Как не делать лишнюю работу: правила описания и оптимизации бизнес-процессов для финансового отдела. - презентация

1 Как не делать лишнюю работу: правила описания и оптимизации бизнес-процессов для финансового отдела

2 Выступает Наталья Данилова Тел.: (495) Советник генерального директора по экономике и финансам ГК «КорпусГрупп» 2

3 Причины начала описания и оптимизации процессов финансовой службы Выявленные проблемы: Деятельность управленческой надстройки неэффективна: Нет уверенности, что вся система служит достижению целей компании Неоправданно дорога Непрозрачна При этом нет четких критериев оценки или даже интуитивного понимания эффективности работы управленческой надстройки. А ведь «что не измеряется, то не управляется». Основными задачами в свете этих проблем стали: Определение функционала управления (вплоть до конкретного описания действий) Построение системы таргетирования в компании и привязка конкретных описанных процессов к целям Определение структуры трудозатрат управленческой надстройки (процессы для бизнеса, процессы контроля или самообеспечения управления)

4 Экономический эффект внедрения процессного подхода в управлении Прямой экономический эффект повышает эффективность аппарата управления поддается точной оцифровке в рублях Косвенный экономический эффект повышает эффективность объекта управления не поддается вычленению и оцифровке через изменение схем процессов: 1)Устранение дублирования и «лишних» операций 2)Замена дорогостоящих исполнителей на более дешевых 3)Автоматизация через регламентацию процессов: 1)Распределение зон ответственности 2)Сокращение общей длительности процесса 3)Определение точек контроля 4)Защита от ошибок – «человеческого фактора» 5)Оптимизация документационного сопровождения процесса (повышение точности, снижение затрат)

5 Пять правил процессного подхода в «КорпусГрупп» ПравилоИнструментЭффект Определяем цели процессов – не делаем «ненужные» компании процессы Карта процессовПривязка процессов к целям (управление по целям) Закрепляем роли в процессах – не делаем чужую работу Каталог процессов Распределение зон ответственности Устранение дублирования и «лишних» операций Прописываем пошаговый порядок действий – не теряем время на придумывание, что и как делать Альбом схем процессов Обеспечение прозрачности Формирование базы знаний компании Стандартизация и тиражирование Сокращение общей длительности процесса Создаем стандартные формы документов – не разрабатываем формы каждый раз заново Альбом бланков и форм документов Оптимизация документационного сопровождения процесса (повышение точности, снижение затрат) Управляем трудозатратами на процесс – следим за эффективностью процессов Расчетчик трудозатрат на процессы Инструмент моделирования и оценки деятельности структур компании

6 Правило 1. Определение целей процессов Карта целей компании – графическое отражение взаимосвязи стратегических замыслов с задачами. Декомпозирует цели компании до уровня выходов (результатов) процессов. Цель должна быть: S (specific) – конкретная M (measurable) – измеримая A (achievable) – достижимая R (realistic) – реалистичная T (time limited) – определена во времени Определение целей процессов Выделение процессов, направленных на достижение целей компании Устранение «ненужных» компании процессов

7 Правило 2. Закрепление ролей в процессах Закрепление ответственности за исполнение процессов Распределение зоны ответственности Исключение дублирования исполнения операций Каталог процессов – перечень всех процессов Компании с указанием владельцев, спонсоров, аудиторов и целей процессов.

8 Правило 3. Описание пошагового порядка действий Схема процесса – нормативный документ, где обозначены: Цель процесса, KPI Порядок выполнения процесса до уровня операций Ответственный за результат процесса (владелец) Исполнители операций Документы, сопровождающие процесс Затраты времени на выполнение операций Закрепление порядка выполнения процесса и исполнителей операций Унификация процесса во всех подразделениях Сокращение времени на исполнение процесса

9 Правило 4. Создание стандартных форм документов Унификация используемых форм документов Уменьшение количества возможных ошибок при составлении документов Снижение затрат на изготовление документов Форма документа – это документ, содержащий некоторую неизменяемую часть документа.

10 Правило 5. Управление трудозатратами на процесс Проведение стоимостного анализа процессов Определение нормативных трудозатрат и нормативного количества штатных единиц АУП Понимание, какие процессы следует оптимизировать в первую очередь Распределение процессов между исполнителями для равномерной загрузки Расчетчик трудозатрат – уникальная разработка компании «КорпусГрупп». Содержит перечень множителей – параметров, от которых зависят трудозатраты конкретной должности, и перечень процессов и операций, на которые эти параметры влияют.

11 Итоги внедрения стандарта и моделирования трудозатрат в финансовой службе В 2011 году в финансовой дирекции группы компаний «КорпусГрупп» стартовал проект «Ритмичность ФД», что позволило оптимизировать и стандартизировать деятельность и сократить затраты на АУП финансовой службы Расчет фактических трудозатрат Стандартизация процессов Устранение дублирования и «лишних» операций Устранение «ненужных» компании процессов - 15% затрат на АУП

12 Пример описания процесса Процесс «Составление смет» Как стало Возможность автоматически контролировать расходы компании и исполнение бюджета через сметы Автоматизация процесса (процесс занимает 3 дня) Снижение трудозатрат финансовой службы, так как часть операций перераспределена на заявителей платежа, которые поддаются точной оцифровке в рублях Как было Все было в ручном режиме, согласование смет занимало около недели, само составление – 2 дня плюс сведение информации по всем филиалам и компаниям – еще минимум 3 дня Каждый раз смежные подразделения были в недоумении, что с них требуют документы и заставляют что-то делать

13 Спасибо за внимание! Подробнее об оптимизации бизнес-процессов в «Системе Финансовый директор»: Как быстро перестроить бизнес-процессы компании С чего начать составление технического задания на реорганизацию управленческого учета Как подготовиться к централизации вспомогательных служб в группе компаний

14 Ваш персональный VIP-доступ к «Системе Финансовый директор» vip.1fd.ru Составьте свое мнение о первой финансовой справочной системе, созданной специально для финансовых директоров 14