ОСОБЕННОСТИ ФИНАНСОВО-АДМИНИСТРАТИВНОГО УЧЕТА В РАМКАХ ПАРТНЕРСТВА МЕЖДУ ПРООН/МПУУСР И ГОРОДСКИМИ СОВЕТАМИ МУНИЦИПАЛЬНАЯ ПРОГРАММА УПРАВЛЕНИЯ И УСТОЙЧИВОГО. - презентация

1 ОСОБЕННОСТИ ФИНАНСОВО-АДМИНИСТРАТИВНОГО УЧЕТА В РАМКАХ ПАРТНЕРСТВА МЕЖДУ ПРООН/МПУУСР И ГОРОДСКИМИ СОВЕТАМИ МУНИЦИПАЛЬНАЯ ПРОГРАММА УПРАВЛЕНИЯ И УСТОЙЧИВОГО РАЗВИТИЯ ПРООН/Украина ОСОБЕННОСТИ ФИНАНСОВО-АДМИНИСТРАТИВНОГО УЧЕТА В РАМКАХ ПАРТНЕРСТВА МЕЖДУ ПРООН/МПУУСР И ГОРОДСКИМИ СОВЕТАМИ МУНИЦИПАЛЬНАЯ ПРОГРАММА УПРАВЛЕНИЯ И УСТОЙЧИВОГО РАЗВИТИЯ ПРООН/Украина

2 План презентации 1. Особенности совместного финансирования 2. Правила осуществления закупок 3. Процедура осуществления платежей и отчетность 5. Финансовая отчетность по реализации проектов 4. Возможные причины задержки платежей и их предотвращение 4. Возможные причины задержки платежей и их предотвращение

3 Совместное финансирование проектов развития Заключение Договора о совместном финансировании между муниципалитетом и ПРООН. Заключение Договора о совместном финансировании между муниципалитетом и ПРООН. Перед заключением Договора в конце года на сессии муниципалитет принимает решение о выделении денег для реализации проектов в следующем году. Задача МОП – направить в проект письмо с принятым решением о выделенной сумме на проекты развития, а также внести информацию по муниципалитету в шаблон Договора (шаблон Договора есть на диске в раздаточных материалах) с графиком выплат и также передать его в офис проекта Перед заключением Договора в конце года на сессии муниципалитет принимает решение о выделении денег для реализации проектов в следующем году. Задача МОП – направить в проект письмо с принятым решением о выделенной сумме на проекты развития, а также внести информацию по муниципалитету в шаблон Договора (шаблон Договора есть на диске в раздаточных материалах) с графиком выплат и также передать его в офис проекта Внесение суммы, определенной в Договоре, в годовой рабочий план проекта Внесение суммы, определенной в Договоре, в годовой рабочий план проекта Утверждение годового рабочего плана Муниципальной Программы Управления и Устойчивого Развития и внесение его в финансовую систему Атлас Утверждение годового рабочего плана Муниципальной Программы Управления и Устойчивого Развития и внесение его в финансовую систему Атлас Перечисление муниципалитетом денежных средств на счет ПРООН согласно Договора (с учетом 7% на администрирование). Задача МОП – предоставить информацию в проект о перечислении денег Перечисление муниципалитетом денежных средств на счет ПРООН согласно Договора (с учетом 7% на администрирование). Задача МОП – предоставить информацию в проект о перечислении денег

4 Совместное финансирование проектов развития (продолжение) Заключение Договоров между ПРООН и организациями на реализацию проектов развития согласно общего Договора о сотрудничестве. Задача МОП – согласование проектов Договоров с руководством организаций Заключение Договоров между ПРООН и организациями на реализацию проектов развития согласно общего Договора о сотрудничестве. Задача МОП – согласование проектов Договоров с руководством организаций Бюджетная ревизия для внесения поступивших средств на счет проекта Бюджетная ревизия для внесения поступивших средств на счет проекта Перечисление организации первого платежа по проекту. Задача МОП – передавать в офис проекта подписанные Договора с организациями Перечисление организации первого платежа по проекту. Задача МОП – передавать в офис проекта подписанные Договора с организациями Отчет организации по первому этапу. Задача МОП – консультировать организации по подготовке отчетов (пример заполнения приложения С на диске в раздаточных материалах) Отчет организации по первому этапу. Задача МОП – консультировать организации по подготовке отчетов (пример заполнения приложения С на диске в раздаточных материалах)

5 Совместное финансирование проектов развития (продолжение) Принятие отчета и перечисление второго платежа по проекту. Задача МОП – проверка всего пакета документов и, в случае, выявления ошибок, своевременное предоставление в офис исправленных документов, т.к. от этого зависит перечисление следующего транша Принятие отчета и перечисление второго платежа по проекту. Задача МОП – проверка всего пакета документов и, в случае, выявления ошибок, своевременное предоставление в офис исправленных документов, т.к. от этого зависит перечисление следующего транша Отчет организации по второму этапу. Задача МОП – консультировать организации по подготовке отчетов Отчет организации по второму этапу. Задача МОП – консультировать организации по подготовке отчетов Принятие отчета и перечисление третьего платежа по проекту. Задача МОП – проверка всего пакета документов и, в случае, выявления ошибок, своевременное предоставление в офис исправленных документов, т.к. от этого зависит перечисление следующего транша Принятие отчета и перечисление третьего платежа по проекту. Задача МОП – проверка всего пакета документов и, в случае, выявления ошибок, своевременное предоставление в офис исправленных документов, т.к. от этого зависит перечисление следующего транша Предоставление платежного документа в проект, подтверждающего осуществление окончательных расчетов с исполнителем работ по проекту. Задача МОП – проконтролировать передачу документов в офис проекта Предоставление платежного документа в проект, подтверждающего осуществление окончательных расчетов с исполнителем работ по проекту. Задача МОП – проконтролировать передачу документов в офис проекта

6 ЗАКУПКИ (товары и услуги) Сумма, USD* Необходимые документы для инициирования платежа >30001Счетхххх Счет + 2 альтернативные предложения ххх ПРООНхх ПРООНх Официальный курс ООН изменяется ежемесячно (информацию можно получить в офисе проекта) Официальный курс ООН изменяется ежемесячно (информацию можно получить в офисе проекта) Если счет выставлен от Субъекта Предпринимательской Деятельности, необходимо предоставить свидетельство о регистрации СПД и свидетельство Если счет выставлен от Субъекта Предпринимательской Деятельности, необходимо предоставить свидетельство о регистрации СПД и свидетельство c видом деятельности СПД, а также контактный телефон c видом деятельности СПД, а также контактный телефон Контракт (если необходимо) оформляется в Бизнес - Центре Центрального офиса ПРООН Контракт (если необходимо) оформляется в Бизнес - Центре Центрального офиса ПРООН ПЛАТЕЛЬЩИК- Представительство ООН в Украине ПЛАТЕЛЬЩИК- Представительство ООН в Украине

7 ЗАКУПКИ до USD 100. Товары (услуги) до USD 100 могут покупаться за наличные. Есть отдельные правила по платежам за наличные, где указано подробно, что можно покупать (пример: канцтовары для МОП; затраты, возникшие при организации мероприятий; таблички для проектов и другие) Товары (услуги) до USD 100 могут покупаться за наличные. Есть отдельные правила по платежам за наличные, где указано подробно, что можно покупать (пример: канцтовары для МОП; затраты, возникшие при организации мероприятий; таблички для проектов и другие) Задача МОП – подать в офис следующие документы для инициирования оплаты: Задача МОП – подать в офис следующие документы для инициирования оплаты: 1. счет 2. детализация счета, если, например, организационные услуги на проведение мероприятия или транспортные 3. свидетельство о регистрации СПД и с видом его деятельности, контактный телефон; Задача МОП - предоставить в офис проекта следующие отчетные документы: Задача МОП - предоставить в офис проекта следующие отчетные документы: 1. кассовый чек или 2. счет или накладная со штампом «оплачено» или 3. квитанция к приходному кассовому ордеру 4. 2 экземпляра акта выполненных работ (в случае оплаты услуг или работ) или расходная накладная (в случае покупки товаров). Покупки за наличные должны быть ограниченными. Везде, где возможно, необходимо осуществлять оплату с помощью банковского перечисления.

8 Товары и услуги стоимостью от USD 100 дo USD 1000 оплачиваются только с помощью банковского перечисления согласно счета оплачиваются только с помощью банковского перечисления согласно счета Задача МОП – подать в офис следующие документы для инициирования оплаты: Задача МОП – подать в офис следующие документы для инициирования оплаты: 1. счет 2. детализация счета (в случае организационных услуг на проведение мероприятия или транспортных расходов) 3. свидетельство о регистрации СПД и с видом его деятельности, контактный телефон Задача МОП - предоставить в офис проекта следующие отчетные документы: Задача МОП - предоставить в офис проекта следующие отчетные документы: 1. 2 экземпляра акта выполненных работ (в случае оплаты услуг или работ) или расходная накладная (в случае покупки товаров) 2. налоговая накладная 3. оригинал счета.

9 Товары и услуги стоимостью от USD 1,000 дo USD 2,500 При такой стоимости необходимы 3 альтернативных предложения-счета от разных поставщиков. Оплата только с помощью банковского перечисления При такой стоимости необходимы 3 альтернативных предложения-счета от разных поставщиков. Оплата только с помощью банковского перечисления Задача МОП – подать в офис следующие документы для инициирования оплаты: Задача МОП – подать в офис следующие документы для инициирования оплаты: 1. счет от компании, у которой в ценовом предложении лучшее соотношение цена-качество 2. детализация счета (в случае организационных услуг на проведение мероприятия или транспортных расходов) 3. регистрационные документы компании или свидетельство о регистрации СПД и с видом его деятельности, контактный телефон 4. 2 альтернативные ценовые предложения от двух других компаний Задача МОП - предоставить в офис проекта следующие отчетные документы: Задача МОП - предоставить в офис проекта следующие отчетные документы: 1. 2 экземпляра акта выполненных работ (в случае оплаты услуг или работ) или расходная накладная (в случае покупки товаров) 2. налоговая накладная 3. оригинал счета

10 Товары и услуги стоимостью от USD 2,500 до USD 30,000 Товары и услуги стоимостью от USD 2,500 до USD 30,000 Для приобретения товаров/услуг в этом ценовом диапазоне задачей МОП является - предоставление детальной спецификации товаров или услуг, которые необходимо приобрести, не менее, чем за 1 месяц до планируемой даты получения товаров/услуг Для приобретения товаров/услуг в этом ценовом диапазоне задачей МОП является - предоставление детальной спецификации товаров или услуг, которые необходимо приобрести, не менее, чем за 1 месяц до планируемой даты получения товаров/услуг После этого проект оформляет пакет документов для подачи в Центральный офис ПРООН. Объявление вывешивается на веб-сайте ПРООН минимум на 14 дней После этого проект оформляет пакет документов для подачи в Центральный офис ПРООН. Объявление вывешивается на веб-сайте ПРООН минимум на 14 дней По истечении этого срока осуществляется оценка полученных предложений от поставщиков товаров/услуг, основываясь на спецификации, плане поставки и ценах и с последующим заключением договора или подписании так называемого Заказа на Покупку, созданного в системе Атлас сотрудником отдела по закупкам в Бизнес - Центре По истечении этого срока осуществляется оценка полученных предложений от поставщиков товаров/услуг, основываясь на спецификации, плане поставки и ценах и с последующим заключением договора или подписании так называемого Заказа на Покупку, созданного в системе Атлас сотрудником отдела по закупкам в Бизнес - Центре

11 Товары и услуги стоимостью свыше USD 30,000 Товары и услуги стоимостью свыше USD 30,000 приобретение товаров или услуг в этом ценовом диапазоне осуществляется Бизнес - Центром при содействии проекта. Для всех закупок более $ 30,000 проект обращается к Менеджеру по закупкам по крайней мере за 3-4 недели.

12 Процедура прохождения платежей деньденьденьдень деньденьденьдень деньденьденьдень деньденьденьдень деньденьденьдень деньденьденьдень деньденьденьдень деньденьденьдень деньденьденьдень деньденьденьдень Получение надлежащим образом оформленных счета/ детализации/ свидетельства СПД Проверка платежа на соответствие с годовым планом Введение поставщика в систему Атлас (если в первый раз с ним работаем) финансовым ассистентом проекта и утверждения данных о поставщике сотрудником Бизнес-Центра Оформление требования на оплату проектом и создание так называемого ваучера на оплату в системе Атлас финансовым ассистентом проекта (если сумма платежа до USD2,500), рассмотрение и утверждение платежа Проектным Менеджером Рассмотрение и утверждение платежа Программным Менеджером Создание Заказа на Покупку в системе Атлас сотрудником отдела закупок в Бизнес-Центре (если сумма платежа свыше USD2,500), утверждение этого документа руководством Подписание Заказа на Покупку поставщиком товаров/услуг (в случае, если не подписывается Договор с поставщиком) Подготовка платежа в финансовом отделе Бизнес-Центра Отправка платежа Примечание: Данный график составлен без учета непредвиденных обстоятельств (отсутствие на месте руководства, неполадки в системе Атлас и другие)

13 Особенности процедуры прохождения платежей по проектам деньденьденьдень деньденьденьдень деньденьденьдень деньденьденьдень деньденьденьдень деньденьденьдень деньденьденьдень деньденьденьдень деньденьденьдень деньденьденьдень Получение подписанного Договора на реализацию проекта, информации из банка об открытии счета с указанием банковских реквизитов, контактный телефон руководителя организации (для первого платежа)/ Отчета по первому этапу/второму этапу Введение поставщика в систему Атлас (если в первый раз с ним работаем и первый платеж) финансовым ассистентом проекта и утверждения данных о поставщике сотрудником Бизнес-Центра Проверка отчетных документов по первому этапу/второму этапу (второй/третий платеж) Оформление требования на оплату проектом и создание так называемого ваучера на оплату в системе Атлас финансовым ассистентом проекта (если сумма платежа до USD2,500), рассмотрение и утверждение платежа Проектным Менеджером Рассмотрение и утверждение платежа Программным Менеджером Проверка документов сотрудником отдела закупок в Бизнес-Центре Создание на всю сумму Договора Заказа на Покупку в системе Атлас сотрудником отдела закупок в Бизнес-Центре (если сумма платежа более USD2,500), утверждение этого документа руководством. Если муниципалитет перечислил сразу всю сумму по проекту. Иначе при каждом платеже процедуру надо будет повторять, если сумма очередного платежа будет больше USD2,500. Подготовка платежа в финансовом отделе Бизнес-Центра Отправка платежа

14 Основные причины задержки платежей и причины их предотвращения Следует подавать документы на оплату как только они готовыСледует подавать документы на оплату как только они готовы Задержка в подаче документов в офис проекта Следует проверять комплектность пакета документовСледует проверять комплектность пакета документов Отсутствие полного пакета документов Тщательно проверять реквизитыТщательно проверять реквизиты Ошибка в реквизитах Вовремя перечислять платежи с учетом 7% на администрированиеВовремя перечислять платежи с учетом 7% на администрирование Недостаточный баланс Технические проблемы в системе Атлас/ отсутствие на месте ответственных лиц/ сбои в банковских системахТехнические проблемы в системе Атлас/ отсутствие на месте ответственных лиц/ сбои в банковских системах Человеческий/системн ый факторы Нет информации о поступлении средств После отправки средств в ПРООН необходимо прислать копию платежного документа в Муниципальную Программу Управления и Устойчивого Развития

15 СПИСОК ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ОТЧЕТА О ПРОДЕЛАННОЙ РАБОТЕ ДЛЯ ПОЛУЧЕНИЯ ОЧЕРЕДНОГО ТРАНША 1. Письмо-обращение от организации. 2. Рекомендательное письмо от Муниципального Отдела Поддержки. 3. Приложение С – промежуточный отчет об использовании выделенных средств - заполненное, подписанное и заверенное печатью. 4. Копии тендерной документации (объявление про проведение тендера, копии как минимум трех предложений, протокол заседания тендерного комитета по выбору исполнителя работ). 5. Копия договора с исполнителем работ. 6. Копия платежного документа, подтверждающего оплату. 7. Акт выполненных работ (на ту часть, которая уже выполнена). 8. Подтверждение того, что организация внесла свою часть согласно Договора (если таковая предполагалась).

16 Особенности отчетности для получения последнего транша 1. Письмо-обращение от организации. 2. Рекомендательное письмо от Муниципального Отдела Поддержки. 3. Приложение Д – окончательный отчет по реализации проекта - заполненное, подписанное и заверенное печатью. 4. Акт(ы) выполненных работ на всю сумму Договора с учетом доли организации(если таковая предполагалась). 5. Копия платежного документа (документов), подтверждающих оплату. 6. Копия Акта принятия в эксплуатацию объекта. 7. Общественный аудит и протокол об утверждении общественного аудита. 8. Подтверждение того, что организация внесла свою часть согласно Договора (если таковая предполагалась). 9. Отчет о совместном оценивании. После получения последнего транша Вы предоставляете в офис: платежное поручение, подтверждающее проплату оставшихся денег исполнителю работ.

17 Вопросы?

18 Спасибо за внимание!