Данная система является системой управления предприятием, описывающая бизнес- процесс с помощью документооборота, позволяющая планировать, исполнять и. - презентация

1 Данная система является системой управления предприятием, описывающая бизнес- процесс с помощью документооборота, позволяющая планировать, исполнять и контролировать хозяйственную деятельность предприятия, сравнивать фактическое исполнение с планом, строить оперативные, общехозяйственные и финансовые отчёты, имеющая возможность предоставлять информацию в максимально удобном виде, т.е. группировать её, сортировать, производить поиск и т.п. Всё это даёт реальную возможность увидеть любые мгновенные срезы фактической деятельности компании. Необходимые условия – это правильно введённая первичная документация. Введение Отчёты ПроформаPL-OUT…ЗаказПроект Фактический документооборот

2 Структурная схема документооборота T Проект склад Проект Credit Note Формирование проформ инвойсов Согласование с поставщиком В пути складская позиция Невозможность поставки Отказ от исполнения приложения Инвойс 1 Package List IN (PL-IN) 1 Склад Согласование с покупателем Package List OUT (PL-OUT) Склад отгрузки Инвойс 2 Проформа N Проформа 1 Инвойс 3 Инвойс 4 Инвойс N Недопоставка Допоставка Отказ поставки Package List IN (PL-IN) N Проформа 2 Проформы инвойсов Инвойсы PLINы Проекты

3 Модель идеального оборота 1.Создание проекта: Оператор принимает заказ у покупателя (по телефону или электронной почте) и вносит его в базу, т.е. базе создаётся так называемый «Проект». Как ещё один вариант, заказ может быть создан не по просьбе покупателя, а заказан на склад нашей компании для дальнейшей продажи его со склада. В этом случае в базе создаётся «Проект склад». Резюме: Формирование одного из двух видов документов: 1) «Проект Склад» - заказ товаров на наш склад. 2) «Проект» - заказ товаров по просьбе покупателя. После того как проект создан он окончательно согласовывается с покупателем.

4 Модель идеального оборота 2.После того как заказ окончательно согласован с покупателем следующий этап это выбор поставщиков для исполнения заказа. Для каждой позиции в заказе покупателя выбирается поставщик исходя из данных наличия, стоимости и качества товара. В итоге формируются списки позиций для каждого из поставщиков, выбранных для исполнения заказа. Эти списки в базе данных называются «Проформы инвойсов» или просто «Проформы». Таким образом заказ покупателя может быть размещён нескольким поставщикам для исполнения. Следующим этапом является согласование каждого созданного списка (проформы) с соответствующим поставщиком для исполнения. Если поставщик подтвердил заказ – «проформа» создана, заказ сделан. Резюме: «Формирование проформ инвойсов» и «согласование с поставщиком». На этом этапе происходит составление заказов для поставщиков - формирование проформ инвойсов (или просто проформ). Проформа - это списков товаров для заказа. Одна проформа может содержать заказы только для одного поставщика.

5 Модель идеального оборота 3.Т.к. проформа может содержать очень малое по объёму количество заказов, которые не выгодно транспортировать отдельно, поставщик ждёт пока наберётся достаточное количество товаров для комплектации и транспортировки. После того как комплект для транспортировки готов, помещён в транспортное средство и отправлен на промежуточный склад (в Европе), поставщик создаёт для нас уведомление со списком позиций, которые он отгрузил. Это уведомление называется «инвойс». Таким образом созданный в базе «инвойс» означает, что поставщик отгрузил заказ. Один «инвойс» может содержать в себе часть заказов одной проформы (если позиций достаточно много для отгрузки за один раз), всю её или заказы из нескольких проформ для одного поставщика. Резюме: Из каждой проформы формируются инвойсы. Как только набирается достаточное количество заказов из них формируется инвойс. Инвойс – это заказы помещённые в средство транспортировки и отправленные на склад в Европе. Инвойс может включать в себя либо часть проформы, всю её, либо несколько проформ.

6 Модель идеального оборота 4.С промежуточного склада в Европе наш заказ при помощи транспортного средства отправляется к нам либо на «склад», либо на «склад отгрузки», в зависимости от типа проекта. Если при создании проекта в качестве его типа был выбран «Проект», т.е. заказ делался по заявке покупателя, значит заказ едет на «Склад отгрузки». По проекту «Проект склад» заказ будет доставлен на «склад». В базе данных приход товара на «склад» или на «склад отгрузки» отражается созданием документа Package List IN(или PL-IN). Таким образом, если PL-IN создан, это означает что товар пришёл к нам на склад. Резюме: Из инвойсов формируется «Package List IN» (сокращённо PL-IN), когда товар со склада в Европе доставлен нашей фирме. Т.е. PL-IN означает что на Склад либо на Склад отгрузки был доставлен заказ.

7 Модель идеального оборота 5.Товары пришедшие на склад отгрузки подлежат выдаче покупателю. В базе выдача обозначается созданием документа «Package List OUT» (PL-OUT). Т.е. созданный PL-OUT означает, что заказ был отгружен покупателю. Резюме: Со Склада отгрузки формируются «Package List OUT» (PL-OUT). Это список товаров для заказчика. Созданный PL-OUT означает, что заказ был отгружен покупателю

8 Реальная модель Реальная модель оборота содержит в себе идеальную и показана на схеме голубыми (идеальная модель) и жёлтыми стрелками. В реальной модели появляются несколько нюансов описанные жёлтыми стрелками: 1.На этапе создания проформ инвойсов, когда проформа уже создана и происходит согласование с поставщиком, может оказаться, что выбранный поставщик по какой-либо причине не может поставить часть заказа из данной проформы. В этом случае формируется документ «Credit Note» и эта часть заказа снова отправляется на этап формирования проформ инвойсов для размещения у другого поставщика. В том случае если ни один из поставщиков не может принять заказ покупателя на выполнение формируется документ «Невозможность поставки» и покупателю отправляется «Отказ от исполнения приложения». 2.На этапе формирования PL-INов может оказаться что фактическое количество товаров в PL-INе не совпадает с планируемым (с количеством которое заказали). Другими словами по какой-то причине поставщик отгрузил в машину меньшее количество товара чем должен был или каким-то образом товары пропали в пути. В этом случае формируется документ «Недопоставка» и ситуация обговаривается с поставщиком. Если поставщик признал что недопоставка произошла по его вине, формируется документ «Допоставка» и недопоставленный товар снова попадает на этап «Согласования с поставщиком». Если поставщик утверждает, что с его стороны ошибок не было, то формируется документ «Отказ поставки» и недопоставленный товар отправляется на этап «Credit Note» и формируется соответствующий документ для дальнейшего размещения у другого поставщика.

9 На начальном этапе, этапе формирования документа «Проект», существует полезная возможность: после согласования проекта с покупателем не заказывать требуемый товар у какого-либо поставщика, а взять его на прямую со Склада, не доходя до этапа формирования проформ. Так же для заказа покупателя можно взять товар, заказанный по «Проекту складу» и находящийся в процессе оборота, т.е. товар, который заказан для Склада нашей фирмы но на Склад ещё не пришёл. Второй случай обозначен на схеме узлом «В пути складская позиция». На схеме данная возможность показана зелёными пунктирными стрелками. Дополнение

10 Возможности формы Main 1. Кнопка отчётов о которой будет более подробно рассказано далее 2. Кнопка Excel. Вывод таблицы в Excel. 3. Кнопка Inquiry. Создание запроса поставщику для согласования. 4. Кнопка Ввод Inquiry. Ввод запроса поставщику для согласования из Excel. 5. Нажатие на эту кнопку позволяет создавать и сохранять запросы к базе 1.Кнопка отчётов о которой будет более подробно рассказано далее. 2.Кнопка Excel. Вывод таблицы в Excel. 3.Кнопка Inquiry. Создание запроса поставщику для согласования. 4.Кнопка Ввод Inquiry. Ввод запроса поставщику для согласования из Excel. 5.Нажатие на эту кнопку позволяет создавать и сохранять запросы к базе 6.Кнопка создания нового проекта 7.Кнопка создания нового проекта склад 8.Панель перехода с этапа на этап обработки проекта от его создания до закрытия Таблица формы Main (так же как и таблицы всех остальных форм Treelogy) позволяет в максимально удобном виде просматривать информацию. Отличительной особенностью таблицы является возможность группировки по отдельным параметрам и по нескольким параметрам сразу. В данном случае группировка сделана по полям «Тема» и «Покупатель». На данном снимке мы выбрали только Фильтры сгруппированные по покупателям

11 Отчёты формы Main 3.Справочник товаров с их полным описанием, возможностью поиска, выводом в Excel, а так же справочники Моделей товаров, Категорий товаров и Валют. 4.Информация о том какие товары находятся на складе, в пути и на складе отгрузки (то что мы должны отгрузить покупателям). Просмотр состояния поставок 5.Оборотная ведомость с даты по дату. Показывает остаток на дату 1, приход и расход с даты 1 по дату 2, остаток на дату 2, себестоимость. 6.Назначение скидок от поставщика для проектов. 7.Создание исходящего платежа с того или иного расчётного счета. 8.Работа со списком Расчётных Счетов 1.Полная информация по всем поставщикам с возможностью поиска, просмотра полных взаиморасчётов и вывода в Excel 2.Полная информация по всем покупателям с возможностью поиска, просмотра полных взаиморасчётов и вывода в Excel

12 Отчёты Движение денежных средств Мы должны Отчёт по комиссии Нам должны На складе Показывает с какого расчётного счёта (или на какой расчётный счёт), от кого (или кому), по какому документу были произведены входящие (или исходящие) платёжи. Показывает сумму (отдельно по каждой валюте), которую нужно заплатить по комиссии клиенту, сколько уже заплатили и сколько всего нужно заплатить отдельно по каждому проекту, а так же суммарно для всех проектов одного клиента и суммарно по всем клиентам. Показывает сколько нам должны клиенты, сколько уже заплатили, сколько товаров им отгружено и на какую сумму, разницу между отгруженным и оплаченным по каждому из проектов, а так же суммарно по проектам одного клиента и по всем клиентам. Показывает товары находящиеся на складе, количество и фактическую накопленную стоимость с учётом курсовых разниц, а так же их суммарное количество и суммарную стоимость. Показывает сумму, которую осталось заплатить каждому из клиентов, а так же всю сумму, которую мы должны заплатить и то что уже заплатили отдельно по каждой валюте.

13 Пример формирования отчёта «На складе» Формирование отчёта происходит в 2 этапа: подсчитываются наименования поступившие на склад; из количества поступивших вычитаются списанные со склада. Рассмотрим более подробно каждый из этапов. I этап. Поступление на склад. 1) Отбираются только складские проекты (тип документа Проект Склад) 2) Отбираются позиции фактически попавшие на склад То что накладная создана не означает, что товар на складе. PL-IN имеет 2 состояния: 1 – когда он создан, 2 – когда оприходован. Именно по второму состоянию (оприходован) получается позиция на складе по количеству. 3) Подсчитываются цены позиций на складе (с/с) К цене за заказ, указанной в проформе и подтверждённой поставщиком, прибавляются затраты на фрахт и затраты на Т+Т(транспорт + таможня). Полученная сумма распределяется по всем позициям пропорционально весу. При этом оплата за фрахт распределяется пропорционально инвойсу, за Т+Т – пропорционально PL-IN. Формируются документы: - исходящее платёжное поручение на оплату инвойса; - исходящее платёжное поручение на оплату Т+Т. Таким образом для подсчёта количества позиций поступивших на склад используются 7 документов (выделены курсивом). проформа (заказ у поставщика с ценами и кол-вом) Проект складинвойс (отгрузка поставщиком из заказа) скидкаPL-IN (накладная поступления на склад) 1 - создан 2 - оприходован

14 Пример формирования отчёта «На складе» 2 II этап. Списание со склада. 2 варианта. 1) Остаток на складе. При создании нового Проекта (под заказ покупателя) происходит поиск соответствующих позиций под этот проект на складе и если они найдены, то эти позиции резервируются под проект покупателя. И в этом варианте отчёта мы увидим количество позиций на складе свободных под проект, т.е. количество позиций поступивших на склад минус количество зарезервированных под покупателя позиций. I – II (проект) = Остаток на складе свободных под продажу позиций. 2) Остаток на складе факт. В этом варианте отчёта мы увидим фактическое количество позиций на складе., т.е. количество позиций поступивших на склад минус количество позиций отгруженных покупателю (по документу PL-OUT). PL-OUT – накладная отпуска со склада. I – II (PL-OUT) = Остаток фактического количества позиций на складе без учёта зарезервированных. Пример: Поступило на склад 100 позиций. Зарезервировано под проект 10. Отгружено покупателю 3 (PL-OUT = 3). Вариант 1 = остаток на складе ( 90 = 100 – 10 ) Вариант 2 = остаток на складе факт (97 = ) Цена, по которой товар списан со склада, берётся по методу FIFO (первый приход, первый уход). Т.е. если на склад поступило 10 позиций из которых первые 2 пришли по цене 5 у.е, вторые 5 пришли по цене 7 у.е. и третьи 3 пришли по цене 6 у.е., то при списании 5 позиций 2 будут отгружены по цене 5 у.е. и ещё 3 по цене 7 у.е. Таким образом для подсчёта количества позиций списанных со склада используется ещё 1 документ, либо документ Проект либо документ PL-UOT, в зависимости от варианта списания.

15 Полное описание проекта Описание проекта удобно разделить на 3 Функционала. 1) Основная информация проекта включает в себя такие данные как: -Покупатель -Дата создания проекта -Номер проекта -Тема проекта -Менеджер, ведущий проект -Валюта, в которой ведётся проект Проект содержит определённое количество позиций. Каждая из позиций содержит информацию о самой позиции, клиенте, поставщике, ценах, количестве, скидках, сроках поставки и др. Над каждой позицией в отдельности и для всех позиций вместе существует набор действий, которые можно применить относительно этих позиций, эти действия доступны из контекстного меню проекта. Описание этих действий представлено на соответствующем рисунке. 2) Расчёты. Расчёты для всего проекта проводятся автоматически по нажатию одной единственной кнопки и занимают несколько секунд. При этом всегда существует возможность моментального перерасчёта всего проекта в любую валюту по выбору (Euro, $, Рубли) 3) Справочные возможности: - Ответы поставщиков Просмотр всех ответов поставщиков на каждую позицию проекта. - Перекрёстные ссылки Перекрёстные ссылки – список позиций которые когда-то продавались в других проектах и по каким ценам, т.е. история позиции в разных проектах. Так же показываются не только эти позиции, но и их аналоги. Общие данные Меню Расчёты Перекрёстные ссылки

16 Проекты

17 Обработка заказа

18 Согласование с поставщиком

19 Согласовано

20 Проформы инвойсов

21 Инвойсы

22 PLIN

23 Недопоставка

24 Невозможность поставки

25 Открытые проекты

26 Остатки на складе по клиентам

27 Реестр документов

28 Склад

29 Проект

30 Проформа инвойса

31 Инвойс

32 PLIN

33 Недопоставка

34 Отчёт: движение денежных средств

35 Отчёт: мы должны

36 Отчёт: отчёт по комиссии

37 Отчёт: нам должны

38 Отчёт: на складе

39 Отчёт Main: Поставщики

40 Отчёт Main: Покупатели

41 Отчёт Main: Товары

42 Отчёт Main: Движение по складу

43 Отчёт Main: Скидка от поставщика

44 Отчёт Main: Исходящий платёж

45 Отчёт Main: Расчётные счета

46 Отчёт Main: Баланс

47 Отчёт Main: Отчёты по товарам Назад

48 Описание проекта: Общие данные проекта Покупатель Дата создания проекта Номер проекта Тема проекта Менеджер, ведущий проект Проект в работе или уже закрыт Валюта, в которой ведётся проект

49 Описание проекта: Меню 6.Назначение минимальных цен производится сразу по всем позициям проекта. Для каждой позиции в отдельности устанавливается тот поставщик, который предлагает наименьшую цену данного товара.Назначение минимальных цен производится сразу по всем позициям проекта. Для каждой позиции в отдельности устанавливается тот поставщик, который предлагает наименьшую цену данного товара. 7. На складе. Показывает список позиций, которые уже есть на складе и подходят под данный проект, т.е. их можно взять со склада не заказывая у поставщика. На складе. Показывает список позиций, которые уже есть на складе и подходят под данный проект, т.е. их можно взять со склада не заказывая у поставщика. 8.Показывает список товаров подходящих под данный проект, которые были заказаны по Проекту Склад и находятся в пути. Из этого списка можно взять необходимое количество позиций для данного проекта.Показывает список товаров подходящих под данный проект, которые были заказаны по Проекту Склад и находятся в пути. Из этого списка можно взять необходимое количество позиций для данного проекта. 9.Назначение скидки для позиций проекта.Назначение скидки для позиций проекта. 1.Кнопка Расчёты отображает панель с помощью которой производятся все расчёты проекта.Кнопка Расчёты отображает панель с помощью которой производятся все расчёты проекта. 2.Посмотреть ответы поставщиков по позиции в проекте, т.е. цены на товар предлагаемые различными поставщикамиПосмотреть ответы поставщиков по позиции в проекте, т.е. цены на товар предлагаемые различными поставщиками 3.Объект может быть составным и структура показывает его составные части.Объект может быть составным и структура показывает его составные части. 4.Посмотреть аналогичные товары по каталогу, с другими номерами.Посмотреть аналогичные товары по каталогу, с другими номерами. 5.Назначить поставщика для выбранной позиции проекта.Назначить поставщика для выбранной позиции проекта

50 Описание проекта: Расчёты Коэффициенты для расчёта цены товара с учётом основных параметров (расходов на фрахт, транспорт, таможню, банк, комиссии) Возможность моментального перерасчёта всего проекта в любую валюту по выбору (Euro, $, Рубли) Кнопка запуска расчёта

51 Описание проекта: Перекрёстные ссылки Перекрёстные ссылки – список позиций которые когда-то продавались в других проектах и по каким ценам, т.е. история позиции в разных проектах. Так же показываются не только эти позиции, но и их аналоги.

52 Конец (Вернуться к началу)