Создание Единой нормативно-справочной информации по материально-техническим ресурсам в крупных компаниях. Актуальность, Шаги, Проблемы, Решения. Токарева. - презентация

1 Создание Единой нормативно-справочной информации по материально-техническим ресурсам в крупных компаниях. Актуальность, Шаги, Проблемы, Решения. Токарева Алла Васильевна Системы и Проекты, эксперт

2 Экономическая целесообразность внедрения Единой системы НСИ и ЕСККИ Компании Предпосылки: Наследие автоматизации: множество автономно работающих на предприятии автоматизированных систем с локальными справочниками Развитие компании: создание холдингов, включающих ранее самостоятельные предприятия и необходимость управлять ими Развитие компании: создание холдингов, включающих ранее самостоятельные предприятия и необходимость управлять ими Сложность и высокая трудоемкость формирования консолидированной отчетности Проблемы: Увеличение расходов на поддержание каждой локальной информационной системы и обеспечение информационных стыковок между системами Увеличение расходов на поддержание каждой локальной информационной системы и обеспечение информационных стыковок между системами Финансовые потери из-за проблем оперативного контроля и анализа производственных процессов и невозможности своевременного формирования корректирующих управляющих воздействий Развитие производства, производственных связей, внедрение более современных автоматизированных систем, ERP-систем в масштабах холдинга Развитие производства, производственных связей, внедрение более современных автоматизированных систем, ERP-систем в масштабах холдинга Решение: Внедрение Единой системы нормативно-справочной информации и единой системы классификации и кодирования информации Компании

3 Необходимость создания единых корпоративных систем нормативно- справочной информации (НСИ) Единая корпоративная нормативно-справочная информация Корпоративные системы планирования и учета Специализация бизнеса в компании Укрупнение бизнеса, создание компаний Повышениеэффективностибизнеса Средства: Тенденции: Цель:

4 Тенденции создания Единых систем НСИ крупными российскими холдингами По материалам круглого стола на тему «Корпоративные системы поддержки нормативно-справочной информации»

5 Использование единой НСИ в производственной деятельности компаний Договорная деятельность Статьи бюджета НСИ по МТР Складской учет Нормативно – техническая документация Виды деятельности Проекты и объекты План счетов, Коды аналитического учета Заявки заказчиков и планы поставок МТР Единая Система НСИ Экономический анализ рынка Бухгалтерский учет Отчетно-справочные документы Контрагенты Финансово-экономический блок Кадровая политика НСИ кадрового учета Структура организации Консолидированная отчетность и анализ

6 Единая система НСИ и ЕСККИ – основа Интегрированной корпоративной информационной системы Служба ведения НСИ Нормативно- методическая база ЕСККИ Методика Регламент Правила Стандарт План счетов Структурные подразделения Контрагенты Классификатор МТР Программно- техническая платформа корпоративной системы НСИ Единые базы данных НСИ Единая система НСИ Компании – Основа КИС Подсистема Снабжения Подсистема Кадровой политики ИС филиалов Компании Подсистема Бухгалтерского учета Подсистема Оперативного управления Подсистема Финансово- экономического анализа Интегрированная Корпоративная ИС (КИС) Подсистема Сбыта ИС филиалов Компании ИС филиалов Компании Консолидированная корпоративная отчетность Оперативный анализ, контроль, управление Интегрированные ключевые показатели Верхний уровень

7 Цели создания единой нормативно- справочной информации Компании Консолидация всех видов отчетности в сопоставимых обозначенияхКонсолидация всех видов отчетности в сопоставимых обозначениях Обеспечение интеграции информационных систем Компании на уровне справочных данныхОбеспечение интеграции информационных систем Компании на уровне справочных данных Повышение оперативности и эффективности управления КомпаниейПовышение оперативности и эффективности управления Компанией Повышение доступности и достоверности информации о состоянии бизнесаПовышение доступности и достоверности информации о состоянии бизнеса Повышение управляемости бизнес-процессов за счет внедрения единых регламентов и правил ведения нормативно-справочной информацииПовышение управляемости бизнес-процессов за счет внедрения единых регламентов и правил ведения нормативно-справочной информации

8 Цели создания Единого классификатора и справочника МТР Создание единой корпоративной системы МТО, в которой Создание единой корпоративной системы МТО, в которой одна и та же номенклатурная позиция имеет одинаковое наименование. Обеспечение формирования заявок на централизованную закупку в единых кодах МТР. Обеспечение формирования заявок на централизованную закупку в единых кодах МТР. Обеспечение автоматизированного формирования сводных заявок по одноименной номенклатуре и получение скидок при размещении у поставщика аккумулированного заказа большого объема. Обеспечение автоматизированного формирования сводных заявок по одноименной номенклатуре и получение скидок при размещении у поставщика аккумулированного заказа большого объема. Осуществление поиска требуемых предприятию МТР на складах других предприятий Компании. Осуществление поиска требуемых предприятию МТР на складах других предприятий Компании. Получение сравнительной номенклатурной аналитики по предприятиям Компании и поставщикам. Получение сравнительной номенклатурной аналитики по предприятиям Компании и поставщикам. Снижение затрат на формирование корпоративной отчетности. Снижение затрат на формирование корпоративной отчетности.

9 Эффективность внедрения корпоративных систем МТО на основе единых справочников МТР Обеспечение специалистов МТО и руководства актуальной и достоверной информацией Повышение обоснованности принимаемых решений Обеспечение единого корпоративного регламента ведения процессов МТО Повышение прозрачности бизнес- процессов Сокращение издержек в системе МТО (5-15%, Gartner Group) Снижение себестоимости закупаемых МТР (5-20%) Уменьшение складских запасов и неликвидов (20-40%) Улучшение обслуживания (увеличение доли своевременных поставок) – (около 20%) 15-27% (Gartner Group, AMR Research) Эффективность систем МТО Затраты Управление Качество снабжения

10 В 1956 г. Была создана система каталогизации предметов снабжения НАТО (NCS)- на основе системы каталогизации, принятой в США, в свою очередь разработанной по указанию президента Рузвельта. В 1956 г. Была создана система каталогизации предметов снабжения НАТО (NCS)- на основе системы каталогизации, принятой в США, в свою очередь разработанной по указанию президента Рузвельта. В 1949 г. президент США издал директиву о создании единой федеральной системы каталогизации предметов снабжения для государственных нужд и в первую очередь для нужд обороны и безопасности.В 1949 г. президент США издал директиву о создании единой федеральной системы каталогизации предметов снабжения для государственных нужд и в первую очередь для нужд обороны и безопасности. Первоначальные затраты на эту работу( гг.) составили около 5 млрд. долл. В ней приняло участие около 4400 кадровых офицеров и привлеченных сотрудников. США за последние двадцать лет в рамках системы каталогизации ежегодно вкладывали от 2 до 4 млрд. доллПервоначальные затраты на эту работу( гг.) составили около 5 млрд. долл. В ней приняло участие около 4400 кадровых офицеров и привлеченных сотрудников. США за последние двадцать лет в рамках системы каталогизации ежегодно вкладывали от 2 до 4 млрд. долл. Стоимости работ: каталогизация одного предмета снабжения по мировым ценам обходится в сумму от 10 до 40 долл. При этом современный истребитель включает в себя почти 30 тыс. предметов снабжения. В России расходы на создание и классификацию одной записи в справочнике материалов в наших условиях близки к 25 долл., в зависимости от степени полноты описаний. Эффективность и затраты каталогизации МТР

11 Формирование проектной и нормативно-методологической базы для создания, последующего использования и поддержания ЕК МТР в актуальном состоянииФормирование проектной и нормативно-методологической базы для создания, последующего использования и поддержания ЕК МТР в актуальном состоянии Непосредственное создание (первоначальное наполнение) ЕК МТРи таблиц переходных ключейНепосредственное создание (первоначальное наполнение) ЕК МТР и таблиц переходных ключей Создание организационной структуры для поддержания ЕК МТР в актуальном состоянии, регламентация деятельности по ведению и использованию ЕК МТРСоздание организационной структуры для поддержания ЕК МТР в актуальном состоянии, регламентация деятельности по ведению и использованию ЕК МТР Создание программно-технической среды для разработки и последующего ведения и использования ЕК МТРСоздание программно-технической среды для разработки и последующего ведения и использования ЕК МТР Шаги в создании Единой НСИ по МТР

12 Шаги в создании Единой НСИ по МТР. Первые решения Заручится поддержкой своего руководстваЗаручится поддержкой своего руководства Решить: каким образом организовать проект:Решить: каким образом организовать проект: Самим написать ТЗ и на конкурсной основе выбрать подрядчика работСамим написать ТЗ и на конкурсной основе выбрать подрядчика работ Сначала пригласить консультанта для разработки концепции единой НСИ по МТР, затем сформулировать требования и провести выбор подрядчикаСначала пригласить консультанта для разработки концепции единой НСИ по МТР, затем сформулировать требования и провести выбор подрядчика Сначала произвести выбор подрядчика (и решения) и в рамках общего проекта поручить Подрядчику сначала разработать и согласовать ТЗ, затем выполнить сам проект: создание единой НСИ по МТР и/или Системы ведения единой НСИ по МТРСначала произвести выбор подрядчика (и решения) и в рамках общего проекта поручить Подрядчику сначала разработать и согласовать ТЗ, затем выполнить сам проект: создание единой НСИ по МТР и/или Системы ведения единой НСИ по МТР Самим разработать ТЗ, создание единой НСИ по МТР и/или Системы ведения ЕК МТРСамим разработать ТЗ, создание единой НСИ по МТР и/или Системы ведения ЕК МТР

13 Участие руководства в проектах создания Единой НСИ

14 Общероссийские классификаторы: ОКП – Общероссийский классификатор продукцииОКП – Общероссийский классификатор продукции ОКДП – Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услугОКДП – Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг ОКПД –Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельностиОКПД – Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности ТНВЭД –Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельностиТНВЭД – Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности ЕКПС – Единый кодификатор предметов снабженияЕКПС – Единый кодификатор предметов снабжения Классификаторы и кодификаторы предприятий отрасли: Мосстройцены, Московский территориальный строительный каталог, Госстрой Зарубежные классификаторы продукции: CPV – Common Procurement Vocabulary (Европейский, закупочный)CPV – Common Procurement Vocabulary (Европейский, закупочный) CPC – Central Product ClassificationCPC – Central Product Classification UN SPSC – United Nations Standard Products and Services Code (Стандартный классификатор товаров и услуг)UN SPSC – United Nations Standard Products and Services Code (Стандартный классификатор товаров и услуг) МСТК – Международная стандартная торговая классификацияМСТК – Международная стандартная торговая классификация МКТУ 8 – Международная классификация товаров и услуг (тов. Знаки),МКТУ 8 – Международная классификация товаров и услуг (тов. Знаки), Классификатор KompassКлассификатор Kompass NCS – система каталогизации предметов снабжения НАТОNCS – система каталогизации предметов снабжения НАТО Использование отечественного и зарубежного опыта классификации МТР

15 eOTD – электронный открытый технический словарь Open Technical Dictionary УЧЕТ ТЕНДЕНЦИЙ РАЗВИТИЯ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СИСТЕМЫ КАТАЛОГИЗАЦИИ ПРОДУКЦИИ В России: Разработчик: Международная Ассоциация управления кодами электронной Коммерции (ECCMA) Создана при участии ООН в 1999 г. Текущее наполнение Текущее наполнение: около (релиз от г.), включая технический словарь NATO NATO Codification System (NCS), который Содержит около стандартных наименований продукции Базовые стандарты и проекты и проекты: ИСО 13584, ИСО 22745, ИСО 8000 Вступает в силу с ноября 2006 г. Словарь еOTD принят за основу при разработке аналогичного российского словаря Приказом от г 1921 Образована Межведомственная рабочая группа по информационному обеспечению работ в области Каталогизации (МРГ), которую возглавляет ФГУ «Федеральный центр каталогизации» Процесс возглавляет Федеральное Агентство по техническому регулированию и метрологии Вступает в силу с 2009 г.

16 Связь корпоративной НСИ по МТР с методологией создания eOTD eOTD (ISO 22745) Стандартные наименования продукции Наборы технических характеристик Таблицы переходных ключей к основным международным классификаторам продукции Классификатор компании-заказчика

17 ЕК МТР Справочник единиц измерения Классификаторы Компании: Ведомственный классификатор «Государственные стандарты» КГС Общая нормативно – справочная база: ГОСТ - отражено в составе атрибутов классификаторов Компании Корпоративная нормативно– справочная база: Регламенты, Методики, Положения Регламенты, Методики, Положения Регламенты, Методики, Положения Регламенты, Методики, Положения Общероссийский классификатор «Стандарты» ОКС Общероссийские классификаторы ОКП, ОКДП, международные классификаторы и др. Общероссийский классификатор «Единицы измерения» ОКЕИ Общероссийские нормативные документы: ОСТ Правила и рекомендации по Стандартизации. Ростехрегулирование РФ: ТУ Законы РФ: ПР ПР ПР «О техническом регулировании «Об информации … Р ГОСТ ОСТ ТУ Каталоги продукции Каталоги продукции Нормативно-методологическая база ведения ЕК МТР

18 Использование ГОСТ для классфикации объектов Основой для определения классификационных признаков должны являться нормативные документы: ГОСТ (см. пример на рис. 3), ОСТ, РД, Каталоги производителей продукции, прайс-листы крупных поставщиков и сложившаяся практика деления номенклатуры на группы, в случае отсутствия соответствующих нормативных документов

19 Примеры классификации и кодирования МТР в различных компаниях 1.Классификационные группировки на первом и последующем уровне создаются экспертами (коды ОКП – как вспомогательный атрибут) 2. Количество группировок на каждом уроне жестко не ограничено (до 10 или до20 – т.е. нет жесткого кол-ва знаков на каждый уровень) 3. Глубина классификации для каждого вида МТР не ограничена (где-то 3 где-то 6, максимально получилось 9) 4. Классификационный код формируется через тире на каждом уровне классификации. 5. Позиция имеет признак позиции, классификационная группировка – признак группировки. 1. За основу классификации МТР принимается ОКП (первые 6 знаков) 2. Длина номенклатурного номера в ЕК МТР– 30 знаков 3. Структура кода: Код ОКП 6 знаков Порядковый номер позиции в группе 10 уровней иерархии

20 ЕК и ЕС МТР

21 Состав информации в единой НСИ по МТР и логическая структура данных Единый классификатор МТР Единый справочник МТР Базовые единицы измерения Свойства (технические характеристики) Значения свойств Таблицы переходных ключей Наименования МТР у поставщиков и цены Альтернативные единицы измерения Прикрепленные нормативные документы и графическая информация

22 Варианты логической структуры данных

23

24 ЕК МТР – Возможность отражения наименования МТР у поставщиков

25 ЕК МТР – Возможность отражения наименований и цен МТР у поставщиков

26 ЕК МТР – Отражение свойств и значений свойств у класса МТР

27

28

29 ЕК МТР – Отражение свойств и значений свойств у позиции МТР

30 ЕК МТР – Альтернативные единицы измерения

31 ЕК МТР – Прикрепленные документы

32 Выбор ПО. Функции ПО для ведения ЕК МТР Модуль описания фонда НСИ средствами системы.Модуль описания фонда НСИ средствами системы. Модуль ведения справочников, классификаторов и таблиц переходных ключей (внесения изменений и дополнений), включая web-интерфейс.Модуль ведения справочников, классификаторов и таблиц переходных ключей (внесения изменений и дополнений), включая web-интерфейс. Модуль обеспечения поиска информации в классификаторе, включая web-интерфейс.Модуль обеспечения поиска информации в классификаторе, включая web-интерфейс. Модуль первоначальной разборки справочниковМодуль первоначальной разборки справочников Модуль обеспечения взаимодействия пользователей и экспертов (специалистов группы ведения классификатора) включая web- интерфейс.Модуль обеспечения взаимодействия пользователей и экспертов (специалистов группы ведения классификатора) включая web- интерфейс. Модуль обеспечения интеграции с внешнимиМодуль обеспечения интеграции с внешнимиприложениями. Модуль ведения и отражения истории изменений данныхМодуль ведения и отражения истории изменений данных Модуль администрирования и ролевого разграниченияМодуль администрирования и ролевого разграничения доступа пользователей к данным доступа пользователей к данным Модуль автоматической синхронизации справочниковМодуль автоматической синхронизации справочников в многоуровневой архитектуре в многоуровневой архитектуре SAP IBM ORACLE ИНТЕРТЕХ ЛАНИТ IBS ИКТ-Консалт Ника –Ком Каталит Промсталь……

33 Первоначальное наполнение Единого справочника МТР Нормализация данных: Выявление неполно и некорректно описанных записей Выявление устаревших материалов Выявление дублей Исправление и уницифкация наименований МТР Классификация МТР

34 Проверки на вкрапление латинский букв

35 Пример поиска аналогов и дублей

36 Пример настройки для поиска аналогов в ЕК МТР для позиций справочника филиала

37 Правила наименования позиций в Едином справочнике МТР

38 Центральная (головная) группа по ведению НСИ по МТР Функции: Ведение эталонной БД НСИ по МТР, Общее руководство службой ведения НСИ по МТР Центральная (головная) группа по ведению НСИ по МТР Функции: Ведение эталонной БД НСИ по МТР, Общее руководство службой ведения НСИ по МТР Организационно-методическое и консультационное взаимодействие. Группа ведения НСИ по МТР Предприятия Группа ведения НСИ по МТР Предприятия Предоставление изменений для включения в контрольные экземпляры НСИ по МТР; ответы на запросы Подача запросов на внесение изменений и дополнений е Единую систему НСИ по МТР. Пользователи Структура территориально-распределенной службы ведения НСИ по МТР 1.Хранение контрольного экземпляра БД НСИ по МТР 2.Формирование и контроль запросов на изменения Единой НСИ по МТР Пользователи предприятия Пользователи предприятия Пользователи предприятия Пользователи предприятия Пользователи предприятия Пользователи предприятия Функции: Группа ведения НСИ по МТР Предприятия Группа ведения НСИ по МТР Предприятия Группа ведения НСИ по МТР Предприятия Группа ведения НСИ по МТР Предприятия Группа ведения НСИ по МТР Предприятия Группа ведения НСИ по МТР Предприятия Пользователи предприятия ……… ……

39 Разработчики ПО, Консультанты – аналитики по внедрению системы НСИ Центральная группа: эксперты НСИ по МТР Опыт работы от 3 до 25 лет Эксперты по созданию и ведению НСИ по МТР Руководство холдинга – курирующее службу ведения Единой НСИ Системные администраторы, Сетевики, Технические писатели, Аналитики Консультанты Компании: Специалисты – предметники: конструкторы, технологи, Снабженцы предприятий Компании, Служба (службы), отвечающие за актуальность статуса позиции МТР (снята с производства и т.п.) Группа предприятия: Специалист АСУ по НСИ Опыт работы от 2-х лет Руководитель Службы ведения Единой НСИ по МТР, IT-специалист, Опыт работы от 5-ти лет Специалисты IT-служб Компании Служба ведения Единой НСИ по МТР Внешние взаимодействия Организации- держатели нормативно- методических док-тов: ГОСТ, ОСТ, ТУ, ОК и др. Внутренние взаимодействия Организация ведения ЕК МТР

40 Техническая база ведения ЕК МТР Головная группа ведения НСИ по МТР Эталон БД НСИ по МТР Web-серверСервер баз данных Предприятия Сервер предприятия Контрольный экземпляр БД НСИ по МТР Рабочее место пользователя НСИ МТР (IE, специальное ПО) ЛВС предприятия Корпоративная сеть …. Корпоративная сеть …. Сервер предприятия Контрольный экземпляр БД НСИ по МТР Контрольный экземпляр БД НСИ по МТР Рабочее место пользователя НСИ МТР (IE, специальное ПО) Рабочее место пользователя НСИ МТР (IE, специальное ПО) Web- доступ …… Внесение изменений только в головной группе только в Эталонную базу Репликации изменений из эталонной базы Использование в разных приложениях Толстый и тонкий клиент. Поиск информации в классификаторе. Подача заявок на внесение изменений и дополнений в единую НСИ по МТР

41 План выполнения проекта 4. Разработка ТЗ, методики создания и ведения ЕК МТР и других проектных документов 4. Разработка ТЗ, методики создания и ведения ЕК МТР и других проектных документов 7. Разработка и поставка документов, регламентирующих ведение ЕК МТР 7. Разработка и поставка документов, регламентирующих ведение ЕК МТР 8. Внедрение системы ведения Единого классификатора МТР 8. Внедрение системы ведения Единого классификатора МТР 5. Создание службы ведения ЕК МТР 3. Поставка программного комплекса для создания ЕК МТР 3. Поставка программного комплекса для создания ЕК МТР 1. Создание Единого классификатора и эталонного справочника МТР 2. Создание таблиц переходных ключей 6. Поставка программного обеспечения для ведения ЕК МТР 6. Поставка программного обеспечения для ведения ЕК МТР

42 Внедрение системы ведения Единого классификатора МТР Единого классификатора МТР Обучение пользователей и специалистов службы ведения ЕК МТРОбучение пользователей и специалистов службы ведения ЕК МТР Проведение испытаний системыПроведение испытаний системы Устранение замечаний, выявленных в процессеУстранение замечаний, выявленных в процессе проведения испытаний Сдача системы в опытную эксплуатациюСдача системы в опытную эксплуатацию Сопровождение системыСопровождение системы

43 Квалификация специалистов в создании систем НСИ по МТР Проектная команда: Аналитики – опыт работы в МТО и НСИ от 10 до 24 лет Эксперты НСИ Опыт работы от 3 до 17 лет (17 человек ) Программисты – Сертифицированные специалисты программных технологий – до 10 человек на проекте Технический писатель Руководитель проекта – опыт работы не менее 10 лет Системный администратор Сетевики Консультанты – специалисты МТО Менеджер проекта

44 Создание Единой нормативно-справочной информации по материально-техническим ресурсам в крупных компаниях. Актуальность, Шаги, Проблемы, Решения. Токарева Алла Васильевна