2005 Cognitive Technologies Ltd. А зачем вообще нужен организации электронный документооборот? По данным статистических исследований: на поиск и ожидание. - презентация

1

2 2005 Cognitive Technologies Ltd. А зачем вообще нужен организации электронный документооборот? По данным статистических исследований: на поиск и ожидание поступления документов тратится в среднем - 30% рабочего времени; на согласование и утверждение документов - 20%; на передачу документов между подразделениями - 10%; на подготовку стандартных отчетов о движении документов - 10%; безвозвратно теряется 6% документов; каждый внутренний документ копируется до 20 раз

3 2005 Cognitive Technologies Ltd. А зачем вообще нужен организации электронный документооборот? А теперь переведите все эти показатели в деньги затраченные на: оплату «потерянного» рабочего времени сотрудников; расходные материалы (тонер и картридж, бумага) недополученные за счет: несвоевременного принятия решения; потери или несвоевременного получения важной информации; неэффективного управления деятельностью сотрудников

4 2005 Cognitive Technologies Ltd. А зачем вообще нужен организации электронный документооборот? Сумма может оказаться внушительной!!!

5 2005 Cognitive Technologies Ltd. А зачем вообще нужен организации электронный документооборот? Электронный документооборот поможет минимизировать ее!

6 2005 Cognitive Technologies Ltd. Система электронного документооборота 1 Если говорить о выборе СЭД для организации с предполагаемым количеством одновременно работающих пользователей около 50, то наиболее оптимальным решением видится система ЕВФРАТ-Документооборот, разработка компании Cognitive Technologies. При умеренной стоимости система, с одной стороны, содержит весь необходимый функционал для автоматизации работы с документами, а с другой стороны, предлагает широкие возможности настройки и модификации при внедрении разработчиком, партнерами и непосредственно заказчиками. КЛЕРК.ru, 18 октября 2006 г.

7 2005 Cognitive Technologies Ltd. Система электронного документооборота 1 «В результате тестового внедрения была получена работающая система электронного документооборота с возможностью последующей модификации при изменении организационной структуры и бизнес-процессов компании без привлечения разработчика. Функциональные возможности системы, отсутствие необходимости приобретения стороннего программного обеспечения, простота освоения и удобство настройки позволили осуществить внедрение в разумные сроки при минимальных финансовых вложениях. Стоимость смоделированного в нашей лаборатории внедрения системы ЕВФРАТ- Документооборот складывалась лишь из цены лицензий и затрат на обучение администратора.» КомпьютерПресс 1, 2006 г.

8 2005 Cognitive Technologies Ltd. Система электронного документооборота 1 "ИД КомпьютерПресс рекомендует систему электронного документооборота и автоматизации делопроизводства ЕВФРАТ- Документооборот v.12" КомпьютерПресс, 2006 г. "Самая функционально- развитая система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства Cio-World (ИД "Компьютерра"), 2005 г. "ЕВФРАТ-Документооборот - одна из самых распространенных систем электронного документооборота в России PCWeek/RE, 22, 2006 г. "1 место в рейтинге систем электронного документооборота и делопроизводства РБК, 2004 г. Самая технически совершенная система РБК, 2004 г. "1 место в рейтинге еженедельника ЭиЖ, 2003 г. «Самая известная отечественная система электронного документооборота и делопроизводства МИР ПК, 2003 г. "Лучшее решение по организации электронного документооборота и делопроизводства Деловые вести, 2003 г. "ЕВФРАТ-Документооборот - оптимальное решение среди систем электронного документооборота и автоматизации делопроизводства" Клерк.Ру, 2006 г.

9 2005 Cognitive Technologies Ltd. Регистрация любых видов документов в соответствии с утвержденными в организации номенклатурой и регламентом Автоматизация бизнес-процессов организации, поддержка процедур согласования и утверждения Оперативный и всесторонний контроль за ходом исполнения работ по документу Создание оперативного и долговременного архивов бумажных и электронных документов Поиск документов по содержанию и реквизитам Формирование журналов по учету документов и отчетов по исполнительской дисциплине Обеспечение безопасности работы Задачи, решаемые системой ЕВФРАТ-Документооборот

10 2005 Cognitive Technologies Ltd. Для кого предназначена система? Делопроизводитель (персональное рабочее место) Малые и средние компании Подразделения крупных государственных или коммерческих организаций Территориально распределенные организации и подразделения Базовое (прототип) решение для крупных государственных или коммерческих компаний

11 2005 Cognitive Technologies Ltd. Особенности системы ЕВФРАТ-Документооборот ЕВФРАТ-Документооборот разработан в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000 Гибкость системы ЕВФРАТ-Документооборот позволяет автоматизировать делопроизводство организации как в соответствии с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.

12 2005 Cognitive Technologies Ltd. Регистрация документа Поддержка принятой в организации номенклатуры документов и дел, а также правил их учета – набора реквизитов, правил формирования регистрационных номеров Контроль полноты заполнения полей РКК Автоматизация заполнения полей РКК Автоматический контроль дублирования документов Регистрация писем из электронной почты Встроенные средства сканирования и распознавания бумажных документов Присоединение любых электронных документов к РКК Встроенные средства просмотра электронных документов Установление перекрестных ссылок между документами

13 2005 Cognitive Technologies Ltd. Рассылка документов и сообщений Рассылка документов и отправка сообщений по внутренней почте Встроенная настраиваемая адресная книга пользователей и списки рассылки

14 2005 Cognitive Technologies Ltd. Постановка документа на контроль На основании резолюции руководителя или в соответствии с установленным регламентом назначаются: контролер по документу ответственный исполнитель и соисполнители, согласующие по документу сроки исполнения документа и отдельных поручений по нему сроки согласования и утверждения Задание маршрут прохождения документа по исполнителям и согласующим: последовательные задания; параллельные задания; подпоручения Автоматическая рассылка контролирующему и исполнителям (согласующим) уведомлений о поставленных им задачах

15 2005 Cognitive Technologies Ltd. Создание маршрута движения документа или маршрута согласования Графический редактор для создания типовых маршрутов В узлах маршрута задаются: - исполнители; - задачи; - срок выполнения; - условия дальнейшего движения документа

16 2005 Cognitive Technologies Ltd. Задание маршрута осуществляется на рабочем месте пользователя Свободное задание маршрута Создание маршрута движения документа или маршрута согласования

17 2005 Cognitive Technologies Ltd. АРМ Пользователя Папка, в которую поступают поручения для пользователя Папка, в которую поступают контролируемые пользователем поручения Поручения, уведомления, напоминания, сообщения, отчеты Текст соответствующего поручения, уведомления, напоминания, сообщения, отчета

18 2005 Cognitive Technologies Ltd. Исполнение заданий Контроль исполнения Автоматизация приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления контролирующему Согласование и утверждение с использованием ЭЦП Отправка отчета контролирующему Автоматическое протоколирование хода исполнения и согласования Автоматическая отправка контролирующему и исполнителям (согласующим) напоминаний о приближении (наступлении) контрольных сроков Специальный поиск по контрольным заданиям и документам

19 2005 Cognitive Technologies Ltd. Поиск документов Общий поиск по всем документам Поиск по типовым реквизитам и тексту документа – общий поиск Поиск по форме Гибкий расширенный поиск Возможность гибкого задания условий для поиска по всему объему накопленных документов

20 2005 Cognitive Technologies Ltd. Отчеты и журналы Формирование отчетов и журналов как по всей базе документов так и по отдельной выборке

21 2005 Cognitive Technologies Ltd. Безопасность и надежность Парольная идентификация каждого пользователя Распределение прав доступа пользователей Гибкие настройки прав доступа: роли, временные права Протоколирование действий пользователей Передача данных в зашифрованном виде Использование сертифицированных средств ЭЦП Хранение всех данных на сервере Средства резервного копирования и восстановления баз

22 2005 Cognitive Technologies Ltd. Архивариус Сопровождение процессов работы с архивными документами: списание; хранение; сопровождение; уничтожение; Поддержка принятой в организации номенклатуры дел Связь с оперативными документами

23 2005 Cognitive Technologies Ltd. Дизайнер форм Создание новых потоков документов со своими регистрационными карточками Редактирование заложенных в базовой поставке регистрационных карточек Логическое описание типов и свойств реквизитов

24 2005 Cognitive Technologies Ltd. Менеджер журналов и отчетов Создание новых шаблонов отчетов Редактирование заложенных в базовой поставке шаблонов отчетов Логическое описание шаблонов Единое хранилище шаблонов

25 Поддержка территориально распределенных организаций Организация взаимодействия удаленных серверов ЕВФРАТ- Документооборот: обмен адресными книгами пользователей между серверами автоматическая установка соединения между серверами Единое пространство управления территориально- распределенной организацией: отправка сообщений и документов в филиалы выдача заданий филиалам и сквозной контроль за исполнением заданий получение отчетов от филиалов

26 2005 Cognitive Technologies Ltd. АРМ Руководитель АРМ Руководитель – удобный и полноценный доступ к корпоративной системе документооборота с помощью Интернет для руководителей, работа которых по тем или иным причинам связана с достаточно частыми поездками и оторванностью от основного офиса АРМ Руководитель позволяет при наличии доступа к Интернет из любой точки мира: получить авторизованный доступ к корпоративной системе документооборота и хранилищу документов организации осуществлять управление бизнес-процессами организации и участвовать в согласовании решений осуществлять контроль за исполнением заданий, выданных сотрудникам * Director-Adapt – технология адаптации возможностей информационных систем к специфике управленческой деятельности АРМ Руководитель разработан на базе технологии DA*, благодаря которой ЕВФРАТ- Документооборот может адаптироваться под каждого конкретного руководителя.

27 2005 Cognitive Technologies Ltd. Сегодня система успешно работает более чем в 1100 организациях Каждый месяц пользователями системы становится около 50 новых организаций Среди пользователей системы Пользователи системы ЕВФРАТ-Документооборот Аппарат Президента и Правительства Чеченской республики Департамент консульской службы МИД РФ ТФОМС по Тюменской обл. Хабаровское отделение Дальневосточного тамож. упр. МУП «Расчетно-кассовый центр г. Новосибирска» Центральный банк РФ Центросоюз РФ ОАО «РГС-Столица» ОАО «Северо-Кавказcкая железная дорога» Курская АЭС ЗАО «Дикая Орхидея» ЗАО «Юниверсал-Мьюзик» ОАО «ДЕКРА-Групп» ОАО «Ижевский подшипниковый завод» ОАО «Лебединский ГОК» ОАО «Центрсибнефтепровод» ОАО «Уральский электрохимический комбинат» Челябинский юридический институт МВД России МГИМО-Университет и многие другие…

28 2005 Cognitive Technologies Ltd. Преимущества системы Простота внедрения ЕВФРАТ-Документооборот Наличие развитого инструментария позволяет осуществлять настройку и внедрение системы без привлечения специалистов разработчика: -Дизайнер форм; -Генератор отчетов; -ЕВФРАТ-Документооборот API Иные системы электронного документооборота Настройки и внедрение чаще всего осуществляются разработчиком систем

29 2005 Cognitive Technologies Ltd. ЕВФРАТ-Документооборот Независимость от программных продуктов других разработчиков. Все, что необходимо для работы и внедрения системы, включая СУБД, входит в комплект поставки Иные системы электронного документооборота Практически всегда требуется какой-либо сторонний программный продукт, например, MS SQL, MS Exchange, Oracle, Lotus Notes, OCR и др. Преимущества системы Независимость

30 2005 Cognitive Technologies Ltd. ЕВФРАТ-Документооборот Все технологические и функциональные компоненты собственной разработки: -СУБД НИКА; -Сканирование и распознавание; -Drag&Recog; -Полнотекстовая индексация; -Морфологический анализ текста; -Поиск; -Встроенный вьюер; -Встроенная почтовая служба; -Средства разработки и анализа; -Средства администрирования Иные системы электронного документооборота Ограничены возможностями базового ПО разработки или дополнительных модулей, поставляемых сторонними разработчиками Преимущества системы Использование собственных разработок

31 2005 Cognitive Technologies Ltd. ЕВФРАТ-Документооборот Все компоненты системы входят в комплект поставки Иные системы электронного документооборота Практически всегда базовая поставка систем имеет ограничения по функциональным возможностям. Для их расширения необходимо приобрести дополнительные модули Преимущества системы Полнота базовой поставки

32 2005 Cognitive Technologies Ltd. ЕВФРАТ-Документооборот Использование только собственных технологий позволило существенно сократить стоимость конечного продукта при обеспечении высокого качества Иные системы электронного документооборота Стоимость складывается из стоимости базовых модулей, дополнительных модулей, ПО сторонних разработчиков, услуг по внедрению Преимущества системы Привлекательная стоимость внедрения

33 Если у Вас есть вопросы по системе Заказать демонстрационную версию Заказать бесплатную презентацию в Москве Уточнить стоимость проекта по внедрению Обновить старую версию системы Задать технические вопросы в процессе тестирования Или по телефонам (495) ,

34 2005 Cognitive Technologies Ltd. Офис компании Cognitive Technologies Москва, проспект 60-летия Октября, 9 тел. (495) , Cognitive Technologies Ltd. ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ