Print Audit – полный контроль и оптимизация затрат на печать Алексей Шауро, Руководитель проекта Print Audit, Aflex Alexey.Shauro@Aflex.ru. - презентация

1 Print Audit – полный контроль и оптимизация затрат на печать Алексей Шауро, Руководитель проекта Print Audit, Aflex

2 Управление печатью помогло множеству компаний во всем мире значительно снизить затраты обслуживание техники и расходные материалы Управление печатью

3 Большинству организаций не известны все расходы на печать документов Довольно сложно оценить эти затраты без специализированных инструментов Средние расходы на печать составляют 3% от выручки (Gartner) Оптимизация процессов печати позволяет уменьшить затраты организации на печать до 30% (Gartner) Gartner, Inc. is the world's leading information technology research and advisory company Управление печатью Факты:

4 Определить объемы печати Понять на каких устройствах происходит печать Определить пути повышения эффективности Определить пути снижения затрат Внедрить новую стратегию печати в организации Управление печатью Что необходимо сделать?

5 Управление печатью Что мы предлагаем?

6 Пакет Print Audit 6

7 Что такое PRINT AUDIT 6? Print Audit 6 это программное решение, которое позволяет компаниям… Анализировать объем печатаемых документов Экономить эффективно управляя заданиями печати Получать прибыль с помощью платных служб печати Кому это нужно? Любым компаниям, желающим оптимизировать процессы печати

8 Факт: Расчетная сумма затрат на печать большинства предприятий занижена в два раза по сравнению с реальной АНАЛИЗ – Полный контроль бумажного документооборота для планирования бюджета, расчета затрат и подбора оборудования. Результаты анализа: Определение принтеров, на которых идет печать Пользователей, которые печатают Определение дополнительных параметров печати (даты/времени, приложения и т.д.) Print Audit 6 Analysis

9 Ключевые преимущества: Глубокий анализ и отчеты по объемам печати Развернутые отчеты по эффективности использования оборудования Скрытый и демонстративный контроль печати Гибкие правила контроля различных параметров Инвентаризация всех устройств, а также обнаружение несанкционированных принтеров Постоянный контроль за готовностью к печати: уровень заправки картриджей и объем израсходованной бумаги всегда под контролем

10 ЭКОНОМИЯ – Перераспределите задания печати для оптимального использования принтеров различных типов. Способы экономии: Принудительное перенаправление заданий печати на наиболее эффективный принтер Контроль параметров печати: цветность, двусторонняя печать и т.д. Контроль копирования документов Факт: Невозможность контроля действий конечного пользователя может свести на нет результаты даже самой эффективной стратегии Print Audit 6 Rules

11 Rules – правила управления заданиями печати Стоимость Пользователь Приложение Количество копий Принтер Компьютер Цветность Время Имя файла Отслеживание заданий «печати в файл» Объем задания Наши расходы на печать сократились практически на четверть, что значительно превосходит затраты на внедрение решения и обучение персонала. Джордж Херера, Университет штата Техас

12 Документ объемом 1-3 страницы – разрешена печать на струйном принтере Больше 3 страниц – задание печати отменяется Правила в действии Документы объемом более 3 страниц должны быть отправлены на универсальное устройство

13 Print Audit 6 Rules Ключевые преимущества: Мгновенное снижение объемов печати – только благодаря наличию демонстративного контроля Исчезают стопки напечатанных и оставленных у принтеров документов Автоматическое снижение стоимости бумажных документов минимум на 25%

14 Контроль конфиденциальных документов Контроль кто, где и когда распечатывает конфиденциальные документы Запрет печати определенных документов, например файлов типа «финансовая отчетность.doc» Я рекомендую Print Audit всем, кому необходимо следить, что и зачем печатается. Кристина Катанцаро, A/E/C Solutions Inc

15 Нет – Задание отменяется Попытка распечатать документ Контроль конфиденциальности Да – задание регистрируется, посылается автоматическое уведомление администратору Открытие документаФинансовая_Отчетность.doc

16 ПРИБЫЛЬ – Система оплаты распечатываемых документов пользователями и клиентами Возможности: Сопровождение любого задания на печать всплывающим окном Назначение и сохранение до 5-ти настраиваемых полей для любого задания печати Определение квот и бюджетов на распечатку; ведение пользовательских учетных записей с индивидуальным балансом Факт: Многие компании превратили статью расходов в источник прибыли, внедрив систему платной распечатки и копирования документов пользователями и клиентами Print Audit 6 Recovery

17 Генерация чека и/или списание суммы со счета Запуск печати (любой принтер) Всплывающее окно Print Audit Запись транзакции в базу даных Платная печать в действии

18 Print Audit 6 Recovery Ключевые преимущества: Полная автоматизация оплаты печати Полный контроль всех расходов печати Окупаемость в среднем за 2-6 недель (напр. для студий фотопечати и других компаний, продающих услуги печати)

19 Print Audit 6 Suite Общие преимущества пакета Print Audit 6: Полная исчерпывающая статистика (кто, что и когда печатал, какие принтеры работают, а какие – нет) Не требует наличия выделенного сервера печати Удаленная установка на любое количество рабочих станций Легкая интеграция в системы управления MS Active Directory, Novell eDirectory и Citrix Поддержка рабочих станций Windows и Macintosh

20 Внедрение Print Audit Первоначальная оценка – Print Audit запускается в невидимом режиме (15 – 30 дней) Анализ полученных данных, определение наиболее эффективных вариантов экономии Уведомление сотрудников о внедрении решения Создание и применение правил Создание запланированных отчетов для оценки успешности внедрения

21 Лицензирование: –по числу рабочих мест Поставка: –Центральная консоль управления –Агент на каждое рабочее место Базовая поддержка: –Бесплатно Поддержка: –За первый год: 20% стоимости ПО –На два года: 30% стоимости ПО –На три года: 40% стоимости ПО Пакет Print Audit 6

22 Клиенты

23 Спасибо за внимание! Любую дополнительную информацию можно получить в Российском представительстве Print Audit, компании Aflex Distribution