Компания IT InCo Представляет Инструмент для автоматизации делопроизводства и документооборота Вашей компании IncoFlow v 2.01. - презентация

1 Компания IT InCo Представляет Инструмент для автоматизации делопроизводства и документооборота Вашей компании IncoFlow v 2.01

2 InCoFlow Возможности системы InCoFlow Канцелярия Делопроизводство Архивное хранение Инструментарий для управления деятельностью сотрудников Интеграция с информационными системами

3 InCoFlow Преимущества системы InCoFlow Серверная лицензия Универсальность Открытость Простота эксплуатации Интеграционная технология Низкие затраты на организацию рабочего места Поддержка внедрения, сопровождения и развития Обучение Техническая поддержка

4 InCoFlow Функционал системы InCoFlow IncoFlow Архив системы Согласование документов Обработка входящей и исходящей корреспонденции Выдача поручений и контроль их исполнения Корпоративный форум Учет и ведение паспортов объектов обслуживания Заказ пропусков на вход в здание

5 Документооборот и делопроизводство На примере регистрации и согласования документа, рассмотрим типичные операции документооборота

6 В канцелярию поступил новый документ, который необходимо зарегистрировать. Для этого сотрудник канцелярии входит в систему и в меню системы выбирает пункт «Служебная корреспонденция»/«Входящие документы» и регистрирует документ: нажав кнопку "Зарегистрировать документ" - откроется карточка документа. КанцелярияНачальник отдела Утверждающее лицо Исполнитель

7 Сотрудник канцелярии заполняет поля карточки входящего документа. Входящий номер документа присваивается автоматически (настраиваемая опция) Входящий номер документа присваивается автоматически (настраиваемая опция). Если поле «Резолюция» не будет заполнено, то документ поступит на вынесение резолюции и будет виден в папке «Требуют рассмотрения». Если поле «Резолюция» будет заполнено, т.е. она уже вынесена до регистрации документа – он поступит на исполнение и будет виден в папке «Требуют исполнения» В поле «Файл» указывается ссылка на файл документа. Если файлов несколько и их необходимо зарегистрировать как документарный комплект, то нужно нажать на ссылку «Приложения» и там ввести ссылки на файлы остальных документов. КанцелярияНачальник отдела Утверждающее лицо Исполнитель

8 Корреспондент, как правило, выбирается из списка корреспондентов (список вызывается нажатием на ссылку «(из справочника)» в названии поля). Корреспонденты в списке могут быть сгруппированы в различные группы. КанцелярияНачальник отдела Утверждающее лицо Исполнитель

9 Документ может быть поставлен на контроль. Для этого необходимо включить кнопку «Контроль» и ввести срок исполнения в поле «Срок исполнения» КанцелярияНачальник отдела Утверждающее лицо Исполнитель

10 Сотрудник канцелярии может просмотреть уже зарегистрированные документы в системе через пункт меню «Журнал регистрации». При выборе любой записи в списке документов в нижней части окна появится подробная информация о документе с кнопкой, по которой можно открыть карточку документа. В карточке документа автоматически отмечается маршрут прохождения документа и состояние документа. КанцелярияНачальник отдела Утверждающее лицо Исполнитель

11 Начальник отдела, которому документ поступил для вынесения резолюции, получит уведомление по электронной почте после регистрации документа и, войдя в систему в папку меню «Служебная корреспонденция»/«Требуют рассмотрения», сможет найти в списке этот документ, а так же просмотреть его карточку. КанцелярияНачальник отдела Утверждающее лицо Исполнитель

12 В карточке документа указаны все его реквизиты, а так же состояние документа и маршрут его прохождения, т.е. когда и какому сотруднику был передан документ и какие решения этот сотрудник вынес по документу. Помимо этого, в карточке документа сохраняются все ссылки на поручения по документу (когда, кем и кому были вынесены), а так же информация об исполнении, включая ссылку на отчет об исполнении. КанцелярияНачальник отдела Утверждающее лицо Исполнитель

13 Начальник отдела, может внести какие-либо изменения в карточку - кнопка "Внести коррективы в карточку", вернуть документ в канцелярию с комментариями, если этот документ поступил к нему не по адресу, либо вынести резолюцию, нажав кнопку "Вынести резолюцию". Откроется окно "Сформировать резолюцию", в котором он вносит резолюцию, например, Согласовать документ и указывает исполнителя и срок. КанцелярияНачальник отдела Утверждающее лицо Исполнитель

14 В окне "Сформировать резолюцию", Начальник отдела вносит резолюцию, например, «Согласовать документ» и указывает исполнителя и срок. Документ поступит исполнителю в папку "Требуют исполнения" (одному или нескольким) КанцелярияНачальник отдела Утверждающее лицо Исполнитель

15 Если Начальник отдела, сам не может вынести резолюцию - он может через систему Выдачи поручений и контроля их исполнения, выдать поручение своим подчиненным, например, «Подготовить резолюцию». Подчиненные, войдя в папку «Требуют рассмотрения», смогут подготовить резолюцию, нажав кнопку «Подготовить резолюцию». Начальник отдела в папке «Резолюции, требующие утверждения» ее сможет просмотреть, утвердить, либо отправить на доработку. КанцелярияНачальник отдела Утверждающее лицо Исполнитель

16 После вынесения резолюции документ поступает на исполнение – все исполнители получат уведомление по электронной почте. Исполнитель входит в систему и в папке «Требуют исполнения» сможет ознакомиться со списком документов, переданных ему на исполнение. КанцелярияНачальник отдела Утверждающее лицо Исполнитель

17 Выбрав в списке нужный документ, Исполнитель может просмотреть информацию о выданном ему поручении. КанцелярияНачальник отдела Утверждающее лицо Исполнитель

18 А так же ознакомиться с карточкой документа. КанцелярияНачальник отдела Утверждающее лицо Исполнитель

19 Исполнитель может просмотреть документ, как сохранив его у себя на компьютере….. КанцелярияНачальник отдела Утверждающее лицо Исполнитель

20 … так и просмотрев его непосредственно в системе. КанцелярияНачальник отдела Утверждающее лицо Исполнитель

21 Исполнитель, после изучения документа, размещает его в системе согласования в папке «Подготовка», нажав кнопку «Создать документ» и заполняет открывшуюся карточку. Так как у него уже есть документ, то Исполнитель не создает документ по шаблону, а прикрепляет уже существующий файл (нужно включить кнопку «Файл проекта документа» и нажать кнопку «Browse…». При необходимости, можено добавить файлы приложений к документу. КанцелярияНачальник отдела Утверждающее лицо Исполнитель

22 Дальше Исполнитель запускает на согласование по стандартному (ранее введенному в систему) маршруту – кнопка «Запустить согласование» или создает новый маршрут согласования документа на основе стандартного – кнопка «Задать маршрут согласования». И в том и в другом случае откроется окно, в котором показан маршрут согласования документа. КанцелярияНачальник отдела Утверждающее лицо Исполнитель

23 Согласующее или Утверждающее лицо, войдя в систему увидит данный документ в паке «Требует рассмотрения» в меню модуля согласования документов. Он может ознакомиться с документом, открыв его карточку и просмотрев документ. После ознакомления Согласующее или Утверждающее лицо может вынести решение выбрав пункт меню «Вынести решение». Если решение будет выбрано – «Не согласовано» или «Не утверждаю», то документ вернется на доработку исполнителю с комментариями и внесенными изменениями. КанцелярияНачальник отдела Утверждающее лицо Исполнитель

24 В карточке документа указан список всех согласующих лиц, вынесенное каждым решение, а так же отмечено согласующее лицо, у которого в данный момент документ находится на рассмотрении. При согласовании документа сохраняется вся история его прохождения по маршруту и отображается в карточке документа. КанцелярияНачальник отдела Утверждающее лицо Исполнитель

25 Так же, Согласующее или Утверждающее лицо может внести свои замечания или комментарии непосредственно в текст документа (если предоставлены соответствующие права доступа), который открывается в текстовом редакторе. КанцелярияНачальник отдела Утверждающее лицо Исполнитель

26 Вынесение решения происходит нажатием кнопки «Вынести решение» и заполнением полей открывшегося окна «Вынесение решения». КанцелярияНачальник отдела Утверждающее лицо Исполнитель

27 После согласования документа исполнитель предоставляет информацию об исполнении поручения через систему «Выдачи поручений и Контроля их исполнения» КанцелярияНачальник отдела Утверждающее лицо Исполнитель

28 Для отчета об исполнении Исполнитель нажимает кнопку «Представить информацию об исполнении» - откроется окно, в котором необходимо внести либо краткий отчет об исполнении поручения, либо прикрепить файлы документов. КанцелярияНачальник отдела Утверждающее лицо Исполнитель

29 Начальник отдела видит информацию об исполнении в папке «Представлена информация об исполнении». Рассмотрев отчеты о выполнении поручения, Начальник отдела может подтвердить исполнение или вернуть поручение на доработку. КанцелярияНачальник отдела Утверждающее лицо Исполнитель

30 Информация об исполнении поручения будет отражена как в карточке поручения, так и в карточке документа. КанцелярияНачальник отдела Утверждающее лицо Исполнитель

31 Вид карточки документа после исполнения всех поручений по документу. КанцелярияНачальник отдела Утверждающее лицо Исполнитель

32 После принятия отчета, Начальник отдела заполняет отчет для канцелярии с помощью пункта меню «Внести отметку об исполнении» после чего документ отправляется в Канцелярию в папку «Представленная информация об исполнении» КанцелярияНачальник отдела Утверждающее лицо Исполнитель

33 Сотрудник Канцелярии в паке «Представлена информация об исполнении» может ознакомиться с отчетом об исполнении поручения и вынести решение либо принять отчет либо отправить на доработку. КанцелярияНачальник отдела Утверждающее лицо Исполнитель

34 Подтверждение исполнения поручения по документу (кнопка «Принять отчет») КанцелярияНачальник отдела Утверждающее лицо Исполнитель

35 Сотрудник канцелярии, после подтверждения исполнения поручения, делает отметку об исполнении в карточке входящего документа (кнопка «Исполнено»). КанцелярияНачальник отдела Утверждающее лицо Исполнитель

36 В папке «Исполнение поручения принято» сотрудник Канцелярии сможет отправить корреспонденту измененный документ на согласование как исходящий (кнопка «Отправить исходящий») – откроется окно регистрации исходящего документа. КанцелярияНачальник отдела Утверждающее лицо Исполнитель

37 Сотрудник Канцелярии после заполнения карточки исходящего документа может при необходимости поставить отметку об отправке или внести корректировки в карточку в пункте меню требуют отправки КанцелярияНачальник отдела Утверждающее лицо Исполнитель