Документ Документ Термин документ в России появился в 18 веке, от латинского слова, означающего способ доказательства. Документ, или документированная. - презентация

1

2 Документ Документ Термин документ в России появился в 18 веке, от латинского слова, означающего способ доказательства. Документ, или документированная информация,- зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Отдельный документ представляет собой единичный акт документирования. Документирование-процесс создания документа. Система документирования - совокупность процессов по созданию и обработке всех документов учреждения. Делопроизводство, или документационное обеспечение управления,- отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

3 Время создания российской бюрократической системы, определившей работу с документами, относится к реформам Петра 1, когда в структуре нового органа государственного управления – Сенате было выделено специальное подразделение – канцелярия, осуществлявшая контроль за ведением делопроизводства. В 1811г. Вышел закон об учреждении новых органов управления – министерств. Помимо других вопросов закон определил и порядок ведения делопроизводства. Главная канцелярия получила статус департамента министерства. В министерстве была введена многоступенчатая система регистрации и учета документов, стал вестись журнал учета входящих документов. Тогда впервые в исходящих документах появилась подпись лица, готовившего документ. После 1917г. Порядок делопроизводства значительно упростился. В 20-хгг. Появились первые государственные стандарты на бланки учреждений и формы: деловое письмо, протокол заседания и т.д. Создание современной нормативной базы документационного обеспечения относится к началу 70-х годов прошлого столетия.

4 В 1973г. Была разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД). В 80-х г.подготовлена вторая редакция системы, получившая название Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). В 1991г. выходит ее сокращенный вариант – Государственная система документационного обеспечения управления( ГСДОУ). Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности. В 1993г. Утверждена Типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств. Инструкция впервые закрепила требования не только к оформлению реквизитов, но и к тексту конкретных видов документов: приказу, распоряжению, протоколу, акту. Указанные документы имеют приложения, например «Примерное положение о службе документационного обеспечения управления», «Основные правила работы ведомственных архивов» и др. Еще одним способом регламентирования делопроизводства является разработка государственных стандартов – ГОСТОВ, устанавливающих требования к оформлению документов, состав реквизитов и их расположение на бумаге, требования к бланкам и и тексту документов.

5 Нормативно-правовое обеспечение Нормативно-правовое обеспечение ГОСТы (государственные стандарты)- способы регламентирования делопроизводства, устанавливают требования к оформлению документов, состав, реквизиты и их расположение на листе бумаги, требования к бланкам и текстам документов. 1. ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.» (Разработан в 1993г. Последняя редакция-ГОСТ Р утверждена постановлением Госстандарта России от г. 28 и введена в действие г.). 2. ГОСТ Р , распространяется на организационно- распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).Требования к оформлению документов(утверждены постановлением Госстандарта России от ст). 3. Федеральный закон об информации, информатизации и защите информации от г. 24 ФЗ 3. Федеральный закон об информации, информатизации и защите информации от г. 24 ФЗ 4. Основные правила работы архивов организаций(одобрены решением Коллегии Росархива от ).

6 Письмо Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. N /64 В целях рациональной организации документационного обеспечения в общеобразовательных учреждениях системы образования Министерством образования Российской Федерации подготовлены и согласованы с Федеральной архивной службой России " Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях". Руководителям образовательных учреждений, территориальных, муниципальных и региональных органов управления образованием рекомендуем использовать данные методические рекомендации в работе по делопроизводству. Первый заместитель министра А.Ф.Киселев

7 1. Общие положения 1. Общие положения 1.3. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству. 2. Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения. В состав документов общеобразовательного учреждения входят: Организационные документы. (Устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание ; правила внутреннего трудового распорядка); Распорядительные документы ( приказы, инструкции); информационно-справочные документы ( протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные, и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.). Документы, как правило, должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту ( ГОСТ Р с изменением N г.), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

8 ПРИКАЗ - ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности общеобразовательного учреждения. Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем ОУ. Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование. При подготовке текста приказа следует соблюдать следующие принципы: Достоверность и объективность описываемой ситуации; Полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер; Краткость и лаконичность; Нейтральность и наличный характер изложения; Безэмоциональная оценка ситуации и фактов; Соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом общеобразовательного учреждения; Следование нормам официально-делового стиля речи. По содержанию и способам оформления приказы подразделяют на приказы по основной деятельности и по личному составу.

9 Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "приказываю", ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме. Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа. На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись: Приложение (1,2…) к приказу от N 2 Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись: Приложение к приказу от N 12 Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

10 Приказ может быть подписан : руководителем; лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего; заместителем (если устав ОУ разрешает заместителю директора издавать приказы). Не разрешается подписывать приказы с предлогом «за», проставляя косую черту или другие знаки перед наименованием должности. Приказ без подписи не имеет юридической силы. Подпись руководителя скрепляется гербовой печатью учреждения. В книге приказов достаточно подписи руководителя, удостоверяющей приказ, так как существуют правила ведения и хранения книги приказов, не допускающие подделок и исправлений внесенных в нее записей. Вслед за подписью помещается: «С приказом ознакомлен: (ПОДПИСЬ Ф.И.О.)» подпись расшифровка подписи и дата ставятся работником собственноручно. Все приказы, издаваемые в образовательном учреждении можно условно разбить на 4 блока: организация УВП Финансово-хозяйственная деятельность Личный состав учащиеся

11 Книга приказов по основной деятельности Постранично пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется печатью; По окончании книги заводится новая книга под 2 и т.д.; На лицевой стороне указывается, когда книга заведена и когда окончена; Нумерация ведется с начала календарного года (с 1 января); В книге приказов регистрируются: Сведения о численном составе обучающихся по классам и на начало учебного года, приеме и выбытии обучающихся в течение учебного года, при этом прием в 1-е и10-е классы оформляется списочным составом; Решения педагогического совета: о допуске обучающихся к промежуточной и итоговой аттестации, об окончании обучающимися 9, 11 классов, при этом необходимо указывать только количество.

12 Распоряжение Распоряжение Распоряжения издаются заместителями директора по УВР в пределах своей компетенции и составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях отделяется от распорядительной части словами: «Предлагаю», «Рекомендую», «Обязываю», «Считаю необходимым».

13 Протоколы Процессы применения управленческих решений общеобразовательного учреждения и сами решения документируются с помощью протоколов конференций, педагогических советов. Протоколы оформляются в специальной тетради и содержат следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, наименование вида документа, Дата протокола – это дата проведения совещания. Заголовок - форма сбора и наименование органа самоуправления. Текст протокола состоит из двух частей : вводной и основной.

14 Вводная часть Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали"). Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос начинается с новой строки. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже. Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос "Разное". Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос "Разное". Каждый вопрос должен быть конкретизирован. Основная часть текста Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "Слушали - выступили - постановили (решили)", а также протоколируются вопросы и ответы. В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

15 Книга протоколов педагогического совета Книга протоколов педагогического совета фиксирует ход обсуждения вопросов, выносимых на заседания ПС. Протокольно должны оформляться итоги работы ОУ по отдельным вопросам образовательной деятельности и в целом за учебный год; Перевод обучающихся и выпуск оформляются списочным составом Нумерация протоколов ПС ведется с начала учебного года, т.е. протоколу августовского педсовета присваивается 1. Книга протоколов ПС пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется подписью руководителя и печатью ОУ, хранится в ОУ постоянно, при смене руководства передаётся по акту

16 Книга протоколов Педагогического совета Наряду с книгой протоколов ПС в ОУ должна быть папка с материалами предложений педсовета, а также докладов и объемных выступлений, вошедших в протокол с оговоркой «доклад прилагается»; При проверках ведения книги протоколов и решений ПС нередко выявляется отсутствие записи о переводе обучающихся по итогам учебного года; В отдельных случаях отсутствует информация о целом блоке производственной деятельности ОУ : О переводе обучающихся 1 ступени обучения; О результатах повторных экзаменов при промежуточной и итоговой аттестации; О результатах выпускных экзаменов; При проверке протоколов ПС обычно делается много замечаний по поводу нумерации протоколов, качества подготовленных решений, информации о выполненных решениях, отсутствии указаний на сроки исполнения решений, ответственных исполнителей

17 Выписка из протокола Выписка из протокола содержит следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии.

18 К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности ОУ, относятся: справки, докладные записки, письма, телефонограммы. Письмо. Письма оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов: наименование общеобразовательного учреждения, дату, ссылку на индекс и дату входящего документа, адресат, резолюцию руководства, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе.

19 ТЕЛЕФОНОГРАММА. Телефонограмма включает следующие реквизиты: дата, текст, подпись, фамилии лиц, принявших и передавших телефонограмму. Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается.

20 Справка Справка- документ, подтверждающий какие-либо факты или события. 1. Справки бывают двух видов: Справки составляются для описания или подтверждения фактов или событий в деятельности учреждения. Составляются по указанию вышестоящей организации или руководителя учреждения для информации о выполнении планов, заданий, поручений и представляются в установленные сроки. Текст такой справки состоит из двух частей: В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. В этом состоит отличие от докладной записки. Справка должна объективно отражать состояние дел, ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, могут приводиться таблицы. Справки, составленные для руководителя учреждения, подписывает составитель. Справки составляются по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения. Датой справки является дата ее подписания.

21 2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, занимаемой должности, размер заработной платы и т.д. Для них применяются унифицированные трафаретные бланки. Такого рода справки выдаются по запросам заинтересованных лиц (сотрудников) или учреждений и регистрируются в журнале выдаваемых справок. Текст начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывается название организации или учреждения, куда она представляется. В учреждениях образования применяются, в основном, три вида справок: справка об обучении учащегося в данном классе, данного ОУ; справка о подтверждении перевода из другого ОУ; справка для сотрудников. Справки подписывает руководитель учреждения.

22 Докладные и объяснительные записки. Докладная записка может выполняться рукописным способом. Это документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факт выполненной работы, а также содержащий выводы и предложения составителя. Текст докладной записки делится на две части: 1- Констатирующая, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и 2- где излагается предложение, просьба. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «О», «Об». Докладная записка оформляется на простом листе бумаги с воспроизведением реквизитов бланка. Объяснительные записки – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющей причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки, поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке учреждения. Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

23 Личное дело сотрудника – это совокупность документов, содержащих наиболее полное сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Личные дела ведутся на всех работников ОУ. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке: Внутренняя опись документов дела ; заявление о приеме на работу; направление или представление; анкета; листок по учету кадров; автобиография; копия паспорта ; документы об образовании; аттестационный лист; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении премий или наложении взысканий, о награждении и т.д.).

24 В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения. Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяются директором ОУ. При работе с личным делом, запрещается производить какие- либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы. Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены. Для высылки личных дел по соответствующим запросам в другие организации необходимо разрешение руководителя данного ОУ. Личные дела имеют длительный срок хранения.

25 Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников образовательного учреждения, проработавших свыше 5дней. Поступающие на работу обязаны предъявить директору трудовую книжку (для совместителя копию трудовой книжки), оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Руководством для директора ОУ является Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от «О трудовых книжках» (с изм. и доп.от )); Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от ). В образовательном учреждении ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполняемых трудовых книжек: книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

26 Учебно-педагогическая документация. Школьные документы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнение в правильности внесенных данных. Записи в документах должны производится шариковой ручкой синего цвета. Там, где имеется возможность применения компьютерной техники, допускается составление, редактирование и распечатка текстов с их помощью. Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа, исправляется следующим образом; ошибочные слова или цифры зачеркиваются так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху пишутся уточненные данные. Все внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, оформивших документ.

27 Учебно-педагогическая документация школы состоит из: алфавитной книги записи учащихся, книга движения; личное дело учащихся; классные журналы; журналы факультативных занятий; журналы групп продленного дня; книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании; книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании; книги протоколов педагогического совета школы; книги приказов; книги учета личного состава педагогических работников; журнал пропущенных и замещенных уроков. При смене директора школы обязательно передаются по акту. Акт подписывается бывшим и вновь назначенным директорами, а также руководителем РУО. В делах школы должна находиться выписка из решения администрации района о закреплении за школой микрорайона с точным образованием его границ. В делах школы хранятся также инспекторские акты, докладные записки или справки, книга замечаний и предложений инспектирующих лиц

28 Алфавитная книга записи обучающихся. Алфавитная книга записи обучающихся ведется в каждой школе. В книгу записываются все учащиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Фамилии учащихся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащихся в книге является одновременно номером его личного дела. Выбытие учащихся и окончание им школы оформляется приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в алфавитной книге делается запись: номер и дата приказа, указывается причина выбытия. Если ранее выбывший из школы учащийся, уход, которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой «возвращение» записывается в графе «Дата поступления в школу». При использовании всех страниц алфавитной книги записи обучающихся на ту или иную букву, продолжение записей производятся в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве. Исправления в книге скрепляются подписью директора школы. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.

29 Личное дело учащихся. Личное дело учащихся ведется в каждой школе и на каждого ученика с момента поступления и до ее окончания. В личное дело учащихся заносятся общие сведения об учащихся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальные грамоты, похвальная грамота, золотая, серебряная медаль). В период обучающихся в х классах аттестат об основном общем образовании находятся в личном деле обучающегося и выдается на руки после окончания им средней школы. В личную карту учащегося при выбытии его из школы вкладывается форма 286 (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров. Личное дело учащихся 1-4 классов ведутся учителями, 5-11 классов классными руководителями. Личное дело учащихся имеет номер, соответствующий номер в алфавитной книге; по окончанию школы личное дело учащихся хранится в школе.

30 Классный журнал. Классный журнал – государственный документ установленного образца. Классные журналы – хранятся в архиве учреждения 5 лет, затем последние листы с общими сведениями и итоговыми оценками учащихся изымаются, формируются в одну книгу соответствующего учебного года, такая книга хранится 25 лет. Классный журнал подвергается проверке со стороны администрации с вынесением замечаний на страницу «Замечания по ведению классного журнала» не реже 1 раза в месяц. При наличии замечаний или предложений со стороны проверяющего требуется устранить их в течение недели. Распределение страниц в классном журнале осуществляет заместитель директора по учебной работе в соответствии с количеством часов, отведенных в учебном плане на каждую учебную дисциплину: Все записи в классном журнале должны вестись четко и аккуратно синей пастой в соответствии с установленной формой.

31 Журнал учета пропущенных и замещенных уроков. Журнал учета пропущенных и замещенных уроков. Журнал учета пропущенных и замещенных уроков ведется в каждой школе заместителем директора по учебно-методической работе. В него заносятся сведения о пропущенных и замещенных уроках. Записи производятся только на основании правильно оформленных документов (приказов по школе, больничных листов, записей в классных журналах и т.д.). Учитель, который провел уроки в порядке замещения, расписывается об этом в журнале. Записи в журнале должны соответствовать записям в табеле учета использованного рабочего времени и подсчета заработка.

32 Книги учета бланков и выдачи аттестатов Книга учетов бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) общем образовании, золотых и серебряных медалей и книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном образовании, похвальных листов относятся к книгам строгой отчетности. Оформление их ведется в соответствии с указаниями и образцами заполнения, приведенными на первых двух страницах этих книг. К недостаткам, выявленным при работе с Книгами, следует отнести отсутствие: Подписей выпускников о получении аттестатов; Ежегодных итоговых сводок о получении бланков и выдаче аттестатов (на первых страницах книг) Оценок по ряду предметов. Подписи учителей Присутствуют исправления, не заверенные печатью и подписью директора

33 Памятка руководителю образовательного учреждения (о подготовке документов об образовании) 1. Издается приказ по образовательному учреждению о подготовке к выдаче документов об образовании, в котором на классных руководителей возлагается обязанность составления сводной ведомости годовых и итоговых отметок по учебным предметам, утверждается состав комиссии, ответственной за сверку отметок сводной ведомости, протоколов итоговой аттестации выпускников, отметок, проставленных в документах об образовании. 2. Классные руководители составляют сводную ведомость годовых и итоговых отметок по предметам учебного плана 9-го класса (для выпускников основного общего образования), (12)-го (для выпускников общего среднего (полного) образования). 3. Комиссия из 3-х человек, в состав которой входит руководитель образовательного учреждения (его заместитель по организации образовательного процесса), сверяет правильность заполнения сводной ведомости по классным журналам, протоколам аттестационной комиссии, учебному плану соответствующих классов. 4. Проводится ознакомление выпускников (под роспись) с отметками сводной ведомости. 5. Ответственный педагог (по представлению руководителя образовательного учреждения) заполняет книгу выдачи документов об образовании, проставляя отметки в соответствии со сводной ведомостью, подписанной классным руководителем и членами учредительной комиссии. Все исправления в книге выдачи зачеркиваются одной чертой, и вверху пишется верная цифра (буква). Внизу на той же странице записывается: «отметка 3 по литературе выпускнику ____________ исправлена на 4». Исправления заверяются подписью руководителя образовательного учреждения и печатью. Подпись расшифровывается

34 6. Руководитель образовательного учреждения вместе с комиссией сверяет отметки сводной ведомости, отметки в книге выдачи документов об образовании и расписывается в соответствующем документе. Составляется акт о сверке отметок, занесенных в книгу выдачи документов об образовании и в документе об образовании и расписывается в соответствующем документе. 7. В конце списка всего выпуска данного года в книге выдачи документов об образовании в графе 3 расписывается руководитель образовательного учреждения. Подпись расшифровывается. 8. Ответственный за ведение книги выдачи документов об образовании аккуратно проставляет серию и номер каждого документа об образовании. 9. При выдаче документов об образовании выпускник расписывается за получение документа. Руководитель образовательного учреждения несет персональную ответственность за правильность оформления документов об образовании и книги выдачи документов об образовании.

35 3. Прием и регистрация документов 3.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения Не подлежат регистрации поздравительные письма, пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские документы первичного учета. Для них составляется перечень нерегистрируемых документов Регистрация документов производится в день их поступления. 4. Контроль сроков исполнения документов 4.1. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут руководитель общеобразовательного учреждения Вся поступающая в общеобразовательное учреждение документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции руководителя. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен в срок – 1 месяц; жалобы, заявления – в течение месяца; телеграммы – не более чем в двухнедельный срок Документ считается исполненным, если разрешены по существу все поставленные в нем вопросы, в журналах регистрации делается отметка об исполнении, т.е. записана дата отправки и исходящий номер ответного документа, наименование адресата, должность и фамилия исполнителя, подписавшего ответ. Если все, поставленные в документе вопросы, решены в оперативном порядке, без написания ответа, исполнитель на документе делает краткую запись о решении вопроса, ставит дату и подпись, после чего документ помещается в дело. Если по разрешаемому вопросу ожидается ответ, то с согласия заведующего канцелярией (секретаря) поступивший ответ вместе с копией ответа может находиться у исполнителя на контроле. Документ снимается с контроля после его исполнения.

36 5. Составление номенклатуры и формирование дел 5.1. Составление номенклатуры дел В целях правильного формирования дел общеобразовательного учреждения, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел - списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве общеобразовательного учреждения с указанием сроков их хранения 5.2. Формирование дел Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел Формирование дел осуществляется в канцелярии общеобразовательного учреждения Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и т.д. 6. Обеспечение сохранности дел 6.1. Ответственность за сохранность документов общеобразовательного учреждения несет руководитель Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.

37 Список литературы. Документооборот и делопроизводство в школах. Москва Делопроизводство. В образовательных учреждениях. Правовое регулирование. Москва Фриш Г.Л. Годовая циклограмма приказов по школе. Москва Фриш Г.Л. Номенклатурная документация Общеобразовательного учреждения. Москва УЦ «Перспектива»2001. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. Москва Справочник руководителя Образовательного учреждения стр Справочник руководителя Образовательного учреждения стр.43-51, Справочник руководителя Образовательного учреждения (Спецвыпуск)

38 __________________ (название общеобразовательного учреждения) АКТ АКТ от____________________ УТВЕРЖДАЮ от____________________ УТВЕРЖДАЮ (наименование должности руководителя ОУ (наименование должности руководителя ОУ (Место составления) (личная подпись) (расшифровка подписи) (Место составления) (личная подпись) (расшифровка подписи) (Дата) (Дата) О выделении к уничтожению документов, О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению На основании_________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) Отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы п/п Заголовок дела Дата дела или крайние даты дел Номера описей (номенклатур)за год Индекс дела(том а) Кол-во дел (томов) Сроки хранени я