Автоматизация управления документами на EOS for SharePoint www.EOS4SP.ru www.EOS.ru sharepoint@eos.ru Осипов Александр Менеджер по продукту EOS for SharePoint. - презентация

1 Автоматизация управления документами на EOS for SharePoint Осипов Александр Менеджер по продукту EOS for SharePoint

2 Компания ЭОС – это … … более рабочих мест … более 6000 клиентов … более 260 партнёров в России и СНГ … 18 лет на рынке... лидер на рынке

3 Электронные Офисные Системы ОПЫТ реализации проектов любого масштаба (40-50 в год) РАЗРАБОТЧИК СЭД EOS for SharePoint, СЭД ДЕЛО и eDocLib

4 ФАКТЫ в цифрах Имеет средний бумажный документ 19 копий бумажных документов выбрасываются в течение 24х часов после их создания 45 % Средняя стоимость хранения бумажного документа 650 руб. 650 руб. Средняя стоимость поиска потерянного бумажного документа 3979 руб руб.

5 Вам будет интересна система, ЕСЛИ Необходима современная единая информационная система в рамках организации Вы хотите обслуживать СЭД силами штатного системного администратора и не зависеть от вендора Перед вами стоит задачи интеграции СЭД с другими ИТ-системами Вы уже используете платформу Microsoft SharePoint

6 Кто же он, ЗАКАЗЧИК ? ТИПОВОЙ ПОРТРЕТ компании-заказчика: 1. Средний и крупный бизнес или гос. учреждение 2. Территориально-распределённая структура 3. Большое количество документов, требующих согласования 4. Сложные процессы согласования документов 5. Большие сроки согласования документов 6. Отсутствие должного контроля исполнительской дисциплины

7 ТРЕНДЫ будущего ТРЕНД - использование какой-либо современной ECM-платформы для решения вышеперечисленных задач на корпоративном портале.

8 3. Cформировать общую картину бизнеса за счет объединения бизнес-процессов и информации в единое целое Портал в другой мир КОРПОРАТИВНЫЙ ПОРТАЛ позволяет Большинство средних и крупных компаний США, Европы и России уже внедрили и использует корпоративные порталы 2. Объединить информационные ресурсы компании 1. Предоставить сотрудникам актуальную информацию 4. Централизованно провести обучение персонала

9 Портал в другой мир Microsoft SharePoint – наиболее популярная ECM-платформа

10 1. В платформе имеется лишь базовые возможности и нет необходимого функционала: Картотек проектов, документов и поручений, Журналов, Отчётов, Необходимого поиска, Разграничения прав доступа, Рабочего места пользователя 2. Слабые возможности по настройке WorkFlow 3. Нет поддержки ЭП, сканеров, поточных сканеров 4. Отсутствие типовых шаблонов документов SharePoint – не СЭД Особенности Microsoft SharePoint как СЭД

11 1. НЕОГРАНИЧЕННО МАСШТАБИРУЕМОСТЬ платформы и успешные внедрения крупных проектов (корп. порталы и поисковые системы). SharePoint – не СЭД Производительность платформы SharePoint 2. УМЕНЬШЕНИЕ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ – типичная проблема, с которой сталкиваются заказчики при крупных внедрениях СЭД на SharePoint (большие структуры данных, сложные запросы). ИТОГ: Единственное решение таких проблем – серьезная переработка и оптимизация внутренних технологических процедур и компонентов платформы, используемых в рамках СЭД.

12 Будущее СЭД Производительность EOS for SharePoint Функции, эффективно реализованные в самой платформе, были оставлены без изменений (поля карточек, workflow, разрешения на доступ, гибкие настройки списков и библиотек и др). Проблемные компоненты были полностью переработаны и оптимизированы либо полностью заменены на элементы собственной разработки ЭОС Это позволяет сохранить простоту администрирования системы и легкость перехода на новые версии платформы SharePoint.

13 1. Решены все особенности платформы 2. Полнофункциональная СЭД на SharePoint 3. Скорость внедрения и простота обслуживания 4. Гибкость настроек, возможность расширения системы без программирования 5. Тесная интеграция с ECM-компонентами (портал, совместная работа, бизнес-процессы) 6. Поддержка технологических стандартов и средств интеграции (API, веб-сервисы, SOAP) 7. Мультиязычность: доступна на русском, украинском, английском и французском языках Будущее СЭД Что же такое EOS for SharePoint?

14 Всё что нужно от СЭД! Согласование Входящие Контроль Хранилище iPAD Удобство Исходящие Подписание СОГУ Утверждение Шифрование Поручения WorkFlow Приказы Рабочие процессы Сканирование ЭЦП Договора Гибкость Факс Планшеты Поиск Gosuslugi.RU Личный сайт Исполнение Маршруты Внутренние Производительность Надёжность Интеграция

15 БОЛЬШЕ, чем просто СЭД! ЗАДАЧИ, решаемые при расширенном внедрении: 1. Управление совещаниями Подготовка совещания, согласование, уведомления, протоколы встречи, поручения 2. Электронное хранилище Справочники; Библиотеки общих файлов; 3. Заявки HelpDesk; Канцтовары; Переговорные; Пропуска; Курьеры 4. Управление проектной деятельностью Единый узел с информацией и документами проекту 5. Корпоративный портал Контакты сотрудников; Тел. Справочники; Новости; Форумы; Календари; Рабочие области; Блоги / Вики-страницы; Базы знаний

16 1. Автоматизировать делопроизводство и документооборот: Подготовка документов и совместная работа Согласование и утверждение разных типов документов Канцелярия (регистрация входящих, исходящих, внутренних) Контроль и исполнение поручений Отчётность и поиск Интеграция с ERP-системой (коммерческие структуры) Типовые задачи Большинству заказчиков требовалось

17 2. Учёт и исполнение заявок 3. Организация хранилища утверждённых документов 4. Управление совещаниями 5. Управление проектами 6. Организация корпоративного портала 7. Настройка интерфейса системы в фирменном стиле компании Типовые задачи Большинству заказчиков также потребовалось

18 Сквозной документооборот ВХОДЯЩИЙ ПОТОК ФИЛИАЛ 1 (место создания) ФИЛИАЛ 2 (место прохождения) ФИЛИАЛ 3 (место прохождения) 1. ФИКСАЦИЯ МЕСТА СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА Однократная регистрация входящего в рамках всего холдинга 2. ВЕДЕНИЕ ИСТОРИИ ПРОХОЖДЕНИЯ ПО ФИЛИАЛАМ Последовательное сохранение маршрута следования документа внутри холдинга 3. АВТОМАТИЧЕСКОЕ ПРИСВОЕНИЕ ПРАВ ДОСТУПА НА «СКВОЗНОЙ» ДОКУМЕНТ ЗАРАНЕЕ ОПРЕДЕЛЕННОЙ РОЛИ Отправляющему филиалу не нужно знать конкретного адреса в получающем филиале ФИЛИАЛ «N» (место прохождения)

19 Удобство использования Рабочее место сотрудника

20 Удобство использования Документ на согласовании

21 Удобство использования Возможность гибкой настройки workflow без программирования

22 Удобство использования Вынесение резолюции по документу

23 Удобство использования Детализация резолюции

24 Удобство использования Регистрация документа

25 Удобство использования АРМ Руководителя – «толстый» (Windows) клиент

26 1. Получать документы на визирование 2. Согласование и подписание 3. Работа с поручениями (в том числе и голосовые) 4. Поиск 5. Оффлайновая работа Функциональные модули Портфель руководителя

27 Удобство использования Уведомление исполнителю на почту

28 Удобство использования Личный сайт пользователя

29 1. Отдельная подсистема 2. Поточное сканирование 3. Поиск документов и дел 4. Веб-доступ к архиву 5. Формирование дел 6. Классификация документов 7. Топографирование архива 8. Учёт и контроль движения дел 9. Контроль сроков хранения 10. Экспертиза ценности 11. Выделение дел к уничтожению 12. Передача на гос. хранение в систему «АРХИВНЫЙ ФОНД» Специально для архивариуса Архив: «Архивное Дело»

30 Проект ГК «Термекс» ГК «Термекс» – ведущий специализированный производитель водонагревателей в Европе. В 2009 году компании «Термекс» исполнилось 60 лет. Сегодня «Термекс» входит в тройку мировых лидеров, производя 2 млн водонагревателей в год и реализуя их в 160 странах мира. 100 рабочих мест О компании: Масштабы:

31 Проект ГК «Термекс» 1. Согласование большого количества разных документов 2. Канцелярия (входящие, исходящие, внутренние) 3. Организация корпоративного портала 4. Заявки в ИТ 1. Интеграция с 1С 2. Использование базового функционала СЭД для автоматизации самых разных бизнес-процессов 1. Значительное расширение задач корпоративного портала 2. Расширение количества пользователей Основные задачи: Особенности: В планах:

32 Проект «Порт Усть-Луга один из самых крупных в России инфраструктурных проектов европейского масштаба». Путин В.В. 1. Компания имеет территориально-распределенную структуру; 2. Деятельность компании подразумевает ведение различных проектов. 300 рабочих мест 1. Автоматизации документооборота с учетом проектной деятельности компании 2. Планирования совещаний, планерок и других мероприятий. ОАО «Усть-Лужская проектно-инжиниринговая компания» Особенности: Масштабы: Особенности реализации:

33 Проект 1. Создание единого информационного рабочего пространства Компании 2. Создание централизованного хранилища документов 3. Создание эффективного механизма поиска информации 4. Обеспечение Web-доступ к информационным ресурсам Компании 5. Автоматизация процессов документооборота и делопроизводства Задачи: ОАО «Усть-Лужская проектно-инжиниринговая компания»

34

35

36 1. Ещё большая гибкость системы и простота обслуживания силами штатного системного администратора; 2. Кастомизация интерфейса системы под требования и дизайн клиента; 3. Полная интеграция с пакетом Microsoft Office; EOS for SharePoint VS не платформенная СЭД Зачем вам просто СЭД? 4. Мультиязычность (русский, украинский, английский и французский языки). Возможность перевода на другие языки; 5. Возможность решения других бизнес-задач: хранилище, корп. портал, офисные заявки и др. 6. Возможности объединить данные из разных ИТ-систем: ERP, CRM, Project и т.д.

37 1. Полноценная СЭД на SharePoint 2. Готовое коробочное решение, что подразумевает минимум доработок. 3. Высокое быстродействие и масштабирование 4. Возможность легко переходить на новые версии платформы SharePoint 5. Наличие клиентов как для iPAD, так и Windows («толстый» клиент) Зачем вам просто СЭД? EOS for SharePoint VS другие СЭД на SharePoint 6. Поддержка SharePoint Foundation 7. Опыт внедрения и использование данного решения как в коммерческих, так и государственных структурах 8. Полный комплект документации и обучающих видео-уроков 9. Более 260 партнёров по России и СНГ 10. Доступная цена и выгодные условия поставки.

38 Некоторые клиенты

39 Процесс внедрения Экспресс-обследование 1 день Установка системы 1 день Настройка «макета» системы 5 дней Обучение «фокус-группы» пользователей 1 группа (20 ак. часов) Донастройка по результатам обучения 3 дня Обучение пользователей (общее) 1-2 группы Тестовая эксплуатация 3-5 дней «Авторский надзор» 2 дня ИТОГО : 1 – 1,5 мес. Средняя продолжительность Примерный расчет для проекта до 50 РМ

40 Экспресс-обследование 2-3 дня Установка системы 1 день Настройка «макета» системы 10 дней Обучение «фокус-группы» пользователей 1 группа (20 ак. часов) Донастройка по результатам обучения 5 дней Обучение пользователей (общее) 2-3 группы Тестовая эксплуатация 5-10 дней «Авторский надзор» 3 дня Ввод системы в эксплуатацию 1 день ИТОГО : 2 – 2,5 мес. Средняя продолжительность Процесс внедрения Примерный расчет для проекта до 100 РМ

41 Экспресс-обследование 3-5 дней Установка системы 1 день Настройка «макета» системы 15 дней Обучение «фокус-группы» пользователей 2 группы (40 ак. часов) Донастройка по результатам обучения 10 дней Обучение пользователей (общее) 3-5 групп Тестовая эксплуатация 5-10 дней «Авторский надзор» 5 дней Ввод системы в эксплуатацию 2-3 дня ИТОГО : 3 – 3,5 мес. Средняя продолжительность Процесс внедрения Примерный расчет для проекта до 500 РМ

42 Больше информации, демо-версия, партнёры, описание проектов и многое другое на сайте