Система бронирования переговорных На базе Sharepoint Portal Server 2007 www.bix.ru. - презентация

1 Система бронирования переговорных На базе Sharepoint Portal Server

2 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Цели и задачи внедрения системы Цель Системы: Для организации совместной работы сотрудников предприятия требуется обеспечить бронирование переговорных и среду совместной работы над документами. Решенные задачи: Бронирование переговорных и просмотр их статуса для выбора подходящего времени Организация портала для встречи с возможностью хранения документов (с автоматическим предоставлением прав доступа приглашенным участникам ) Создание и обработка заявок на буфетное и ИТ обслуживание собраний, заявок на выдачу пропусков для внешних участников собраний. Создание отчетов о собраниях и участниках собраний.

3 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Общая схема работы Системы Для решения поставленных задач предполагается использовать средства Active Directory, Exchange, Outlook, и Sharepoint Portal Server 2007

4 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных План презентации Бронирование переговорной комнаты; Бронирование ресурсов; Организация встречи без бронирования переговорной; Создание рабочей области для встречи; Создание заявок; Работа с ИТ заявками; Работа с заявками на обслуживание буфета; Работа с заявками на пропуска; Работа с отчетами.

5 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Бронирование переговорной. Во вкладке «Создание» программы Microsoft Outlook выберите «Приглашение на собрание».

6 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Бронирование переговорной. В открывшемся окне «Встреча» задайте дату и время встречи Для формирования списка участников собрания перейдите на вкладку «Планирование»

7 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Бронирование переговорной. Список участников/ресурсов встречи Таблица индивидуальной занятости участников/ресурсов. Полосы синего цвета показывают время и продолжительность периода занятости Можно открыть адресную книгу, что позволит редактировать список участников. Выбрать переговорную можно по нажатию кнопки «другое»

8 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Бронирование переговорной. В списке участников отображается следующая информация: Имя участника встречи; Признак необходимости отправки приглашения участнику. Возможные варианты: - отправить приглашение на встречу; - не отправлять приглашение; Роль участника в этой встрече: - организатор собрания; - обязательный участник; - необязательный участник; - ресурсы (переговорная или оборудование).

9 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Бронирование ресурсов. В адресной книге следует набрать префикс «Переговорная», с которой начинаются все переговорные организации, выбрать нужную их них и нажать кнопку «Ресурсы». Наименование переговорной формируется следующим способом: «Переговорная»- «ЭтажКомната»- «КоличествоМест»

10 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Бронирование ресурсов. Для определения того, занята переговорная на планируемый промежуток времени, возможно создание запроса на группу переговорных. Для этого в календаре необходимо нажать на кнопку «Просмотр расписаний группы»: При бронировании переговорной учитывается ее занятость.

11 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Бронирование ресурсов. В выведенном диалоговом окне следует выделить необходимые записи переговорных комнат

12 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Бронирование ресурсов. И нажав кнопку «OK» просмотреть информацию о занятости переговорных

13 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Бронирование ресурсов. Существует альтернативный способ просмотра информации о занятости – через веб-интерфейс.

14 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Бронирование ресурсов. В случае, если переговорная на данное время свободна, выводится сообщение о успешном бронировании: Если на данное время переговорная уже забронирвана, выводится сообщение о невозможности организации встречи в это время:

15 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Организация встречи без бронирования переговорной. В случае, если встреча организуется без бронирования переговорной комнаты, пользователю необходимо ввести в поле «Место» создаваемого сообщения запись «Личный кабинет – номер».

16 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Создание рабочей области для встречи. Для организации совместной работы над документами в рамках встречи предусмотрена возможность создания узла встречи на портале организации. Для создания такой рабочей области следует нажать на кнопку «Рабочая область для собрания» В правой части экрана отобразится панель подготовки рабочей области

17 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Создание рабочей области для встречи. После нажатия на кнопку «Создать» в области сообщения встречи появится запись об успешном создании узла встречи. После чего следует нажать на кнопку «Отправить»

18 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Создание заявок. После успешного создания приглашения на собрание, в автоматическом режиме открывается окно браузера содержащее информацию о встрече:

19 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Создание заявок. Формирование заявок производится в автоматическом режиме по нажатию на кнопку «Сформировать заявки» Дальнейшая работа производится с помощью ссылок, которые позволяют ввести информацию о внешних участниках, помощи ИТ службы, буфетного обслуживания.

20 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Создание заявок. Добавление внешних участников к встрече:

21 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Создание заявок. Примечание для буфетного обслуживания Примечание для IT службы Примечание для бюро пропусков Организатор встречи

22 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Создание заявок. Если в бюро пропусков приглашенному участнику выдают пропуск, организатору встречи приходит уведомление по почте о факте выдачи пропуска. Приглашенным на собрание сотрудникам приходит календарное приглашение с ссылкой на рабочую область собрания После проведения собрания, в случае, если были приглашены иностранные граждане, необходимо создать отчет о проведенной встрече.

23 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Работа с IT заявками. Вид календаря по встречам, для которых необходимо ИТ обслуживание:

24 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Работа с IT заявками. Щелкнув по записи в календаре можно просмотреть информацию о встрече, а так же то информацию о необходимом оборудовании и примечания:

25 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Работа с заявками на обслуживание буфета. Вид календаря с записями событий на текущий день:

26 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Работа с заявками на обслуживание буфета. Ниже на той же странице представлен список с формами заявок:

27 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Работа с заявками на обслуживание буфета. Щелкнув по ссылке в поле заявка, можно просмотреть и напечатать форму заявки:

28 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Работа с заявками на обслуживание буфета. На основании информации, хранящейся в заявках и записях о встречах формируется отчет установленной формы, который можно просмотреть щелкнув по верхней ссылке «Отчет по буфетному обслуживанию»

29 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Работа с заявками на обслуживание буфета. Имеется возможность автоматизиро- вать процесс получения уведомлений в случае заказа на буфет. Тогда при создании заявок, автоматически будут создаваться оповещения.

30 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Работа с заявками на пропуска. Перечень посетителей на сегодняшнюю дату, и заявки. В перечне посетителей содержится ссылка на заявку, в которой находится запись с информацией о посетителе.

31 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Работа с заявками на пропуска. Для обеспечения быстрого поиска по имени посетителя, в верхней части экрана находится поле ввода фильтра, в которое можно ввести часть имени посетителя и быстро найти заявку. Для вывода формы необходимо нажать на эту ссылку

32 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Работа с заявками на пропуска. Печатный вид формы заявки. В списке посетителей так же будет отмечен факт выдачи пропуска, а организатору встречи будет выслано письмо уведомление о выдаче заявки.

33 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Работа с отчетами. Список состоявшихся встреч, в записях которых отмечен факт наличия отчета:

34 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Работа с отчетами. При щелчке по ссылке, выводится форма в которой можно просмотреть информацию о встрече, и просмотреть отчет:

35 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Работа с отчетами. Сотрудник протокола может вывести отчет об иностранных гражданах присутствовав- ших на встречах за определенную дату, щелкнув по ссылке «Отчет о встречах с иностранными гражданами»

36 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Работа с отчетами. Можно вывести информацию о статистике бронирования переговорных, нажав на ссылку «Отчеты о встречах по переговорным»

37 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Преимущества системы. Повышение управляемости предприятием и сокращение непроизводительных затрат; Автоматизация управленческих функций; Автоматизация административных функций; Управление взаимоотношениями с коллегами, клиентами и партнерами; Сокращение затрат времени сотрудников и руководителей; Развитие корпоративной культуры; Рост конкурентных преимуществ. Это достигается за счет создания фактически единого информационного пространства (корпоративного портала), который оптимизирует коммуникации между сотрудниками, способствует автоматизации документооборота, упрощает доступ к необходимой информации, что особенно актуально для территориально-распределенных предприятий с разветвленной организационной структурой

38 Business Information eXperience Москва. Июнь 2008Система бронирования переговорных Телефон: +7 (495) Site: Адрес: г. Москва, Даниловская наб., д. 4, стр. 15 Спасибо за внимание! Для получения информации по цене обращайтесь: