Организационно- распорядительные документы. Деловые письма Лекция 2 К.м.н., доц. Максимова С.И. Кафедра УЭЗиФ ИПО. - презентация

1 Организационно- распорядительные документы. Деловые письма Лекция 2 К.м.н., доц. Максимова С.И. Кафедра УЭЗиФ ИПО

2 Цель: Сформировать современные подходы к документированию управленческой деятельности ознакомить с основной организационно-распорядительной документацией Цель: Сформировать современные подходы к документированию управленческой деятельности ознакомить с основной организационно-распорядительной документацией

3 План: 1.Класссификация распорядительных документов 2.Правила оформления бланка распорядительных документов 3.Деловое письмо, классификация, особенности делового стиля написания писем.

4 Литература: 1.Кузнецова И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник /И.Н. Кузнецова. - М.: Изд-во Юрайт; ИД Юрайт, – 576 с. 2.Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Курс лекций: учебное пособие. – М.: ТК Велби. Изд-во Проспект, – 240 с. 3.Кирсанова М.В. Деловая переписка: учебн- практ. пособие /М.Ю. Рогожин, Н.Н. Юдина, Ю.М. Аксенов – 3-е изд. – М.: Инфра-М, – 136 с.

5 Бланк документа

6 Бланк документа – это лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию. Применение бланков при подготовке документов повышает культуру управленческой деятельности, придает информации официальный характер, облегчает исполнение и дальнейшее использование документа. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или в самом учреждении.

7 Требования к бланкам документов Документы изготавливаются на бланках, должны иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения. Расположение реквизитов на бланках организационно - распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Документы изготавливаются на бланках, должны иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения. Расположение реквизитов на бланках организационно - распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Бланки документов должны иметь поля: Бланки документов должны иметь поля: 20мм - левое, 20мм - левое, 10мм - правое, 10мм - правое, 20мм- верхнее, 20мм- верхнее, 10мм- нижнее. 10мм- нижнее.

8 Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой (являющийся наиболее рациональным и экономичным) или продольный Бланки Агентства Бланки Агентства

9 ГОУ ВПО КРАСНОЯРСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ МЕДИЦИНСКАЯАКАДЕМИЯ Федерального агентства по здравоохранению и социальному развитию КрасГМА Росздрава , г. Красноярск – 22, ул. Партизана Железняка, 1тел. (3912) , факс (3912) ГОУ ВПО КРАСНОЯРСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ МЕДИЦИНСКАЯ АКАДЕМИЯ Федерального агентства по здравоохранению и социальному развитию КрасГМА Росздрава , г. Красноярск – 22, ул. Партизана Железняка, 1тел. (3912) , факс (3912)

10 Документы делятся на 3 блока: Организационные Организационные Распорядительные Распорядительные Информационно- справочные Информационно- справочные

11 Организационные документы – комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов учреждения. ОД - устав, договор, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, план, отчет и др.

12 Распорядительные документы – комплекс документов, посредством которых осуществляется и документируется распорядительная деятельность учреждения. РД – приказы, распоряжения, указания. РД – приказы, распоряжения, указания. Информационно-справочные документы- служебные письма, справки, докладные и объяснительные записки.

13 Приказ - распорядительный документ органа (учреждения) здравоохранения со статусом юридического лица. Проекты приказов должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались необходимыми материально - техническими средствами и финансированием и исключали необходимость выпуска дополнительных приказов в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа. Проекты приказов должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались необходимыми материально - техническими средствами и финансированием и исключали необходимость выпуска дополнительных приказов в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа. Проекты приказов могут быть подготовлены специалистами учреждения, согласовываются с главными ведущими специалистами, юристом, главным бухгалтером и подписывается руководителем учреждения (главным врачом). Проекты приказов могут быть подготовлены специалистами учреждения, согласовываются с главными ведущими специалистами, юристом, главным бухгалтером и подписывается руководителем учреждения (главным врачом). Распорядительные документы

14 Подписанный приказ регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства. Подписанный приказ регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности; по основной деятельности; по личному составу. по личному составу.

15 Приказы по основной деятельности Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управление по вопросам производственно- хозяйственной деятельности. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управление по вопросам производственно- хозяйственной деятельности. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.

16 В первой, констатирующей, части излагаются основание или причина составления документа. Если основанием к изданию приказа является правовой акт вышестоящей организации, то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается органа (учреждения) здравоохранения. В первой, констатирующей, части излагаются основание или причина составления документа. Если основанием к изданию приказа является правовой акт вышестоящей организации, то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается органа (учреждения) здравоохранения.

17 Во второй, распорядительной, части излагается решение руководителя. Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», напечатанным прописными буквами с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля). В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера или исполнителя перечисляются в одном пункте.

18 В случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны структурные подразделения. В случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны структурные подразделения. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа.

19 В последнем пункте распорядительной части указывается конкретное должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. В последнем пункте распорядительной части указывается конкретное должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. До представления на подпись проект приказа визируется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра всеми заинтересованными должностными лицами и структурными подразделениями, юридической службой, которая определяет целесообразность оформления данного вопроса приказом, соответствие проекта приказа действующему законодательству, проверяет отсутствие противоречий ранее изданным приказам. До представления на подпись проект приказа визируется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра всеми заинтересованными должностными лицами и структурными подразделениями, юридической службой, которая определяет целесообразность оформления данного вопроса приказом, соответствие проекта приказа действующему законодательству, проверяет отсутствие противоречий ранее изданным приказам. Приказы подписываются руководителями (а в их отсутствие - заместителями, исполняющими их обязанности) органов (учреждений) здравоохранения со статусом юридического лица. Приказы подписываются руководителями (а в их отсутствие - заместителями, исполняющими их обязанности) органов (учреждений) здравоохранения со статусом юридического лица. Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

20 Форма приказа о внесении изменений в должностную инструкцию НаименованиепредприятияПРИКАЗ Москва О внесении изменений в должностную инструкцию ___________________________________ В связи с _________________________________________________________ В связи с _________________________________________________________ (основание) (основание)____________________________________________________________________ПРИКАЗЫВАЮ: Внести в должностную инструкцию ___________________________________ следующие изменения: _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Директор предприятия подпись расшифровки Директор предприятия подпись расшифровки подписи подписи Визы Визы

21 Распоряжение - документ, издаваемый органом (учреждением) здравоохранения преимущественно по вопросам информационно - методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Распоряжения подписывают руководители органов (учреждений) здравоохранения или по их поручению - заместители. Подготовка и оформление распоряжений проводится в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

22 Распорядительная часть начинается словом «ПРЕДЛАГАЮ» «ОБЯЗЫВАЮ», напечатанным прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля). Распорядительная часть начинается словом «ПРЕДЛАГАЮ» «ОБЯЗЫВАЮ», напечатанным прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля). Последним пунктом распоряжения возлагается контроль за его исполнением на соответствующий отдел или должностное лицо. Последним пунктом распоряжения возлагается контроль за его исполнением на соответствующий отдел или должностное лицо. Процессы принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью протоколов производственных совещаний. Текст протокола состоит из 2-х частей: вводной и основной. Процессы принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью протоколов производственных совещаний. Текст протокола состоит из 2-х частей: вводной и основной.

23 Образец распоряжения ГКБ 6 РАСПОРЯЖЕНИЕ Москва О проведении ремонтных работ В связи с аварийным состоянием отопительной системы в цехе 3 В связи с аварийным состоянием отопительной системы в цехе 3 ОБЯЗЫВАЮ: ОБЯЗЫВАЮ: 1. Провести ремонтные работы в цехе 3 Ответственный – начальник ремонтно-технической службы Макаров Д. И. Срок исполнения – Контроль за проведением ремонтных работ возложить на начальника цеха 3 Антонова Ю. В. 2. Контроль за проведением ремонтных работ возложить на начальника цеха 3 Антонова Ю. В. Директор предприятия Личная Л. Б. Попов Директор предприятия Личная Л. Б. Попов подпись подпись Визы Визы В дело Подпись В дело Подпись Краснов Краснов

24 Деловое (служебное) письмо Обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных учреждений и организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов. Классифицируют по: Функциональному признаку Функциональному признаку Сложности Сложности Структуре Структуре - Регламентированные - Нерегламентированные Месту составления Месту составления Способу фиксации информации Срокам исполнения Степени гласности Степени обязательности Срокам хранения

25 По функциональному признаку, разделяют: Циркулярные письма письмо – запрос Гарантийные письма ОфертаРекламация Сопроводительное письмо Письмо – подтверждение Письмо – извещение Письмо – напоминание Письмо – просьба Информационное письмо Письмо – приглашение Рекламное письмо

26 Оформление делового письма: Деловые письма оформляют на бланках ГОСТ Р 6.30 – 2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов (штампов). Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используются реже, в основном, органами власти и вышестоящими организациями. Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 используют если письмо содержит не более 7 -8 строк.

27 Оформление делового письма: Письмо оформляют, как минимум в 2-х экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы. Норма делового общения – своевременность ответа.

28 Специфика делового стиля письма: Основными чертами официально – делового стиля считаются: Нейтральный тон изложения Нейтральный тон изложения Лаконичность и кратность текста Лаконичность и кратность текста Точность (однозначность понимания и содержания) и ясность выражения мысли Точность (однозначность понимания и содержания) и ясность выражения мысли Стиль письма отличается частым употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в силу, в целях, за счет.. ), сложных союзов (вследствие того, что, ввиду того что, в силу того что,.. )

29 Специфика делового стиля письма : Если в деловом письме автор документа – лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа: (предприятие гарантирует, не возражает, предлагает..) От третьего лица множественного числа: Совет директоров, администрация учреждения убедительно просят.. От первого лица множественного числа: просим, сообщаем, подтверждаем..

30 Специфика делового стиля письма: Если автор – лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа: Прошу, ставлю Вас в известность, довожу до Вашего сведения.. От первого лица множественного числа: поддерживаем, одобряем, напоминаем, выражаем..

31 При обращении: Уважаемый господин (госпожа) с указанием фамилии. Уважаемые коллеги Уважаемый Сергей Николаевич Местоимения «я», «Вы». Страдательные конструкции предложений: «Нами будет выполнено» вместо «Мы выполним» «Вами предложено» вместо «Вы предлагаете» Золотое правило При написании любых писем следует всегда руководствовать английской формулой: KISS = Keep It Short and Simple (Кратко и по делу)

32 При ответном письме: Ответ на письмо с предложением о сотрудничестве может быть положительным, отрицательным или нейтральным, если получатель не вполне уверен в результате предполагаемого сотрудничества, однако хотел бы выяснить некоторые вопросы, которые помогут ему принять окончательное решение. Если ответ на письмо был важен для Вас – поблагодарите за письмо – «Благодарим Вас за Ваше письмо от 16 ноября текущего года с запросом на..»

33 Языковые обороты Объясняющие мотивировку написания письма: В порядке оказания технической помощи.. В соответствии с протоколом.. В подтверждении нашей договоренности.. В связи со сложной экономической ситуацией.. Письмо – извещение: Доводим до Вашего сведения.. Извещаем Вас, что мы.. В ответ на Ваш запрос, ставим Вас в известность.. В соответствии с протоколом о взаимных поставках..

34 Просьба, требование, пожелание: Убедительно просим Вас.. Обращаемся к Вам с просьбой.. В ответ на Ваше письмо, просим Вас.. Настоятельно требуем выполнения принятых Вами обязательств.. Выражаем уверенность в том, что… Выражаем надежду на сотрудничество с Вами по вопросу.. Сопроводительные письма: При этом, направляем (посылаем, высылаем, препровождаем) Вам… Языковые обороты

35 Письма – рекламации, письма – претензии: К нашему сожалению, мы вынуждены сообщить, что качество поставляемого Вами медицинского оборудования не удовлетворяет требованиям.. Мы официально заявляем Вам рекламационный акт на.. Заключительные фразы: Просим Вас не задерживать ответ.. Просим извинить нас за задержку с ответом.. Ожидаем Вашего согласия (одобрения, подтверждения).. Заверяем Вас, что мы предпримем, срочные меры для Языковые обороты

36 Примеры писем: Позитивный ответ на письмо с предложением о сотрудничестве Если Вы пишете положительный или нейтральный ответ на письмо-предложение, план письма должен быть таким: План письма Поблагодарить за письмо-предложение, указав продукты, товары, услуги и пр., которые были предложены Вашему вниманию. Поблагодарить за письмо-предложение, указав продукты, товары, услуги и пр., которые были предложены Вашему вниманию. Сообщить о положительных результатах экспертизы предложенных товаров, произведенных в Вашей компании. Сообщить о положительных результатах экспертизы предложенных товаров, произведенных в Вашей компании. Перечислить вопросы, которые вы считаете важными для заключения контракта. Перечислить вопросы, которые вы считаете важными для заключения контракта. Предложить встречу с Вашим потенциальным партнером для обсуждения деталей контракта. Предложить встречу с Вашим потенциальным партнером для обсуждения деталей контракта. Выразить надежду на будущее взаимовыгодное сотрудничество. Закончить письмо стандартной фразой. Выразить надежду на будущее взаимовыгодное сотрудничество. Закончить письмо стандартной фразой. Подпись, Ваше имя, должность. Подпись, Ваше имя, должность.

37 Запрос, требование Запрос, требование Цель таких писем - получить информацию, помощь etc, т.е. некое желательное для вас действие со стороны Вашего адресата. План письма: Дать ссылку на источник, из которого вы получили информацию о компании. Дать ссылку на источник, из которого вы получили информацию о компании. Представить коротко себя, свою фирму. Представить коротко себя, свою фирму. Объяснить, почему Вы пишете это письмо, выразить ваш интерес. Объяснить, почему Вы пишете это письмо, выразить ваш интерес. Объяснить, что бы вы хотели получить от адресата. Объяснить, что бы вы хотели получить от адресата. Закончить письмо стандартной фразой. Закончить письмо стандартной фразой. Подпись, имя и должность автора письма. Подпись, имя и должность автора письма.

38 Ответ на запрос, требование Ответ на запрос или требование обычно пишутся по такому плану. План письма. План письма. Ссылка на письмо с запросом. Ссылка на письмо с запросом. Укажите Ваши действия, которые были предприняты по просьбе автора письма. Укажите Ваши действия, которые были предприняты по просьбе автора письма. Обратите внимание адресата на особо важную для него информацию. Обратите внимание адресата на особо важную для него информацию. Укажите дополнительную возможность, которая поможет адресату сделать выбор в пользу предлагаемого вами продукта, услуги и пр. Укажите дополнительную возможность, которая поможет адресату сделать выбор в пользу предлагаемого вами продукта, услуги и пр. Сообщите о Вашей готовности дать дополнительную информацию по продукту. Сообщите о Вашей готовности дать дополнительную информацию по продукту. Заключительная фраза. Может быть продолжением предыдущего абзаца. Заключительная фраза. Может быть продолжением предыдущего абзаца. Ваша подпись, имя, должность. Ваша подпись, имя, должность.

39 Заказ Заказ Письма с заказом продукта, товара пишутся в соответствии со следующим планом. План письма: Ссылка на предыдущее письмо, по которому производится заказ продукта, товара. Ссылка на предыдущее письмо, по которому производится заказ продукта, товара. Повторить условия, на которых Вы заказываете продукт, товар - цена, качество, количество, скидки, условия платежа, условия доставки. Повторить условия, на которых Вы заказываете продукт, товар - цена, качество, количество, скидки, условия платежа, условия доставки. Подтверждение заказа, указание, что бланк с заказом прилагается. Подтверждение заказа, указание, что бланк с заказом прилагается. Предложение условий платежей. Предложение условий платежей. Указать сроки и условия доставки. Указать сроки и условия доставки. Стандартное окончание письма. Стандартное окончание письма. Ваша подпись, имя, должность. Ваша подпись, имя, должность.

40 Ответ на письмо-заказ План письма: Выразите благодарность за заказ продукта, товара. Выразите благодарность за заказ продукта, товара. Подтвердите возможность поставки, размеры скидки, другие важные условия сделки, особенно если по ним были разногласия. Подтвердите возможность поставки, размеры скидки, другие важные условия сделки, особенно если по ним были разногласия. Укажите, что отгрузка товара будет произведена, как только банк даст подтверждение об оплате заказа. Сообщите об отгрузке товаров, если она уже произведена. Обратите внимание заказчика на важные подробности, которые могут быть полезными. Укажите, что отгрузка товара будет произведена, как только банк даст подтверждение об оплате заказа. Сообщите об отгрузке товаров, если она уже произведена. Обратите внимание заказчика на важные подробности, которые могут быть полезными. Стандартное окончание письма с надеждой на совместное сотрудничество в будущем. Стандартное окончание письма с надеждой на совместное сотрудничество в будущем. Подпись, имя, должность. Подпись, имя, должность.

41 Жалоба План письма Объясните, по какому поводу Вы жалуетесь, опираясь на фактический материал (даты, суммы, номер заказа и пр.). Объясните, по какому поводу Вы жалуетесь, опираясь на фактический материал (даты, суммы, номер заказа и пр.). Объясните Ваш резон для жалобы, сравнивая обещанные деловые обязательства (услуги, сервис, выполнение заказа и пр.) и реальные обстоятельства. Объясните Ваш резон для жалобы, сравнивая обещанные деловые обязательства (услуги, сервис, выполнение заказа и пр.) и реальные обстоятельства. Допускается выразить свои чувства по поводу происшедшего, предположить причины, которые вызвали данную проблему. Допускается выразить свои чувства по поводу происшедшего, предположить причины, которые вызвали данную проблему. Если это уместно, опишите Ваши собственные действия, которые Вы предприняли, чтобы решить возникшую проблему. Если это уместно, опишите Ваши собственные действия, которые Вы предприняли, чтобы решить возникшую проблему. Потребуйте от компании, не выполнившей свои обязательства, разъяснений, компенсации за причиненный ущерб, возмещения моральных и материальных издержек. Потребуйте от компании, не выполнившей свои обязательства, разъяснений, компенсации за причиненный ущерб, возмещения моральных и материальных издержек. Сообщите о мерах, которые будут предприняты в том случае, если Ваши требования не будут удовлетворены. Сообщите о мерах, которые будут предприняты в том случае, если Ваши требования не будут удовлетворены. Стандартное окончание письма. Стандартное окончание письма. Подпись, имя, должность. Подпись, имя, должность.

42 Ответ на жалобу Ответ на жалобу Ответ на жалобу клиента/партнера, пациента также относится к "трудным" письмам, поскольку в нем надо будет дать исчерпывающее объяснение причин, вызвавших недовольство клиента/партнера, пациента сохранив при этом лицо своего учреждения. План письма: Ссылка на письмо-жалобу. Ссылка на письмо-жалобу. Объясните, что вызвало проблему. Объясните, что вызвало проблему. Перечислите Ваши действия, которые были Вами предприняты, чтобы разрешить возникшую проблему немедленно. Перечислите Ваши действия, которые были Вами предприняты, чтобы разрешить возникшую проблему немедленно. Сообщите, какие меры были предприняты, чтобы не повторить подобную ошибку в будущем. Сообщите, какие меры были предприняты, чтобы не повторить подобную ошибку в будущем. Принесите свои извинения за принесенные неудобства. Принесите свои извинения за принесенные неудобства. Закончите письмо в оптимистическом тоне. Закончите письмо в оптимистическом тоне.

43 Факсовые письма Факсы, по сути дела, являются просто быстрыми письмами, поэтому к ним применимы все требования, предъявляемые к письмам. Более того, в некоторых случаях факсовое сообщение подтверждается отправкой оригинала с обычной почтой. Более того, в некоторых случаях факсовое сообщение подтверждается отправкой оригинала с обычной почтой. Факсы бывают двух видов – очень короткие сообщения, требующие срочного ответа, и более длинные. В первом случае сообщение пишется на стандартном бланке передачи факса. Текст такого сообщения коротко – информативный. В случае, когда по факсу передается длинное сообщение, то на стандартном бланке необходимо указывать, кому адресована информация и сообщение о содержании приложенного документа (контракта, заказа, копии счета, платежные документы и пр.) В первом случае сообщение пишется на стандартном бланке передачи факса. Текст такого сообщения коротко – информативный. В случае, когда по факсу передается длинное сообщение, то на стандартном бланке необходимо указывать, кому адресована информация и сообщение о содержании приложенного документа (контракта, заказа, копии счета, платежные документы и пр.)

44 При составлении служебных документов используется деловая речь, которая является разновидностью литературной письменной речи. Деловая речь служит средством для удостоверения прав и полномочий, для закрепления взаимных обязательств и вытекающих из них последствий.

45 Деловую речь отличают, прежде всего, ясность, точность, краткость, систематичность. Ясность - простой, понятный язык без злоупотребления иностранными словами, жаргоном. Ясность - простой, понятный язык без злоупотребления иностранными словами, жаргоном. Точность - приведенные факты отражают действительное положение вещей, а содержание документов точно выражает мысли автора, не вызывая иного толкования отдельных слов и фраз. Точность - приведенные факты отражают действительное положение вещей, а содержание документов точно выражает мысли автора, не вызывая иного толкования отдельных слов и фраз. Краткость - полнота содержания документа, а также ясность и точность изложения достигнуты без лишних слов, фраз и повторений. Краткость - полнота содержания документа, а также ясность и точность изложения достигнуты без лишних слов, фраз и повторений. Систематичность - логическая последовательность изложения документов. Систематичность - логическая последовательность изложения документов.

46 Деловую речь отличают, прежде всего, ясность, точность, краткость, систематичность. Ясность - простой, понятный язык без злоупотребления иностранными словами, жаргоном. Ясность - простой, понятный язык без злоупотребления иностранными словами, жаргоном. Точность - приведенные факты отражают действительное положение вещей, а содержание документов точно выражает мысли автора, не вызывая иного толкования отдельных слов и фраз. Точность - приведенные факты отражают действительное положение вещей, а содержание документов точно выражает мысли автора, не вызывая иного толкования отдельных слов и фраз. Краткость - полнота содержания документа, а также ясность и точность изложения достигнуты без лишних слов, фраз и повторений. Краткость - полнота содержания документа, а также ясность и точность изложения достигнуты без лишних слов, фраз и повторений. Систематичность - логическая последовательность изложения документов. Систематичность - логическая последовательность изложения документов.

47 Деловая речь формируется с учетом требований этики делового общения (этикета). Деловая речь формируется с учетом требований этики делового общения (этикета). Деловой этикет требует, чтобы документы были достоверными, объективными, убедительными. Деловой этикет требует, чтобы документы были достоверными, объективными, убедительными. Точность в подборе фактов, оценка ситуации особенно необходима в документации, отражающей конфликтные моменты в сфере деловых отношений. Точность в подборе фактов, оценка ситуации особенно необходима в документации, отражающей конфликтные моменты в сфере деловых отношений. –Если, например, готовится отказ в просьбе, он должен быть доброжелательным с убедительным объяснением, с возможным продолжением деловых отношений.

48 Нормой делового этикета является нейтральный тон изложения документов. Нормой делового этикета является нейтральный тон изложения документов. Личный субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются синонимические средства языка, прежде всего, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (имена существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Личный субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются синонимические средства языка, прежде всего, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (имена существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия).

49 В деловой речи следует учитывать лексическую сочетаемость слов: В деловой речи следует учитывать лексическую сочетаемость слов: служебное письмо составляется (не пишется) или направляется (не посылается), служебное письмо составляется (не пишется) или направляется (не посылается), выговор - объявляется, выговор - объявляется, порицание - выносится, порицание - выносится, оклад - устанавливается и т.д.) оклад - устанавливается и т.д.)

50 Просьба, требование, пожелание: Убедительно просим Вас.. Обращаемся к Вам с просьбой.. В ответ на Ваше письмо, просим Вас.. Настоятельно требуем выполнения принятых Вами обязательств.. Выражаем уверенность в том, что… Выражаем надежду на сотрудничество с Вами по вопросу.. Сопроводительные письма: При этом, направляем (посылаем, высылаем, препровождаем) Вам… Языковые обороты

51 Полезные советы ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И РЕДАКТИРОВАНИЯ ВАШЕГО ПИСЬМА: ЧЕТКО ОБОЗНАЧИТЬ ЦЕЛЬ СВОЕГО ПИСЬМА. ЧЕТКО ОБОЗНАЧИТЬ ЦЕЛЬ СВОЕГО ПИСЬМА. СОБРАТЬ ИНФОРМАЦИЮ О ПОЛУЧАТЕЛЯХ ДАННОГО ПИСЬМА. СОБРАТЬ ИНФОРМАЦИЮ О ПОЛУЧАТЕЛЯХ ДАННОГО ПИСЬМА. ПРОДУМАТЬ И ЗАПИСАТЬ ОСНОВНЫЕ ИДЕИ ПИСЬМА. ПРОДУМАТЬ И ЗАПИСАТЬ ОСНОВНЫЕ ИДЕИ ПИСЬМА. СОБРАТЬ НЕОБХОДИМЫЙ ФАКТИЧЕСКИЙ МАТЕРИАЛ. СОБРАТЬ НЕОБХОДИМЫЙ ФАКТИЧЕСКИЙ МАТЕРИАЛ. ПЕРЕПРОВЕРИТЬ ВСЕ ОСНОВНЫЕ ФАКТЫ. ПЕРЕПРОВЕРИТЬ ВСЕ ОСНОВНЫЕ ФАКТЫ. РАЗДЕЛИТЬ СОДЕРЖАНИЕ ПИСЬМА НА ВСТУПЛЕНИЕ, ОСНОВНУЮ ЧАСТЬ И ЗАКЛЮЧЕНИЕ. РАЗДЕЛИТЬ СОДЕРЖАНИЕ ПИСЬМА НА ВСТУПЛЕНИЕ, ОСНОВНУЮ ЧАСТЬ И ЗАКЛЮЧЕНИЕ. НАПИСАТЬ ЧЕРНОВИК ПИСЬМА. НАПИСАТЬ ЧЕРНОВИК ПИСЬМА. УБЕДИТЬСЯ, ЧТО КАЖДАЯ ТЕМА БЫЛА ОСВЯЩЕНА В ОТДЕЛЬНОМ АБЗАЦЕ. УБЕДИТЬСЯ, ЧТО КАЖДАЯ ТЕМА БЫЛА ОСВЯЩЕНА В ОТДЕЛЬНОМ АБЗАЦЕ. ПРОВЕРИТЬ СВЯЗНОСТЬ ПРЕДЛОЖЕНИЙ В КАЖДОМ АБЗАЦЕ. ПРОВЕРИТЬ СВЯЗНОСТЬ ПРЕДЛОЖЕНИЙ В КАЖДОМ АБЗАЦЕ. ВЫПОЛНИТЬ РЕДАКТОРСКУЮ ПРАВКУ ПИСЬМА. ВЫПОЛНИТЬ РЕДАКТОРСКУЮ ПРАВКУ ПИСЬМА. ПОДГОТОВИТЬ ОКОНЧАТЕЛЬНЫЙ ВАРИАНТ ПИСЬМА. ПОДГОТОВИТЬ ОКОНЧАТЕЛЬНЫЙ ВАРИАНТ ПИСЬМА.