиск документов в системе Календарное планирование Интерфейс конфигурации содержит минимум кнопок и пунктов меню

14 Предназначена для сотрудников, которые должны только знакомиться с документами и не участвуют в процессе подготовки, согласования и утверждения Нажав на кнопку ОЗНАКОМЛЕНИЕ, можно получить список всех документов, требующих ознакомления Конфигурация «Ознакомление»

15 Пользователи могут сделать отметку об ознакомлении с документом как из списка документов, так и в карточке документа Информация об ознакомлении сотрудников с документом сохраняется в карточке документа в блоке «Ознакомлены с документом» Конфигурация «Ознакомление» Сделать отметку «Ознакомлен(а) с документом»

16 Конфигурация «Контролер» Предназначена для рабочего места сотрудника, который должен следить за исполнением документов и прохождением процесса согласования документов

17 Конфигурация «Документооборот» Конфигурация включает расширенные функциональные возможности: Рецензирование документов Управление резолюциями Учет, контроль исполнения платежей Ведение истории работы сотрудников с документами Календарное планирование Согласование и утверждение документов Ознакомление сотрудников с документами Контроль исполнения задач и поручений Контроль исполнения документов и проектов Отчеты

18 Модель электронного документа в PayDox В системе возможны: Реализация как простых представлений документов, так и сложных составных документов с набором подчиненных документов Ведение полной истории работы с документами

19 Согласование и утверждение документов Электронные документы могут быть согласованы и утверждены Система автоматически рассылает уведомления пользователям, для которых наступила очередь согласовывать или утверждать документ При указании списка согласующих можно задать порядок согласования (маршрутизацию) документа Возможно как параллельное согласование, при котором пользователи могут согласовывать документ одновременно и независимо друг от друга, так и последовательное согласование, при котором пользователи могут согласовывать документ только в определенной последовательности Эти возможности могут комбинироваться

20 Согласование документов

21 Программными настройками системы можно задавать условную и жесткую маршрутизацию Условная маршрутизация означает автоматическое определение списка согласующих и утверждающего в зависимости от некоторого условия, например, от суммы договора, который согласовывается Жесткая маршрутизация означает автоматическое задание списка согласующих и утверждающего и невозможность их изменения для определенных категорий документов В карточке документа отображается полная история согласования документа: информация о дате начала согласования, нормативная дата окончания согласования, дата фактического согласования, количество дней согласования, отклонение от нормативного срока согласования в днях Согласование документов

22 Информацию о состоянии согласования документа можно экспортировать в MS Word Электронная форма листа согласования настраивается в соответствии с принятым у заказчика шаблоном бумажного листа согласования Лист согласования формируется автоматически и включает: информацию о факте согласования документа сотрудниками, комментарии и замечания, факсимильные подписи Согласование документов

23 Рецензирование документов Механизм управления созданием рецензий может использоваться как в процессе согласования документов, так и для документов, не находящихся на согласовании Пользователи получают автоматические уведомления с извещениями о необходимости создать рецензию на документ Создающий рецензию пользователь нажимает кнопку «Рецензия» в карточке документа в блоке «Согласование», если рецензия от него была запрошена в процессе согласования, или в блоке «Относящиеся», если рецензию он создает по своей инициативе

24 Утверждение документов

25 Документооборот: контрольные функции Контроль исполнения задач и поручений Контроль ознакомления сотрудников с документами Контроль исполнения этапов длительных договоров и проектов Контроль движения и исполнения платежных документов Контроль работы сотрудников с документами Контроль доступа к документам Контроль доступа к отчетам

26 Документооборот: конструктор отчетов Администраторы системы и авторизованные пользователи самостоятельно могут создавать новые типы документов и отчетов Отчеты формируются «на лету» по нажатию кнопки Отчет на правой панели и отображают всю информацию о текущем состоянии документооборота на предприятии. Например, может быть получена информация, какие документы, у каких пользователей и сколько времени находятся на согласовании Отчеты могут быть как детальными, так и суммарными (итоговыми) Созданные отчеты сохраняются в системе Отчеты могут быть просмотрены, распечатаны, экспортированы в MS Word/Excel, HTML Из отчета можно перейти в любой документ, участвующий в его формировании, чтобы проконтролировать его содержание В отчетах можно выводить: тексты, числа, гистограммы с графическим представлением информации

27 Документооборот: образец отчета

28 Ведение и учет платежных документов, ведение платежного статуса документов Возможность формирования частичных (промежуточных) платежей Согласование суммы платежа с ответственными за принятие решения по документу Автоматический расчет остатков по различным счетам компании, расчет может осуществляться с применением данных из сторонних программ и баз данных Создание отчетов о платежных балансах Ведение справочника типов финансовых операций и кодов затрат Быстрый поиск необходимых платежных документов Отчеты по статьям расходов, учет затрат по договорам и проектам Управление платежными документами

29 Создание сложных форм документов Для настройки сложных форм документов необходимо: Определить необходимый набор стандартных реквизитов документа Набор стандартных реквизитов документа указывается в режиме настройки соответствующей категории документа. При необходимости этот набор может быть изменен в процессе работы. Определить и создать структуру данных, соответствующую уникальным реквизитам документа Например, для счета-фактуры это могут быть: покупатель, грузоотправитель, группы реквизитов о товарах и услугах и т.д. Определить формулы для расчетных реквизитов документов Например, Сумма = Цена (тариф за ед. изм.) руб. х Количество Создать печатную форму документа и определить данные для вывода В MS Word создается бланк документа нужного вида с произвольным расположением любых элементов бланка – логотипы, таблицы и т.п., затем настраивается соответствие указанных в Word закладок полям стандартной карточки документа и полям внешних источников данных, связанных с документом Система позволяет вести и обрабатывать сложные документы: вести большое количество реквизитов документа автоматически рассчитывать значения реквизитов на основе других реквизитов автоматически получать печатную форму документа, содержащую реквизиты Типичным примером сложного документа является счет-фактура

30 Ведение справочников и баз данных Функциональность системы позволяет: использовать набор стандартных справочников заводить любое количество новых справочников для хранения и использования информации осуществлять контекстный поиск по справочникам заполнять информацией из справочников поля документа при его создании или редактировании использовать в качестве справочников при подготовке документов данные из внешних приложений

31 PayDox AJAX-BPM позволяет эффективно и просто структурировать бизнес- процессы и автоматизировать управление бизнес-процессами предприятия Исполнение длительных договоров, обработка однотипных заказов, любые виды деятельности, требующие координации работ сотрудников и оформления набора документов, могут быть представлены как бизнес-процесс Управление бизнес-процессами в PayDox Бизнес-процессы могут быть представлены в системе как в нотации BPMN (Business Process Modeling Notation), так и в дизайне PayDox Для web-доступа к описаниям и экземплярам бизнес-процессов используется технология AJAX, что позволяет осуществлять управление бизнес-процессами предприятия, используя только браузер и не устанавливая на компьютеры пользователей дополнительного программного обеспечения Визуальный редактор бизнес-процессов позволяет эффективно и легко описать бизнес- процесс. Описания бизнес-процессов сохраняются в справочнике бизнес- процессов. На основании описания бизнес-процессов пользователями системы генерируются их копии – экземпляры бизнес- процессов, которые исполняются Экземпляры бизнес-процессов могут быть связаны с документами, обрабатываемыми в системе документооборота, либо исполняться независимо PayDox AJAX-BPM и PayDox Case Management интегрированы между собой – при работе с бизнес-процессами можно создавать сообщения и задачи, а из сообщений переходить на бизнес-процессы, их содержа щие

32 Галочкой отмечается выполненный этап БП \\\\ Этап БП в процессе исполнения \\\\ Неактивный этап БП Управление бизнес-процессами в PayDox

33 PayDox Case Management / Управление задачами и поручениями позволяет: создавать кейсы – последовательности задач и сообщений, содержащие описания задач, дискуссии, исполнителей, файлы, теги и формы данных, бизнес-правила создавать поручения с датой исполнения и контролировать сроки их исполнения разграничивать доступ сотрудников к поручениям/сообщениям, организовывать защищенные дискуссионные группы и темы формировать отчеты о проделанной работе управлять статусом задач/сообщений – «открытые», «закрытые», «отмененные», «информационные», «требующие ответа», «со сроком исполнения» создавать корпоративные дискуссионные форумы по различным темам и проектам проводить опросы и голосования сотрудников на различные темы, а также согласование мнений сотрудников по различным вопросам загружать любое количество файлов в любых форматах поддерживать ведение библиотеки шаблонов автоматически генерировать адресные сообщения от системы документооборота пользователям при наступлении срока согласования или активации документа и др. PayDox AJAX-BPM / Управление бизнес-процессами и PayDox Case Management / Управление задачами и поручениями взаимно дополняют друг друга и позволяют автоматизировать как структурированные бизнес-процессы, так и ежедневную коллективную деятельность сотрудников Управление задачами и совместной работой

34 Сотрудники могут видеть информацию о проектах, задачах и документах на одном экране Управление задачами и совместной работой

35 Конфигурация «HelpDesk» Функциональные возможности данной конфигурации: автоматическое или ручное распределение поступающих заявок на техподдержку групповая работа с документами и заявками на техподдержку создание справочников: пользователей, консультантов техподдержки, администраторов техподдержки публикация решенных инцидентов (исполненных запросов) в базе знаний ведение всей истории работы с документами и заявками согласование и утверждение предлагаемых консультантами решений по заявкам Предназначена для оказания услуг технической поддержки пользователей (сотрудников организации и внешних заказчиков) сложных проектов, например, ERP-систем

36 Конфигурация «HelpDesk»

37 Управление файловым каталогом Функциональность «Каталог» позволяет: создать на вашем корпоративном сервере файловый архив в виде иерархии папок, содержащий файлы в любом формате: образцы документов, фотографии, видео, программное обеспечение, учебные материалы, архив документов и т.п. встроить в ваш сайт возможность просматривать фотографии, видео и документы, разместив простой html-код для доступа к архиву на странице вашего web-ресурса просматривать графические изображения непосредственно на данной странице с возможностью изменения их размера создавать описание для каждой папки и файла с указанием необходимой информации (содержание файла, список сотрудников, имеющих доступ к папке или файлу и пр.) осуществлять контекстный поиск по файлам и папкам разграничивать доступ сотрудников к папкам и файлам обеспечить безопасный web-доступ сотрудников к вашему корпоративному файловому архиву – как извне (при необходимости), так и изнутри корпоративной локальной сети Для организации web-доступа к файловому архиву используется технология AJAX, что позволяет просматривать на одной web-странице папки с неограниченно большим количеством файлов различных форматов без перезагрузки страницы

38 Управление файловым каталогом

39 Дополнительная информация Скачайте демоверсию PayDoxПосетите сайт системы Начните работать прямо сейчас!