Spellabs it.company c 2004 Электронный документооборот и управление поручениями. - презентация

1 spellabs it.company c 2004 Электронный документооборот и управление поручениями

2 spellabs it.company c 2004 План презентации О нашем опыте Документооборот Управление поручениями Вопросы и ответы

3 spellabs it.company c 2004 Наш опыт Основные интересы и компетенции: Разработка корпоративных портальных решений Внедрение систем и методологии анализа данных Более 20 клиентов в области корпоративных порталов

4 spellabs it.company c 2004 Документооборот Автоматизация типовых процессов документооборота

5 spellabs it.company c 2004 Основные потоки документов документы от контрагентов, гос учреждений Входящие документы Исходящие документы Внутренние документы приказы, распоряжения, протоколы, решения, акты, докладные записки Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот организации документы контрагентам

6 spellabs it.company c 2004 Оперативная обработка поступающей и отправляемой документации Согласование документов на всех этапах исполнения от инициатора до подписания руководителем структурного подразделения Контроль выполнения и отчетность Обеспечение юридически значимого документооборота Обеспечение совместной работы Построение электронного архива Документооборот – решаемые задачи

7 spellabs it.company c 2004 Примеры групп документов Входящие документы Исходящие документы Внутренние документы Организационно-регламентные документы Договоры, Соглашения + Любые, настраиваемые клиентом Роли Секретарь Руководитель Сотрудник Структура системы

8 spellabs it.company c 2004 Входящие документы Новый На резолюции Ожидает исполнения На исполнении На проверке ВыполненоОтказано Просрочено Типовые группы документов

9 spellabs it.company c 2004 Исходящие документы Новый Ожидает согласования На согласовании Согласовано Отказано в согласовании Готово к подписи ПодписаноОтправлено Типовые группы документов

10 spellabs it.company c 2004 Новый Ожидает согласования На согласовании Согласовано Готово к подписи Подписано На исполнении Выполнено Организационно-регламентные документы Инструкция Положение ПриказПротокол РегламентРаспоряжение Командировкаи другие Типы документов Типовые группы документов

11 spellabs it.company c 2004 Договоры, Соглашения Новый Ожидает согласования На согласованииСогласовано Готово к подписи Подписано Договор Соглашение Приложение к договору Счет Платежное поручение и другие Типы документов Типовые группы документов

12 spellabs it.company c 2004 Внутренние документы Новый Ожидает резолюции Ожидает исполнения На исполненииНа проверкеВыполнено Докладная Объясните льная Справка Акти другие Типы документов Типовые группы документов

13 spellabs it.company c 2004 Дополнительные примеры маршрутов Приказы/ Распоряжения Специалист структурного подразделенияСоздает документ 1 Директор департамента / начальник управления / начальник отдела – произвольный начальник Проверяет документ на корректность 2 Директора / начальники – произвольные начальники заинтересованных структурных подразделении Проверяет документ на корректность 3 Начальник канцелярии – произвольный начальник Проверяет документ на корректность 4 Курирующий заместитель председателя правления – произвольный начальник Проверяет документ на корректность 5 Председатель правления / Курирующий заместитель председателя правления – произвольный начальник Подписывает документ 6 Начальник канцелярии – произвольный начальник Принимает на исполнение/озн акомление 7 Архивариус Переводит в архив

14 spellabs it.company c 2004 Дополнительные примеры маршрутов Финансовые документы (платежи/счета/бюджеты/закупки...) Специалист структурного подразделенияСоздает документ 1 Директор департамента / начальник управления / начальник отдела – произвольный начальник Проверяет документ на корректность 2 Уполномоченный специалист Управления делами Принимает на исполнение/озн акомление 3 Директора / начальники – произвольные начальники заинтересованных структурных подразделении Проверяет документ на корректность 4 Курирующий заместитель председателя правления – произвольный начальник Проверяет документ на корректность 5 Уполномоченный специалист Управления делами Передает на исполнение/озн акомление 6 Начальник Управления учета административно- хозяйственных операций – произвольный начальник Принимает на исполнение/озн акомление

15 spellabs it.company c 2004 Дополнительные примеры маршрутов Акты (о проделанной работе/о внедрении /…) Специалист заказчика работСоздают документ 1 Руководитель структурного подразделения заказчика – произвольный начальник Проверяет документ на корректность 2 Директора / начальники – произвольные начальники заинтересованных структурных подразделении Проверяет документ на корректность 3 Руководитель структурного подразделения исполнителя – произвольный начальник / Ответственный сотрудник за исполнение работ Проверяет документ на корректность

16 spellabs it.company c 2004 Интерфейс

17 spellabs it.company c 2004 Интерфейс – список документов Настраиваемые этапы работы с документом Удобный интерфейс для поиска и отбора документов Настраиваемые типы и шаблоны документов

18 spellabs it.company c 2004 Интерфейс – структура компании Портал документооборота знает о структуре подчиненности

19 spellabs it.company c 2004 Настройка цепочки согласования документа Этапы по должностям

20 spellabs it.company c 2004 Настройка цепочки согласования документа

21 spellabs it.company c 2004 Документооборот – запуск согласования Запуск согласования

22 spellabs it.company c 2004 Документооборот – запуск согласования Цепочка согласования. Выбираем вручную или система заполняем сама Пишем комментарий для всех согласующих Указываем срок и наблюдателей

23 spellabs it.company c 2004 Документооборот –карточка документа Можно настраивать поля документа Можно настраивать поля документа Можно обсуждать документ Можно обсуждать документ

24 spellabs it.company c 2004 Удобный интерфейс для поиска и отбора документов Документооборот - документ Созданный по шаблону документ и его атрибуты

25 spellabs it.company c 2004 Документооборот - версии Сравнение версий Протокол изменений

26 spellabs it.company c 2004 Документооборот – календарь документов

27 spellabs it.company c 2004 Управление поручениями Повышение эффективности работы сотрудников за счет автоматизации ведения планов и исполнения поручений

28 spellabs it.company c 2004 Управление поручениями – решаемые задачи Централизованное планирование проектов Контроль сроков выполнения Сокращение потерь времени Обеспечение совместной работы Оперативность коммуникаций

29 spellabs it.company c 2004 Управление поручениями - особенности Интеграция с организационным справочником компании Настраиваемые KPI Интеграция с MS Office Добавление задач в два клика Контроль сроков Обсуждение проектов Ведение справочников

30 spellabs it.company c 2004 Управление поручениями - модель

31 spellabs it.company c 2004 Управление проектами и задачами – проект Сводка поручений по проекту Общие сведения о проекте Проектные документы Расширенные сведения о проекте

32 spellabs it.company c 2004 Управление проектами и задачами – совещание Участники Поручения

33 spellabs it.company c 2004 Управление проектами и задачами – личный раздел

34 spellabs it.company c 2004 Общие сервисы и справочники на портале Вспомогательные модули на портале

35 spellabs it.company c 2004 Портал– кадровый справочник

36 spellabs it.company c 2004 Портал– кадровый справочник Зав. кафедрой Проректор

37 spellabs it.company c 2004 Портал– сервис бронирования ресурсов

38 spellabs it.company c 2004 Портал– планирование отпусков

39 spellabs it.company c 2004 Портал – планирование командировок

40 spellabs it.company c 2004 Спасибо за внимание