ВЫХОД Общие положения Первые электронные таблицы (табличные процессоры) - Multiplan, SuperCalc, QuatroPro - были разработаны для решения задач экономического. - презентация

1 ВЫХОД Общие положения Первые электронные таблицы (табличные процессоры) - Multiplan, SuperCalc, QuatroPro - были разработаны для решения задач экономического характера. Данные в программах этого типа представляются в виде обычной двухмерной таблицы, что достаточно удобно и понятно пользователю. Файлы, обрабатываемые электронной таблицей EXCEL, называются рабочими книгами и имеют тип *.XLS.

2 ВЫХОД Рабочая книга EXCEL 97 состоит из рабочих листов (до 256), рабочий лист состоит из столбцов (256) и строк (65536). На пересечении столбцов и строк образуются ячейки. Столбцы имеют заголовки в виде латинских букв (A,B,C,…), а строки заголовки в виде натурального ряда чисел. Каждая ячейка имеет адрес, образуемый из имен столбцов и строк по принципу адресации в "морском бое" (A34, BF11 ).

3 ВЫХОД Просмотр таблицы осуществляется перемещением по рабочему полю маркера - прямоугольной рамки - с помощью клавиш управления курсором. Ячейка, в которой находится маркер, называется активной, выделенной. Ниже используются следующие обозначения: пункты меню – Файл, Параметры; клавиши -, Delete ; - флажок, - переключатель; экранные кнопки - Добавить, OK, вкладки – Списки.

4 ВЫХОД Структура окна: строка заголовка; строка меню; панель инструментов "Стандартная"; панель инструментов "Форматирование"; поле имени и строка формул; заголовки столбцов и заголовки строк; линейки прокрутки; вешки разбивки окна; ярлыки рабочих листов и кнопки их прокрутки; строка состояния; столбцы, строки, ячейки, маркер.

5 ВЫХОД Заголовок окна

6 ВЫХОД Полоса меню

7 ВЫХОД Панель инструментов Стандартная

8 ВЫХОД Панель инструментов Форматирование

9 ВЫХОД Строка формул

10 ВЫХОД Заголовки строк

11 ВЫХОД Заголовки столбцов

12 ВЫХОД Вертикальная полоса прокрутки

13 ВЫХОД Горизонтальная полоса прокрутки

14 ВЫХОД Строка состояния

15 ВЫХОД Ярлыки рабочих листов

16 ВЫХОД Кнопки для прокрутки ярлыков рабочих листов

17 ВЫХОД Текущая ячейка

18 ВЫХОД Свернуть окно Максимизировать или восстановить окно Закрыть окно

19 ВЫХОД Ввод и редактирование данных Ввод данных: выделить ячейку, набрать данные,, стрелки или щелчок на другой ячейке. В ячейку может быть введено 255 символов, но не все символы могут быть видны. Корректировка данных: двойной щелчок по ячейке - скорректировать данные - ; выделить ячейку - F2 - скорректировать данные - ; ввести новые данные поверх старых.

20 ВЫХОД Очистка ячейки: выделить ячейку - Delete. Заполнение таблицы числами, датами: выделить ячейку с первым элементом последовательности - Правка - Заполнить - Прогрессия… - установить тип, расположение, шаг и предельное значение последовательности – OK.

21 ВЫХОД

22

23 Заполнение из списка месяцами, днями недели, текстом: выделить ячейку с одним из элементов списка - "зацепиться" указателем мыши за правый нижний угол маркера (это маркер заполнения) и транспортировать его в нужном направлении. Заполнение из введенного списка: ввести в столбце несколько элементов списка (без пропусков) - в первой пустой ячейке щелкнуть ПКМ – Выбрать из списка - выбрать из появившегося списка необходимый элемент. Создание нового списка: Сервис - Параметры - Списки –

24 ВЫХОД Создание нового списка: Сервис - Параметры - Списки – Добавить - ввести элементы списка через запятую – OK. Создание списка из таблицы: Сервис - Параметры - Списки - указать диапазон ячеек - Импорт – OK.

25 ВЫХОД

26 Ввод данных с фиксированным количеством знаков после запятой: Сервис - Параметры - Правка – Фиксированный десятичный формат при вводе - установить число знаков – OK.

27 ВЫХОД Операции с рабочими книгами Открыть рабочую книгу: Файл - Открыть - выбрать файл из списка – Открыть.

28 ВЫХОД Сохранить рабочую книгу с новым именем: Файл - Сохранить как… - ввести имя рабочей книги – Сохранить

29 ВЫХОД Сохранить раб. книгу со старым именем: Файл–Сохранить

30 ВЫХОД Работа с таблицей Добавление (удаление) столбца (строки): щелкнуть ПКМ по заголовку столбца (строки) - Добавить ячейки (Удалить). Выделение диапазона ячеек: Shift +,,, или перетаскивая указатель мыши. Выделение нескольких диапазонов: выделить мышью первый диапазон, а остальные выделять, одновременно нажимая Ctrl.

31 ВЫХОД Выделение строки: Shift + Пробел. Выделение столбца: Ctrl + Пробел. Редактирование в ячейке: выделить нужную ячейку - F2. Работа с выделенным фрагментом: Ctrl + X - вырезать фрагмент, Ctrl + V - вставить фрагмент из буфера, Ctrl + C - копировать фрагмент в буфер, Ctrl + Z - отмена редактирования.

32 ВЫХОД Форматирование рабочих листов Задание ширины столбца (строки): подвести указатель мыши к правой границе заголовка столбца (строк) и, когда указатель мыши превратится в двунаправленную стрелку, переместить границу.

33 ВЫХОД Автоподбор ширины столбцов: выделить группу столбцов - Формат - Столбец - Автоподбор ширины

34 ВЫХОД Центрирование по столбцам: выделить ячейку с центрируемым текстом - выделить столбцы, относительно которых производится центрирование– Объединить и поместить в центре. Объединить и поместить в центре

35 ВЫХОД Форматирование таблицы: выделить таблицу - Формат - Автоформат… - выбрать из списка тип автоформата - ОК.

36 ВЫХОД

37 . Сокрытие строк (столбцов): выделить нужные объекты - Формат - Строка - Скрыть Отображение сокрытых строк (столбцов): выделить объекты, включая предыдущий и последующий -Формат- Строка- Отобразить.

38 ВЫХОД

39 Масштабирование: выделить таблицу (без заголовок) - Вид - Масштаб - по выделению - ОК..

40 ВЫХОД Автоподбор ширины текста в ячейке: выделить ячейку с текстом -Формат - Ячейки - Выравнивание - автоподбор ширины - ОК

41 ВЫХОД

42 Объединение ячеек: выделить ячейки, которые необходимо объединить - Формат - Ячейки - Выравнивание - объединение ячеек - ОК

43 ВЫХОД Форматирование по образцу: выделить ячейку- источник формата - Формат по образцу - выделить одну или несколько ячеек-адресатов. Многострочный текст в ячейке: при вводе текста в месте разрыва строки – Alt +. Многострочный текст в ячейке: выделить ячейку с текстом - Формат - Ячейки - Выравнивание - по центру, по центру, переносить по словам - ОК. При необходимости можно установить какую-либо другую Ориентацию.

44 ВЫХОД Соединение чисел или текста и чисел Для соединения текста с числом или датой в одной ячейке необходимо использовать конкатенацию. Знак & является оператором конкатенации, который соединяет текст, числа и даты в одну длинную текстовую строку. Функция ТЕКСТ() применяет новый формат к содержимому указываемой ячейки и превращает их в текст, например: =B12&ТЕКСТ(C12;" МММ ГГГГ ")&D12&ТЕКСТ(E12;" # ##0р.")

45 ВЫХОД Формат ячейки Выделить диапазон ячеек (для выделения несмежных диапазонов применяются Ctrl или Shift + F8 ) – Ctrl (Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид) - установить соответствующие параметры, переключатели и флажки - ОК. Сокрытие нулей: =ЕСЛИ(А1+С1=0;" ";А1+С1)

46 ВЫХОД Работа с формулами Формулы - суть рабочего листа EXCEL - могут выполнять как простые действия, так и сложные, с их помощью можно работать и с текстом. Формула начинается со знака "=", за которым следуют ссылки на ячейки в виде математического выражения.

47 ВЫХОД После ввода формулы (нажатия ) в ячейке появляется результат вычислений, а формулу можно видеть в режиме просмотра в строке формул или в ячейке в режиме редактирования ( F2 ). Ввод ссылок производится с клавиатуры, либо щелчком по соответствующей ячейке. Для ускорения работы и исключения ошибок используются встроенные формулы - функции.

48 ВЫХОД В EXCEL можно указать положение ячейки с помощью абсолютной или относительной ссылки (по умолчанию используются относительные ссылки). В случае использования относительной ссылки при копировании формулы происходит автоматическая перенастройка ссылок на другие ячейки. При абсолютных ссылках при копировании формулы автоматическая перенастройка ссылок не происходит.

49 ВЫХОД Абсолютная ссылка на ячейку производится в режиме ввода или редактирования формулы с помощью клавиши F4. При этом перед наименованием столбца и строки устанавливаются два знака $ (если установлен один знак, то это смешанная ссылка). Можно ссылаться на ячейки других листов: Лист1!А1 Можно воспользоваться трехмерными ссылками для того, чтобы сослаться на диапазон ячеек, включающий два или более листа в рабочей книге: =СУММ(Лист1:Лист4!$E$1:$E$6).

50 ВЫХОД Замена формул их значениями: выделить ячейку с формулой - F2 - F9 - ENTER Использование знаков операций в формулах Тип операции Знаки операций Арифметические+ - * / % ^ Текстовые& Сравнения= >= АдресныеДиапазон (:) Объединение (,)Пересечение ( )

51 ВЫХОД Формула массива Для того, чтобы не вводить несколько однотипных формул, используют ввод формулы массива: выделить диапазон, который будет заключать в себе формулу массива - ввести формулу (вместо адресов ячеек вводятся адреса диапазонов ячеек) - Shift + Ctrl +.

52 ВЫХОД Именование ячеек Для упрощения формирования ссылок на ячейки и диапазоны ячеек можно дать имя любой часто применяемой константе или формуле: выделить нужную ячейку - Вставка - Имя - Присвоить - ввести имя, присваиваемое ячейке.

53 ВЫХОД Управление отображением рабочего листа Развертка рабочего листа во весь экран: Вид - Во весь экран Настройка элементов окна: Сервис - Параметры - Вид -... строка формул заголовки строк и столбцов строка состояния полосы прокрутки формулы ярлычки рабочих листов сетка цвет сетки нулевые значения авторазбиение на страницы

54 ВЫХОД Установка графического фона: Формат - Лист - Подложка - выбрать графический файл - Открытие документа Панель инструментов Рисование позволяет создать различные графические объекты

55 ВЫХОД Структуризация рабочих листов Назначение структуризации состоит в том, чтобы разбить данные на определенные уровни детализации, а также при создании различных уровней промежуточных итогов. Используя структуру, легче анализировать и сравнивать данные. Программа позволяет создать структуру автоматически, если между данными имеется четкая зависимость. Кроме того, это можно проделать и вручную.

56 ВЫХОД При создании структуры выполняется анализ данных указанного диапазона: по умолчанию EXCEL ищет ячейки, которые содержат формулы, обобщающие информацию в строках, которые находятся выше, и в столбцах, которые расположены слева. Для подведения итогов все данные должны быть согласованы в одном направлении. Кроме того, EXCEL создает дополнительные уровни для итогов, основанных на других ит огах. Общее число уровней не может превышать восьми.

57 ВЫХОД При автоматическом создании структуры по умолчанию принимается, что итоги размещаются в строках под детальными и в столбцах справа от детальных. При выводе структуры по левому и верхнему краю рабочего листа отображаются символы, которые служат для вывода и скрытия уровней детализации: + - показать детальные данные, - - скрыть детальные данные, номера уровней и уровень структуры. Ctrl показ уровней детализации. Сtrl + ~ - показ взаимного расположения итоговых и детальных данных.

58 ВЫХОД Автоматическая структуризация 1. Убедиться, что в итоговых формулах содержатся ссылки на детальные данные, расположенные в одном направлении относительно итоговых. 2. Выделить требуемый диапазон ячеек (для структурирования всего рабочего листа – одну ячейку) 3. Данные – Группа и структура – Создание структуры

59 ВЫХОД Автоматическое подведение промежуточных итогов Назначение промежуточных итогов состоит в обобщении данных. Предположим, имеется список продаж, включающий дату, номер счета, наименование продукта и его количество, цена и сумма дохода. На основе этой информации можно получить предварительные результаты для данных, сгруппированных по номеру счета и продукту.

60 ВЫХОД Используя команду Итоги, не требуется писать формулы, программа автоматически создает необходимые математические выражения, вставляет строки промежуточных и общих итогов и структурирует данные. Порядок операций: Данные - Итоги - указать столбец, по изменениям в котором определяются места итоговых строк - указать тип операции и столбцы, по которым подводятся промежуточные итоги - ОК.

61 ВЫХОД Сортировка данных Сортировка позволяет выстраивать данные в алфавитном или цифровом порядке по возрастанию или убыванию. Порядок операций: Данные - Сортировка - установить порядок сортировки (по возрастанию/по убыванию) и столбцы, по которым производится сортировка (первый, второй, последний) - ОК.

62 ВЫХОД Выбрав экранную кнопку Параметры…, можно указать объекты сортировки (строки/столбцы), установить особый тип сортировки по первому ключу (дни недели, месяцы, какой-либо список) и учесть регистр букв. В случае наличия данных разных типов в ячейках EXCEL использует следующий порядок данных: числа от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного, текст, значение ЛОЖЬ, значение ИСТИНА, значение ошибок, пустые значения.

63 ВЫХОД Зависимые и подчиненные ячейки Иногда при работе со сложными таблицами требуется узнать, данные каких ячеек влияют на результат в выбранной ячейке. Иногда возникает и обратная задача. Это делается в режиме: Сервис - Зависимости - Панель зависимостей. После выбора текущей ячейки необходимо щелкнуть по соответствующей кнопке на Панели зависимостей.

64 ВЫХОД Подбор параметра и поиск решения В EXCEL имеется два мощных средства для анализа данных. Подбор параметра используется для подгонки значения величины, вычисляемой по заданной формуле, путем подбора одного влияющего на эту величину значения. Поиск решения используется для поиска оптимального решения некоторой задачи в случае, если имеется несколько входных значений, а также набор ограничений на решение. Диспетчер сценариев может запомнить несколько решений, найденных данным средством, и сгенерировать на этой основе отчет.

65 ВЫХОД Если известно, какой результат необходимо получить, но не известен аргумент, при котором достигается это решение, используют подбор параметра: Сервис - Подбор параметра - указать ячейку и результат в ней, который должен быть получен - указать ячейку, значение которой необходимо подобрать для получения нужного результата.

66 ВЫХОД Существует способ визуального подбора параметра с использованием диаграммы. Для этого подходят линейчатые диаграммы, гистограммы, графики: на рабочем листе с диаграммой выделить маркерами (двойным щелчком ЛКМ) нужный объект - зацепившись за маркер, установить нужную величину значения - ввести ссылку на изменяемую ячейку - ОК. Существует множество задач, формулировка которых представляет собой систему уравнений с несколькими неизвестными и набор ограничений на решения.

67 ВЫХОД Ограничения имеют тот же синтаксис, что и логические формулы, но в найденном решении логические формулы будут выполнены точно, а ограничения - с некоторой возможной погрешностью, значение которой по умолчанию равно 0,

68 ВЫХОД В этом случае необходимо использовать надстройку Поиск решения. Задачи, которые решаются таким способом, имеют три аспекта. Во- первых, имеется единственная цель - минимизация или максимизация какой-либо величины. Во- вторых, имеются ограничения в виде неравенств. В-третьих, имеется набор входных значений- переменных, непосредственно или косвенно влияющих на ограничения и на оптимизируемую величину.

69 ВЫХОД Для проверки наличия данной надстройки: Сервис - Надстройки - Поиск решения. Порядок операций: Сервис - Поиск решения - установить целевую ячейку и тип искомого значения - установить диапазон изменяемых решений - добавить ограничения - при необходимости, используя Параметры, установить максимальное время проведения поиска, предельное число операций, относительную погрешность - ОК.

70 ВЫХОД Создание элементов управления на рабочем листе Элементы управления - это средства ввода информации, которые размещаются в диалоговых окнах или на рабочих листах. Элементы управления связываются с определенными ячейками рабочего листа.

71 ВЫХОД Каждое изменение состояния элемента управления отражается на содержимом соответствующей ячейки. Данные из этой ячейки могут использоваться в стандартных вычислениях точно так же, как если бы пользователь ввел их туда непосредственно. Ввод элемента управления: Вид - Панели инструментов - Формы - выбрать элемент и разместить его на рабочем листе.

72 ВЫХОД Для придания рабочему листу более приятного вида, как правило, отменяют все флажки Сервис - Параметры - Вид. После того как элемент управления нарисован, его необходимо отформатировать, щелкнув по нему правой кнопкой мыши, и, выбрав пункт Формат объекта.

73 ВЫХОД Добавление флажков. Флажок предоставляет пользователю возможность выбора одного из двух значений: ИСТИНА или ЛОЖЬ. С помощью функции ЕСЛИ (Связанная ячейка; Результат для Истина; Результат для Ложь) пользователь может проверить содержимое ячейки, с которой связан флажок.

74 ВЫХОД Добавление переключателей. Переключатели (круглые кнопки, объединенные в группы с помощью элемента Рамки) используются в тех случаях, когда нужно выбрать одно значение из нескольких. С помощью функции ВЫБОР(Связанная ячейка; Результат 1; Результат 2…) пользователь может изменять значение связанной ячейки в зависимости от установленного переключателя.

75 ВЫХОД Добавление списков и раскрывающихся списков. Простые и раскрывающиеся списки позволяют сделать выбор из ограниченного списка возможных элементов. В простом списке одновременно отображаются несколько элементов, а сам список имеет всегда одни и те же размеры. Раскрывающийся список отображает только один элемент с кнопкой раскрытия списка.

76 ВЫХОД Результатом выбора элемента из списка является его порядковый номер в связанной ячейке. Если необходимо преобразовать номер элемента в сам элемент списка, то необходимо применить функцию ИНДЕКС (Список; Связанная ячейка; 1).

77 ВЫХОД Добавление счетчиков. Счетчик позволяет изменять (наращивать и уменьшать) значение в связанной ячейке с определенным шагом Добавление полос прокрутки. Полосы прокрутки позволяют вводить числа из широкого диапазона значений, визуально отображая местоположение введенного значения относительно диапазона и изменяя число в связанной ячейке с установленным шагом.

78 ВЫХОД Построение диаграмм Числовые данные не так хорошо воспринимаются, как графики и диаграммы, поэтому при создании современных документов часто результаты вычислений оформляются в графическом виде. В EXCEL эта процедура немного отличается от предыдущих версий.

79 ВЫХОД После того, как выделены ячейки, по которым строится диаграмма, необходимо воспользоваться Мастером Диаграмм. Мастер - компонента EXCEL, помогающая выполнить определенные действия: создать запрос, отчет, диаграмму, построить за несколько этапов сложную математическую функцию.

80 ВЫХОД

81

82 На первом шаге выбираются тип и вид строящейся диаграммы. На втором шаге указывается диапазон ячеек, по которым строится диаграмма. На третьем шаге вводятся заголовки, подписи данных, формируется тип диаграммы. На четвертом шаге указывается имя рабочего листа, на котором будет расположена диаграмма.

83 ВЫХОД

84 Построение поверхности Рассмотрим пример построения поверхности: Z = X 2 – Y 2 при x, y [-1, 1] 1. В диапазон ячеек A2:A12 и B1:L1 введите значения в соответствии с таблицей, а в ячейку B2 – формулу: = $A2^2 – B$1^2, после чего скопируйте эту формулу в ячейки диапазона B2:L12 2. Выбрав на первом шаге Мастера диаграмм тип Поверхность, постройте приведенную ниже диаграмму.

85 ВЫХОД

86 Поверхность

87 ВЫХОД Рабочая книга EXCEL 97 состоит из рабочих листов (до 256), рабочий лист состоит из столбцов (256) и строк (65536). На пересечении столбцов и строк образуются ячейки. Столбцы имеют заголовки в виде латинских букв (A,B,C,…), а строки заголовки в виде натурального ряда чисел. Каждая ячейка имеет адрес, образуемый из имен столбцов и строк по принципу адресации в "морском бое" (A34, BF11 ).