Общий отдел Отчет по итогам работы за год (05.2005 – 05.2006) Подготовлен Начальником отдела Магазинер И.Ю. - презентация

1 Общий отдел Отчет по итогам работы за год ( – ) Подготовлен Начальником отдела Магазинер И.Ю.

2 Функции отдела Делопроизводство – организация документооборота компании. Архив – учет и хранение документов компании, обработка запросов. Курьерская служба – организация доставки документов по Москве. Секретариат – организация приема посетителей на главном входе в офисе на Нагорном и Гашека.

3 Делопроизводство Делопроизводство – организация документооборота компании. –Регистрация документов – поступивших, отправленных, служебных записок, приказов и распоряжений. –Сортировка и распределение документов по подразделениям. –Организация ознакомления ответственных лиц с приказами и распоряжениями. –Контроль за исполнением распоряжений ФССН и РСА. Сотрудники общего отдела ежедневно обрабатывают более 220 документов. Эта цифра непрерывно увеличивается. Еще в 2004 году ежедневный объем в среднем составлял только 145 документов.

4 Делопроизводство. Статистика Динамика объема документооборота в гг

5 Архив Архив – учет и хранение документов компании, обработка запросов. В архиве хранятся дела временного и постоянного хранения с 1993 года по настоящее время. В архиве работают 19 сотрудников, которые занимаются систематизацией полисов (бордеро) по учетным номерам, обработкой запросов и организуют хранение других документов компании.

6 Архив в цифрах Документы, хранящиеся в архиве: – Полисы (бордеро) и прилагаемые к ним документы – 5 млн. полисов (около 25 млн. документов) А также: –Страхование имущества – папок –Страхование в туризме – папок –Бухгалтерские документы – папок. –Документы по ДМС – 900 папок –Кадровые документы – 127 папок Итого: папки

7 Архив в цифрах. Папки. Если сложить все хранящиеся в архиве папки (не считая полисов) в одну стопку, то получится башня высотой метра, что сопоставимо с суммарной высотой 36 Пизанских башен или 4-х Останкинских. 36 Пизанских башен = 4 Останкинских башни = Наш архив

8 Архив в цифрах. Полисы. Если сложить все хранящиеся в архиве полисы в одну стопку, то получится башня высотой около метров, что сопоставимо с высотой 6 Останкинских башен (или 55 Пизанских). 6 Останкинских башен = Наши полисы =

9 Архив. Статистика Ежедневно в архив поступает около 10 тысяч новых полисов (бордеро) из центрального офиса, филиалов Москвы и Подмосковья около 50 запросов на полисы и бордеро (поиск, копирование, сканирование)* около 20 запросов по бухгалтерским документам, выплатным делам имущества (поиск, копирование, сканирование) * На поиск одного полиса иногда уходит до двух часов, т.к. в архив полисы поступают не всегда вовремя и не точно указаны учетные номера и т.д., по независящем от сотрудников архива причинам.

10 Архив. Фото.

11

12

13

14

15 Курьерская служба Курьерская служба обеспечивает доставку важных документов по Москве. –Курьерская служба обеспечивает нужды офисов на Нагорном, Гашека, Новинском, Спиридоновке. –Ежедневно курьерами общего отдела доставляется 30 пакетов по разным адресам Москвы.

16 Проблемы Несмотря на все успехи работы отдела, существуют у нас и проблемы, к основным из которых относятся: –Нехватка персонала –Нехватка площадей –Отсутствие современного оборудования, обеспечивающего обработку и хранение таких объемов документов. Мы надеемся, что в 2006 году хотя бы часть из этих проблем будет решена.

17 Проблемы

18 Достижения К основным достижениям года можно отнести следующие: Компьютеризация отдела; Внедрение системы электронного документооборота (регистрация документов, поиск, контроль за исполнением документов, электронное ознакомление с документами); Повышение эффективности работы отдела; Повышение исполнительской дисциплины.

19 Ключевые сотрудники Результаты нашей работы – это заслуга всего отдела, профессионалов своего дела, душой болеющих за бесперебойную работу РЕСО. Особенно хочется отметить ключевых сотрудников, отвечающих за отдельные направления работы: Полшкова Галина - зам. начальника, курирует архив Куксова Валентина Васильевна -ст.специалист, заведует архивом полисов на Ермолаевском пер. Тимофеева Марина - ст. специалист, отвечает за внутреннюю документацию, электронное ознакомление с приказами и распоряжениями; Бурова Алла - ст. cпециалист, отвечает за входящую документацию; Халидова Элеонора -ст.специалист, отвечает за исходящую документацию и претензии, поступающие в департамент рассмотрения претензий; Пучкова Татьяна - ст. специалист, ведет контроль за исполнением документов; Карпунин Алексей - ст.специалист-экспедитор, отвечает за отправку корреспонденции через почту;

20 Благодарности Слаженная работа общего отдела была бы невозможна без помощи и поддержки других сотрудников и подразделений: – Сурниченко А.С. - поддержка во всех начинаниях, оборудование отдела от компьютера до мебели, полное понимание наших нужд – Назарова Е.П. - оперативное снабжение нас канцтоварами – Нечетная С.А. - помощь в оперативном решении организационных вопросов – Лаврова Н.И. - техническое обеспечение (грузчики, мебель) – ИВЦ - программное обеспечение отдела (электронный документооборот) – Региональная дирекция - помощь в связи с филиалами и региональными дирекциями в решении разных организационных вопросов – Управление по работе с персоналом - подбор персонала, помощь в работе с персоналом Выражаем всем огромную признательность!

21 Спасибо за внимание! Общий отдел. Мы находимся на 3-м этаже главного корпуса Телефон: , доб. 1329