Управление электронными документами Электронный документооборот представляет собой регламентированный набор операций над определенными видами документов. - презентация

1

2 Управление электронными документами

3 Электронный документооборот представляет собой регламентированный набор операций над определенными видами документов. Любая реальная деятельность шире формальных регламентов. Все, что идет «мимо» регламентов документооборота – в зоне риска.

4 Электронный архив представляет собой централизованное и упорядоченное хранилище электронных документов, оснащенное механизмами поиска. Электронный архив – место, где заканчивается жизненный цикл документа. Электронный архив не помогает работать с «живыми» документами.

5 …хранятся на рабочих станциях исполнителей? …многократно пересылаются почтой? …существуют в разных редакциях непонятной актуальности? …просто теряются?

6 Места неконтролируемого скопления документов: Почтовые базы (вложения в письмах). Локальные диски («Мои документы», «Рабочий стол» и т.д.) Папки общего доступа на рабочих станциях. Файловые серверы. Вопросы без ответа: Где последняя версия документа? Кто ее готовил? Какая версия получена от контрагента? По какому шаблону сделан документ? Кто последним занимался проектом XXX? Где об этом проекте что-нибудь прочитать?

7 Инструмент для работы с электронными документами Хранение Централизованное. Структурированное. Самоорганизующееся. Нахождение Навигацией. Поиском. Совместная работа o Учет и контроль версий (редакций) o Обсуждения o Согласования o Информирование и поручения Распространение o Внутренняя пересылка o Внешняя пересылка o Публикация

8 Экраны приложений

9 Это – главный экран Докумены. Он так выглядит в любом современном браузере. Это – главный экран Докумены. Он так выглядит в любом современном браузере. На экране присутствуют несколько функциональных блоков-областей: Область поиска Область сообщений Область документов Область навигации

10 Если навести курсор на документ – появится его описание (метаданные)

11 Красный квадратик – это стикер, «приклеенный» к документу. Он откроется, если на него навести курсор.

12 Выполнен поиск по строке «холод*». Найдены все документы, в содержании которых встречаются такие строки (например, «холодный» или «холодильник»).

13 Сейчас в навигаторе, в классификаторе «Проекты» выбран проект «Докумена» Только документы с таким признаком доступны в блоке документов Текущий режим выбора отображен в информационной панели

14 Из полученной выборки отобраны документы конкретного автора

15 А теперь выбраны все документы с меткой «Холодный звонок»

16 Отобранные документы можно поместить в папку - для удобства дальнейшего использования

17 Выбрана папка с документами

18 Выбран сохраненный объект поиска – по строке «холод*»

19 Выбран сохраненный набор условий фильтрации

20 Выбраны все документы, на которые я наклеил стикер

21 Над документом можно проделать множество разнообразных действий...

22 Документы распространенных форматов можно читать из Докумены, не выгружая на рабочую станцию.

23 ... классифицировать …

24 ... обсуждать …

25 … сравнивать версии, управлять доступом, блокировать, выгружить в новом формате. … сравнивать версии, управлять доступом, блокировать, выгружить в новом формате.

26 Журнал операций хронометрирует все выполненные над документом действия.

27 Те, кто привык пользоваться Проводником Windows, могут работать с Докуменой, как с веб-папкой.

28 Докумена интегрирована с продуктами Microsoft Office.

29 Докумена также интегрирована с Проводником Windows.

30 Простой мастер загрузки позволяет загрузить выбранные документы в Докумену…

31 … классифицировать …

32 … и настраивать доступ.

33 Загруженные документы становятся доступны для работы сразу после помещения их в Докумену.

34 ... а их локальные копии будут сохранять связь с серверными документами.

35 Управление электронными документами Московские лаборатории экономики и технологии знаний Москва, ул.Дербеневская, д.20, стр (495) Алексей Ахмеров +7 (916)

36 Московские лаборатории экономики и технологии знаний Москва, ул.Дербеневская, д.20, стр (495) Работа в стандарном и облегченном веб-интерфейсе Докумены - Рабочие пространства - Использование Докумены в приложениях MS Office - Работа с документами в автономном режиме