E-Sened v.2 © R.I.S.K. 2006 e-Sənəd Elektron Sənəd Dövriyyəsi Sistemi. - презентация

1 e-Sened v.2 © R.I.S.K e-Sənəd Elektron Sənəd Dövriyyəsi Sistemi.

2 e-Sənəd istifadə etdikdə nə əldə edirsiniz Məlumatın mərkəzləşmiş şəkildə saxlanması Yüksək təhlükəsizlik Operativlik Məlumatın çevik dövriyyəsi Vəsaitlərə və resurslara qənaət Lazım olan məlumatın tez axtarışı Uzaqdan idarə etmə imkanı

3 e-Sənəd strukturu Sənədlərin hərəkətinə nəzarət Sənədlərin saxlanması Sənədlərin icra olunmasına nəzarət İstifadəçilərin qeydiyyatı və səlahiyyətlərin verilməsi Kadrlar haqqında məlumat Təşkilatın iyerarxik quruluşu Xəbərlər Tapşırıqlar Diskussiyalar

4 e-Sənəd imkanları Ведения справочников таких как: справочник внешних контактов юридических и физических лиц, стран, городов, Введения структуры организации в виде отделов и работников с возможностью аутентификации каждого работника, делегирования прав другому работнику, Регистрации входящей, исходящей и внутренней документации для организации совместной работы и маршрутизации пути движения документов Автоматизацию приёма и регистрации факсов, писем в виде сканированных изображений, Организацию движения документа по заранее созданным или изменяемым маршрутам, ведение контроля над документом, архивацию и поиск необходимых документов, Систему выставления резолюций с использованием стандарта электронной подписи, Систему выдачи письменных и голосовых поручений и контроля над их исполнением, Архивацию документов, Организацию поиска по документам, а также по электронным вложениям, Мультиязычность с возможностью добавления новых языков, Поддержку стандартов UNICODE, Возможность дополнительного конфигурирования, Интуитивно-понятный интерфейс и др. Prosedurlar

5 Ana səhifə Ana səhifədən müxtəlif məlumat bazalarına girilir. Sizin təşkilatınızın loqotipi Daxili məlumat bazası: Kadrlar və idarə etmə funksiyaları. Xarici kontaktlar və təşkilatlar haqqında məlumatın saxlanılmasını təşkil edir. Dəftərxanada sənədlərin qeydiyyatı və onların işlənməsi qaydaları. Kabinet səviyyəsində sənədlərlə əsas iş təşkil olunur. 1 pilləli arxivləşdirilmə Tapşırıqlar bazasında tapşırıqların verilməsi və nəzarəti təşkil olunur. Faksların və məktubların qeydiyyat bazası. Xəbərlər yaradılması və yayılması. Prosedurların və qaydaların konfiqurasiyası. Elektron poçt Diskusiyalar təşkili və aparılması.

6 Baş təşkilatların siyahısıKadrlar şöbəsinin qovluqlarıHər bir istifadəçinin kartında 200 bənd məlumat saxlanılır. Təşkilatın iyerarxiyası İşçilərin siyahısıObiri məlumat bazalarına çevik keçid Daxili məlumat bazası.

7 При создании типа документа, заполняя соответствующие поля, мы закладываем в него необходимые условия процедур для данных типов документов. Задаем имя маршрута и порядок пользователей в маршруте. Создав однажды шаблон маршрута мы в дальнейшем не будем тратить время на создание порядка пользователей. Создание процедур осуществляется путём создания шаблонных документов, в которых заложена информация о правах доступа и движении документов, созданных на основе данного шаблона. Prosedurların yaradılması və sənədlərin qeydiyyatı После создания маршрута мы создаём тип документа Мы можем определить: Имя типаВозможность изменения маршрута в дальнейшемНеобходимость утверждения со стороны начальника секретариатаКод типа документаКатегорию документаМаршрут движенияСрок исполнения в дняхИспользовать расширенные настройкиОпределить список ответственных лицКоличество дней до архивацииПринцип нумерацииСписок людей с правом чтенияВозможность общего использования данного шаблона 1.Vəli Sadıxov 2. Emin Qurbanov

8 Prosedurların yaradılması və sənədlərin qeydiyyatı После заполнения полей типа документа мы можем определить: И файловые шаблоны документов этого типа.Дополнительные поля. При создании файловых шаблонов из документов MS Word вы можете использовать специальный инструмент создания заполняемых полей для последующей автоматической генерации документов при регистрации

9 Qeydiyyat kartın əsas sahələrini doldurandan sonra sənədin tipinə məxsus olan əlavə sahələr doldurula bilər və sonra əlavə olunmuş fayl şablonları yaradıla bilər. Таким образом: Сокращается время на создание типовых документов Стандартизируются документы по организации Сокращается время на регистрацию документации Создание процедур и регистрация документов После создания типов документов регистрацию документов можно производить буквально несколькими движениями мыши. При этом регистратор может и не знать какие процедуры соответствуют этому документу, ему достаточно просто выбрать соответствующий тип документа. Sənədin tipi seşiləndən sonraПосле выбора типа документа автоматически заполняются поля маршрута, ответственных, списки с доступом чтения, крайняя дата рассмотрения и др. Регистратору остаётся заполнить только специфичные для данного документа поля.

10 Siyahıları dəyişmək Reestrlər göndərən təşkilatların adı əsasında qruplaşdırılmış qovluqlardır Cavabdeh şəxslərin səlahiyyətləri Prosedur imkanları Sənədin istifadə dövrü başa çatdıqda cavabdeh şəxs sənədi arxivləşdirə və ya bunun əsasında göndəriləsi sənəd yaratmaq üçün xarici sənəd kimi qeydiyyat növbəsinə qoya bilər. Hər Qeydiyyat Kartı Bequnok şəklində göstərilir. İcraçı aşağıda göstərilən imkanlara malikdir. Qoyulmuş fayllar ilə iş. QK marşrut ilə göndəriləndən sonra istifadəçilər səlahiyyətləri çərçivəsində müvafiq qovluqlarda sənədləri görə bilirlər. Fayla baxmaqFayla dəyişikliklər daxil etməkFaylı təcrid etməkXarici kimi qeydiyyata salmaq üçün növbəyə qoymaq. QK siyahıları Yeni fayl əlavə etmək və ya olan faylın yeni nüsxəsini yaratmaq Dərkənar qoymaqMəsləhət verməkTəlimat vermək Faylları rəqəmli qol ilə təsdiq etməkBağlanmış tapşırıqlar vermək Sənədlər ilə iş Fariz orucovEmin Mamedov Qovluqlar səlahiyyətlər əsasında çeşidləndirilib

11 Diskussiyalar bazasında birgə müzakirələr aparıla bilər. e-Sənəd aşağıda göstərilən birgə iş vasitəçiləri daxil olunmuşdur: Sistemin digər modulları Elektron poçt ESDS ilə inteqrasiya olunub və sənədlər üzərində gedən iş haqqında Emeyl vasitəsi ilə xəbərdarlıq etmək nəzərdə tutulub. Tapşırıqlar bazasında yazılı və ya səs vasitəsi ilə verilən tapşırıqların verilməsi və nəzarətini təmin olunur. Xəbərlər bazası təşkilat üzrə xəbərlərin yaradılmasını və baxılmasını təmin edir. Fakslar və məktublar bazası kağız şəklində daxil olan sənədlərin skaner vasitəsi ilə sistemə daxil olunmasını təmin edir. Konfiqurasiya bazası sistemin əsas qaydalarının qoyulmasını təmin edir. Bundan başqa burada çox dilli mexanizmin quraşdırılması nəzərdə tutulub.

12 e-Sənəd in üstünlükləri Sadə və rahat interfeys. Çoxdillilik. Müştəriyə özəl iş prosedurları yaratmaq imkanları. MS Office ilə sıx inteqrasiya. Mövcud sistemlərlə inteqrasiya imkanları. Sistemin asan idarə olunması. Yüksək təhlükəsizlik. 2 səviyyəli arxivləşdirmə. Və s.

13 e-Sənəd-in müştəriləri. e-Sənəd-in tətbiqi: 2004 ildə Azərbaycan Respublikasının Nazirlər Kabinetində, 2005 ildə Azərbaycan Respublikasının Standartlar və Metrologiya komitəsində, 2006 ilin iyun ayında Azərbaycan Respublikasının Xarici İşlər Nazirliyi üçün 2- ci versiya istifadəyə verilib, 2006 ilin avqust ayından Azərbaycan Respublikasının Nəqliyyat Nazirliyində ilin avqust ayından etibarən AZAL da təkmilləşdirmə və quraşdırma işləri başlanmışdır.

14 ESDS-in iqtisadi əsaslandırılması il 29 may tarixli Gartner Groupun C-JET-251 hesabatına əsasən hər bir blankın ömür dövrün dəyəri $90 təşkil edir. $4 – blankın tərtibatı və çap olunmasına. $12 – işçilərin blankın saxlanmasına və axtarışına sərf etdiyi məbləğ. $74 - işçilərin blankın doldurulmasına, razılaşdırılmasına və yayılmasına sərf olunan məbləğ. Hər bir işçi il ərzində təxminən 100 blank üzrə iş aparır. 300 nəfərdən ibarət olan şirkət üçün karguzarlıq işin dəyəri təşkil edir 300 x 100 x 90= $2,700,000 Tərtibata, təlimə və dəstəklənməyə sərf olunacaq məbləğləri hesaba alsaqda, ESDS tətbiq olunması kifayət qədər qənaət təşkil edir.

15 Xülasə Müxtəlif mənbəələrdən daxil olunan məlumatları cəmləşdirir və onları effektiv idarə etmək üçün imkan yaradır.