© ICL-КПО ВС 2009. Система электронного документооборота и делопроизводства CompanyMedia как эффективное средство организации коллективной работы сотрудников. - презентация

1 © ICL-КПО ВС 2009

2 Система электронного документооборота и делопроизводства CompanyMedia как эффективное средство организации коллективной работы сотрудников Ксения Ваврин, Инженер-консультант по внедрению СЭД, ОАО «ICL-КПО ВС».

3 © ICL-КПО ВС 2009 Содержание Основные преимущества системы; Архитектура системы; Масштабируемость; Рабочие места участников ЭДО; Состав CompanyMedia; Порядок внедрения; Опыт внедрения.

4 © ICL-КПО ВС 2009 Основные преимущества системы 15 лет промышленной эксплуатации Соответствие российским стандартам и ГОСТам И электронный документооборот, И делопроизводство, И автоматизация деловых процессов Возможность образования в рамках одной организации произвольного количества внутренних контуров документооборота, для более полного отражения специфики работы с документами в организации Наличие нескольких типов функционально ориентированных рабочих мест (руководитель, делопроизводитель, исполнитель) «Сквозное» делопроизводство и «сквозные» бизнес-процессы Поддержка всех бизнес-процессов в территориально- распределенной среде – on-line, off-line Корпоративность - поддержка организаций сложной структуры, характерной для крупных Компаний холдингового типа, имеющих дочерние и зависимые предприятия и организации

5 © ICL-КПО ВС 2009 Дифференцирование системы Целевые аудитории СЭД CompanyMadia, получающие следующие выгоды от внедрения СМ: Департамент ДОУ (Управление делами): Значительное снижение нагрузки на департамент за счет вовлечения в процессы обработки документов всех участников документооборота и контекстного распределения между ними обязанностей. Повышение значимости в глазах всей организации. Повышение собственной квалификации сотрудников департамента. Служба качества: Документирование деятельности в соответствии с требованиями ИСО, упрощение процедур отслеживания изменений, упорядочение своей деятельности ИТ-Департамент: Повышение статуса департамента в организации за счет высокой ценности ИТ-решения в части повышения эффективности управления и ускорения деловых процессов Функциональные подразделения (отдел маркетинга, бухгалтерия, финансовая, юридическая службы, проектные подразделения): Возможность автоматизации и документирования своих процессов Руководство: Повышение прозрачности деловых процессов, бизнеса в целом. Повышение скорости доставки управленческих решений.

6 © ICL-КПО ВС 2009 Дифференцирование системы Ведущие консалтинговые агенства (DSS, KONNASI) определили CompanyMedia, как лучшее решение в категории «универсальные СЭД» или «системы-надстройки и проектные решения на базе конструкторов» - это и является уникальной ценностью CompanyMedia на которую надо ориентировать потребителя. Канцелярские элементы Бумажный архив и Бумажный ДО Электронное хранилище Ввод-вывод Модели управления (регулярное, директивное, процессное, проектное) Поддержка деловых процессов Функции коллективной работы Деловой функционал Доставка документов Сквозной документооборот Поиск Произвольные сценарии согласования Составные документы Workflow Отчеты Проектные площадки ECM Роли, АРМ, Оргструктуры Управление и контроль доступа, ЭЦП Различные типы клиентских рабочих мест Реальная корпоративность для Холдинговых структур Открытость для интеграции Настраиваемость и возможности адаптации Масштабируемость вертикальная и горизонтальная Эргономика Сопровождение и поддержка Привлекательность цены Референтные проекты Надежность поставщика Локализация комплекта ПО Региональное присутствие Простота внедрения

7 © ICL-КПО ВС 2009 Структура современных систем электронного документооборота Рабочие места предметных специалистов УРМ руководителей и рядовых сотрудников организации. Мобильные места руководителей и сотрудников организации Интерфейсы рабочих мест ЭДО СУБД Коммуникационная инфраструктура Средства интеграции Уровень базовых технологий Сервис управления потоками работ Сервис защиты и управления доступом к информации Сервис управления контентом/до кументами Сервис управления и доступа к информации Технические сервисы Уровень базовых сервисов Автоматизация делопроизводства Автоматизация деловых процессов Коллективная работа и управление эл. документами Архив электронных документов Инфраструктура справочников и сервисов Уровень прикладных задач

8 © ICL-КПО ВС 2009 Lotus Domino Почта, календарное планирование, защита информации, транспортный слой, интеграция с РУБД ActiveFrame Корпоративные справочники и классификаторы, сервисы, администрирование и управление прикладными БД, коммуникация между организациями Архитектура CompanyMedia Делопроизводство Обращение граждан HelpDesk Заседания СМ - Факс Контроль временного бюджета Управление проектами Управление персоналом Управление продажами Управление планированием Клиенты и контакты Реестр ДоговоровКонтроль Проектов и Договоров Библиотеки электронных документов СМ-Портал СМ-Мобильный портал (СМ-Mobile) Доступ для чтения, поиска информации, выполнения основных бизнес- процедур – согласование документов, выдача заданий и т.п. «Подача» на рабочее место пользователя «очередей» документов и заданий с которыми ему необходимо ознакомиться или исполнить Централизованная навигация Оперативный мониторинг хода исполнения документов и заданий Мобильное рабочее место Прикладные системы

9 © ICL-КПО ВС 2009 CompanyMedia. Масштабируемость. Современная трехуровневая модульная архитектура CompanyMedia, основу которой составляет специализированная платформа для документоориентированных систем на Lotus Domino – ActiveFrame, обеспечивает: географическую масштабируемость системы; функциональную масштабируемость возможностей базового варианта системы, за счет добавления новых модулей и блоков, разработанных как силами третьих фирм, так и специалистами Заказчика; унификацию и единообразие прикладных решений с точки зрения пользовательского интерфейса; корпоративный характер прикладных решений; возможность интеграции с другими прикладными системами Заказчика (унаследованные прикладные системы, альтернативные системы электронной почты MC Exchange, ERP системы и т.п.), в том числе основанными на других технологиях (РСУБД); 30% экономия времени при разработке специалистами Заказчика уникальных решений, отражающих специфику предприятий; единый подход к проблеме обеспечения безопасности в бизнес- приложениях.

10 © ICL-КПО ВС 2009 Рабочие места участников ЭДО Рабочее место делопроизводителя Рабочее место руководителя Рабочее место функционального сотрудника (исполнителя)

11 © ICL-КПО ВС 2009 Почему разные рабочие места? Предметный специалист Учет документов и контроль за их исполнением требует многочисленных реквизитов документа Главное – процедура регистрации и постановки и снятия с контроля, отметки об исполнении Руководитель или сотрудник подразделения Основной интерес –> содержание, а не реквизиты Привычная модель навигации –> каталоги, папки Массовое участие –> работа через браузер Скорость работы –> шаблоны, схемы доступа, типовые сценарии Главное – управление электронными документами

12 © ICL-КПО ВС 2009 Портал СМ Для руководителя и исполнителя Internet браузер Операции – согласование документов, выдача заданий и т.п. «Очереди» документов и заданий Навигация по всему хранилищу документов Для делопроизводителя Notes клиент Операции – регистрация, контроль исполнения Поиск по всем зарегистрированным документам Построение отчетов Контроль исполнения

13 © ICL-КПО ВС 2009 Состав CompanyMedia Автоматизация документооборота: СМ-Библиотека электронных документов СМ-Делопроизводство СМ-Договоры СМ-Заседания СМ-Обращения граждан СМ-Факс Запросы и Отчеты Управление бизнес- процессами: СМ-Управление Персоналом СМ-HelpDesk СМ-TimeSheet СМ-Клиенты и Контакты СМ-Планирование СМ-Проекты Корпоративный тренинг СМ-Workflow СМ-Контроль исполнения поручений руководителей

14 © ICL-КПО ВС 2009 Интерфейс рабочего места

15 © ICL-КПО ВС 2009 СМ-Делопроизводство прием, обработка и распределение поступающей корреспонденции, отправка исходящей корреспонденции; регистрация внутренних и организационно - распорядительных документов организаций компании; наложение резолюций, выдача поручений; контроль доставки документов адресатам; контроль исполнения документов и поручений; ведение архива официальных документов организации и формирование дел; ведение различных библиотек рабочих документов; контроль исполнительской дисциплины, подготовка справок и отчетов; подготовка, согласование и визирование проектов документов, поиск однотипных документов; управление доступом и т.д.

16 © ICL-КПО ВС 2009 Управление электронными документами Корпоративное хранилище документов Настраиваемая система каталогов Централизованная навигация по всему хранилищу документов Сквозной поиск по словам, фразам, папкам, типам документов и пр. Поддержка «живой» структуры организации Коллективная подготовка документов Check-in/Check-out Ведение версий документов Создание документов по шаблонам Циклы, обсуждения, ознакомления и согласования, рассылка уведомлений Передача готовых документов во внешние системы…

17 © ICL-КПО ВС 2009 Каталог документов Документ и связи

18 © ICL-КПО ВС 2009 Корпоративное хранилище документов

19 © ICL-КПО ВС 2009 Поручения Могут содержать информационные материалы (файлы, тексты) Постановка/снятие с контроля Архивирование исполненных поручений

20 © ICL-КПО ВС 2009 Уведомления Информирование о произошедших в СЭД событиях Направление документа или резолюции Подписки (должностные каналы) Сообщения системы (напоминания, оповещения) Кто отправил – кому адресовано

21 © ICL-КПО ВС 2009 Типы уведомлений Направление документов Выдача поручений Создание отчетов об исполнении Участие в согласовании, ознакомлении Обмен информации о подписании (направление на подпись, отказ в подписи, подписание) Напоминания о сроках исполнения Прием документов по подписке Информирование о завершении процессов

22 © ICL-КПО ВС 2009 Контроль исполнения (заданий) Каждое задание может быть поставлено на контроль -> создается контрольная карточка Пользователь СЭД может сам работать со списками контрольных заданий Контроль сроков исполнения с управляемой системой уведомлений Поиск и получение отчетов по исполнению

23 © ICL-КПО ВС 2009 Журнал контролируемых заданий Отчеты

24 © ICL-КПО ВС 2009 Поиск нужной информации Поиск по ключевым параметрам Организация, Фамилии (автора, адресата, исполнителей, …), сроки исполнения, заголовки… Поиск по контексту Поиск во всех ресурсах системы Открытие найденных документов, построение отчета

25 © ICL-КПО ВС 2009 CompanyMedia. Защита информации. Защита информации от несанкционированного доступа. Штатные и встроенные сертифицированные средства криптозапщиты информации Гибкие механизмы администрирования и настраиваемое управление доступом к документам Протоколирование и мониторинг всех действий пользователей в отношении документов и баз данных системы, как в центральном Аппарате так и в любом территориальном филиале Автоматическое ограничение доступа на чтение по указываемым атрибутам документа - «вижу только те документы, к которым имею отношение» Автоматическое ограничение доступа на редактирование по указываемым атрибутам документа - «не все, что вижу, могу редактировать» Доступ руководителей подразделений к любым документам, созданным сотрудником его подразделения Автоматическое отслеживание доступа при изменениях в оргструктуре, передаче дел при переводе, увольнении и т.п. Делегирование полномочий по работе с документами (режим замещающих)

26 © ICL-КПО ВС 2009 Порядок внедрения системы Создание рабочей группы по ведению проекта; Поставка системы и Lotus Notes\Domino; Анализ документооборота заказчика, подготовка отчета и рекомендаций; Установка и настройка системы на сервер и рабочие места пользователей; Обучение технических специалистов и пользователей работе с системой; Сдача системы в эксплуатацию; Сопровождение системы.

27 © ICL-КПО ВС 2009 Порядок внедрения системы Создание рабочей группы по ведению проекта Анализ документооборо та заказчика, подготовка отчета и рекомендаций Конфигурирование системы Установка и настройка системы на сервер и рабочие места пользователей Обучение технических специалистов и пользователей работе с системой Испытания и сдача системы в эксплуатацию Сопровождение системы Поставка системы и Lotus Notes\Domino

28 © ICL-КПО ВС 2009 Опыт внедрения в банках и кредитно-финансовых организациях ФК «УРАЛСИБ», Группа ВТБ, Юникредит Банк, Сберегательный Банк Российской Федерации, Татфондбанк, Росбанк, Газпромбанк, Внешэкономбанк, Связь-Банк Банк Форштадт, Конверсбанк, Россельхозбанк, Первый Чешско- Российский Банк, Банк СОЮЗ, ГЛОБЭКСБАНК, БИНБАНК, Банк ЗЕНИТ, Транскапиталбанк, КМБ Банк, Тройка-Диалог, Банк Российский кредит, BANCA SOCIALA (Молдова), Ernst&Young, РОСЭНЕРГОБАНК, B.C. «Victoriabank» S.A., Альфа-Банк, Банк НФК, Академхимбанк, Трансстройбанк, АМИ-БАНК, Инвестсбербанк, ФИА-Банк, МОРБАНК, МБРР

29 © ICL-КПО ВС 2009 Опыт внедрения компании Интертраст ОАО «Аэрофлот», Авиакомпании «Сибирь», «Красэйр» и «EastLine», Информационно- Вычислительные Центры Байкало- Амурской и Куйбышевской железной дороги, ОАО «Мурманское Морское пароходство», ОАО «Владивостокское Морское пароходство» Транспортные предприятия: Опыт внедрения на предприятиях связи и телекоммуникаций: ОАО «Связьинвест», ОАО «Ростелеком», ОАО «ВолгаТелеком», ОАО «Дальсвязь», ОАО «Роснет», «МТУ Информ», Московский междугородный и международный телефон, ОАО «ПТС» г. С- Петербург, ВЫМПЕЛКОМ, Казахтелеком, ТрансТелеком, Кировэлектросвязь, Вологдаэлектросвязь, АО «УдмуртТелеком», АО «Яртелеком» и др. Опыт внедрения на предприятиях топливно- энергетического комплекса: ОАО «ЛУКОЙЛ», ОАО «НК КомиТЭК», ОАО «Итера», ОАО «ЮКОС-МОСКВА», ОАО «Тюменская нефтяная компания», ОАО «Евросевернефть», ОАО «ТрансНефтеПродукт», ООО «БУРГАЗ», ЗАО «Татгазинвест», ОАО «Тюменьэнерго», ОАО «Томскэнерго» и др.

30 © ICL-КПО ВС 2009 Опыт внедрения в Государственном секторе: Опыт внедрения компании Интертраст Государственная Дума ФС РФ, МИД РФ, Министерство информационных технологий и связи РФ, Аппарат Президента, Кабинет Министров и 9 Министерств Республики Татарстан, Администрации Тверской, Томской, Тюменской Областей и Приморского края, Администрации городов Волгоград, Северодвинск и др, ФКЦБ, ГлавГосСвязьНадзор РФ, ГУИН МВД РФ, Пенсионный фонд РФ и др. Опыт внедрения на промышленных предприятиях: ТМХ, РКК «Энергия», НПО «Сатурн», ВПК- МАПО-МИГ, Лисаковский горнообогатительный комбинат (Казахстан), ОАО «Монетный двор», ОАО «РотФронт», ОАО «Большевик», ООО «Марс», Архангельский Гидролизный Завод, Вологодский подшипниковый завод, ГМВЦ Монтажспецстрой, ОАО «РКК «Энергия» и др. Опыт внедрения в коммерческих организациях и международных компаниях Филипс, Шнайдер электрик, «СоюзКонтракт», IBS, ТД «Перекресток», Торговый дом «М-Видео», Торговый дом «Детский мир», Dellsystems, Ленстройматериалы, Компания «Искусство торговли», IBM, БатИнтертрейд, Eli Lilly, Степто&Джонсон Интернейшенл, Алкатель, Roche & Duffay и др.

31 © ICL-КПО ВС 2009 Универсальней, функциональней, мобильней! Совершенствование УРМ (подключение новых БД СМ, совершенствование пользовательского интерфейса) Полнофункциональный архив на базе Lotus Domino/IBM Content Manager Новый WorkFlow «движок» Поддержка трехуровневой структуры управления: Организационно-штатное расписание функциональная иерархия матричное управление Специализированные версии AF Server 3 OS/400, SUN и Linux Мобильные рабочие места (КПК и м.телефон). Главная цель - КПК как интерфейс для приложений СМ Интеграция с ПО других фирм XML-обмен между организациями по стандарту Гильдии и по ЭР. (После перехода на обмен через Шлюз)

32 © ICL-КПО ВС 2009 Наши заказчики ЗАО «Татгазинвест» Министерство земельных и имущественных отношений РТ ООО КБ «Интехбанк» Челябинский завод «Теплоприбор» Таттрансгаз Муниципальное образование Елабужский муниципальный район Муниципальное образование Буинский муниципальный район Министерство образования и науки РТ – проект Минсельхозпрод РТ АКБ «БТА – Казань» (ОАО) и др.

33 © ICL-КПО ВС 2009 Спасибо за внимание !!! Вопросы? Контакт: Ксения Ваврин, ОАО «ICL – КПО ВС», ул. Сибирский Тракт, 34 тел: (843) , сот: