Информационно- коммуникационные технологии в сохранении и доступе к архивным документам Москвы Тихонов Владимир Иванович к.и.н., директор Центра автоматизированных. - презентация

1 Информационно- коммуникационные технологии в сохранении и доступе к архивным документам Москвы Тихонов Владимир Иванович к.и.н., директор Центра автоматизированных архивных технологий Государственное бюджетное учреждение города Москвы «Центральный государственный архив города Москвы (ГБУ «ЦГА Москвы»)

2 Поделиться опытом оцифровки архивных аудиовизуальных и бумажных документов в центральных архивах Москвы Поделиться опытом оцифровки архивных аудиовизуальных и бумажных документов в центральных архивах Москвы Определить круг проблем, возникающих при организации хранения и доступе к электронным образам и электронным справочникам по документам на бумажном носителе Определить круг проблем, возникающих при организации хранения и доступе к электронным образам и электронным справочникам по документам на бумажном носителе Задачи презентации:

3 Обеспечение граждан, общества и органов власти архивной информацией Обеспечение граждан, общества и органов власти архивной информацией Использование в работе архивов информационно-коммуникационных технологий – один из эффективных способов, повышающих оперативность и качество обслуживания пользователей архивными документами Миссия государственных архивов

4 Получение эффективных средств копирования и распространения архивной информации Получение эффективных средств копирования и распространения архивной информации Создание фонда пользования архивными материалами Создание фонда пользования архивными материалами Включение электронных образов документов в информационно-поисковые системы архива Включение электронных образов документов в информационно-поисковые системы архива ГБУ «ЦГА Москвы» использует электронные копии документов в поисковых системах двух центров хранения документации: Центр хранения электронных и аудиовизуальных документов Москвы (ЦХД ЭАДМ) Центр хранения электронных и аудиовизуальных документов Москвы (ЦХД ЭАДМ) Центр хранения документов после 1917 г. Центр хранения документов после 1917 г. Цели оцифровки архивных документов

5 Оцифровка фонодокументов на магнитной ленте с 2004 г. Оцифровка фонодокументов на магнитной ленте с 2004 г. Оцифровка фотодокументов (негативов, позитивов и слайдов) с 2005 г. Оцифровка фотодокументов (негативов, позитивов и слайдов) с 2005 г. Оцифровка видеодокументов с 2009 г. Оцифровка видеодокументов с 2009 г. Оцифровка документов ЦХД ЭАДМ

6 Оцифровка фонодокументов на магнитной ленте Технические характеристики: Кодек – PCM (Pulse Code Modulation), преобразующий звуковые сигналы в цифровой формат несжатого (т.е. без потери качества) звука Кодек – PCM (Pulse Code Modulation), преобразующий звуковые сигналы в цифровой формат несжатого (т.е. без потери качества) звука Частота дискретизации – 44,1 КГц Частота дискретизации – 44,1 КГц Разрядность – 16 бит Разрядность – 16 бит Объем оцифрованного ресурса: 1004 ед. хр. (бобин с лентой) из общего фонда в 4629 ед. хр. (22 %) 1004 ед. хр. (бобин с лентой) из общего фонда в 4629 ед. хр. (22 %)Хранение: диски DVD-R (в двух экземплярах) диски DVD-R (в двух экземплярах) Оцифровка документов ЦХД ЭАДМ

7 Оцифровка фотодокументов Разрешение: 2000 точек на дюйм 2000 точек на дюйм Форматы хранения: TIFF – копия страхового формата TIFF – копия страхового формата JPEG – копия пользовательского формата JPEG – копия пользовательского формата Объем оцифрованного ресурса: более 11 тыс. фотодокументов (4 % всего фонда) более 11 тыс. фотодокументов (4 % всего фонда)Хранение: TIFF-файлы на дисках DVD-R (в двух экземплярах) и на файл-сервере АИПС архива (один экземпляр) TIFF-файлы на дисках DVD-R (в двух экземплярах) и на файл-сервере АИПС архива (один экземпляр) JPEG-файлы на дисках CD-R (в двух экземплярах) и в СУБД АИПС архива (один экземпляр) JPEG-файлы на дисках CD-R (в двух экземплярах) и в СУБД АИПС архива (один экземпляр) Оцифровка документов ЦХД ЭАДМ

8

9

10 Вместимость основной ленточной библиотеки: 1927 картриджей LTO-3 совокупной емкостью в 750 Тбайт более 10 тыс. часов видеодокументов Территориально разнесенное однотипное оборудование: по 2 видеомонтажных станции по 2 станции нелинейного видеомонтажа Avid Liquid Chrome HD сервера с дисковыми системами хранения видеоконтента ленточные библиотеки (одна основная и две удаленные по 30 картриджей LTO-3 для создания резервных копий) сетевое оборудование (Cisco, SAN и т.п.) выделенный канал связи в 100 Мбит/сек 14 рабочих станций для работников и посетителей архива Оцифровка документов ЦХД ЭАДМ

11 Входные форматы для оцифровки: Betacam, VHS DV, DVcam, DV, DVCpro DVD Видеокодеки и форматы хранения в ленточной библиотеке: MPEG-2 (с битрейтом до 50 Мбит/с) DV, DIF (до 50,3 Мбит/с) Rawvideo, uyvy422i, некомпрессионный (176 Мбит/сек) Объем оцифрованного ресурса: около 180 часов архивных видеодокументов (12,5% от фонда) около 180 часов архивных видеодокументов (12,5% от фонда) Оцифровка документов ЦХД ЭАДМ

12 Запись и хранение копий на внешних носителях: на лентах DVcam – страховой фонд видеодокументов на дисках DVD-R (в двух экземплярах) – резервный фонд пользования видеодокументами Количество цифровых копий видеодокументов: две копии в страховом формате в основной библиотеке одна копия на картридже резервного хранения две копии низкого разрешения (битрейт 1 Мбит/с) на серверах АИПС архива одна копия страхового фонда две копии резервного фонда пользования Оцифровка документов ЦХД ЭАДМ

13 Задачи: создание страховых копий видеодокументов в цифровых форматах создание автоматизированного фонда пользования видеодокументами (интегрированного с АИПС архива) создание копий видеодокументов по запросам пользователей без дополнительного использования оригиналов использование в качестве временного хранилища при поступлении в архив на хранение видеодокументов в цифровых форматах Оцифровка документов ЦХД ЭАДМ

14

15

16

17

18

19

20 Перспективы развития Видеоархивного комплекса: преобразование оцифрованных видеодокументов в формат файлового контейнера MXF OP1A приобретение и внедрение видеокодека MPEG-4 приобретение для архива технологий оцифровки кинодокументов и фонодокументов на виниловой основе и их интеграция с Видеоархивным комплексом Оцифровка документов ЦХД ЭАДМ

21 Работы по оцифровке проводились в соответствии с п «Плана мероприятий по проектированию, разработке и внедрению информационных систем на 2008 год» утв. распоряжением Правительства Москвы от РП: Создание единой системы электронных архивов документов Правительства Москвы Цель оцифровки документов: создание автоматизированного фонда пользования архивными документами органов исполнительной власти Москвы через включение электронных образов документов и индексной информации в Интегрированную автоматизированную информационную систему Архива Оцифровка архивных документов на бумажном носителе

22 Решение предварительных задач: Оцифровка документов проводилась на территории архива, но на оборудовании и специалистами Исполнителя по государственному контракту. Были оборудованы рабочие места: 10 рабочих мест с планетарными сканерами (9 сканеров для оцифровки документов форматом до A2, один сканер – для формата A1) 6 рабочих мест для расшивки и последующей сбрюшеровки оцифрованных дел промышленные сканеры с автоматической протяжкой листов не применялись, в связи с ветхим состоянием некоторых документов Оцифровка архивных документов на бумажном носителе

23 Работы по сканированию документов: Разрешение: 300 точек на дюйм Режим сканирования: «бинарный» – для документов в хорошем состоянии «градации серого» – для документов с нечетким текстом (пожелтевшая бумага, нечеткость машинописи и т.п.) Формат сохранения файлов: TIFF Объем получаемых файлов: от 50 Кбайт до 60 Мбайт (в зависимости от режима сканирования и формата документа) средний объем файла – 3-4 Мбайта Выборочный контроль качества электронных образов Оцифровка архивных документов на бумажном носителе

24 Завершающий этап: Импорт электронных копий документов и индексной информации в ИАИС Главархива Москвы Исправление ошибок индексации (не более 0,01%): в составлении пути к электронным образам на переданных носителях в привязке электронных образов к идентификации документа в фамилиях персоналий, названиях улиц Оцифровка архивных документов на бумажном носителе

25

26

27

28 Затраты времени на реализацию проекта: Оцифровка документов: около 4 месяцев (3921 архивное дело, образов) Индексация документов: около 6 месяцев ( документов райисполкомов) Проверка дисков: более 9 месяцев (1812 дисков) Экспорт информационного ресурса в ИАИС: две недели Оцифровка архивных документов на бумажном носителе

29 В 2011–2012 гг. работы по оцифровке архивных документов ЦАГМ были продолжены : Состав документов: распорядительные документы райисполкомов Москвы распорядительные документы Мосгорисполкома (Моссовета) Формат хранения: JPEG Электронные носители: DVD-R внешние жесткие диски емкостью 1-1,5 Тбайт (с 2012 г.) Наличие в составе ИАИС архива электронной картотеки «Решения и распоряжения Мосгорисполкома» сократило объемы работ по индексации документов Мосгорисполкома Оцифровка архивных документов на бумажном носителе

30 Промежуточные итоги проекта: Объем электронных копий фонда пользования: 8126 дел по фондам 6 райисполкомов Москвы (из 30), более 1,6 млн листов 8712 дел по фонду Мосгорисполкома, более 2,5 млн листов Всего: дел, около 4,2 млн листов Формы хранения информационного ресурса: в двух экземплярах на 2792 дисках DVD (райисполкомы) в двух экземплярах на 24 внешних жестких дисках (Мосгорисполком и райисполкомы) один экземпляр на 238 дисках BD-R в роботизированном дисковом накопителе, интегрированном с ИАИС Совокупный объем хранения – около 25 Тбайт Оцифровка архивных документов на бумажном носителе

31 Перспективы развития проекта в 2014–2016 гг.: Организация удаленного доступа к электронным копиям документов для органов власти Москвы и гражданам (через Интернет) Планируется оцифровать более 100 тыс. дел, в том числе дела с научно-технической документацией Центра хранения научно-технической документации Москвы (ЦХНТДМ) При сохранении существующих темпов оцифровки потребуется не менее сотни лет на то, чтобы перевести в электронную среду лишь наиболее востребуемую часть фондов центральных архивов Москвы Оцифровка архивных документов на бумажном носителе

32 Развитие информационной системы архива требует дополнительного и существенного финансирования Многие документы Мосгорисполкома и московских райисполкомов содержат конфиденциальную информацию (персональные данные, тайна личности, тайна усыновления и т.п.) Открытый доступ можно предоставить только к тем документам, по которым истек установленный российским законодательством 75-летний срок хранения. В настоящий момент – это документы Мосгорисполкома не ранее 1938 г. Проблемы организации доступа к массиву электронных копий документов и электронным справочникам

33 Спасибо за внимание! Вопросы?