РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа Состав реквизитов определяется ГОСТом. - презентация

1 РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

2 Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа Состав реквизитов определяется ГОСТом Р "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

3 Состав реквизитов документов 01Государственный герб РФ16Гриф утверждения документа 02Герб субъекта РФ17Резолюция 03Эмблема организации, товарный знак18Заголовок к тексту 04Код организации19Отметка о контроле 05ОГРН юридического лица20Текст документа 06ИНН/КПП21Отметка о наличии приложения 07Код формы документа22Подпись 08Наименование организации23Гриф согласования документа 09Справочные данные об организации24Визы согласования документа 10Наименование вида документа25Оттиск печати 11Дата документа26Отметка о заверении копии 12Регистрационный номер документа27Отметка об исполнителе 13Ссылка на регистрационный номер и дату документа 28Отметка об исполнении документа и направлении его в дело 14Место составления или издания29Отметка о поступлении документа 15Адресат30Идентификатор электронной подписи

4 ЗАДАНИЕ 1. Изучите ГОСТ Р 6.30 – 2003 и ответьте на вопросы: 1.Назовите дату введения ГОСТ Р 6.30 – Назовите область распространения стандарта. 3.Что устанавливает стандарт? 4.Что такое формуляр документа? 5.Что такое реквизит? ЗАДАНИЕ 2. Укажите реквизиты документа

5 Бланк (в переводе с фран. «белый; чистый») – стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, предназначенный для составления документа по определенной форме.

6 Формат бланков документов: А4 (210х297), А5 (148х210), A3 (420x297) для документов с таблицами Поля документа: 20 мм – левое (30-35); 10 мм – правое; 20 мм – верхнее (10-15); 20 мм – нижнее (10-15); колонтитул – 1 см.

7 Расположение реквизитов: Продольное Угловое

8 Виды бланков документов: Общий бланк Для изготовления любых документов Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06. ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД )

9 Виды бланков документов: Бланк письма Указываются адресные данные организаций – получателей писем Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19 ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) , Москва, Центр, Милютинский пер., д.7а Тел , факс ОКПО ______________ N ______________ + + На N _________от ______________

10 Виды бланков документов: Бланк конкретного вида документа, кроме письма Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 17, 18 ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) ОКУД ПРИКАЗ ___________________ N _______________ + + Москва +

11 Шрифт – Times New Roman, 14 (12), обычный; заголовки – Arial, 18 … 15, по центру (левому краю); отступ первой строки абзаца 1,25; межстрочный интервал 1,5 (1,2 или 1). Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания

12 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

13 01 – Государственный Герб Российской Федерации (доп) Предусматривается перечень органов власти, имеющих право приводить изображение герба на бланках своих документов. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации подлежат учету. Гербовые бланки изготавливают только полиграфические предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности. Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

14 Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно- учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты: при поступлении бланков: - наименование вида гербового бланка; - дата поступления; - номер сопроводительного документа; - наименование организации - поставщика гербовых бланков; - количество экземпляров; - серия и номера гербовых бланков; при выдаче бланков: - наименование вида гербового бланка; - количество экземпляров; - серия и номера гербовых бланков; - наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков; - расписка в получении; - примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

15 Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. Изображение герба размещают на бланках в пределах квадрата со стороной 20 мм, над серединой строки с наименованием организации (реквизит 06)

16 02 – Герб субъекта Российской Федерации (доп) Порядок использования на бланках документов изображения герба субъекта РФ определяется нормативными актами органов государственной власти республик, автономных областей, округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга. Гербы городов, автономных округов, районов РФ размещаются на бланках документов органов представительной и исполнительной власти муниципальных образований в соответствии с нормативными актами территориальных единиц.

17 03 – Эмблема организации или товарный знак (доп) Эмблема или товарный знак – символы, признаки, придающие эстетический вид бланку, дающие представление об адресанте, помогающие потребителю отличить товар или услугу производителя. Эмблему организации помещают на бланках организации в соответствии с Уставом (положением об организации) Размещают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации – автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации (реквизит 06) слева.

18 04 – Код организации (ОКПО) (обяз) Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества ошибок при передаче данных. Код является элементом электронной идентификации документа. 05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (обяз) Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица выдается налоговыми органами. ОГРН представляет собой 13-значный цифровой код. Основной государственный регистрационный номер указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием. 06 – Идентификационный номер налогоплательщика/ Код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (обяз) Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) выдается налоговыми органами.

19 04 – Код организации (ОКПО) Размещают на верхнем поле бланка под справочными данными организации (реквизит 09) 05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица 06 – Идентификационный номер налогоплательщика/ Код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

20 07 – Код формы документа (обяз) Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) ОКУД предназначен для обеспечения учета и систематизации унифицированных документов с целью сокращения количества применяемых форм документов. Код состоит из 7 знаков и контрольного числа: Устав – : 02 – класс формы; 11 – подкласс форм; 231 – регистрационный номер; 2 – контрольное число

21 ОКУД предназначен для решения следующих задач: регистрация форм документов; упорядочение информационных потоков; сокращение количества применяемых форм; исключение из обращения неунифицированных форм документов; обеспечение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации; контроль состава документов и исключение дублирования информации; рациональная организация контроля над применением унифицированных форм документов.

22 08 – Наименование организации (обяз) Указывается наименование организации - автора документа Автором документа может быть организация (юридическое лицо), структурное подразделение, должностное лицо. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенно, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Сокращенное название организации указывают, если оно закреплено в учредительных документах организации.

23 Наименование организаций субъектов РФ, имеющих национальный язык, печатают на двух языках и располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ.

24 09 – Справочные данные об организации (доп) Этот реквизит содержит сведения об организации, важные при информационных контактах. Располагают справочные данные ниже реквизита наименование организации. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, адрес электронной почты, адрес веб- страницы организа­ции в сети Интернет, номер счета в банке и т. д.); код по ОКПО; ОГРН; ИНН/КПП; код по ОКУД.

25 10 – Наименование вида документа (обяз) Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД Вид документа определяется его назначением и содержанием. В письме наименование вида документа не указывают. Название документов печатается большими буквами: ПРИКАЗ, АКТ, ПРОТОКОЛ и т. д. Расположение реквизита – продольное или угловое.

26 11 – Дата документа (обяз) Реквизит размещается в одной строке с регистрационным номером документа, которая располагается ниже справочных данных об организации, но выше ссылки на инициирующий документ. На бланке письма для отображения даты документа предусмотрены специальные ­ограничительные отметки. Датой письма является дата его подписания. Она оформляется восемью арабскими цифрами в последовательности: по две цифры приходятся на день месяца и месяц, четыре цифры – на год. При этом буква «г.» после цифр не ставится.

27 Когда в тексте какого-либо документа вы хотите сослаться на конкретное письмо, правильным будет указать сначала вид документа, далее его дату и номер, а в конце – заголовок Датой для большинства документов является дата подписания или утверждения (приказ или служебное письмо), для протокола дата заседания, принятия ре­шения, для акта дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то документ дол­жен иметь одну (единую) дату. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последова­тельности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год четырьмя арабскими цифрами: , 25 янва­ ря 2010 г. Если обозначение дня месяца состоит из одной цифры, перед ней ста­вится ноль. В международных стандартах установлен способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, день месяца.

28 12 – Регистрационный номер документа (обяз) Регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно- цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрации подлежат все документы, создающиеся в организации и поступающие из других организаций и от частных лиц. Исключение составляют документы, не подлежащие регистрации в соответствии с перечнем, который должен входить в Инструкцию по делопроизводству.

29 Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив предприятия, находится под контролем и ответственностью предприятия. Регистрационный номер письма состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера, например, 01-39/64, где 01 – индекс управления ­делами, 39 – номер дела по номенклатуре, 64 – порядковый номер документа. Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству, номенклатуре дел и распорядительных документах организации. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в до­кументе.

30 13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа (доп) Ссылка на регистрационный номер и дату инициирующего документа проставляется в специально предусмотренные для этого на бланке письма отметки: «На _________ от _________». Реквизит размещают ниже регистрационного номера документа

31 Если письмо является ответом на поступивший документ, отражение его данных (номера и даты) повысит оперативность работы. Указанный реквизит включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит оформляется только в исходящих ответных документах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов писем вы­ражения типа: "На ваше письмо от... сообщаем…".

32 14 – Место составления или издания документа (доп) Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и этот реквизит включает только общепринятые сокращения. Место составления документа не указывается, если оно включено в состав наименования организации.

33 15 – Адресат (доп) При угловом расположении реквизитов на бланке письма «Адресат» размещается в верхнем правом углу на уровне наименования организации – автора документа. При продольном – для данного реквизита часто проставляют угловые ограничительные отметки.

34 В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. От этого будет зависеть состав указываемых в реквизите сведений: инициалы указываются перед фамилией должностного лица и отделяются от нее одним пробелом, при адресации имя человека всегда пишется в дательном падеже; наименование организации или ее структурного подразделения всегда указывается в именительном падеже; иногда в реквизит «Адресат» включают почтовый адрес получателя письма. Адрес располагают ниже наименования получателя. Элементы почтового адреса: o улица, o номер дома, o офис или квартира (в случае наличия в адресе), o населенный пункт (обычно это город), o могут указываться район и область, o может стоять наименование страны, o почтовый индекс пишется в обязательном порядке.

35 Почтовый адрес не указывается при направлении документа в высшие органы государственной власти и управления (Президенту Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, в Государственную Думу и др.), в вышестоящую организацию, в подведомственные организации (филиалы, отделения, представительства) постоянным корреспондентам.

36 16 – Гриф утверждения документа (доп) Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу. Уставы, положения, регламенты, штатные расписания, инструкции, должностные инструкции, правила, акты, протоколы приобретают юридическую силу только после их утверждения. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "Термика" Личная подпись А.Г. Цицин

37 При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения докумен­та должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования долж­ности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоко­лом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в тво­рительном падеже, его даты и номера. В реквизите "Гриф утверждения" документа элементы либо располагаются флаговым способом, либо центрируются относительно самой длинной строки. Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроиз­водству организации.

38 17 – Резолюция (доп) Резолюция, то есть указание по исполнению документа, пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает должности и фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату Резолюция пишется от руки на подлиннике документа на свободном месте между адресатом и текстом. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регист­рационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

39 18 – Заголовок к тексту (обяз) Заголовок отражает краткое содержание документа, а потому он не может быть слишком длинным (не более пяти строк) через один межстрочный интервал. Заголовок располагают ниже реквизита «13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа» от границы левого поля (без отступов).

40 Этот реквизит должен раскрывать содержание документа. Заголовок состоит из одной фразы и должен быть максимально кратким и точ­ным. Он согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: "о чем?", например: приказ "О создании экспертной комиссии"; "чего?", например: протокол "Собрания трудового коллектива". Заголовок формулируется, как правило, с помощью отглагольных существитель­ных в предложном падеже ("Об отмене...", "О выделении...", "О назначении..."). Заголовки печатают с прописной буквы без кавычек и не подчеркивают. Заголовки располагают от левого поля листа. Если длина заголовка превышает 150 знаков, его допускается печатать от левого до правого поля через 1 межстрочный интервал и переносить на следующую строку. В конце заголовка точка не ставится. Заголовок составляется к любому документу формата А4, кроме телефоно­грамм, телеграмм, извещений. К тексту документа, оформленного на бланке формата А5, заголовок можно не составлять.

41 19 – Отметка о контроле (доп) Отметка о контроле исполнения документа сигнализирует о наблюдении за доку­ментом в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения. Отметка о контроле исполнения документа обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль". Располагается в правом верхнем углу документа.

42 20 – Текст документа (обяз) Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным, корректным и простым. Изложенная информация должна трактоваться однозначно Структура письма, как правило, содержит две части: вводную и основную. Во вводной указываются причины, вызвавшие составление письма, и делаются ссылки на факты, даты, документы (кроме ссылки на реквизиты инициирующего документа, ответом на который является данное письмо). Вводная часть может начинаться словами: В связи с тем что…; Ввиду поступления с большим опозданием…; На основании приказа от… …;

43 21 – Отметка о наличии приложения (доп) Отметка о наличии приложения располагается сразу после текста перед подписью через два–четыре межстрочных интервала.. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.

44 22 – Подпись (обяз) Подпись состоит из: наименования должности лица, подписавшего документ. Если документ оформлен на бланке, то используется сокращенный вариант должности (без упоминания наименования предприятия, например, генеральный директор). Если документ оформлен не на бланке, то должность должна включать: наименование предприятия; личную подпись расшифровку (инициалов с фамилией). Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то их подписи располагают друг под другом в порядке занимаемой должности: от более высокопоставленной к менее значимой.

45 23 – Гриф согласования документа (доп) Гриф согласования документа с должностным лицом состоит из: слова СОГЛАСОВАНО; должности лица, с которым согласовывают документ (включая наименование организации); личной подписи; расшифровки подписи (инициалы, фамилия); даты согласования. Зона для реквизита "Гриф согласования" размещается в нижней части листа (под реквизитом "Подпись") " или на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. При этом на документе делается отметка: "Лист согласования прилагается".

46 24 – Визы согласования документа (обяз) Виза реквизит, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации с содержанием документа. Согласование документа оформляется визой, включающей: должность и подпись визирующего документ; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату подписания. При наличии замечаний выше подписи в краткой форме излагается замечание или делается пометка: "Замечания прилагаются". Круг должностных лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания.

47 25 – Оттиск печати (доп) Печать на документы ставится в соответствии с «Положением о порядке оформления, изготовления, регистрации, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов», которое утверждено приказом генерального директора.

48 26 – Отметка о заверении копии (доп) Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

49 27 – Отметка об исполнителе доп Данный реквизит включает: инициалы и фамилию (или полностью имя, отчество и фамилию) исполнителя документа и номер его телефона. Это позволяет получателю письма оперативно связаться с его составителем. Такая отметка располагается на лицевой стороне или на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и часто делается ­ уменьшенным кеглем 10.

50 28 – Отметка об исполнении документа и направлении его в дело обяз Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка об исполнении документа включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; личную подпись исполнителя; дату исполнения. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело может быть подписана руководителем подразделения, в котором исполнен документ.

51 Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" проставляется на первом листе документа ниже отметки об исполнителе. Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: "На­правлен ответ, дата, ", "Дан устный ответ", "Учтено при составлении заявки", "Вопрос решен по телефону" и т. п.

52 29 – Отметка о поступлении документа в организацию (обяз) Содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимо­сти - часы и минуты). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в организацию в виде штампа. Регистрационный штамп проставляется на первом листе входящего документа в нижнем правом углу

53 30 – Идентификатор электронной копии документа Отметка для автоматического поиска документа делается, если документ вводится в память компьютера. В отметке указывают полный путь к файлу – электронной копии документа, включая имя файла и его расширение.

54 реквизиты бланки Общий Для письма Структурного подразделения Конкретного вида документа Должностн ого лица Государственный герб РФ Эмблема организации или товарный знак Наименование организации Код организации Справочные данные об организации – авторе документа Наименование вида документа Дата документа ++ Регистрационный номер документа ++ Ссылка на регистрационный номер и дату документа Место составления или издания документа СОСТАВЛЕНИЕ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ