CompanyMedia – современная система электронного документооборота Артем Ваулин, Руководитель отдела специализированных решений. - презентация

1 CompanyMedia – современная система электронного документооборота Артем Ваулин, Руководитель отдела специализированных решений

2 КОРУС Консалтинг Лидер российского рынка в области оптимизации и автоматизации бизнес-процессов Партнер крупнейших поставщиков корпоративного программного обеспечения Член «Гильдии управляющих документацией» Мы знаем о системах электронного документооборота всё Мы выполнили множество проектов по построению СЭД

3 CompanyMedia – общие сведения 11 лет на рынке систем электронного документооборота и делопроизводства Около 10-12% рынка систем ЭДО и АД Развитие прикладных решений на плановой основе. Ежегодное наращивание возможностей на 30% Защита информации в системах электронного документооборота и делопроизводства

4 CompanyMedia – общие сведения Реализация на Lotus Domino/Notes - лучшей документоориентированной платформе Соответствие отраслевым требованиям и государственным стандартам РФ Функциональная и географическая масштабируемость Системы в соответствии с потребностями Заказчика Корпоративность - «сквозное» делопроизводство и «сквозные» бизнес-процессы Функциональная полнота. Электронный документооборот, делопроизводство, автоматизация деловых процессов Полнофункциональная поддержка всех бизнес- процессов в территориально-распределенной среде – on-line, off-line

5 Клиенты доверяющие CompanyMedia Банки и финансовые организации ФК УРАЛСИБ, ВТБ, Внешэкономбанк, АБГП «Газпромбанк», ММБ, АКБ «БИНБАНК», АКБ «Росбанк», ЗАО «АМИ-БАНК», ОАО «ИМПЕКСБАН, Россельхозбанк, ТемирБанк, ABN Amro Bank, Банк Зенит, НАУФОР, Первый Чешско-Российский Банк Государственные организации Администрации ЯНАО, г. Новый Уренгой, г.Нижневартовск, г.Красноярск, г.Орск, г.Пенза, г.Волгоград, Самарской области, Ульяновской области, Тверской области, Орловской области, и др. Министерства РФ по связи и информатизации, Здравоохранения и социального развития, Финансов Московской области, Московский Монетный Двор, Московская регистрационная палата, Администрация Президента Республики Татарстан, Аппарат Кабинета Министров Республики Татарстан, МИД РФ, Министерство Здравоохранения Республики Татарстан Предприятия ТЭК Бургаз, Евросевернефть, Итера, КОМИТЭК, ЛУКОЙЛ, ЗАО «Зарубежнефтегаз», ЗАО НК «Нобель Ойл», Роза Мира Процессинг, Татгазинвест, Таттрансгаз Телекоммуникации и связь Волгоинформсеть, Информсвязь, МТУ-Информ, РТС, Ростелеком, Связьинвест, Транстелеком, RRC, СЗТ, Дальсвязь Транспорт Авиакомпания «Сибирь», Аэрофлот, ЗАО «Аэрофлот- Карго», Дальневосточная Морская Компания, Красноярские Авиалинии, ОАО «Бамтоннельстрой» Промышленные предприятия и производство Альфа Лаваль Поток, ОАО Большевик, Макс Левел, Оптима групп, Теплоприбор, ТетраПак, Шнейдер Электрик

6 Зачем нужна автоматизация документооборота? Обработка документов Обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами Упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения Создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии Создание необходимых условий для повышения производительного труда снижения затрат ресурсов на рутинные операции Обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации Исключение дублирования информации

7 Зачем нужна автоматизация документооборота? Контроль исполнительской дисциплины Обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело Своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов Обеспечения автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения Сокращение сроков прохождения и исполнения документов

8 Зачем нужна автоматизация документооборота? Организация доступа к информации Обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме и их бумажных оригиналов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) Обеспечение возможности организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов

9 Ключевая информация Предлагаемое решение - территориально распределенная система, рассчитанная на сложные холдинговые (организационные) структуры Система объединяет в себе все необходимые компоненты документоориентированной информационной системы: классическое российское делопроизводство; систему управления ходом работ (Workflow); систему управления электронными документами (EDM); прикладные подсистемы автоматизации деловых процессов; универсальный Web-портал для руководителей и сотрудников организации обеспечивающий их эффективный доступ ко всей документоориентированной информации;

10 Основные преимущества CompanyMedia Поддержка всех видов, типов и схем документооборота и делопроизводства (функциональная полнота): Поддержка бумажного делопроизводства => смешанный документооборот => полностью электронный документооборот Регистрация и учет документов => делопроизводство+документооборот => «сквозной» документооборот в масштабах всей организации Горизонтальный, вертикальный, внешний, специализированный, архивный документооборот Широкий выбор прикладных модулей, автоматизирующих деловые процессы Прикладные подсистемы корпоративного пользования Наличие нескольких типов функционально ориентированных рабочих мест

11 Основные преимущества CompanyMedia Широкий выбор модулей, автоматизирующих деловые процессы: «Общий документооборот и делопроизводство» «Обращения граждан» «Управление Договорами» «Заседания коллегиальных органов управления» «Управление Планированием» «Клиенты и Контакты» «Управление проектами» «Служба технической поддержки предприятия» (HelpDesk) «Управление Персоналом» «Управление факс-перепиской» «Электронный архив» Прикладные подсистемы корпоративного пользования Корпоративные базы знаний Контроль за подготовкой персонала Системы корпоративной отчетности И т.п.

12 Подсистема автоматизации делопроизводства: «Входящие документы» «Обращения граждан» «Исходящие документы» «Внутренние документы» «ОРД» «Поручения» «Контроль заданий» «Формирование дел» «Центр Отчетов» «Факс» Подсистема потокового сканирования Подсистема штрих- кодирования Подсистема регистрации электронных писем Основные модули

13 Подсистемы автоматизации бизнес- процессов: «Планирование» «Проекты» «Договоры» «Клиенты и Контакты» «Управление Персоналом» «Регламенты и процедуры» «Контроль рабочего времени» «Техническая поддержка» «Прензионно-исковая работа» «Управление потоками работ» Основные модули

14 Библиотеки электронных документов: Корпоративное хранилище документов настраиваемая система каталогов централизованная навигация по всему хранилищу документов сквозной поиск по словам, фразам, папкам, типам документов и пр. поддержка «живой» структуры организации Архив электронных документов Основные модули

15 Контроль исполнения документов и распоряжений Автоматический сбор информации о документах на контроле Получение сводной информации Разграничение доступа Контроль сроков исполнения Печать справок и отчетов Профилактика Очереди документов Генерация напоминаний пользователям Уведомления руководителям о документах, которые должны быть исполнены их подчиненными Доступ руководителей к очередям заданий их подчиненных Контроль исполнения заданий

16 Центр отчетов системы CompanyMedia Отсутствует локальная часть не требуется никаких инсталляций и настроек на рабочих станциях Универсальность каждый отчет может быть спроектирован для отображения в любом приложении, принимающим текстовый формат данных: любой браузер (HTML), MS Word, Excel, OpenOffice, другие офисные приложения (XML) и даже обычный Notepad Производительность скорость построения сложного аналитического отчета сек Интерфейс разработчика вся конструкция одного отчета сосредоточена в одном документе и на одном экране внешний вид конструктора отчета сделан по образу конструктора представления в Notes Designer - сохранены понятия свойств отчета и свойств столбца, формулы отбора и формул столбцов всюду, где можно задать формулу, имеется кнопка компиляции - выводится подробная информация об ошибке, а сама ошибка выделяется в тексте формулы красным цветом. так же компиляция производится в момент сохранения отчета. доступен самозаполняющийся справочник полей

17 Центр отчетов. Интерфейс пользователя

18 Поступление сообщения о необходимости согласования Открытие листа согласования Просмотр мнения предыдущего участника процесса Высказывание своего мнения Согласование документов

19 Корпоративность CompanyMedia Возможность образования в рамках одной организации произвольного количества внутренних контуров документооборота, для более полного отражения специфики работы с документами в организации Полнофункциональная поддержка всех бизнес-процессов в территориально-распределенной среде – on-line, off-line Поддержка всех видов управленческих структур: организационно-штатной, функциональной и матричной структуры управления организации Поддержка полиструктурности организаций, характерной для крупных Компаний холдингового типа, имеющих дочерние и зависимые предприятия и организации Защищенный и юридически значимый документооборот «Сквозной» документооборот между территориально распределенными организациями

20 Корпоративность – «сквозной» документооборот единое информационное пространство всей организации, включая ее территориальные филиалы работа с штатным расписанием всех филиалов и всем персоналом организации деловые-процессы, охватывающие несколько организаций компании

21 Защищенный документооборот Управление доступом Настраиваемое управление доступом Протоколирование всех действий пользователей Доступ руководителей к любым документам, созданным сотрудником его подразделения Автоматическое отслеживание доступа к документам при изменениях в оргструктуре, передаче дел при переводе, увольнении и т.п. Делегирование полномочий по работе с документами (режим замещающих) Защита информации ЭЦП - юридически значимый документооборот Шифрование при передаче между организациями Сертифицированные средства защиты информации

22 Функционально ориентированные рабочие места

23 Функции: Регистрация документов Ввод образа документа Соотнесение и контроль связанных документов Направление адресату (отметка о доставке) Постановка на контроль, контроль исполнения Формирование дел (отношение к делу) Контроль движения экземпляров и копий Ведение архивов Построение отчетов Степень участия: Высокая Требования к функционалу: Профессиональные Участники документооборота: Делопроизводители

24 Функции: Подготовка проектов и текстов документов Поиск и использование информации Исполнение документов и поручений Контроль состояния Участие в согласовании Вывод на бланках Степень участия: По мере необходимости Требования к функционалу: Умеренные Простота, интуитивность Участники документооборота: Исполнители

25 Функции: Согласование, подписание Поиск и использование информации Выдача резолюций (поручений) Контроль исполнения Степень участия: Высокая Требования к функционалу: Простота и наглядность Минимум операций Мобильность Работа «по сигналам» от системы Участники документооборота: Руководители

26 Портал CompanyMedia

27 Методология внедрения – структура проекта Обучение технических специалистов и пользователей Создание рабочей группы по ведению проекта Анализ документооборота, подготовка отчета и рекомендаций Конфигурирование системы Установка и настройка системы на сервер и рабочие места пользователей Испытания и сдача системы в эксплуатацию Сопровождение системы Поставка системы и Lotus Notes\Domino

28 Контактная информация Спасибо за внимание! Артем Ваулин, Руководитель отдела специализированных решений «КОРУС Консалтинг» +7 (812)